Оформление документов в Excel и Word путем использования макросов и кнопок управления

РЕФЕРАТ
МАКРОСЫ, АНАЛИЗ МАКРОСОВ, СОЗДАНИЕ МАКРОСОВ, РЕДАКТИРОВАНИЕ МАКРОСОВ.
В рамках курсовой работы были проанализированы, а также создан и отредактирован макрос в Microsoft Office Word 2013 и Microsoft Office Excel 2013 на основе средства записи макросов. Результатом курсовой работы является созданный и подкорректированный макрос.
Независимо от используемой операционной системы и программных приложений пользователь часто выполняет одни и те же последовательности команд для многих шаблонных задач. Вместо повторения последовательности команд каждый раз, когда необходимо выполнить какую-либо задачу, можно создать макрос, который будет выполнять эту последовательность. Макросы позволяют вводить одиночную команду, выполняющую ту же задачу, для реализации которой было бы необходимо вводить н ...

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ 3
РЕФЕРАТ 4
СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ 5
ВВЕДЕНИЕ 6
1. АНАЛИЗ СТАНДАРТНЫХ МАКРОСОВ 9
1.1 Стандартные макросы в Microsoft Word 9
1.2 Стандартные макросы в Microsoft Excel 11
2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ О СОЗДАНИИ МАКРОСОВ И КНОПОК В ПРИЛОЖЕНИЯХ MICROSOFT OFFICE 13
2.1 Создание кнопки или любого другого элемента управления. 13
2.2 Кратко о создании макросов 15
2.3 Использование редактора Visual Basic 15
2.4 Объектно-ориентированное программирование в редакторе Visual Basic 16
2.5 Свойства 16
2.6 Методы 17
2.7 События 17
2.8 Редактор Visual Basic и его окна 20
2.8.1 Окно Project (Проект) 20
2.8.2 Окно Properties (Свойства) 21
2.8.3 Окно программы 22
3. СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ СОБСТВЕННОГО МАКРОСА 24
3.1 СОЗДАНИЕ СОБСТВЕННОГО МАКРОСА 24
3.2 Редактирование макроса 28
ВЫВОДЫ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ30
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 31

Независимо от используемой операционной системы и программных приложений пользователь часто выполняет одни и те же последовательности команд для многих рутинных задач. Вместо повторения последовательности команд каждый раз, когда необходимо выполнить какую-либо задачу, можно создать макрос, который будет выполнять эту последовательность. Макросы позволяют вводить одиночную команду, выполняющую ту же задачу, для реализации которой было бы необходимо вводить несколько команд вручную.
Записанные макрорекордером последовательности команд первоначально назывались макрокомандами. Сейчас этот термин сократился до более простого слова – макрос. Применительно к информатике и программным приложениям под словом макрос всегда подразумевается макрокоманда.
Макросы, кроме удобства, имеют и другие преиму щества. Поскольку компьютеры больше приспособлены для выполнения повторяющихся задач, чем люди, запись макрорекордером неоднократно выполняемых команд повышает точность и скорость работы. Другим преимуществом использования макросов является то, что при их выполнении обычно нет необходимости в присутствии человека-оператора. В случае, если макрос очень длинный или выполняет операции, требующие значительного времени, можно оставить работающий компьютер и делать что-нибудь другое, или переключиться на другое приложение.
Макрорекордер (или просто «рекордер») записывает все действия пользователя, включая ошибки и неправильные запуски. Когда программа воспроизводит макрос, она выполняет каждую записанную рекордером команду точно в такой последовательности, в которой она выполнялась во время записи. Первые макрорекордеры имели серьезный недостаток. Если во время записи длинной последовательности действий была допущена ошибка, то единственной возможностью удалить эту ошибку являлась повторная запись макроса. Кроме того, если надо было внести небольшое изменение в длинный макрос, то также приходилось перезаписывать весь макрос. Перезапись длинного макроса часто приводила к дополнительным ошибкам в новой записи. По этим причинам разработчики программного обеспечения добавили макрорекордерам возможность редактирования макросов, чтобы можно было легко исправлять небольшие ошибки или вносить другие изменения в макрос без его полной перезаписи. Каждый макрос записан в VBA.
