Подготовка проекта внедрения системы автоматизированной обработки статистических данных на примере администрации МО ГО г. Южно-Сахалинск

В работе был рассмотрен процесс управления проектом внедрения системы автоматизированной обработки статистических данных в администрации ПО ГО Южно-Сахалинск. Данный проект относится к краткосрочным проектам, временные рамки которого составляют 60 календарных дней. Источник финансирования – собственные средства.
В рамках разработки проекта были реализованы следующие задачи:
1. проведение предпроектного анализа. На этапе проведения предпроектного анализа были выполнены следующие действия:
• описание проблемной ситуации с выявлением ее сути;
• выявление причин сложившейся ситуации;
• формулировка и обоснование актуальности проблемы с выявлением степени и характера ее решения;
• описание возможных последствий проблемы.
2. сформулирована стратегическая концепция проекта, разработан план ег ...

Введение 4
1. Теоретические основы инновационного менеджмента проектов 7
1.1. Понятие и сущность инноваций 7
1.2. Основные понятия проектного менеджмента 12
2. Предпроектный анализ объекта исследования 17
3. Разработка концепции проекта и его внедрения 22
3.1. Разработка стратегического замысла проекта 22
3.2. Определение необходимых ресурсов для внедрения проекта 27
Заключение 36
Список использованной литературы 38
Приложения 40

Стратегия современного развития общества определяется построением экономики инновационного типа. Одной из главных задач общества и государства является наращивание производительности в инновационной сфере. Экономика все больше ориентируется на инновации и формирует такую систему взаимоотношений между наукой, промышленностью и обществом, при которой инновации служат основой развития промышленности и общества, а те, в свою очередь, стимулируют развитие инновационной и научной деятельности.
В современном экономическом мире инновации выступают одним из ключевых факторов, определяющих перспективы социального и экономического развития организаций. Сегодня конкурентоспособность на отечественном и мировом рынках все больше зависит от той продукции, в основе которой лежит новое знание. И если в про шлом успех и развитие организации во многом зависели от доступа к природным ресурсам, то сегодня они нуждаются в науке, нововведениях и образовании работающих.
В настоящее время вся ответственность по осуществлению инноваций легла на плечи руководителей отдельных хозяйствующих субъектов. Однако в условиях необходимости выхода из кризиса не только правильная оценка и выбор, но и успешная реализация инновационных проектов позволяют организациям занимать лидирующие позиции в отрасли и обеспечивают стабильную основу для дальнейшего роста.
Инновационный менеджмент - одно из направлений стратегического управления, осуществляемого на высшем уровне руководства компании. Его целью является определение основных направлений научно-технической и производственной деятельности предприятия в следующих областях: разработка и внедрение новой продукции (инновационная деятельность); модернизация и совершенствование выпускаемой продукции; дальнейшее развитие производства традиционных видов продукции; снятие с производства устаревшей продукции.
Понятие проектного менеджмента выделилось в теории управления сравнительно недавно, хотя начало было положено еще в 50-е годы прошлого века в США, когда на основах сетевого планирования были проведены первые работы по управлению отдельными проектами. В дальнейшем практика их использования все расширялась, и если на начальных этапах становления менеджмента проектов главным критерием был большой объем управляемых операций, то в настоящее время по проектному принципу могут управляться даже небольшие фирмы. Особенности управления проектами определятся самим понятием проекта и его составляющими, что требует несколько другого подхода к управлению, чем в традиционном варианте менеджмента.
Проектный менеджмент необходимо внедрять прежде всего на предприятиях, занимающихся не рутинной производственной деятельностью, а решением ряда сходных, но отличающихся друг от друга задач, которые можно считать отдельными проектами, например, в строительных фирмах или компаниях, занимающихся разработкой и внедрением программного обеспечения. Сам процесс управления проектами в последнее время все более опирается на автоматизацию, которая успешно применяется как на крупных предприятиях, так и в небольших фирмах.
Таким образом, для решения задачи создания электронного документооборота предприятия актуальным является именно проектный подход к внедрению инноваций как позволяющий наиболее эффективно решить имеющиеся на предприятии проблемы.
Целью курсовой работы является разработка проекта внедрения системы автоматизированной обработки статистических данных на примере администрации МО ГО г. Южно-Сахалинск.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
1. изучение теоретических основ инновационного и проектного менеджмента;
2. проведение предпроектного анализа деятельности администрации МО ГО г. Южно-Сахалинск;
3. формулировка концепции проекта и плана его реализации.
