Рассчитать остатки изделий на заданном складе до конца заданного квартала (Microsoft Access)

Целью курсовой работы было разработать базу данных отдела сбыта готовой продукции предприятия. Цель, поставленная перед началом разработки, достигнута.
Разработанная база выполняет следующие задачи:
- содержит подробные сведения об изделиях выпускаемых предприятием; о цехах предприятия; о складах, на которых хранится готовая продукция.
- позволяет в любое время просматривать информацию оперативных документов предприятия: цеховые накладные, товарно-транспортные накладные; а также легко модифицировать ее (добавлять, редактировать, удалять: при работе с ней работников отдела сбыта готовой продукции предприятия);
- производит расчет остатков изделий на заданном складе до конца заданного квартала;
- база данных позволяет полностью автоматизировать работу работников отдела сбыта готовой продукц ...

ВВЕДЕНИЕ 3
1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ 5
1.1. Описание предметной области и функции решаемых задач 5
1.2. Перечень входных (первичных документов) 8
1.3. Ограничения предметной области 11
2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ 13
2.1. Организационно-экономическая сущность решаемых задач 13
2.2. Описание выходной информации 14
2.3. Описание входной информации 14
3. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 16
3.1. Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов. 16
3.2. Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели. 17
3.3. Определение логической структуры базы данных 19
3.4. Разработка физической структуры базы данных. 20
3.5. Контрольный пример 23
4. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ 25
4.1. Структура таблиц 25
4.2. Схема данных в Аccess 26
4.4.Ввод данных 29
5. СОЗДАНИЕ АЛГОРИТМА И ЗАПРОСОВ 32
6. СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ 37
6.1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов. 37
6.2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов. 37
6.3. Вывод отчёта на печать 38
7. СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ ДИСПЕТЧЕРА КНОПОЧНЫХ ФОРМ 39
ВЫВОДЫ ПО РАБОТЕ 40
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 42

Сегодняшнее состояние перехода нашего общества от индустриального к постиндустриальному, обусловило актуальность данной работы. Происходит повсеместная информатизация, быстрое развитие информационных технологий, которые обеспечивают достижение и поддержание высокой степени информированности общества, необходимой для повышения качества жизни в нем. Для преуспевания в бизнесе в наше время требуется владение информацией. То, с какой степенью успешности компания управляет и использует информацию, показывает уровень успеха, который она может достигнуть. Только подвергая информацию обработке, возможно, принять верное управленческое решение. Обработка данных - это процесс трансформации информации из начального вида к определенному результату. Сбор, хранение, накопление информации зачастую не явля ются конечной целью информационного процесса. Очень часто начальные данные используются для решения какой-либо задачи, после чего они трансформируются шаг за шагом, как указанно в алгоритме решения задачи до получения выходных данных. Эти данные после анализа пользователем выдают необходимую информацию.
Тема курсовой работы «Рассчитать остатки изделий на ЗАДАННОМ складе до конца ЗАДАННОГО квартала». Целью курсовой работы является разработка базы данных «Отдел сбыта готовой продукции предприятия».
Задачами разработки курсовой работы являются разработка и создание базы данных. Разработанная база должна выполнять следующие задачи:
- содержать подробные сведения об изделиях выпускаемых предприятием; о цехах предприятия; о складах, на которых хранится готовая продукция.
- позволяет в любое время просматривать информацию оперативных документов предприятия: цеховые накладные, товарно-транспортные накладные; а также легко модифицировать ее (добавлять, редактировать, удалять: при работе с ней работников отдела сбыта готовой продукции предприятия);
- производит расчет остатков изделий на заданном складе до конца заданного квартала;
- база данных позволяет полностью автоматизировать работу работников отдела сбыта готовой продукции предприятия.
Разработка информационной модели базы данных представляет собой проведение подробного словесного описания объектов предметной области и реальных связей, которые существуют между описываемыми объектами. Нам требуется разработать информационную базу данных, которая будет содержать:
- сведения о продукции предприятия, цехах и складах предприятия;
- сведения об оперативных документах предприятия;
- расчет остатков изделий на заданном складе до конца заданного квартала.
Разработка структуры базы данных начинается с выбора типа базы данных.
Мы будем использовать наиболее распространенные базы данных, которыми являются реляционные базы данных. Реляционная модель будет реализована на основе инфологической модели «сущность – связь»
База данных будет создаваться в СУБД MS Access.
