Организация и проведение специальных мероприятий в системе здравоохранения на примере Нижневартовской окружной клинической детской больницы

В результате всего вышесказанного, можно сделать следующие выводы:
1) Специальные события имеют своей целью продвижение бренда, поэтому пригодны в своей широком освещении в большей степени для коммерческих организаций.
2) Масштабы проведения мероприятий в рамках специальных мероприятий напрямую зависят от финансовых возможностей организации. Причем наибольшим ресурсом в этом отношении обладают государственные органы и структуры.
3) Для государственных бюджетных учреждений социальной сферы, к которым относится детская больница, характерна малобюджетность и закрытость формата мероприятий, которые фактически слабо отвечают изначальным функциям event-маркетинга.
4) Большое значение для имиджа компании будут иметь грамотно спланированные и взвешенные шаги по его формированию и поддержанию, а та ...

ВВЕДЕНИЕ 3
1.СПЕЦИАЛЬНЫЕ СОБЫТИЯ В PR-ВИДЫ И ОБЩИЕ ПРАВИЛА ИХ ОРГАНИЗАЦИИ 4
1.2.ПОНЯТИЕ И ВИДЫ SPECIAL EVENTS 4
1.2.МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ СПЕЦИАЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ В УЧРЕЖДЕНИЯХ РАЗЛИЧНОГО ПРОФИЛЯ 11
2. ОПЫТ ПРОВЕДЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ В НИЖНЕВАРТОВСКОЙ ОКРУЖНОЙ КЛИНИЧЕСКОЙ ДЕТСКОЙ БОЛЬНИЦЕ 17
2.1.КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА УЧРЕЖДЕНИЯ 17
2.2. АНАЛИЗ ПРОВЕДЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ В УЧРЕЖДЕНИИ 20
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 22
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ: 23

Актуальность темы исследования связана в первую очередь с тем, что в последние годы усиливается интерес общественности государства к социальной тематике, особенно к состоянию и эффективности российской медицины. Для повышения статуса и создания позитивного имиджа российской медицины необходимо усиление PR компонентов в деятельности учреждений указанного профиля. Однако в силу специфики данного вида организаций возникает ряд вопросов- как применить практику и теоретические наработки отечественного бизнес-PR к государственным бюджетным учреждениям.
Цель исследования- выявить особенности проведения специальных событий в системе PR на примере детской больницы. В соответствии с целью в курсовой работе ставятся следующие задачи:
-проанализировать понятие special events
-рассмотреть основные фор мы мероприятий
-выявить особенности подхода к PR в учреждениях различных профилей.
Предмет исследования- специальные события в системе PR.
Объект исследования- организация специальных событий на примере детской больницы.
 

О проведении семинара внутри организации сообщается максимум за неделю, поскольку не требуется рассылки приглашений и согласования с каждым участником его присутствия. На семинаре необходимо присутствие четного количества человек, максимум 20. В случае нечетного числа участников невозможна будет практика групповой деловой игры. Если же будет 25 и более человек- семинар превратится в спонтанное обсуждение и выйдет за рамки указанного формата. На семинаре необходим ведущий, который имеет план-сценарий проведения, где подробно расписан тайминг мероприятия. Как правило, семинар ограничен по времени 1,5- 2 часами. 4) Востребованной формой специального события в России в последние несколько лет является презентация. Основное отличие презентации от всех выше перечисленных форматов в том, что онатребует обязательного наличия следующих элементов:-авторство (докладчиком является только человек или коллектив авторов, создававших презентацию)-мультимедийное оборудование для трансляции слайдов или интерактивных роликов.Дату презентации назначает сам автор после согласования с руководством компании. Презентация не предполагает неформального общения участников после мероприятия. Возможны только вопросы к авторам презентации. Цель мероприятия- донести важную информацию в наиболее аргументированной, наглядной форме с учетом последующего продвижения разработанной идеи. В России презентация не имеет защиты авторским правом- в этом, к сожалению, особенность нашей страны. В странах Западной Европы презентация приравнивается к правам рукописи, ее невозможно украсть и продать как свою идею. В рамках презентации докладчик доказывает свои постулаты аргументировано и обоснованно. Идея представлена уже в готовом виде, проработана и в презентации подробно указаны практические схемы и возможности ее реализации, поэтому конечной целью данного формата является внедрение разработок в жизнь. Презентация может быть представлена в виде простых графических материалов- чертежей, графиков и диаграмм или создана в специальной программе PowerPoint , где в слайдах, помимо графических материалов, представлены краткие тезисы и основные постулаты автора в защиту свей идеи. Презентация не требует подробного тайминга мероприятия, но следует придерживаться временных рамок с учетом специфики аудитории слушателей- взрослый человек способен к максимальной концентрации внимания максимум в течение 45 минут. Так что сам доклад не следует затягивать больше указанного времени- слушатели устанут и перестанут улавливать мысль. Также при поlготовке презентации в PowerPoint следует учитывать необходимы параметры графического оформления слайдов:-текст лучше всего воспринимается в черном шрифте и на белом, в крайнем случае на сером нейтральном фоне.