Обычно макрос содержит следующие элементы.
Ключевое слово Sub. Этим обозначается начало макроса. Из-за ключевого слова Sub (от анг subroutine – подпрограмма) командные макросы также называются процедурами-подпрограммами.
Имя макроса. После ключевого слова Sub Excel добавляет имя макроса, за которым следует открывающаяся и закрывающаяся скобки.
Комментарии. Первые несколько строк кода начинаются с апострофа «'«, которые говорят редактору VBA, что эти строки являются комментариями. Комментарии отображаются только в окне редактора, при выполнении макроса они не обрабатываются. В каждом записанном макросе в комментариях указывается имя макроса, а также описание, которые вы ввели в диалоговом окне «Запись макроса».
Макрооператоры. Основное тело макроса (другими словами, строки между ключевыми словами Sub и End Sub, исключая комментарии в начале макроса) состоит из последовательности операторов. Они являются интерпретацией действий, которые вы выполнили во время записи макроса.
Строки макроса в модуле VBA являются обычным текстом, который можно изменять также, как это делается в любом текстовом редакторе. Если макрос содержит операторы, которые необходимо удалить, можно просто удалить лишние строки из модуля.
Часто нужно добавить новые действия в записанный макрос. К сожалению, VBA не предоставляет никаких возможностей записи новых операторов в существующий макрос. Вместо этого, нужно сначала записать новый макрос, содержащий необходимые команды, и отобразить его код на экране. Затем можно использовать стандартные средства Windows копирования и вставки (можно просто перетащить текст из одного окна в другое), чтобы перенести необходимые операторы из нового макроса с исходный.

Перечислим наиболее значимые из них.Макрос «Условное форматирование» похож на макрос «Стили» Word. Здесь тоже задаётся оформление ячеек и текста в них – но можно выбрать, в каком случае какое (рис. 1.4).Рис. 1.4 Макрос условного форматированияМакрос вставки уравнений позволяет вставить уравнение – аналогичное таковому в Word. В этом уравнении можно написать нужную формулу. Можно также выбрать её из списка готовых (рис. 1.5).Рис. 1.5 Макрос вставки уравнения2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ О СОЗДАНИИ МАКРОСОВ И КНОПОК В ПРИЛОЖЕНИЯХ MICROSOFT OFFICE2.1 Создание кнопки или любого другого элемента управления.Кнопки – важные элементы интерфейса, с их помощью можно достичь выполнения каких-нибудь действий, записанных в макросах. По сути, иначе эти действия и не выполнить – если не рассматривать макросы, срабатывающие после каких-нибудь событий. Ниже дано описание дано для Word 2007–2013 (для 2003 необходимо просто вывести панель элементов)1. Включить панель разработчика – Большая кнопка Office -параметры Word – вкладка «Основные вкладки» – отметьте «Показывать панель разработчика на ленте».2. Добавление элемента кнопка. Переходим на панель разработчика. Находим кнопку конструктор и включаем ее. Находим изображение портфеля с инструментами, нажимаем, выбираем кнопку, ту которая из группы Active X. 3. Настраиваем название у кнопки и какие-нибудь еще свойства. Один раз нажимаем в созданную кнопку, нажимаем правой кнопкой мыши выбираем свойства. В появившейся панели находим слева Caption – а справа от это надписи заносим наш текст для кнопки.4. Обработка действия нажатия кнопки. Дважды нажимаем на созданную кнопку – переносимся в редактор кода.Вставляем приведенный код между строк Private sub и End SubКод:Dim IESet IE = CreateObject("InternetExplorer.Application") IE.navigate "http://dirty.ru"IE.Visible = TrueИзменяем адрес сайта.Сохраняемся, отключаем режим конструктора – жмем на кнопку – видим результат. Теперь по нажатию на кнопку мы перходим на нужную нам страницу.2.2 Кратко о создании макросовМногие задачи, выполняемые в Word или Excel, такие как введение данных о продажах за определенный день или добавление формулы в лист рабочей книги, выполняются только один раз. Другие задачи, например изменение формата диапазона ячеек, часто повторяются, но их можно быстро выполнить при помощи средств Word или Excel. Однако одну или две задачи приходится выполнять довольно регулярно, совершая при этом много действий.