Разработка организационного проекта совершенствования функционального раз-деления труда системы управ.орг.

За счет увеличения быстродействия сотрудников, оптимизации работы организации увеличится:
мотивация сотрудников
1. их моральный настрой
2. улучшение исследований всех отделов
3. увеличение объемов производства за счет времени заполнения старых форм
ну и так далее.
По результатам действия проекта было сделано:
Оптимизировано количество человек, работающих в методическом отделе. Восстановлен режим труда и отдыха.
1. Создана единая база данных, возможность электронной связи с отделами. С помощью программистов созданы электронные программы для отчетов некоторых отделов.
2. Создано единое Организационно-методическое Управление (ОМУ). Теперь малочисленные, но одинаковые по выполняемым операциям отделы не разбросаны по всему предприятию.
3. Процедуры точно прописаны, сократилось время выполне ...

Введение 2
1.Теоретическая часть. Состав и содержание организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации 4
2. Аналитическая часть. Предпроектная подготовка разработки организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации. 10
2.1. Технико-экономическое обоснование необходимости разработки орг. проекта. 10
2.1.1. Краткая характеристика предприятия и перспективы его развития. 10
2.1.2. Системный анализ состояния объекта управления. 14
2.1.3. Системный анализ состояния субъекта управления. 15
2.1.4. Выводы из анализа состояния субъекта управления. 23
2.1.5. Цели и критерии совершенствования подсистемы методического обеспечения. 24
2.2. Разработка задания на организационное проектирование. 25
3. Проектная часть. Организационное проектирование совершенствования методического обеспечения системы управления организации. 27
3.1. Разработка орг. проекта. 27
3.2. Изменения в организационной структуре предприятия. 28
4. Внедрение организационного проекта. 31
Заключение 32
Список использованной литературы 34
Приложение 1 35
Приложение 2 38

В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами (методическим обеспечением), так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является докум ент на различных основах.
Выбранная мной тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с методическим обеспечением влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. По данным ISO (International Standards Organization), управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения.
Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

В этом курсовом проекте рассматривается предприятие «Прогресс» и, в частности, работа его методического отдела. Попробуем улучшить его.
Цели орг. проектирования:
• Полнота и достоверность информации;
• Точность и емкость методических указаний;
• Доступность информации.

Задачи орг. проектирования:
• Усовершенствование старой системы методического обеспечения различными способами.

На 1 января 2010 г. численность персонала 4810 чел., в т.ч. рабочих – 2542 чел. Завод основан в 1960 году и на протяжении всего этого времени обеспечивает строительный и энергетический комплекс города и регионов средствами механизации, технологическим оборудованием, что отразилось и на организационной структуре (в состав организации входят три КБ, ориентированные на три вида выпускаемой продукции: КБ мелкосерийного производства оборудования для строительного комплекса, проектно-конструкторское отделение для разработки генераторов и КБ товаров народного потребления).Научно-техническая деятельность представляет собой весьма специфический вид человеческой деятельности, связанный с получением и преобразованием новых знаний, технических и технологических решений в конкретных областях народного хозяйства. Важнейшая особенность состоит в специфическом характере труда конструкторов и инженерно-технических работников.Исследуемая организация действует в рамках стратегии организационного развития, и, в частности, стратегии умеренного роста, использование которой предполагает: маневренность, использование внешних ресурсов; диверсификацию бизнеса; расширение фундаментальных исследований; концентрацию усилий на реализации нововведений, в которой механизмы размещения рабочей силы ориентированы, как на внешние конкурентные условия, так и на создание внутренних систем развития, компенсирующих влияние внешней среды.