-недопустимо, с точки зрения эффективности зрительного восприятия информации, использование разноцветных шрифтов, бегущих строк, всплывающих окон, так как все эти лишние эффекты только сбивают аудиторию с мысли.-все цифровые и статистические данные излагаются в слайдах отдельными страницами- докладчик не озвучивает их, а только комментирует в устном докладе, поскольку большое количество цифр и статистических данных крайне плохо усваивается на слух.-вся презентация не должна превышать объем 10-15 слайдов, поток информации должен быть максимально жатым и емким, чтобы оставить время для вопросов к автору презентации. По итогам презентации, как правило, не бывает пресс освещения, поскольку формат данного мероприятия предполагает внедрение идеи автора на базе конкретной компании и представляет собой своеобразное ноу-хау. 1.2.Методические особенности организации специальных мероприятий в учреждениях различного профиляПодготовка специального мероприятия полностью находится в компетенции специалиста по связям с общественностью. Именно он должен просчитать каждый шаг, выработать алгоритм проведения специального мероприятия, зная характерные особенности выбранного события и опираясь на рекомендации, разработанные на основе опыта других компаний.Мы проанализировали основные источники, в которых представлена технология организации и проведения специальных событий в PR. Авторы многих книг о связях с общественностью, в том числе «Настольной энциклопедии Public Relations», «Паблик Рилейшнз для менелжеров» и др., дают общие рекомендации для деятельности в данном направлении. В отличии от приведенных примеров, книга «PR на 100%: Как стать хорошим менеджером по PR» содержит подробные методики организации пресс-конференции и семинара.Приведем результаты нашего анализа.В основном работа по организации специального мероприятия ведется по трем направлениям:1.творческая часть;2.административная часть;.работа со СМИ.Творческая часть. Большая часть творческой работы ложится на специалиста по связям с общественностью при разработке концепции мероприятия, где указываются цели, задачи, содержание и ожидаемый от события эффект. Кроме того, на первом этапе подготовки тщательно прописываются программа и сценарий мероприятия, участники и их роли.Административная часть. Самый трудоемкий этап подготовки специального события. Как правило, функции специалиста по связям с общественностью сводятся к контролю за процессом и согласованию сроков подготовки отдельных элементов события. PR-специалист распределяет задания по специализированным агентствам и отслеживает их выполнение к установленному сроку. В его обязанности также входит определение места проведения мероприятия, времени и продолжительности события. Кроме того, специалист по связям с общественностью должен:Øпроконтролировать подготовку и оформление выбранного помещения (установку освещения, изготовление и монтаж декораций, наличие гардероба, туалета, комнаты для курящих, указателей и т.п.). Полезно составить схему помещения, с тем чтобы определить наиболее выгодные для различных целей места: площадку для сцены, декораций, фуршета, стола для прессы, видеокамер, места для музыкантов, баннеров и т.д.;Øпроконтролировать установку и работоспособность необходимой техники, например звукового оборудования, проектора и т.д.;Øсоставить список приглашенных гостей и отследить своевременное изготовление и рассылку (за две - три недели) приглашений;Øзаранее определить сферы ответственности сотрудников, которые будут принимать участие в мероприятии, например ответственных за встречу гостей, работу с прессой, работу с приглашенными участниками, работу техники, чистоту помещения, ответственных по оперативным вопросам. Если ожидается присутствие иностранных гостей и участников мероприятия, необходимо обеспечить присутствие на событии грамотных переводчиков;Øпроконтролировать изготовление необходимой для мероприятия полиграфической и сувенирной продукции.Работа со СМИ. Присутствие представителей СМИ на специальном событии также требует тщательной подготовительной работы. Специалист по связям с общественностью может построить работу со СМИ в три этапа:1.Составление базы представителей СМИ, которых необходимо пригласить на событие. Составление анонсирующего пресс-релиза, его рассылка и предварительный обзвон по сформированной базе с целью выяснения заинтересованности в тематике события.2.Приглашение и аккредитация представителей СМИ на специальное мероприятие..Работа по совместной подготовке и контроль за выходом материалов.Специалисту по связям с общественностью необходимо оказывать СМИ всяческое содействие в их работе, так это будет способствовать формированию положительного имиджа компании и появлению материалов, где она будет представлена в выгодном свете. Именно поэтому при организации специального мероприятия необходимо уделить должное внимание подготовке сопроводительных материалов для прессы.