Совершенствование информационного и технического обеспечения системы управления персоналом

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом.
Был предложен проект по совершенствованию процесса подбора, отбора и найма персонала – это Internet-подбор персонала с помощью сайта ООО «ТехноИнфо». Данный проект позволит предприятию улучшить процесс подбора, отбора и найма персонала благодаря объединению в едином процессе кандидатов, работодателей, менеджеров по подбору персонала, в результате чего организация приобретает высококвалифицированных специалистов, наилучшим образом с ...

Введение 3
1. Методологическая характеристика проблемы 5
1.1 Сущность информационного и технического обеспечения в системе управления персоналом 5
1.2 КТС, методы анализа и эффективность применения в системе управления персоналом 8
2. Аналитическая часть 11
2.2. Анализ информационно-технического обеспечения системы управления ООО «ТехноИнформ» 17
2.2 Современное состояние проблемы на ООО «ТехноИнформ» 21
2.3. Несовершенство информационного обеспечения ООО «ТехноИнформ», тенденции развития. 24
2.3 Факторы способствующие эффективному развитию информационно-технического обеспечения в системе управления персоналом на предприятии 28
3. Разработка организационного проекта относительно проблематики ООО «ТехноИнформ» 31
Заключение 40
Список литературы 43
Приложение - список сокращений 44

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.
Информационные технологии в системе управления персоналом должны помочь в выявлении наиболее значимых факторов и установлении причинно-следственных зависимостей между факторами и результатами. Такого рода информация необходима для разработки целевых установок, положенных в основу развития кадров предприятия. Главные функции процесса управления персоналом - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационн ый процесс, т. е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему.
Актуальность курсовой работы обусловлена тем, что каждое предприятие должно быть обеспечено высококвалифицированными кадрами, а значит, совершенствование информационного и технического обеспечения в системе управления персоналом играет важную роль.
Цель курсовой работы - разработка рекомендаций по развитию информационного и технического обеспечения систем управления персоналом конкретной организации.
Выполнение курсовой работы предполагает решение следующих задач:
 изучение теоретических основ информационно-технического обеспечения системы управления персоналом, методы и эффективность применения;
 провести анализ существующего состояния: использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления и на конкретном предприятии;
 анализ информационно-технического обеспечения управления персоналом исследуемого предприятия;
 разработка рекомендаций совершенствования информационно-технического обеспечения системы управления персоналом и оценка экономической эффективности их внедрения.
Объект исследования – предприятие ООО "ТехноИнфо".
Предмет исследования - информационно-техническое обеспечение управления персоналом предприятия.
Курсовая работа состоит из введения, трех глав, выводов и предложений, списка использованной литературы, приложений. В первой главе работы даны теоретические основы информационного и технического обеспечения системы управления персоналом, во второй главе отражены особенности информационного и технического обеспечения управления персоналом на исследуемом предприятии, в третьей главе даны разработки и рекомендации по совершенствованию информационного и технического обеспечения управления персоналом предприятия.

Необходимо улучшить процедуру выдвижения: информация о вакансиях, кандидатах, ответственность рекомендующих регламентация права выдвигать кандидатов, процедуры обсуждения, назначения и введения в должность. Если брать каждый из этих моментов порознь, то они кажутся не очень существенными, но в совокупности они позволяют поднять на новую ступень всю работу по подбору кадров.Единственным инструментом оценки во время проводимого аттестационного эксперимента являлась анкета, которая представляет собой специально разработанный вопросник, включающий перечень определенных качеств и варианты ответа. Только использование экспертного метода не может быть достаточной информативной основой для принятия управленческого решения. Необходимо разработать соответствующее документационное обеспечение для проведения аттестации персонала, закрепить на уровне локального акта ежегодное проведение аттестации, провести аттестацию всего персонала на различных его уровнях, обобщить результаты и представить соответствующий отчет руководству предприятия.2.2. Анализ информационно-технического обеспечения системы управления ООО «ТехноИнформ"В ходе исследования информационно-технического обеспечения управления персоналом на предприятии были выявлены следующие компоненты, непосредственно входящие в состав структуры автоматизированной информационной системы: 1. Наличие автоматизированных рабочих мест оснащенных вычислительной техникой. Именно ПЭВМ являются технической базой автоматизированных рабочих мест (АРМ) широко используемых в службах управления персоналом организаций. АРМ специалиста по кадровой работе представляет собой совокупность методических, языковых и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в предметной области "Управление персоналом", позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы. В исследуемом отделе АРМ специалиста службы управления персоналом организации представляет собой программно-технический