Объектом исследования является администрация МО ГО г. Южно-Сахалинск
Предметом исследования является система автоматизированной обработки статистических данных для анализируемой организации.
Методы, применяемые в процессе работы над проектом: экономический анализ, календарное, сетевое и ресурсное планирование.

Сотрудник службы материально-технического обеспечения
Сотрудник юридической службы
Сотрудник общего отдела
1.
2.
3.
4.
1.1.1.Разработать Положение о внедрении САОСД
+
1.1.2Разработать и утвердить План внедрения САОСД
+
1.2.1 Описать бизнес-процессы и статистические формы
+
1.2.2Определить необходимый перечень документов согласно имеющегося графика документооборота
+
1.2.3. Определить жизненный цикл и этапы прохождения и согласования каждого документа
+
2.1.1. Создать ТЗ на разработку САОСД
+
2.1.2 Выбрать разработчика САОСД
+
2.1.3 Заключить договор на разработку САОСД
+
+
2.1.4 Организовать внедрение и техническое сопровождение САОСД
+
2.2.1 Определить необходимость закупки дополнительных компьютеров и портативных ноут-буков для возможности удаленного доступак САОСД
+
2.2.2. Заключить договор поставки необходимого оборудования
+
+
2.2.3Определить перечень лиц, имеющих право электронной подписи документов
+
2.2.4 Создать электронную документированную базы данных в рамках САОСД
+
2.3.1. Опытная эксплуатация САОСД
+
2.3.2. Выявить замечания по работе САОСД в процессе опытной эксплуатации сотрудниками
+
2.3.3.Скорректировать САОСД с учетом выявленных недочетов
+
3.1.1.Разработать дистанционный курс обучения работы в САОСД
+
3.1.2. Разработать систему тестов для аттестации сотрудников, прошедших обучение
+
3.2.1. Создать план проведения обучения
+
3.2.2. Провести обучение и аттестацию сотрудников по работе с САОСД
+
4.1.1.Расчет постоянных затрат
+
4.1.2.Расчет переменных затрат
+
4.1.3. Определение предварительного финансового результата
+
4.2.1Согласование бюджета проекта администрацией
+
4.2.2.Подписание бюджета проекта высшим руководством
+
4.2.3 Выделение средств на реализацию проекта и контроль их использования.
+
Таким образом, распределены все задачи целевой структуры проекта, причем с учетом выполнения каждым из членов команды своих постоянных обязанностей.
Штатное расписание должностей проектной команды предполагает определение сумм вознаграждения сотрудникам за участие в проекте (таблица 3.4) в соответствии со уровнем сложности и трудоемкости решаемых конкретным сотрудником задач.
Таблица 3.4 - Штатно-должностное расписание
№
Должность
Форма и размер ожидаемого вознаграждения (аккордное, за весь проект)
1.
Менеджер проекта – Начальник технического отдела
25000 руб.
2.
Сотрудник службы материально-технического обеспечения
11000 руб.
3.
Сотрудник юридической службы
12000 руб.
4.
Сотрудник общего отдела
14000 руб.
Итого:
62000 руб.
Проектная команда создана таким образом, чтобы возложить ответственность за выполнение определенного рода задач на конкретного сотрудника, способного их решить. Отличительная черта выбранных сотрудников – высокий уровень профессионализма.
Утверждение проекта планируется на 01 марта 2014 года. Последовательность, продолжительность и сроки выполнения работ проекта (задач целевой структуры проекта) отражены в диаграмме Ганта (Приложение 1), календарном плане проекта (приложения 2 и 3).
Длительность работ, которые должны будут выполнены членами проектной команды, определяется с учетом временных затрат на выполнение сходных работ за период деятельности организации в прошлом. Для работ, выполняемых в компании впервые, при оценке длительности были использованы методы аналогий и экспертных оценок.
Проект реализуется в рамках выполнения сотрудниками своих прямых обязанностей, без отрыва от текущей работы. Обучение сотрудников дополнительным навыкам для реализации проекта не требуется, так как задачи между ними распределены таким образом, чтобы выполняемые функциональные обязанности были связаны с работами проекта.
Комплекс работ по проекту уже определен в дереве целей на уровне задач. В связи с тем, что в проекте разработан комплекс мероприятий в различных направлениях, многие из работ не связаны друг с другом, вследствие чего появляется резерв времени, что не сказывается на сроке реализации проекта в целом, который составляет 60 календарных дней (2 месяца).
Временные резервы при внедрении новых услуг позволят снизить риски проекта и выполнить работы в срок. Проект будет завершен 30 апреля 2014 года.