 

Эти документы необходимо связать общими реквизитами. Это разделение позволит уменьшить дублирование информации.Выпущенная цехами продукция поступает на склад. Продукцию сопровождает Цеховая накладная. Цеховая накладная состоит из двух частей: спецификации (СЦН) и общей (ЦН). В спецификации указываются данные о количестве и видах отправляемой на склад продукции. В общей части отображается номер цеховой накладной, дата сдачи и номер отдела. При отправке готовой продукции потребителям выписываются Товарно-транспортные накладные. Товарно-транспортные накладные состоят из спецификации (СТТН) и общей части (ТТН). В спецификации указываются данные о количестве отгруженной продукции и её виде. В общей части отображается номер договора, номер ТТН, дата отгрузки продукции.Ограничения предметной областиПо предметной области «Деятельность отдела сбыта и реализации готовой продукции предприятия» введём некоторые ограничения:На предприятии имеется несколько цехов, несколько складов.Предприятие выпускает несколько видов изделий, использует несколько единиц измерения. У изделия только одна единица измерения. У разных изделий может быть одинаковая единица измерения. Готовое изделие закреплено за одним складом и может выпускаться несколькими цехами. Один цех может выпускать несколько наименований изделий. Каждое изделие хранится на одном складе. На одном складе может храниться несколько наименований готовых изделий. Остаток на складах на начало года считать нулевым. Номера цехов и складов не изменяются. Выпуск изделий цехами планируется помесячно. Одно и то же изделие может быть запланировано к выпуску в разные месяцы. Номер цеховой накладной может повторяться в каждом цехе. Цеховая накладная отправляется на один склад и может включать несколько наименований изделий. Номер документа об отгрузке готовой продукции (ТТН) уникален для предприятия. Каждая ТТН относится только к одному договору. ТТН может содержать несколько наименований изделий. Все цены - в рублях.2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ2.1. Организационно-экономическая сущность решаемых задачОдной из проблем в организации бесперебойной отгрузки товара по договорам является расчет остатков изделий на складах до конца каждого квартала.Для разрешения этого набора задач необходимы первичные документы: список складов; список выпускаемой продукции; список товарно-транспортных накладных; список цеховых накладных.В списке цеховых накладных дата отправки продукции планируется по месяцам. Потребитель может получать заказанную продукцию по частям. Каждая отправка продукции оформляется товарно-транспортной накладной с фиксацией даты.Для расчета остатков изделий на складах на конец каждого квартала следует, в первую очередь, по цеховым накладным определить количество изделий поступивших по кварталам, затем по товарно-транспортным накладным определить количество изделий, отгруженных со складов по кварталам (дату перевести в месяц и подсчитать суммарную отгрузку за квартал). Остаток определить как разность между суммарным количеством каждого изделия поступившего на склад до конца заданного квартала и суммарным количеством каждого изделия отгруженного со склада до конца заданного квартала. Для расчёта остатка в стоимостном выражении цена берётся из списка выпускаемых изделий.Перечень комплекса задач:Для получения количества поступивших на заданный склад изделий до конца заданного квартала используется документ “Цеховая накладная”. Для получения количества отгруженных с заданного склада изделий до конца заданного квартала используется документ “Товарно-транспортная накладная”. Остаток до конца месяца подсчитать как разность между результатами, полученными в п.п. 1 и 2. Подсчитать остаток в стоимостном выражении. Подсчет в строке “Итого ” выполнить в отчете. Описание выходной информацииВыходную информацию представим в виде отчетных форм:Расчет остатков изделий на _________складе до конца _____квартала(номер)Наименование изделияКоличествоОстаток(в руб.)ПоступилоОтгруженоОстаток…………??Описание входной информацииВходную информацию делят на условно-постоянную, сохраняющую свои значения на длительный период времени, и, на постоянно меняющуюся оперативно-учётную.