Завод оснащен необходимым станочным парком, сборочным и испытательным оборудованием, которое в настоящее время используется в среднем на 90 %, и способен выдерживать конкуренцию на внутреннем рынке.Основной рынок сбыта продукции – Москва – это около 70% от общего объема выпускаемой продукции, 10% - Московская область, остальные 20% - регионы России.В отчетном периоде было создано новое структурное подразделение – отдел маркетинга. Уже есть первые положительные результаты. Основная задача сегодняшнего дня – создание сети региональных дилеров. Однако, несмотря на рост объемов выпускаемой продукции, завод еще не достиг того необходимого уровня реализации, позволяющего коллективу стабильно и целенаправленно решать стоящие перед ним задачи экономического и технического развития. Возросли производственные потери рабочего времени, несколько снизился уровень использования производственных мощностей, вырос удельный вес брака и др. Все это негативно сказывается на финансово-экономическом положении завода. В организации действует линейно-функциональная структура управления, ориентированная на выполнение плана по объемным показателям, с учетом возможностей сбыта и реализации продукции. Кроме этого для ОАО «Прогресс» характерна развитая кооперация внутри предприятия.Все структурные звенья организации связаны между собой с помощью системы управления, которая является ее головным органом. Система управления выполняет как общие функции управления, свойственные практически всем звеньям структуры организации: определение направленности деятельности, планирование деятельности, организация и регулирование деятельности, ее финансовое обеспечение, учет и контроль результатов, так и специфические, или конкретные функции управления, свойственные каждой службе в зависимости от ее функционального предназначения. Общее руководство организацией осуществляет правление, которое сообща выбирает исполнительные органы: директора, его заместителей, главного бухгалтера и т.д.Правление (совет директоров) осуществляет руководство текущей деятельностью завода и его представительство во внешних организациях.Дальнейшее развитие деятельности организации связано с выявлением и ликвидацией недостатков и «узких мест» в организации производства и управления, что может, в конечном счете, обеспечить:увеличение конкурентоспособности продукции и всей организации, как на внутреннем, так и на внешнем рынке;повышение производительности труда как в сфере производства, так и в сфере управления;снижение расходов на управление и снижение себестоимости продукции;выполнение договорных обязательств точно в срок и в определенном объеме, снижение, а затем и полное отсутствие санкций за срыв поставок продукции;повышение общей культуры труда и качества управления.Таблица 1Основные технико-экономические и финансовые показатели работы ОАО «Прогресс»Показатели Ед. изм.План ФактОбъем выпуска продукцииМлн. руб.243,22254,6Стоимость реализованной продукцииМлн. руб.192,41198,85Объем продукции по разработкам НИИМлн. руб.60,8664,72Объем продукции по разработкам КБМлн. руб.40,0643,09Себестоимость изделийМлн. руб.179,22184,06Прибыль (балансовая)Млн. руб.17,01518,275Прибыль от реализацииМлн. руб.13,1914,79Выполнение плана реализации продукции%100103Рентабельностькоэффициент0,090,1Среднегодовая стоимость ОПФМлн. руб.100115Среднесписочная численность персоналаЧел.47854810Численность руководителейЧел.665664Численность специалистовЧел.10201063Численность других служащихЧел.142140Рабочие, всего, в т.ч.:основные производственныевспомогательныеЧел.257610861490254210861456Непромышленный персоналЧел.382401Выработка на одного работникаТ.руб./чел.55,2457,75ФондоемкостьМлн. руб.0,410,45Отработано ч-дней ПППЧел.-дн.11095561111068Коэффициент текучести%512 2.1.2. Системный анализ состояния объекта управления. Теперь определим объект управления, то есть область деятельности, на которую оказывает влияние методическое обеспечение организации.В нашем курсовом проекте объектом является – своевременное предоставление и потребление субъектами управления полной и достоверной информации в объёме, необходимом для эффективного функционирования организации. Цели объекта управления, исходя из определения:полнота и достоверность информации;точность методических указаний;емкость и своевременность информации. Для анализа объекта управления воспользуемся данными таблицы 2.Таблица 2.