Для определения стоимости проекта нам необходимо рассчитать стоимость всех ресурсов. На данной стадии бюджет проекта является предварительным. Затратная составляющая бюджета называется сметой проекта. Стоимость необходимых ресурсов рассмотрим в смете проекта (таблица 3.5) согласно выявленным потенциальным ресурсам, которые необходимо приобрести для осуществления проект.
Таблица 3.5 - Смета проекта
Название ресурса
Стоимость, руб.
Стоимость услуг по договору с ОО «Доктайм»
120 000
Компьютерное оборудование для обеспечения проекта
140 000
Премии проектной команде
62 000
Итого:
322 000

Стоимость ресурсов, отраженных в смете проекта является приблизительной и может быть увеличена в период реализации проекта, что изменит и общую стоимость проекта. Поэтому возникает необходимость создания резервного фонда проекта, который будет составлять 15% от стоимости проекта, что составит 48 300 руб. Таким образом, общая стоимость проекта составит 370 300 рублей.
В ходе реализации проекта существует вероятность возникновения рисковых событий, способных повлиять на ход проекта и его стоимость. Риски определяются исходя из задач целевой структуры проекта (таблица 3.6).
В качестве наиболее вероятных рисков выделены следующие:
коммерческие риски: изменение цен на покупку компьютерного оборудования и увеличение стоимости работы по созданию программного обеспечения, т.е. выход за бюджет проекта;
производственные риски: нехватка времени на освоение обучающего курса, что увеличит время осуществления проекта;
организационно-управленческие риски: ошибки и неточности в разработке Положения о внедрении САОСД, и изменении должностных инструкций для сотрудников , задействованных в САОСД.
Таблица 3.6 - Проектные риски
Задача целевой структуры проекта
Вид риска
Методы управления рисками
покупка компьютерного оборудования
коммерческий
Резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов (15% от стоимости проекта)
Разработка САОСД
коммерческий
Резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов (15% от стоимости проекта)
Изменение должностных инструкций для сотрудников
Организационно-управленческий
Нейтрализация за счет временного резерва
Разработка Положения о САОСД
Организационно-управленческий
Нейтрализация за счет временного резерва
Проведение обучения сотрудников
Производственный (срыв графика работ)
Нейтрализация за счет отведения на решение задачи большего времени
Таким образом, выявленные риски можно нейтрализовать путем резервирования денежных средств и времени на реализацию той или иной задачи проекта.
Для успешной реализации проекта на всех этапах будет осуществляться непрерывная обратная связь по проводимой работе, оценка эффективности проекта. Для оценки эффективности проекта были выбраны следующие критерии эффективности:
1. положительные тенденции при аттестации сотрудников после обучения
2. рост показателя качества обслуживания, выражаемый в увеличении количества клиентов
3. уменьшение сроков обработки документов;
4. сокращение количества ошибок у сотрудников в процессе статистического анализа и документооборота;
5. положительные тенденции при аттестации сотрудников после обучения.
С экономической точки зрения эффективность внедрения проекта может быть оценена не раньше, чем по окончании календарного года, следующего за внедрением проекта. Социальная эффективность выражается в повышении самооценки сотрудников и улучшении в статистической работе администрации города.
Заключение
В работе был рассмотрен процесс управления проектом внедрения системы автоматизированной обработки статистических данных в администрации ПО ГО Южно-Сахалинск. Данный проект относится к краткосрочным проектам, временные рамки которого составляют 60 календарных дней. Источник финансирования – собственные средства.
В рамках разработки проекта были реализованы следующие задачи:
1. проведение предпроектного анализа. На этапе проведения предпроектного анализа были выполнены следующие действия:
описание проблемной ситуации с выявлением ее сути;
выявление причин сложившейся ситуации;
формулировка и обоснование актуальности проблемы с выявлением степени и характера ее решения;
описание возможных последствий проблемы.
2. сформулирована стратегическая концепция проекта, разработан план его реализации, выстроена целевая структура по 4 основным направлениям.
3. проведен анализ ресурсного обеспечения, выявлены потенциальные ресурсы необходимые для реализации проекта, разработана коммуникационная структура проекта.
4. рассмотрен процесс реализации проекта по всем необходимым позициям:
1. управление командой;
2. организационное моделирование проекта;
3. управление временем;
4. управление стоимость проекта;
5. управление рисками.
5. проведен мониторинг проекта в виде определения качественных критериев его эффективности.
Практическая значимость проекта заключается в возможности его применения в деятельности администрации города для повышения эффективности его управления и оптимизации статистической деятельности и документооборота.