Список выпускаемых изделий; список складов относят к условно- постоянной информации; список цеховых накладных; список товарно-транспортных накладных относятся к оперативно-учетной информации.Перечень первичных документов, а также источник и срок поступления представим в виде таблицы:Таблица 1 – Перечень первичных документов№п/пНаимен. документаРеквизитыОт кого поступаетСрок поступления1.Список выпускаемых изделийКод изделияНаименование изделияЕдиница измеренияЦенаНомер складаФинансовые органыДо начала планируемого года2.Список складовНомер складаНаименование складаФинансовые органыДо начала планируемого года3.Список цеховых накладныхНомер цехаНомер цеховой накладнойДата сдачиКод изделияКоличество по ЦНФинансовые органы До начала планируемого года4Список товарно-транспортных накладныхНомер ТТНДата отгрузкиНомер договораКод изделияКоличество по ТТНБанкПо мере перечисления3. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ3.1. Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов.В соответствии с перечисленным выше перечнем входных документов были созданы следующие сущности:Изделие – хранится информация о выпускаемых изделиях.ЕдИзм – хранится информация об единицах измерения выпускаемых изделийСклад - хранится информация о складах, на которых хранятся выпускаемые изделияЦех – хранится информация о цехах выпускающих изделия ЦН (цеховая накладная) – список документов, по которым выпущенные изделия сдаются на складСЦН (спецификация цеховой накладной) - сведения о видах и количестве сдаваемой на склад продукцииТТН (товарно-транспортная накладная) - список документов, которые выписываются заказчикам при отгрузке готовых изделий СТТН (спецификация ТТН) - сведения о виде и количестве отгруженных изделийКаждому объекту соответствуют свои атрибуты:Изделие: Код изделия, Наименование изделия, Единицы измерения, Цена, Склад;ЕдИзм: Код единицы измерения, Наименование ед. измерения;Склад: Номер склада, Наименование склада;Цех: Код цеха, Наименование цеха;ЦН: Номер цеха, Номер цеховой накладной, Дата сдачи.СЦН: Номер цеха, Номер цеховой накладной, Изделие, Количество по ЦН.ТТН: Номер ТТН, Дата отгрузки, Номер договора.СТТН: Номер ТТН, Изделие, Количество по ТТН.Выберем для каждой сущности ключевые атрибуты, однозначно определяющие сущность. Для сущности «Изделие» это будет уникальный код изделия, для сущности «ЕдИзм» это будет уникальный код единицы измерения. Сущность «Склад» определяется уникальным номером склада, сущность «Цех» определяется уникальным кодом цеха. Для сущности ЦН это будет составной ключ – номер цеховой накладной и номер цеха, а для СЦН - номер цеховой накладной, номер цеха и код изделия. Сущность ТТН определяется уникальным номером ТТН, а СТТН составным ключом – номер ТТН и кодом изделия.3.2. Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели.При проведении связи между сущностями первичный ключ главной сущности помещается в дочернюю сущность, то есть в сущность «Изделие» будет вставлен первичный ключ сущности «ЕдИзм» - Код единицы измерения, а также первичный ключ сущности «Склад» - Номер склада. В сущность «СЦН» будет вставлен первичный ключ таблицы «Изделие» - Код изделия. И в сущность СТТН будет вставлен первичный ключ таблицы «Изделие» - Код изделия.В базе данных определены следующие отношения между таблицами:Таблица 2 – Классификация связей№Родительская таблицаДочерняя таблицаКлючиВид связи1ЕдИзмИзделиеКод единицы измеренияКод единицы измерения1:М2СкладИзделиеНомер складаНомер склада1:М3ЦНСЦННомер склада, Номер ЦННомер склада, Номер ЦН1:М4СЦНИзделиеКод изделияКод изделия1:М5ЦехЦННомер цехаНомер цеха1:М6ТТНСТТННомер ТТННомер ТТН1:М7СТТНИзделиеКод изделияКод изделия1:MВыбор таких связей между таблицами «ЕдИзм» и «Изделие», «Склад» и «Изделие» обусловлен тем что, на одной единицей измерения может измеряться несколько изделий, и на одном складе может храниться несколько изделий. Для таблиц «ЦН» и «СЦН», «СЦН» и «Изделие»– по одной цеховой накладной может быть сдано на склад несколько изделий. Для таблиц «ТТН» и «СТТН», «СТТН» и «Изделие» - по одной товарно-транспортной накладной может быть отгружено несколько изделий.