ПоказателиЕдиницы изм-яПланФактМетодическое обеспечениеУровень обеспеченности системы управления регламентирующей и методической документацией%8587Коэффициент разработанности положений о подразделениикоэффициент0,750,61Коэффициент разработанности должностных инструкцийкоэффициент0,80,85Уровень учета и контроля исполнения управленческих решений%10086Уровень применения методов управления:административныхэкономическихсоциально-психологических% 756055 705850Уровень качества применяемых методов управления%10083На основании таблицы 1 проанализируем все представленные показатели.Итак, исходя из таблицы 1, мы можем заметить, что все показатели, за исключением коэффициента разработанности должностных инструкций, ниже планируемого. При этом выделяются очень сильно коэффициент разработанности положений о подразделении, уровень учета и контроля исполнения управленческих решений и уровень качества применяемых методов управления, исходя из этого, мы можем понять, что контролю за исполнением уделяется наименьшее внимание, при этом работа проходит довольно хорошо, если речь идет о ее разработке, а не о контроле. Это может зависеть от малого числа сотрудников в данном отделе, они отлично справляются с составлением, но не успевают все проконтролировать во время. Причиной плохого контроля может быть также плохая информационно - техническая система компании.Соответственно, система методического обеспечения предприятия нуждается в совершенствовании. 2.1.3. Системный анализ состояния субъекта управления. Также необходимо определить субъект управления. Субъекты – это должностные лица и структурные подразделения, которые обеспечивают функционирование объекта управления, то есть те, кто управляет функциями. В нашем случае субъекты – структурные подразделения организации, то есть различные отделы, деятельность которых осуществляют работающие в них люди.Оценим связь методического обеспечения с работой отделов всей организации с помощью таблицы функциональных взаимосвязей (таблица 2).Столбцы таблицы будут соответствовать различным отделам и должностным лицам, деятельность которых в наибольшей степени связана с методическим обеспечением организации. По строкам же будут расположены функции методического обеспечения. Условные обозначения для таблицы 2: О – отвечает за выполнение данной функции, организует её выполнение, предоставляет и оформляет необходимые документы;П – предоставляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции;У – участвует в выполнении данной функции;С – согласовывает предоставление документации по функции;Р – принимает решение, утверждает, подписывает документ.Таблица 2Таблица функциональных взаимосвязей. Ген. Дир.Зам. ген. дир. по науч раб.Глав. констр укторГлав. ИнженерЗам. ген. дир. по произвуЗам. ген. дир. по кач-вуГлав. энерге тикЗам. ген. дир. по кап. строи тельст.Зам. ген. дир. по экон. вопр-амГлав. бух-рЗам. ген. дир. по комм. вопр-мЗам. ген. дир. по УПЗам ген. дир по соц. развитиюЗам. ген. дир. по общим вопр-мМетод. отделПроводить регулярные методические советы с участием инженеров, техников, экономистов, нормировщиков, а также представителей общественных организаций - п п п п п п п п п п п п р оРазработать тематику и организовать проведение конкретных методических исследований, включающих подготовку кадров по всем направлениям, улучшение условий труда, изучение социально-психологических резервов роста производительности труда, изучение социально-экономических аспектов управления производством и др. с у у у у у у у у у у у у р оРазработать планы комплексного методического обеспечения развития предприятия р п п п п п п п п п п п п с оОбеспечить оказание методической помощи в осуществлении практических мероприятий по итогам проведенных конкретных исследований с п п п п п п п п п п п п р о Из таблицы 2 мы видим, что методический отдел взаимодействует с остальными отделами предприятия, соответственно, нагрузка у этого отдела больше, чем у всех остальных, намного больше. Так проанализируем же трудоемкость функций и выявим, можно ли облегчить или упростить работу по конкретным функциям. Таблица 3Направления совершенствования элементов, характеризующих систему управления предприятиемФункцииТрудоемкость каждой функции в % к полной трудоемкости функций подсистемы Совершенствование методического обеспечения - всегопроводить регулярные методические советы с участием инженеров, техников, экономистов, нормировщиков, а также представителей общественных организацийразработать тематику и организовать проведение конкретных методических исследований, включающих подготовку кадров по всем направлениям, улучшение условий труда, изучение социально-психологических резервов роста производительности труда, изучение социально-экономических аспектов управления производством и др.