Например, может потребоваться выделять некоторые важные ячейки в листе каждый раз при предоставлении отчета коллегам. Чтобы не выполнять ряд действий вручную, можно создать макрос, т. е. серию записанных шагов, для выполнения этих действий. Если вы знакомы с языком программирования Microsoft Visual Basic® для приложений (VBA), вы можете написать пользовательский макрос «с нуля». В любом случае, создав макрос, вы сможете его запускать, редактировать или удалять по мере необходимости.2.3 Использование редактора Visual BasicРедактор Visual Basic является мощным средством, позволяющим значительно расширить функции макросов по сравнению с простой записью. Чтобы открыть его, в меню Сервис выберите пункт Макрос и затем щелкните Редактор Visual Basic. (Или нажмите сочетание клавиш ALT+F11.)Чтобы открыть определенный макрос, в меню Сервис выберите пункт Макрос, а затем щелкните Макросы. (Или нажмите сочетание клавиш ALT+F8.) В диалоговом окне Макрос выберите макрос, который требуется отредактировать или просмотреть, затем щелкните Правка, чтобы открыть редактор Visual Basic.2.4 Объектно-ориентированное программирование в редакторе Visual BasicВ редакторе Visual Basic можно создавать собственные программы при помощи объектно-ориентированного программирования. Программа представляет собой, в сущности, набор инструкций, которые компьютер выполняет в заданном порядке.В объектно-ориентированном языке программирования каждый аспект компьютерного кода основан на элементах в среде. Эти элементы представлены в виде объектов, а все действия и данные инкапсулированы внутри этих объектов. В Excel объектами могут быть рабочие книги, листы, диапазоны ячеек и внешние файлы.Обычно существуют четыре аспекта объектов, которые используются, чтобы конкретизировать программу: свойства, методы, события и коллекции.2.5 СвойстваЕсли говорить вкратце, свойства — это переменные, описывающие некий аспект объекта, в который они включены. Общим свойством объекта в Excel является Имя, содержащее определяющее значение, которое пользователь или Excel назначают рабочей книге, листу, диапазону ячеек или другому объекту. Например, если изменить имя листа (воспользовавшись кодом VBA или щелкнув правой кнопкой мыши вкладку листа), изменится значение, хранящееся в свойстве Name (Имя).Можно задавать новые значения для некоторых свойств листа, таких как Name (Имя), непосредственно в VBA. Чтобы изменить другие свойства листа, может потребоваться записать действие в Excel (например, шаги для защиты диапазона ячеек) или использовать метод (как описано в следующем разделе).В VBA ссылки на свойства задаются в программе при помощи обозначения с точкой, где сначала пишется имя объекта, затем — имя свойства, а между этими двумя элементами ставится точка. Например, чтобы изменить имя листа, следует использовать свойство Worksheet.Name.2.6 МетодыМетод — это действие, которое объект «знает», как выполнять. Например, как вы знаете, лист, отображаемый в окне Excel, считается активным листом. В коде VBA в Excel можно указать лист, с которым требуется работать, вызвав сначала его метод Activate. После запуска метода Activate лист, с которым он связан, помещается поверх других листов в окне Excel и становится доступным для редактирования.Как и для свойств, для вызовов методов используются обозначения с точкой. Например, чтобы пересчитать все формулы на листе, следует вызвать метод Worksheet.Calculate.2.7 СобытияСвойство является количественным атрибутом объекта, метод — это действие, которое объект «знает», как выполнять, а событие — это действие, которое объект «распознает» как уже выполненное. Например, Excel 2003 распознает следующие события (и многие другие):Открыта или закрыта рабочая книга.Активен или неактивен лист.Сохранена рабочая книга.Выполнен щелчок диаграммы.Нажата клавиша (или сочетание клавиш).Введены данные в ячейку.Пересчитаны формулы на листе.