Для описания инфологической модели есть несколько способов, однако, применение диаграмм «сущность-связь» (ER – Entity Relationship) [1] в настоящее время является одним из наиболее широко распространенных подходов, используемых при инфологическом моделировании. ER-модель типично отображается в графическом виде, с применением оригинальной нотации П. Чена, известной как ER-диаграмма, или с применением других графических нотаций.Главные достоинства ER-моделей:модели обеспечивают возможность проектирования баз данных с большим количеством атрибутов и объектов; наглядность;ER-модели очень часто используются в системах автоматизированного проектирования баз данных (например, ERWin).Основные элементы ER-моделей:атрибуты объектов;связи между объектами.сущности (объекты);Сущность — объект предметной области, у которого есть атрибуты.Связь между сущностями определяется:типом связи (N:М, 1:N, 1:1,);классом принадлежности. Класс бывает необязательным и обязательным. Класс принадлежности — обязательный, когда каждый экземпляр сущности принимает участие в связи, в другом случае — необязательный.На рисунке 3 представлена инфoлoгическaя модель базы данных, на которой отображены все сущности БД, отношение между ними и атрибуты.Изделиекод_изделияНаименование изд.Код ед. изм.Цена Номер складаЕдИзм1Код ед. изм.ФИО2СкладНомер складаНаименование склада3ЦНКоличество по ЦНКод изделияНомер цеховой накл.Номер цехаСЦНДата сдачиНомер цеховой накладнойНомер цехаСТТН7Номер ТТНКод изделияКоличество по ТТНТТН6Дата отгрузкиНомер ТТННомер договора4ЦехНомер ЦехаНаименование цеха5Рисунок 3 – Инфологическая модель базы данных3.3. Определение логической структуры базы данныхИнфологическая модель предметной области используется при даталогическом моделировании. В этом случае главной задачей даталогического моделирования будет описание свойств понятий предметной области, их ограничения, накладываемые на данные и взаимосвязь. Начальным прототипом разрабатываемой базы данных является даталогическая модель. Все понятия, определённые в ходе исследования предметной области и их взаимосвязи в дальнейшем будут помещены в конкретные структуры какой-либо конкретной базы данных [2].В результате разработки даталогической модели появляется модель, построенная с учетом выбранной модели данных, полученная в результате преобразования инфологической модели с применением определенных правил.Из этого следует, что даталогическая модель отображает структуру базы данных с учетом особенностей модели данных. Реляционная модель данных на сегодняшний день является наиболее популярной. Исходя из этого рассмотрим трансформацию инфологической модели в реляционную даталогическую.На рисунке 4. приведена схема базы данных «Отдел сбыта готовой продукции предприятия».Рисунок 4 – Схема базы данных «Отдел сбыта готовой продукции предприятия»3.4. Разработка физической структуры базы данных.Рассмотрим правила преобразования ER-модели в реляционную [3].Каждой сущности ставится в соответствие отношение реляционной модели данных. При этом имена сущности и отношения могут быть различными, потому что на имена сущностей могут не накладываться дополнительные синтаксические ограничения, кроме уникальности имени в рамках модели.Каждый атрибут сущности становится атрибутом соответствующего отношения. Для каждого атрибута задается конкретный допустимый в СУБД тип данных и обязательность или необязательность данного атрибута (то есть допустимость или недопустимость NULL значений для него).Первичный ключ сущности становится PRIMARY KEY соответствующего отношения. Атрибуты, входящие в первичный ключ отношения, автоматически получают свойство обязательности (NOT NULL).В каждое отношение, соответствующее подчиненной сущности, добавляется набор атрибутов основной сущности, являющейся первичным ключом основной сущности. В отношении, соответствующем подчиненной сущности, этот набор атрибутов становится внешним ключом (FOREING KEY).Для моделирования необязательного типа связи на физическом уровне у атрибутов, соответствующих внешнему ключу, устанавливается свойство допустимости неопределенных значений (признак NULL). При обязательном типе связи атрибуты получают свойство отсутствия неопределенных значений (признак NOT NULL).