разработать планы комплексного методического обеспечения развития предприятияобеспечить оказание методической помощи в осуществлении практических мероприятий по итогам проведенных конкретных исследований10043 37 18 12 Исходя из таблицы 3, мы можем заметить, что функция 1 самая трудозатратная, а функция 4 наоборот, наименее трудозатратная. Поэтому мы и возьмем эти две функции для анализа.Сначала построим оперограмму для функции 1, а затем для функции 4. Условные обозначения: - принятие решения - анализ - передача процесса / информации - возникновение ситуации - согласование - утверждение Таблица 4.1.Оперограмма функции «Проведение регулярных методических советов с участием инженеров, техников, экономистов, нормировщиков, а также представителей общественных организаций» Исполнители ОперацииДиректор по общим вопросамНачальникметод. отделаМетодистНачальники других отделовЦели и задачи совета, их определение Подготовка материалов Определение места и времени Оповещение участников и обеспечение необходимой документацией Составление плана совещания Ответственные за проведение, их назначение Таблица 5.3.Оперограмма функции «Обеспечение оказания методической помощи в осуществлении практических мероприятий по итогам проведенных конкретных исследований»Исполнители ОперацииГен. директорЗам.ген. дир по общим вопросамНачальникметод. отделаМетодистНачальники остальных отделовВозникновение необходимости обеспечения методической помощи Сбор отчетов из отделов по результатам исследований Составление методических указаний Распространение методических указаний другим отделам Наименее трудоемкая функция. Выполнение ее происходит эффективно.Для оценки эффективности работы отдела проанализируем проблемы нескольких других отделов, чтобы выявить их связь.Таблица 6.ОтделыПроблемаПоследствияКонструкторское бюроНекорректно составленные бланки, нет достаточного времени для заполнения отчетовТратится много времени на заполнение форм, теряется прибыль, не выполняется планКанцелярияОчень большой объем информации, который должны отправить Информация может потеряться, не дойти до отдела, исказитьсяОтдел рекламыЗамедленная работа из-за наличия большого объема документовНе во время выполненные задачи Отдел информационной безопасностиНет нормального функционированияЗадержки и потери информацииЛаборатория экономического анализаНет нормальных бланков для исследования и анализаНевозможность эффективно работать2.1.4. Выводы из анализа состояния субъекта управления. Субъект построен очень неэкономично, соответственно, всю оргструктуру необходимо менять, конечно же, в лучшую сторону. Три сотрудника не справляются с объемом работ для такого большого предприятия и из-за этого их работа не на столько качественная, как хотелось бы. Недостатки отдела Методического управления:1.Нет грамотно составленных и легко доступных образцов документов и руководств к действию, следовательно, нет четкой, быстрой и слаженной работы у всего предприятия. 2.Отсутствие подробных должностных инструкций для каждого сотрудника. 3.Несвоевременность информации4.Некорректное составление форм бумажной отчетности для сотрудников, не отражающее специфику конкретного вида деятельности. От чего страдают отделы:задержка информации;отсутствие образцов необходимых для заполнения сотрудниками документов;неприемлемость образцов к исполнению на данном предприятии или в конкретном отделе;нередко дублирование создания документов;снижение эффективности работы всего отдела. Для усовершенствования системы нужно:компьютеризировать отделсоздать единую доступную базу данныхналадить процесс рассылки информации и уведомленийупростить трудозатратные функции 2.1.5. Цели и критерии совершенствования подсистемы методического обеспечения. Чтобы усовершенствовать существующую систему управления, необходимо построить дерево целей методического обеспечения организации. Рисунок 1. Предоставление своевременной, точной информации (инструкций) другим отделам Обновление программно-методического обеспечения Разработка документации, регулирующей деятельность предприятия создание единого методического управления Исправление организационной структуры организации Внедрение компьютерных технологий Определение структуры нового отдела Анализ организационной структуры Прогнозирование, планирование и организация деятельности предприятия Создание единой базы данных Выявление и устранение недостатков Подбор и обучение нового персонала 2.2. Разработка задания на организационное проектирование. Цель разработки орг. проектаРазработка организационного проекта необходима для совершенствования подсистемы методического обеспечения предприятия с целью бесперебойного функционирования предприятия на основе своевременной, полной и достоверной информации. Основание для разработки организационного проекта.