комплекс коллективного пользования, предназначенный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой информации, выполнения необходимых вычислений и организации взаимодействия специалиста по кадрам с ЭВМ в диалоговом режиме при решении поставленных перед ним задач. Техническое оснащение АРМ отдела постоянно обновляется с ростом обрабатываемой информации и потребностями отдела и находится на высоком уровне, что позволяет сделать вывод о высокой эффективности и производительности отдела. Также предусмотрены программы повышения квалификации и аттестации сотрудников отдела, что позволяет сделать вывод о высокой квалификации сотрудников.2. Наличие корпоративной вычислительной сети. Корпоративная вычислительная сеть – это интегрированная, многомашинная, распределенная система одного предприятия, имеющего территориальную сосредоточенность, состоящая из взаимодействующих локальных вычислительных сетей структурных подразделений и подсистемы связи для передачи информации. Построение корпоративной вычислительной сети обеспечивает:реализацию унифицированного доступа специалистов отдела к коммуникационным ресурсам;единое управление, администрирование и техническое обслуживание информационно-коммуникационных ресурсов;организацию доступа к структурированной информации в режимах on – line и off – line;организацию единой системы электронной почты и электронного документооборота;защиту электронной почты на основе международных стандартов с созданием защищенных шлюзов в существующие сети передачи данных, работающих по протоколам РОРЗ, SMTP, UUCP;организацию глобальной службы каталогов в интересах абонентов корпоративной вычислительной сети на базе протокола Х.500;реализацию единого пользовательского интерфейса, предоставляющего пользователям средства работы с коммуникационными ресурсами корпоративной вычислительной сети;взаимодействие корпоративной сети организации с бизнес системами других организаций, вычислительными сетями государственных учреждений, финансово-кредитных органов, участвующих в информационном обмене на правах абонентов коммуникационной корпоративной системы;функциональную наращиваемость, обеспечивающую построение корпоративной вычислительной сети, как постоянно развивающейся и совершенствующейся, открытой для внедрения новых аппаратно-программных ресурсов, позволяющих развивать и совершенствовать состав и качество информационно-коммуникационных услуг без нарушения нормального функционирования сети.3. Наличие пакета прикладных программ. Применение автоматизированных информационных технологий в кадровой работе характеризуется широким использованием в практике работы служб управления персоналом организации наряду с АРМ пакетов прикладных программ. Причем автоматизированное решение задач служб управления персоналом может основываться на одном из двух существующих в настоящее время подходов: Приобретение одного из стандартных пакетов прикладных программ с дальнейшей его настройкой в соответствии с требованиями организации. Разработка собственного пакета прикладных программ для решения определенной совокупности задач службы управления персоналом.В исследуемом отделе профессионального развития персонала существовало как собственное программное обеспечение, так и сторонних фирм - производителей. К собственному программному обеспечению можно отнести единую базу данных для всего филиала в целом (включая удаленные отделы) и специальные программы (для каждого отдела собственные, но очень схожи по себе), которые работают с этой базой данных. В этой базе данных находятся не только номера телефонов всех абонентов Самарской области с прилагающейся подробной информацией, но и различные внутренние документы, инструкции, АСУ "Кадры" представляет собой форму организации управления персоналом, основанную на тесной взаимосвязи человека и вычислительной техники, а также на широком использовании выработанных в практике управления приемов и методов оптимизации и автоматизации принимаемых решений.Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимается профессионально ориентированный комплекс, включающий в себя технические и программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ. Исходная для решения задач подсистемы информация создается на основе унифицированных форм документов первичного учета кадров, плановых документов, общероссийских и локальных классификаторов (классификаторы профессий рабочих, должностей служащих, квалификационных разрядов и категорий и т.п.). Информация по конкретному работнику содержит данные о месте его работы, демографические данные, данные об образовании, наличии специальной подготовки, семейном положении, движении на предприятии (по структурным подразделениям, смена профессии, квалификационный рост) и др. Выходные данные включают большой набор обобщенных показателей по различным признакам и имеют вид отчетов, списков, справок, аналитических разработок, расчетов и т.п., что позволяет осуществлять непрерывность кадрового планирования, обеспечивает многовариантность и многофакторность расчетов.2.2 Современное состояние проблемы на ООО «ТехноИнформ»ООО «ТехноИнформ» использует систему "Кадры", которая предназначена для автоматизированного ведения кадровой информации, а именно:ведения штатного расписания предприятия; ведения картотеки личных карточек работников;ведения картотеки командировок; ведения приказов по личному составу; ведения справочников и классификаторов системы; обмена данными посредством распределенной системы кадрового учета. Система может использоваться как отдельными предприятиями и организациями, так и организациями, имеющими сложную структуру: холдингового типа, имеющими многочисленные дочерние предприятия, с разветвленной структурой филиалов и т.