Осуществлен переход по гиперссылке.Excel содержит несколько обработчиков событий (кодовые программы), которые отслеживают определенные действия. Когда происходит одно из этих действий (и пользователь заранее указал в Excel, что следует делать в этом случае), в Excel запускается определенный код в обработчике события. Например, если требуется, чтобы после создания новой рабочей книги все открытые рабочие книги в Excel отображались в окнах, расположенных каскадом, можно создать следующий обработчик события:Private Sub App_NewWorkbook(ByVal Wb As Workbook) Application.Windows.Arrange xlArrangeStyleCascadeEnd SubНе волнуйтесь, если вы не знаете, для чего предназначен каждый элемент обработчика события. В данный момент обратите внимание на среднюю строку кода, в которой задается каскадное расположение окон в Excel. Можно получить тот же результат при помощи команд меню в Excel (в меню Окно выберите команду Расположить и щелкните подкоманду каскадом). Однако, если это действие требуется выполнять каждый раз, когда происходит определенное событие, можно использовать VBA, чтобы задать автоматическое выполнение этого действия, — и сэкономить время и силы.КоллекцииЕще один элемент объектно-ориентированного программирования, с которым следует познакомиться, — это коллекция. Как предполагается в самом названии, коллекция представляет собой группу объектов одинакового типа, которые содержатся внутри другого объекта. Например, рабочая книга содержит коллекцию из одного или нескольких листов. Если требуется внести одинаковые изменения в каждый лист рабочей книги, можно пройти через все листы в коллекции и внести изменения при помощи программных средств.Если вы уже создавали программы раньше, вы знакомы с циклом For…Next, который позволяет повторять набор инструкций несколько раз при помощи последовательности, похожей на приводимую ниже. (В этом примере путь каталога активной рабочей книги добавляется к правому разделу области примечаний на первых трех листах.)For i = 1 to 3 Worksheets(i).PageSetup.RightFooter = PathNext iПроблема с жестким кодированием (т. е. назначением заданного значения чему-либо) верхнего ограничения этого цикла For…Next состоит в том, что необходимо менять код каждый раз при добавлении или удалении листа. В одном-двух местах это легко сделать, но если код длинный, то можно просто забыть поменять его в нескольких местах. Это приводит к ошибкам, которые затем необходимо исправлять. Намного хуже, что эти ошибки могут остаться незамеченными до того момента, когда корректор обнаружит, что первые 500 напечатанных копий подготовленного вами годового отчета отформатированы неправильно (а вы отключили свой мобильный телефон, т. к. отправились отдохнуть на пляж).Можно воспользоваться кодом, чтобы определить количество листов в рабочей книге, но для этого есть более простой способ: применить цикл For Each…Next. Цикл For Each…Next находит количество объектов в коллекции (например, количество листов в рабочей книге) и проходит через каждое вхождение. При использовании этого способа предыдущий код можно записать следующим образом:For Each Wksht in Worksheets Wksht.PageSetup.RightFooter = PathNext WkshtВместо увеличения значения, как это происходит в стандартном цикле For…Next, цикл For Each…Next просто ищет следующий объект коллекции Worksheets и останавливается, если его не находит.2.8 Редактор Visual Basic и его окнаРедактор Visual Basic отображает различные сведения в различных окнах. Начиная писать макросы, необходимо знать о следующих окнах: окно Project (Проект), окно Properties (Свойства) и окно программы.2.8.1 Окно Project (Проект)Когда редактор Visual Basic открывается непосредственно, можно использовать окно Project (Проект) для выбора макроса, с которым требуется работать. В этом окне в виде дерева представлены все проекты (группировки кодов) и содержащиеся в них макросы. Это представление аналогично дереву в проводнике Windows®. Корневыми или базовыми объектами в древовидной структуре является текущая рабочая книга, т. е. книга, в которой работают в данный момент, плюс любые другие рабочие книги и надстройки, которые могут быть открыты.Основные элементы, которые используются проектами VBA, хранятся каждый в отдельной папке внутри каждого проекта.