Это приказ генерального директора о совершенствование подсистемы методического обеспечения предприятия. Требования к построению субъекта управления.Важнейшие принципы построения и развития системы управления, использование которых необходимо при разработке данного проекта:экономичности;прогрессивности;перспективности;оперативности;оптимальности;согласованности. Перечень проектных предложений.4.1. Провести проверки в отделах, понять почему происходят сбои, выявить непродуктивные моменты работы отделов из-за некорректной организационной структуры, соответственно, устранить неполадки, предоставив конкретные выходы из ситуации, при этом предоставить предложения по улучшению организационной структуры предприятия в целом.4.2. Одним из важных предложений можно выделить обоснованность необходимости и введение единой информационной системы для всего предприятия, которая будет учитывать все нюансы предприятия и при этом следовать современным технологиям и тенденциям.4.3. Также надо проанализировать труд работников путем опросов или анкетирования, всю ли они работы выполняют, соответствуют ли они своей квалификации и той рабочей должности, которую они занимают, также надо определить довольны ли они своей работой, чтобы они хотели поменять или убрать в ней. И после всего этого можно провести небольшие изменения, например мы выявили, что один из работников не доволен своим рабочем местом, но при этом он отличный специалист, мы его можем переместить на более комфортное место или должность, либо наоборот, мы заметили. Что один из работников не справляется со своей работой, соответственно, мы должны его переместить на другую должность, а на его место поставить другого специалиста, который лучше справится с поставленными задачами.4.4. Выявление явных предпосылок для необходимости создания единого научно-методического отдела, организация его структуры, определения материальных затрат на его создание, а также определение количества сотрудников, которое необходимо для работы в этом отделе.Нормативно – методическая база проектирования.Нормативные и методические документы, регламентирующие процесс организационного проектирования: Устав предприятия, нормы управляемости, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.Организация разработки орг. проекта.Сроки орг. проекта: 2 календарных года.Стоимость: 1 млн. р.Источники финансирования: прибыль. 3. Проектная часть. Организационное проектирование совершенствования методического обеспечения системы управления организации.3.1. Разработка орг. проекта. Задачи:Поменять структуру отдела, передать новые функции.Создать единый методический отдел, который будет взаимодействовать с другими отделами, при этом сотрудники должны знать специфику того или иного отдела для наиболее грамотной и точной информации, чтобы инструкция или какое либо положение было сформулировано правильно и четко.Поменять или создать новую базу данных, с помощью которой будет проще искать информацию. При этом каждый сотрудник организации должен уметь с ней работать, а значит, она должна быть легкой в использовании. В ином случае, она просто не будет никому нужна, так как вызванные сложности у сотрудников заставят прекратить пользоваться ей.В заключение, мы должны изменить структуру организации в общем, так как есть функции, которые, помимо методического отдела, выполняют и другие подразделения. Нам надо просто сократить такие функции, либо просто отдать эти функции непосредственно отделам, так как им наиболее понятна специфика именно их отдела, а отдел методического обеспечения, не зная этого, должен еще раз анализировать. А мы просто назначим ответственных людей за эти функции и они будут во время предоставляться информацию о том или ином, касающимся нас вопросе. 3.2. Изменения в организационной структуре предприятия.