Список использованной литературы
1. Алексеев В.А. Инновационный менеджмент. Учебно-методический комплекс. – М.: Изд-во МИЭМП, 2010
2. Базилевич А.И. Инновационный менеджмент предприятия: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям экономики и управления / А.И. Базилевич; под ред. В.Я. Горфинкеля. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011. – 231 с.
3. Берр Х. Проектный менеджмент в рыночной экономике. Режим доступа -http://www.iteam.ru/publications/project/section_40/article_2473/
4. Бобровский С. Стратегическое управление проектами. Режим доступа -http://www.iteam.ru/articles.php?tid=2&pid=6&sid=36&id=344
5. Бовин А.А. Управление инновациями в организации / Бовин А.А., Чередникова Л.Е., Якимович В.А. — М.: Омега-Л, 2011.
6. Гpибoв B., Гpyзинoв B. Понятие инноваций. – Режим доступа - http://www.inventech.ru/lib/predpr/predpr0052/
7. Гришин В.В. Управление инновационной деятельностью в условиях модернизации национальной экономики. – М.: ИТК Дашков и К, 2012.
8. Ермасов С.В., Ермасова Н.Б. Инновационный менеджмент / Ермасов С.В., Ермасова Н.Б. — М.: Высшее образование, 2012.
9. Инновационный менеджмент: Учебник. / Под ред. Проф. В.А. Швандара, проф. В.Я. Горфинкеля. – М.: Вузовский учебник, 2012.
10. Маюнова Н.В. Основы управления проектами: Учебный курс (учебно-методический комплекс). – М.: Центр дистанционных образовательных технологий МИЭМП, 2010
11. Менеджмент управления проектами: основы проектного менеджмента. Режим доступа - http://www.prostoy.ru/24.html
12. Механизмы управления инновационной деятельностью в экономических системах. Режим доступа - http://projects.innovbusiness.ru/content/document_r_E9C8F74E-FF1C-4349-8528-1A6E332FC4D4.html
13. Официальный сайт Администрации г Южно-Сахалинск // http://yuzhno-sakh.ru/
14. Управление проектами. Режим доступа - http://www.cti-technologies.ru/iskupr/proj/
15. УСТАВ ГОРОДСКОГО ОКРУГА "ГОРОД ЮЖНО-САХАЛИНСК" /Принят на сессии городского Собрания г. Южно-Сахалинска 22 февраля 2006 года решение № 180/13-06-3 // http://www.protown.ru/russia/city/articles/articles_1181.html
16. Фатхутдинов Р.А. Инновационный менеджмент / Фатхутдинов Р.А. — СПб.: Питер, 2012.- 448 с.
17. Экономика. Краткие итоги социально-экономического развития городского округа «Город Южно-Сахалинск» за 2013 год // http://yuzhno-sakh.ru/dirs/53
18. Южно-Сахалинск // http://www.asdg.ru/sostav/4246/
Приложения
Приложение 1 Диаграмма Ганта
Задачи
Длительность
1-7.03.2014
8-15.03.2014
16-23.03.2014
24-31.03.2014
01-07 04.2014
08-15 04.2014
16-23 04.2014
24-30.03.2014
начало проекта
0д
01.03.2012
1.1.1.Разработать Положение о внедрении САОСД
3д
1.1.2 Разработать и утвердить План внедрения САОСД
2д
1.2.1 Описать бизнес-процессы и статистические формы
5д
1.2.2Определить необходимый перечень документов согласно имеющегося графика документооборота
2д
1.2.3. Определить жизненный цикл и этапы прохождения и согласования каждого документа
2д
2.1.1. Создать ТЗ на разработку САОСД
3д
2.1.2 Выбрать разработчика САОСД
1д
2.1.3 Заключить договор на разработку САОСД
2д
2.1.4 Организовать внедрение и техническое сопровождение САОСД
7д
2.2.1 Определить необходимость закупки дополнительных компьютеров и портативных ноут-буков для возможности удаленного доступа к САОСД
1д
2.2.2. Заключить договор поставки необходимого оборудования
2д
2.2.3Определить перечень лиц, имеющих право электронной подписи документов
2д
2.2.4 Создать электронную документированную базу данных в рамках САОСД
10д
2.3.1. Опытная эксплуатация САОСД
30д
2.3.2. Выявить замечания по работе САОСД в процессе опытной эксплуатации сотрудниками
3д
2.3.3.Скорректировать САОСД с учетом выявленных недочетов
3д
3.1.1.Разработать дистанционный курс обучения работы в САОСД
4 д
3.1.2.Разработать систему тестов для аттестации сотрудников, прошедших обучение
2д
3.2.1. Создать план проведения обучения
1д
3.2.2. Провести обучение и аттестацию сотрудников по работе с САОСД
3д
4.1.1.Расчет постоянных затрат
3д
4.1.2.Расчет переменных затрат
3д
4.1.3. Определение предварительного финансового результата
1д
4.2.1Согласование бюджета проекта администрацией
2 д
4.2.2.Подписание бюджета проекта высшим руководством
2 д
4.2.3 Выделение средств на реализацию проекта и контроль их использования
Приложение 2
Определение последовательности работ
Задача
Последовательность выполнения
1.1.1.Разработать Положение о внедрении САОСД
Одновременно с 1.2.1
1.1.2Разработать и утвердить План внедрения САОСД
После 1.1.1
1.2.1 Описать бизнес-процессы и статистические формы
Одновременно с 1.1.1
1.2.2Определить необходимый перечень документов согласно имеющегося графика документооборота
После 1.1.1
1.2.3. Определить жизненный цикл и этапы прохождения и согласования каждого документа
После 1.1.1
2.1.1. Создать ТЗ на разработку САОСД
После 1.2.3
2.1.2 Выбрать разработчика САОСД
Одновременно с 2.1.1.
