Информационные технологии в Управлении качеством

В обществе уже давно сформировались идеология и практика применения различных средств сбора, передачи, хранения, обработки и представления информации. Однако их разрозненное применение или использование их ограниченной совокупности не позволяло до сих пор получить значительный системный эффект. Необходим подход к информационным технологиям как к системе.
Организации, внедряющие корпоративные информационные системы, как правило, преследуют следующие основные цели: улучшение ключевых показателей деятельность: сокращение финансовых и операционных затрат, повышение эффективности ключевых бизнес-процессов, улучшение взаимодействия с клиентами и поставщиками, создание надежной системы поддержки принятия управленческих решений и т.д. В то же время внедрение корпоративных информационных систем пре ...

Введение 3
Первый вопрос 5
1.1. Применение корпоративных информационных систем в управлении качеством 5
1.2. Разработать структуру информационной системы для обеспечения непрерывного улучшения 6
1.3. Разработка методики защиты информации от человеческого фактора 9
Второй вопрос. Разработка информационной системы для решения задач управления качеством 11
Третий вопрос. Разработка документа системы менеджмента качества (СМК) 13
Четвертый вопрос. Практическое применение информационных технологий и методов защиты информации в деятельности организации 21
Заключение 23
Список источников 25

Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы, отдельные составляющие которых - основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие - постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами
Рыночная экономика приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы.
Актуальность темы исследования в том, что формирование информационного общества в России является обязательным условием интеграции нашей страны в международную бизнес-среду. При этом становление информационного общества невозможно без создания соответствующей информационно-коммуникационной инфраструктуры, Появление корпоративных информационных систем рассматривается как наиболее значимое событие в сфере информационных технологий в конце XX - начале XXI вв.
Целью данной работы является решение поставленных задач (четыре вопроса):
- рассмотреть применение корпоративных информационных систем в управлении качеством;
- разработать структуру информационной системы для обеспечения непрерывного улучшения;
- разработать методику защиты информации от человеческого фактора;
- разработать информационную систему для решения задач управления качеством;
- разработать методику с установленными заданием параметрами;
- рассмотреть практическое применение информационных технологий и методов защиты информации в деятельности организации на примере ООО «Фитнес Экспресс»
Объектом исследования – информационные системы и технологии.
Предметом исследования – корпоративные информационные системы в управлении качеством, обеспечение безопасности информационных систем и технологий, их практическое применение.

- чётко классифицировать всю информацию по степени её закрытости и ввести правила обращения с документами ограниченного распространения. - отнести информацию к категории ограниченного доступа (служебной тайне)- обязать сотрудников исполнять требования по защите информации, подкрепив это соответствующими организационными и правовыми нормами. - обучать всех сотрудников современным средствам защиты информации. - иметь в штате специалиста, профессионально разбирающегося в проблемах защиты информации. - прогнозировать и своевременно выявлять угрозы безопасности информационным ресурсам, причины и условия, способствующие нанесению финансового, материального и морального ущерба, нарушению его нормального функционирования и развития8- создать механизм и условия оперативного реагирования на угрозыинформационной безопасности и проявления негативных тенденций в функционировании, эффективное пресечение посягательств на ресурсы на основе правовых, организационных и технических мер и средств обеспечения безопасности- в ходе общих тренингов, поставив себя на место вероятного противника (конкурента), подумать, что он мог бы предпринять для получения несанкционированного доступа к вашей информации. Продумать ответные меры защиты. - проводить обучающие психологические тренинги, которые способствовали выработки у сотрудников определённых алгоритмов ответа на компрометирующие вопросы, при которых возможна утечка информации. - контроль, мониторинг и аудит деятельности сотрудников. - обеспечение ответственности за несанкционированное разглашение, создать условия для максимально возможного возмещения и локализации ущерба, наносимого неправомерными действиями физических и юридических лиц, и тем самым ослабить возможное негативное влияние последствий нарушения информационной безопасности.