Составление пресс-кита, где будут представлены подробные материалы о компании, даст возможность PR-специалисту наладить доверительные отношения с прессой. Пресс-кит, кроме того, станет главным источником информации для представителей СМИ, поскольку будет содержать исчерпывающую информацию о мероприятии и журналистам не придется тратить время на ее поиски. Соответственно, составляя пресс-кит, PR-специалист имеет возможность заложить в материалы основные послания, которые он хотел бы увидеть в будущих публикациях.При проведении специального мероприятия необходимо выделить специальное место, где пресса могла бы получить доступ к подготовленной информации (например, пресс-центр, отдельная комната, стол и т.п.). Важно создать все условия для работы представителей СМИ - обеспечить журналистов телефоном, факсом, компьютером и т.д. Наличие такого пресс-центра позволит специалисту по связям с общественностью проконтролировать всю работу с представителями СМИ: от отметки в листе аккредитации до получения пресс-кита и других документов, полиграфической и сувенирной продукции. В случае заинтересованности представителей СМИ, в пресс-центре можно организовывать интервью с сотрудниками компании или договориться о дополнительных встречах для более полного освещения темы.Последующая работа с представителями СМИ сводится к уточнению сроков выхода материалов, пресс-клиппингу и предоставлению недостающей информации. Важно также провести работу с теми журналистами, которые аккредитовались, но по определенным причинам не смогли присутствовать. Вполне возможно, что указанных представителей СМИ все еще интересует тематика специального мероприятия, и они хотели бы получить материалы по его итогам. Соответственно, подготовка такого материала ложится на специалиста по связям с общественностью.Рассмотрим рекомендации по организации конкретных мероприятий.Организаторы «круглого стола» придерживаются определенного регламента его проведения. Например, сначала ведущий представляет присутствующих участников друг другу, объявляет повестку дня, определяет очередность выступлений и т.д., затем обсуждение проблемы проходит в форме дискуссии. Важно оставить время для вопросов представителей СМИ и ответов на них. Для того чтобы все присутствующие на «круглом столе» были в курсе обсуждаемых проблем, следует заранее подготовить комплект документов и разослать его участникам мероприятия. Для представителей СМИ необходимо подготовить пресс-кит, содержащий информацию об актуальности и важности проблемы, список приглашенных участников и докладчиков, официальную позицию компании по проблеме и другие материалы, например комментарии авторитетных людей, которые когда-то высказывались по данной проблеме.По итогам «круглого стола» принимается резолюция, в которой указываются выработанные в его ходе решения, рекомендации отдельным участникам и т.д. Резолюция подписывается участниками «круглого стола». Важно, чтобы резолюция была сформулирована и подписана в максимально короткие сроки, лучше всего в тот же день, так как в этом случае она будет иметь новостную ценность для журналистов. Соответственно, вероятность освещения данного мероприятия в СМИ значительно возрастет.Следует отметить, что в проведении специальных мероприятий существуют различия, основанные на том, в каком именно учреждении они проводятся. Дело в том, что в коммерческих структурах special events работают на продвижение бренда, создание информационных поводов, что, в конечном счете, направлено на получение прибыли. В некоммерческих государственных бюджетных учреждениях, таких, как школы, больницы, институты- специальные события имеют целью формирование позитивного образа у целевой аудитории (она для каждого случая- своя). С учетом такой специфики осуществляется и градация целей мероприятий, составление отчетности по проведению, могут быть подвижными рамки согласования с руководством. Для государственных органов власти специальные события служат цели поддержания легитимности и лояльности общественности к их деятельности, нет задач получения прибыли от освещения события в прессе или в иных каналах СМК. В соответствии с профилем организации существуют определенные особенности ресурсного обеспечения по освещению мероприятия. Наибольшими ресурсами, разумеется, обладают государственные органы и службы, для которых фактически открыты все каналы СМК, поскольку официальный пресс или пост-релизы по мероприятиям такого рода структур будут рады разместить на своих каналах практически все- рейтинг самих СМК в таком случае растет, как и количество просмотров в сети Интернет. Для коммерческих частных организаций практически все каналы размещения платные, поэтому до проведения мероприятия просчитывается его детализированная смета и само мероприятие включается в медиаплан. В случае бюджетных государственных учреждений, типа больниц и школ, ресурсная база проведения крайне ограничена, да и нет необходимости освещения таких локальных событий на всю страну. Поэтому многие структуры данного типа довольствуются размещением информации о проводимых мероприятиях в рамках своих интернет-страниц или официальных сайтов. Научные организации используют также соцсети –особенно в последние несколько лет, когда данный канал МК становится одним из важнейших.