д. Возможности системы "Кадры": многофункциональное промышленное решение автоматизации кадрового учета;существенное снижение трудозатрат при ведении кадровой работы благодаря широкому функциональному и эргономическому интерфейсу;существенное сокращение доли рутинных операций за счет автоматизации выполнения многих операций;-повышение управляемости и эффективности организации, оптимизации временных, материальных и трудовых ресурсов.Важным свойством универсальных систем электронного документооборота является то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач управления документами. Тем не менее следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). В программных средствах поддержки групповой работы ООО «ТехноИнформ» есть развитые среды разработки приложений (в Lotus Notes), в которых вышеперечисленные возможности EDMS-систем также реализованы. Однако надо заметить, что эти возможности реализованы в EDMS-системах уже изначально. Помимо управления документооборотом системы, используемые на предприятии ООО «ПЕРСОНАЛИНФОРМ» пригодны также для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учета и т. д. Отметим, что у большинства таких систем есть существенные ограничения при их применении на предприятиях. В частности, для каждого из приложений в такой системе необходимо поддерживать свою базу данных (нередко эти базы данных никак не связаны друг с другом). Возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств EDMS-систем. Благодаря наличию этого свойства, EDMS-системы могут выступать в качестве связующего звена между различными системами, функционирующими на предприятии, создавая, тем самым, основу для организации всего его делопроизводства и управления персоналом. Важной особенностью EDMS-систем является также высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве EDMS-систем применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большим преимуществом EDMS-систем является хранение документов в исходном формате (и автоматическое распознавание EDMS-системами множества форматов файлов). В EDMS-системе ООО «ТехноИнфо» реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам:полный контроль над документом;право редактировать, но не уничтожать документ;право создавать новые версии документа, но не редактировать его;полное отсутствие прав доступа к документу.ООО «ТехноИнформ» использует также автоматизированную систему управления выводов документов (output management systems — OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде — в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными системами. В OMS-системе, используемой предприятием дополнительно реализована возможность архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS — integrated document archive and retrieval systems). Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша — генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем. В системах должны быть предусмотрены развитые возможности индексирования, хранения и поиска документов, включая полнотекстовое индексирование. Следует отметить, что образ документа может храниться как в текстовом, так и в графическом формате. В последнем случае он, как правило, является результатом использования OCR– технологий. Предприятие использует OMS-систему Optio, значительно облегчающую работу с документами, так как ннформация, которую пользователь хочет включить в отчет, может быть получена не только из ERP-системы. Таким образом, исследование информационно-технического обеспечения управления персоналом на предмет существующей автоматизированной информационной системы показало:Наличие автоматизированного документооборота.Наличие собственного специализированного программного обеспечения, помогающего автоматизировать часть работ специалиста.Наличие в отделе профессионального развития персонала специализированного программного обеспечения.Из всего перечисленного следует что для эффективной работы системы управления персоналом важно создать на предприятии единую автоматизированную сеть ПЭВМ, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления персоналом на базе современных средств передачи данных.2.3. Несовершенство информационного обеспечения ООО «ТехноИнформ», тенденции развития.2.3.1 Разработка направлений совершенствования информационно – технического обеспечения системы управления персоналомОдним из мероприятий по совершенствованию информационно-технического обеспечения управления персоналом на предприятии ООО «ТехноИнформ» может стать приобретение автоматизированной системы управления человеческими ресурсами БОСС-Кадровик от компании АйТи.БОСС-Кадровик, который является мощным инструментом, способным оптимизировать процесс управления кадрами и вывести его на новый качественный уровень. Система управления человеческими ресурсами БОСС-Кадровик является основой всей информационной системы в организации и требует более детального изучения [19. С. 15].Ключевые особенности системы БОСС-Кадровик БОСС-Кадровик относится к классу систем управления персоналом (Human Resource Management Systems). Функциональная полнота системы с точки зрения учета и планирования, а также реализации высших функций управления и развития персонала как интеллектуального ресурса позволяет наиболее полно проводить политику управления кадрами на предприятии. В системе БОСС-Кадровик реализованы следующие возможности:Планирование структурной организации и кадровой политики.