Второй вопрос. Разработка информационной системы для решения задач управления качествомРазработка информационной системы для решения задач управления качеством происходит на основе пункта по управлению качеством стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Необходимо определить задачи для выполнения требований данного пункта, исполнителей задач (подразделение или должностное лицо), а также информацию, необходимую для решения задач, ее поставщиков (подразделение или должностное лицо), периодичность и форму представления (вид документа). Затем определить исходящую информацию после решения задач, ее потребителей, периодичность и форму ее представления. Занести выше приведенные элементы структуры информационной системы в таблицу 1.Таблица 1 - Элементы структуры информационной системы Входящая информацияЗадачиИспол-нительИсходящая информацияИнфор-мацияПостав-щикПериодич-ностьФормапредстав-ленияИнфор-мацияПотреби-тельПериодич-ностьФорма представ-ленияФинансовое состояние предприятияФинансовый директорЕжемесячноОтчет о результатахАнализ со стороны руководстваРуководствоМероприятия по повышению результативности деятельности Финансовый директорГлавный бухгалтерРуководители подразделенийСлужба качестваЕжемесячноПриказОбратная связь от потребителейСлужба качестваЕжеквартальноОтчет о прозвонах клиентской базыМероприятия по повышению качества обслуживания на основе опроса потребителейРуководители подразделенийИсполнители на местахСлужба качестваЕжеквартальноПротоколы совещаний по качествуОтображаем структуру информационных потоков, представленных в таблице 1, на рисунке 2, в идее графа, вершинами которого являются исполнители задач, поставщики входящей информации и потребители исходящей информации, а дугами – потоки информации.Финансовый директорРуководствоСлужба качестваИсполнители на местахРуководители подразделенийФСПСОПИнформацияОбозначениеФинансовое состояние предприятияФСПОбратная связь от потребителейСОПРисунок 2 - Структура информационных потоковТретий вопрос. Разработка документа системы менеджмента качества (СМК)Методика «Управление документацией» (далее – Методика) разработана в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2001, пункт 4.2.3 для рационального управления документацией системы менеджмента качества в ООО «Финес Экспресс» (далее – Общество).1. Цель и область распространения 1.1. Цель управления документацией состоит в поддержании документации системы менеджмента качества в состоянии, обеспечивающем надлежащее функционирование СМК. Достижение этой цели обеспечивается путем решения следующих задач: - организация разработки и введения в действие документов СМК; - обеспечение наличия необходимых документов в подразделениях, где реализуются процессы СМК; - актуализация документов СМК; - поддержание документации в рабочем состоянии; - принятие мер по исключению использования недействующих документов; - предупреждение возможности несанкционированного использования документов; - использование документов для юридических целей и для сохранения содержащейся в них информации. 1.2. Данная Методика распространяется на документацию, применяемую в СМК Общества и устанавливает порядок разработки, переработки, анализа, внесения изменений, проверки, утверждения, рассылки до пользователей и изъятие из обращения документации СМК (раздел 4.4.2 РК-2010). 2. Нормативные ссылки При разработке настоящей Методики использованы следующие нормативные документы: - МС ИСО 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь». - МС ГОСТ ISO 9001-2011 «Системы менеджмента качества. Требования». - МС ИСО/ТР 10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества». - МС ИСО 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие требования». - СМК-ДП-4.4.3/01-11 «Управление записями». - СМК-ДП-8.2.2/01-11 «Внутренние аудиты». - ГОСТ Р 1.5-2004. СС РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению. - ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 3. Термины и определения Актуализация документа – приведение документа в соответствие с изменившимися внешними или внутренними условиями. Анализ документа – изучение содержания документа для оценки его соответствия установленным требованиям и определения необходимости внесения в него изменений. Введение в действие документа – осуществление организационных и технических мероприятий, обеспечивающих выполнение требований документа СМК. Внесение изменений в документ (обновление, актуализация документа) – дополнение документа определенными фрагментами и (или) исключение определенных фрагментов из документа. Внутренние документы – документы СМК, разработанные руководителями и специалистами. Документ - информация и соответствующий носитель.