Исходя из вышеизложенных правил, приведем состав таблиц БД. Для каждого поля таблицы указывается размер поля (количество символов), тип. Для первичных ключей необходимо ввести запрет неопределенных значений. Для остальных полей возможность запрета неопределенных значений определяется семантикой предметной области.Таблица 3 – Состав таблиц базы данных «Отдел сбыта готовой продукции предприятия»Названиетаблицы и ИО РеквизитыКлючТип данныхФормат поляИзделиеКод изделияДаТекстовыйНаименование изделияТекстовыйКод единицы измеренияТекстовыйЦенаДенежныйНомер складаТекстовыйЕдИзмКод единицы измеренияДаТекстовыйНаименование ед. измеренияТекстовыйСкладНомер складаДаТекстовыйНаименование складаТекстовыйЦехКод цехаДаТекстовыйНаименование цехаТекстовыйЦН (Цеховая накладная)Номер цехаДаТекстовыйНомер цеховой накладнойДаТекстовыйДата сдачиДата/времяСЦН (спецификация цеховой накладной)Номер цехаДаТекстовыйНомер цеховой накладнойДаТекстовыйДата сдачиДата/времяТТН (товарно-транспортная накладная)Номер ТТНДаТекстовыйДата отгрузкиДата/времяКраткий формат датыНомер договораТекстовыйСТТН (специфи-кация ТТН)Номер ТТНДаТекстовыйКод изделияДаТекстовыйКоличество по ТТНЧисловойцелое3.5. Контрольный примерПо приведенным исходным данным выполним вручную решение поставленной задачи (контрольный пример).Рассчитаем количество изделий, поступивших на склад №1до конца второго квартала. Для этого отберем записи из ЦН, СЦН, Изделие и Склад. Сгруппируем данные по наименованию слада, по наименованию изделия и по кварталам и просуммируем по Количеству по ЦН. На склад №1 до конца второго квартала поступили следующие изделия: 123469 количеством 4900, 123462 количеством 2200 + 3000=5200, 123456 количеством 3560, 123457 количеством 4500, 123463 количеством 4000.Рассчитаем количество изделий, отгруженных со склада №1, до конца второго квартала. Для этого отберем записи из ТТН, СТТН, Изделие и Склад. Сгруппируем данные по наименованию слада, по наименованию изделия и по кварталам и просуммируем по Количеству по ТТН. На склад №1 до конца второго квартала были отгружены следующие изделия: 123469 количеством 1000+1200+1500+1150=4850, 123462 количеством 3000 + 500=3500, 123456 количеством 2500, 123463 количеством 2000. Изделие 123457 отгружено не было. Это может быть, например, если отсутствует транспорт для перевозки в этом квартале.Для расчета остатка из результата, полученного в первом пункте, вычтем результат, полученный во втором пункте. Для изделия 123469: 4900-4850=50. Для изделия 123462: 5200-3500=1700. Для изделия 123456: 3560-2500=1060. Для изделия 123457: 4500-0=4500. Для изделия 123463: 4000-2000=2000.А в стоимостном выражении остаток умножим на цену изделия из таблицы Изделие. Для изделия 123469: 50*60,6= 3 030,00р. Для изделия 123462: 1700*242,8= 412 760,00р. Для изделия 123456: 1060*282,2= 299 132,00р. Для изделия 123457: 4500*292,2= 1 314 900,00р. Для изделия 123463: 2000* 256,8= 513 600,00р.И подсчитаем итог. 3030,00+412760,00+299132,00+1314900,00 +513600,00=2 543 422,00р.В результате получим отчет со следующими данными:Таблица 4 – Расчет остатков изделий на Складе №1 до конца 2 кварталаНаименование изделияПоступилоОтгруженоОстатокОстаток (руб)Масло сливочное традиционное м.д.ж. 82,5%49004850503 030,00р.Сыр Гауда 45%, брус520035001700412 760,00р.Сыр Карлов Двор, круг356025001060299 132,00р.Сыр Моне 45%, цилиндр450045001 314 900,00р.Сыр Тильзитер 45 %, брус400020002000513 600,00р.ИТОГО:2 543 422,00р.4. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ4.1. Структура таблицСоздание таблиц БД возможно несколькими способами:создание структуры таблиц в режиме конструктора;создание таблицы путем ввода данных;создание таблицы с помощью мастера таблиц.Во вкладке Создание выберем Конструктор таблиц:Описание структуры таблицы Изделие представлено на рис. 5.Рисунок 5 - Структура таблицы ИзделиеОписание структуры таблицы ЕдИзм представлено на рис. 6Рисунок 6 - Структура таблицы ЕдИзмОписание структуры таблицы Склад представлено на рис. 7Рисунок 7 - Структура таблицы СкладОписание структуры таблицы Цех представлено на рис. 8Рисунок 8 - Структура таблицы ЦехОписание структуры таблицы ТТН представлено на рис.