Оперативный учет движения кадров.Ведение административного документооборота по персоналу и учету труда.Планирование фондов рабочего времени и учет их использования.Учет труда и расчет заработной платы на предприятии численностью в тысячи и десятки тысяч человек.Учет и разнесение затрат на оплату труда персонала в общей номенклатуре затрат предприятия.Предоставление статистической отчетности по труду и налоговой отчетности в государственные органы, формирование отчетности для Пенсионного фонда России.Подбор персонала на руководящие должности.Ведение кадрового резерва и мобильного персонала.10) Аттестация и повышение квалификации работников.11) Поиск специалистов на рынке труда.Система предусматривает возможность интеграции с другими программными системами по управлению предприятием. В настоящее время БОСС-Кадровик успешно эксплуатируется на предприятиях, занимающих лидирующие позиции в различных отраслях. В их числе: банки, нефтегазовая промышленность, машиностроение, химическая и нефтехимическая промышленность, транспортные компании, торговля, пищевая промышленность, ресторанные сети, фармацевтика, издательства, и др. Базовые функциональные возможности: создание и ведение корпоративной структуры предприятия любой сложности;ведение и планирование организационной структуры предприятия;ведение и планирование штатного расписания структурных подразделений предприятия, поддержка работы с окладами, часовыми ставками и тарифной сеткой;выполнение групповых операций с позициями штатного расписания, их атрибутами (в том числе массовое индексированное изменение окладов и часовых тарифов);для каждой позиции штатного расписания можно указывать произвольные доплаты и произвольные параметры для характеристики;подготовка различных выходных документов и отчетности по штатному расписанию, а также отчетности для Госкомстата РФ;обеспечение всего спектра работ инспектора управления по труду и заработной плате: учет труда, аналитика затрат на оплату труда.Пользователи могут получать произвольные отчеты по любой информации, введенной в базу данных. Совокупность требований к различным должностям, являющихся стандартизованным набором параметров, характеристик, которые формируются для данного предприятия без привязки к конкретной должности, но именно из набора разных требований формируется профиль конкретной должности. В системе БОСС-Кадровик эти требования разбиваются на:профессионально-квалификационные (знания, навыки, опыт, умения);требования общего характера (профессиональные, психофизиологические, социального характера);компетенции, то есть те характеристики работников, которые сложно выразить в измеряемых величинах (пример таких формулировок для должности менеджера - "Эффективное использование ресурсов", "Контроль выполнения планов, управление рисками"). Набор компетенций, разработанных для той или иной должности, в дальнейшем может служить основой для проведения процесса аттестации наряду с оценками знаний и навыков работников; должностная инструкция, включающая в себя права работника, обязанности, ответственность, подчиненность, документы и информационные связи. Все критерии HRM-контура сосредоточены в единой базе требований, которая является фундаментом управления всеми кадровыми процессами организации. Те же критерии используются при отражении профиля работника. Разработка и реализация комплекса мотивационных и компенсационных мер. Наличие базы требований позволяет проанализировать целый ряд аспектов деятельности работников и принять соответствующие управленческие решения: ранжирование описаний должностей и профилей работников и обоснование уровней оплаты труда (методики, с помощью которых на основании требований к должности, уровней ответственности и напряженности труда, ряда других характеристик может быть рассчитана величина оплаты труда, присвоены соответствующие тарифно-квалификационные разряды).Из всего вышеизложенного целесообразно сделать вывод: использование данного продукта на предприятии ООО «ТехноИнформ» будет способствовать эффективному ведению кадрового документооборота, выполнению всех учетных кадровых процедур, быстрому получению любой отчетности по персоналу, упрощать процедуры оперативного расчета заработной платы, тем самым, повышая эффективность всей информационной системы в целом. На наш взгляд, следует отметить, что данная система может быть интегрирована с программным обеспечением третьих фирм.2.3 Факторы способствующие эффективному развитию информационно-технического обеспечения в системе управления персоналом на предприятииКритериями условий эффективности являются сокращение сроков составления сводок, сокращение документооборота, повышение производительности труда работников отдела кадров.Сначала определяются затраты при бескомпьютерной обработке.Cо=До×Тс×(1+Н+Кд) (1),где: До – трудоемкость работ отдела кадров при ручной обработке, чел./час Тс – среднечасовая тарифная ставка 1-го работника, руб.; Н – коэффициент накладных расходов, 0,3-0,5; Кд- коэффициент учета дополнений заработной платы, (0,39). Если все операции вести вручную для данного вида работ требуется 4 работника Тс=6,8руб. Трудоемкость работ чел./час при ручной обработке До=М×176,4×Ч (2), где: М- 12 месяцев, 176,4 – месячный часовой фонд работника, Ч – кол-во учетных работников, чел.До=8467,2 чел./час, тогда Со=8467,2×6,8×(1+0,5+0,39)=108820 руб.Затраты отдела кадров на обработку информации после внедрения новой технологии обработки определяются по формуле: См=Тм×См, (3), где: См - стоимость машинного времени (руб.