Документирование системы менеджмента качества (документирование) – создание документов, необходимых для внедрения и поддержания в рабочем состоянии СМК. Замена документа – введение в действие вновь утвержденного документа СМК взамен одного или нескольких действующих документов с одновременной отменой действующего документа. Запись СМК – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Издание документа - работы по воспроизведению рабочих экземпляров копий документа СМК. Контрольный экземпляр документа – экземпляр документа, идентичный по содержанию и статусу подлиннику. Копия документа – экземпляр документа СМК, идентичный по содержанию и статусу подлиннику и предназначенный для использования в практической деятельности, выполненный любым способом репрографии (размножения и копирования). Нормативный документ – документ, устанавливающий требования. Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Пересмотр документа – разработка нового документа СМК взамен действующего. План качества – документ, определяющий, какие процедуры и соответствующие ресурсы кем и когда должны применяться к конкретному проекту, продукции, процессу или контракту. Подлинник документа – документ, оформленный подлинными подписями и выполненный на любом носителе, допускающем многократное воспроизведение с него копий. Пользователь документа – физическое или юридическое лицо, применяющее документ в целях ознакомления, исполнения или проверки. Проект документа – разработанный вариант документа СМК, содержащий обоснованные положения и требования, построенный, изложенный и оформленный в соответствии с установленными правилами и подготовленный для рассмотрения заинтересованными лицами. Размножение документа – снятие копий с подлинника документа. Регистрация документа – занесение документа СМК в соответствующий перечень (указатель) установленной формы. Управление документацией – деятельность по обеспечению пользователей документа учтенными актуализированными копиями, по проверке, внесению изменений, поддержанию в рабочем состоянии, отмене, изъятию и хранению документов СМК. Учтенная копия – копия подлинника документа, регистрируемая в листе рассылки контрольного экземпляра, с записью ее порядкового номера и должностного лица, которому она передается. 4. Обозначения и сокращения ДИ – должностная инструкция; ДП – документированная процедура; И – инструкция; ИК – информационная карта процесса; КД – корректирующее действие; МИ – методическая инструкция; МС – международный стандарт; НД – нормативный документ; Общество – Общество с ограниченной ответственностью «Фитнес Экспресс»;ОКПС – отдел качества подготовки специалистов; ОКиД – отдел кадров и делопроизводства; ПВД – положение о виде деятельности (процессе); ПД – предупреждающее действие; ПРК – представитель руководства по качеству; ПСП – положение о структурном подразделении; РК – руководство по качеству; СД ОКиД – сектор делопроизводства ОКиД; СК – Совет по качеству; СМК – система менеджмента качества; СП – структурное подразделение; СпП – спецификация процесса; УК – уполномоченный по качеству; Ф – форма5.1. Структура документации СМК 5.1.1. окументация СМК Общества обеспечивает возможность передать содержание и очередность исполняемой деятельности в области распространения системы менеджмента качества. Использование документации СМК содействует достижению соответствия требованиям потребителей всех уровней и улучшению качества, обеспечению подготовки кадров, дентификации и прослеживаемости, получению справедливых доказательств при оценке соотношения требованиям системы менеджмента качества и результативности ее процессов. 5.1.2. Любому из видов менеджмента в сфере качества согласно с МС ИСО 9001:2008 – планированию качества, управлению качеством, обеспечению качества и улучшению качества – отвечают свои документы, подтверждающие функционирование СМК Общества. 5.1.3. По месту происхождения документация разделяется на внешнюю и внутреннюю.Внешняя документация – документы, разработанные посторонними организациями и полученные в виде входящей корреспонденции. Внутренняя документация – документы, созданные в Обществе. 5.1.4. Исходя из характера применения документы разделяются на подлинники, контрольные экземпляры, копии и учтенные копии. Исходя из метода исполнения – на оригиналы и дубликаты. 5.1.5. Структура документации СМК состоит из пяти уровней. Первый (верхний) уровень структуры документации СМК составляет документация по управлению качеством со стороны управления Общества. К ней относятся: - Политика и Цели в сфере качества; - Руководство по качеству.Документы первого уровня гарантируют декларацию политики в сфере качества и наличие целей по ее реализации, также требования к управлению деятельностью по достижению поставленных целей.