2.1.3 Заключить договор на разработку САОСД
После 2.1.2
2.1.4 Организовать внедрение и техническое сопровождение САОСД
После 2.1.3
2.2.1 Определить необходимость закупки дополнительных компьютеров и портативных ноут-буков для возможности удаленного доступа к САОСД
После 2.1.3
2.2.2. Заключить договор поставки необходимого оборудования
После 2.2.1
2.2.3Определить перечень лиц, имеющих право электронной подписи документов
Одновременно с 1.2.3.
2.2.4 Создать электронную документированную базу данных в рамках САОСД
После 1.2.2
2.3.1. Опытная эксплуатация САОСД
После 2.1.4
2.3.2. Выявить замечания по работе САОСД в процессе опытной эксплуатации сотрудниками
После 2.3.1
2.3.3.Скорректировать САОСД с учетом выявленных недочетов
После 2.3.2
3.1.1.Разработать дистанционный курс обучения работы в САОСД
Одновременно с 2.1.3 и 2.1.4
3.1.2. Разработать систему тестов для аттестации сотрудников, прошедших обучение
Одновременно с 3.1.1
3.2.1. Создать план проведения обучения
После 3.1.1.
3.2.2. Провести обучение и аттестацию сотрудников по работе с САОСД
После 3.2.1.
4.1.1.Расчет постоянных затрат
После 2.1.1., одновременно с 4.1.2
4.1.2.Расчет переменных затрат
После 2.1.1., одновременно с 4.1.1
4.1.3. Определение предварительного финансового результата
После 4.11 и 4.1.2
4.2.1Согласование бюджета проекта администрацией
После 4.1.3
4.2.2.Подписание бюджета проекта высшим руководством
После 4.2.1
4.2.3 Выделение средств на реализацию проекта и контроль их использования.
После 4.2.2
Приложение 3
Календарный план проекта
Задачи
Длительность
Начало
Окончание
Раннее начало
Раннее окончание
Позднее начало
Позднее окончание
Резерв (дни)
начало проекта
0д
01.03.2014
01.03.2014
01.03.2014
01.03.2014
01.03.2014
01.03.2014
0д
1.1.1.Разработать Положение о внедрении САОСД
3д
01.03.2014
05.03.2014
01.03.2014
05.03.2014
01.03.2014
05.03.2014
0д
1.1.2 Разработать и утвердить План внедрения САОСД
2д
06.03.2014
07.03.2014
06.03.2014
07.03.2014
06.03.2014
08.03.2014
1д
1.2.1 Описать бизнес-процессы и статистические формы
5д
02.03.2014
08.03.2014
02.03.2014
08.03.2014
04.03.2014
10.03.2014
2д
1.2.2Определить необходимый перечень документов согласно имеющегося графика документооборота
2д
06.03.2014
07.03.2014
06.03.2014
07.03.2014
07.03.2014
09.03.2014
1д
1.2.3. Определить жизненный цикл и этапы прохождения и согласования каждого документа
2д
07.03.2014
08.03.2014
07.03.2014
08.03.2014
09.03.2014
10.03.2014
1д
2.1.1. Создать ТЗ на разработку САОСД
3д
09.03.2014
13.03.2014
09.03.2014
13.03.2014
10.03.2014