Управление документацией

отсутстсвует
...

Оглавление

Введение 3
Цель выполнения работы 6
Практическая часть 11
Список литературы 32

Введение

Как известно, документы – кровеносная система любой организации. Обеспечение документирования процедур сертификации СМК сегодня принимает особое значение. В условиях вступления России в ВТО и выхода российских предприятий на международный рынок, становится актуальным внедрение СМК в отечественной экономике. Рациональная система ДОУ оказывает значительное влияние на эффективность СМК предприятий.
Данное исследование актуально потому, что позволяет решить ряд практических задач на основе полученных в исследовании данных.
Цель работы – исследование процедуры управления документами по качеству СМК.
Объектом исследования является управление документами СМК. Предмет - документация СМК.
Теоретической и методической основой исследования послужили результаты фундаментальных и прикладных р абот в области информационного обеспечения сертификации продукции в России и за рубежом. В исследовании использовались труды отечественных и зарубежных экономистов в области экономической теории, проблем качества и теории управления.
Решение поставленных задач осуществлялось с учетом законодательных актов, нормативно-правовых и методических документов, материалов отечественных и зарубежных научно-практических конференций и семинаров по исследуемой проблеме.
В основе исследования лежит диалектический метод изучения объекта в его развитии, системный подход к изучению методических и нормативных документов, экономико-математические методы.
Обоснованность выводов и предложений, полученных в процессе работы, обеспечивается использованием действующих нормативных документов и статистических данных, отражающих состояние и динамику развития информационного обеспечения сертификации.
Данная тема имеет практическую значимость. В мировой практике контроль качества реализуется через процедуру выдачи и продления сертификата годности (удостоверения о годности к эксплуатации) на экземпляр или другие, эквивалентные по эффективности, мероприятия.
Информационное обеспечение сертификации - основной вид ресурсного обеспечения - независимых испытаний по подтверждению качества и безопасности продукции требованиям государственных стандартов, а также других правовых и нормативных документов. Это, в свою очередь, обеспечивает конкурентоспособность товара и достижение главной цели предпринимательства в условиях рыночной экономики.
Наше государство в последнее время предприняло ряд шагов по улучшению качества и повышению конкурентоспособности товаров и услуг. Прежде всего, была создана законодательная база в этой области. При участии Госстандарта России были разработаны и приняты законы Российской Федерации «О сертификации продукции и услуг», «Об обеспечении единства измерений» и «О стандартизации», которые установили правовые основы нормативного обеспечения и предопределили дальнейшее развитие сертификации.
Как свидетельствует исторический опыт развития стран с рыночной экономикой, таких как США, Японии, Германии, выход из экономического кризиса возможен за счет значительного улучшения качества национальной продукции. В этой связи, представляется необходимым формирование в России государственной политики, направленной на разработку системы мер по улучшению качества и безопасности отечественной продукции, повышению ее конкурентоспособности. Среди первоочередных мер следует рассматривать процесс сертификации продукции и систем качества. Сертификация продукции, предусматривающая последующий инспекционный контроль и государственный надзор за соблюдением требований государственных стандартов и правил обязательной сертификации, должна гарантировать высокое качество продукции на всех этапах ее жизненного цикла вплоть до конечного потребителя.
Процесс сертификации продукции связан со значительным объемом сложной обрабатываемой информации, которая должна быть более объективной и достоверной. Организовать работу по сертификации целесообразно путем систематизации и улучшения информационного обеспечения сертификации.
Как свидетельствует практика работ по сертификации продукции, вопросам информационного обеспечения сертификации уделяется сравнительно меньше внимания, чем другим видам обеспечения. Это связано со сложностью процесса и значительными расходами по его финансированию. Однако ряд нерешенных вопросов информационного обеспечения сертификации не требуют больших материальных затрат, но являются очень важными и могут быть решены сегодня в первоочередном порядке.
Однако, вопросы теории и практики информационного обеспечения сертификации в российских условиях являются еще относительно новыми и малоизученными. Исследования вопросов информационного обеспечения сертификации, учитывающие современное состояние России, практически не проводились, а труды зарубежных ученых основаны на закономерностях развитого рынка и не учитывают специфики российских условий.
 

Цель выполнения работы

Система менеджмента качества (СМК) – система управления качеством производимой продукции в какой-либо организации .
Сертифицированная система способствует:
Повышению качества продукции или услуг;
Повышению эффективности производства и производительности труда или услуг
Инвестиционной привлекательности
Доверию партнеров и потребителей к качеству продукции или услуг
Повышению мотивации персонала на достижение конечных результатов
Дает преимущества участия в тендерах и конкурсах
Является показателем эффективности и стабильности предприятия
Дает возможности выхода на международный рынок
В процессе подготовки к сертификации зачастую происходит переосмысление деятельности компании, выявление прежде скрытых от глаз руководства внутренних дефектов управления, реорганизация структуры предприятия, перераспределение ответственности – т.е. c абсолютной уверенностью можно сказать, что деятельность компании оптимизируется. Консультанты при подготовке к сертификации, вникая в деятельность компании и анализируя ее, зачастую могут подсказать ценные и при этом достаточно простые решения, которые сразу не видны, просто потому что люди «так привыкли» работать. Устранение явных и скрытых потерь от внутренних несоответствий в управлении компанией и в ее деятельности – это один из козырей при подготовке к сертификации .
Документы - обобщенные сведения о:
 качестве предоставляемых услуг (по показателям, принятым в организации);
 обобщенные сведения о низком качестве услуг, выявленных у потребителей (по данным контрольно-надзорных органов, рекламаций и жалоб потребителей);
 сведения, касающиеся удовлетворенности потребителей (в том числе о жалобах потребителей);
 сведения о проверках организации государственными контрольно-надзорными органами (за один - три года), представляют в обязательном порядке, остальные документы – по запросу органа по сертификации продукции.
Разработка документации системы менеджмента качества в рамках подготовки организации к сертификации есть сложный и трудоемкий процесс .
В «стандартный» (обычно - минимально необходимый для сертификации) комплект документов системы менеджмента качества входит:
- Политика в области качества
- Руководство по качеству
- 6 обязательных документированных процедур:
- Управление документацией
- Управление записями
- Корректирующие действия
- Предупреждающие действия
- Управление несоответствующей продукцией
- Внутренние аудиты
- Регламенты (карты) процессов деятельности
- Цели в области качества по подразделениям
- Положения о подразделениях
- Должностные инструкции
- Приказы.
Небольшие организации могут объединять некоторые документы под одну обложку (например, корректирующие и предупреждающие мероприятия и т.д.) с целью упрощения работы с ними .
Система менеджмента качества предприятия должна быть задокументирована. Объем документации, степень детализации процедур и процессов каждая организация определяет для себя самостоятельно, исходя из специфики деятельности компании и уровня подготовки персонала.
Внедрение документации систем менеджмента качества – один из важнейших этапов начала функционирования системы менеджмента качества .
Обычно внедрение документации СМК, работа по новым стандартам, вызывает определенные трудности, связанные с несколькими причинами.
Во-первых, работа по любому стандарту, правилу или регламенту всегда вызывает недовольство персонала, поскольку ведет к ужесточению контроля деятельности и ее «открытости», работа многих отделов становится видна «как на ладони».
Во-вторых, возрастает психологическая нагрузка на управленческий аппарат. На первый взгляд, у руководителей появляются дополнительные обязанности, связанные с выполнением требований стандарта, которые в действительности лишь являются отражением их текущей деятельности, но носят уже не хаотический, а системный характер.
В-третьих, зачастую людям даже после квалифицированного обучения достаточно сложно понять, «для чего все это делается». Здесь можно сказать известной фразой – «понимание приходит с опытом». Т.е. система должна начать работать, должны пройти внутренние аудиты, появиться первые отчеты, возникнуть первые замечания, несоответствия, предложения по улучшению, руководство компании должно провести анализ деятельности в аспекте системы менеджмента качества. Только по истечению этого времени возможно говорить о функционировании системы менеджмента качества и способности компании подойти к процедуре сертификации.
Рассмотрим возможность применения принципов СМК на практике в сфере образования. В данной сфере СМК способна:
 улучшить качество образования;
 увеличить производительность труда;
 уменьшить стоимость обучение в вузе.
Концепция СМК все более используется в зарубежных и российских организациях, в учебных и иных заведениях. Ряд вузов России уже внедрил отдельные элементы системы управления качеством образовательных услуг и подготовки специалистов СМК. Такими учреждениями являются:
 Московский государственный институт стали и сплавов (технический университет);
 Московский государственный технологический университет Станкин;
 Ивановский государственный энергетический университет;
 Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет;
 Новосибирский государственный технический университет;
 и др.
Внедрение системы СМК в образовательных учреждениях также является непростым делом. Так, использование данной системе в сфере образования показывает наличие определенных проблем, в том числе, и в зарубежных учреждениях. Согласно мнению преподавателей США, совершенных систем СМК в сфере образования очень мало. Именно поэтому появилась точка зрения, что СМК, как и другие теории управления, заимствованным из делового мира, не будет использоваться в дальнейшем.