Планирование рабочего дня

Планирование всегда ориентировано на данные прошлого, но направлено на определение и контроль за развитием предприятия в перспективе. Постановка целей в процессе планирования состоит в их четком определении и представлении в общепринятых показателях. Необходимо отметить целесообразность жестких ориентиров в планировании, план задает ориентиры, которые контролируют в ходе мониторинга.
Актуальность данной темы заключается в том, что информация планирования, является очень востребованной, она необходима внутренним пользователям для принятия экономически обоснованных решений при осуществлении хозяйственной деятельности.
Актуальность данной темы также в том, что планирование является инструментом управления предприятием, а эффективное управление всегда важно для бизнеса. Не является откр ...

Введение 3
1. Планирование рабочего времени 5
1.1. Сущность процесса планирования 5
1.2. Понятие рабочего времени 7
1.3. Рабочее время, как универсальный критерий эффективности 11
2. Планирование рабочего дня на примере ООО «Русь» 13
2.1. Рекомендации по эффективному управлению рабочим днем на основе тайм-менеджмента ООО «Русь» ……………………………………………………………………………………………………………17
2.2. Рекомендации по нндивидуальному планированию рабочего дня руководителей и специалистов ООО «Русь» 23
Заключение 29
Список литературы 31

Одной из отличительных особенностей современного предприятия выступает его сильная зависимость от качества рабочей силы, форм ее использования, степени вовлеченности в его цели и задачи.
В современном бизнесе человеческие ресурсы являются важнейшим активом любой компании. Решение задач развития бизнеса может быть достигнуто только путем наиболее полного использования профессионального и творческого потенциала работников ,качественного совершенствования предпринимательских систем и методов руководства и управления персоналом,.
Кроме того, важна рациональная организация их труда и повышение его эффективности, а также дисциплины и разумной требовательности. Практически любой работодатель считает, что, покупая 8 часов рабочего времени сотрудника, оно целиком будет использовано для выполнени я служебных обязанностей. Однако, это происходит не всегда так.
Задачи экономики в условиях выхода из кризиса предполагают особый акцент на рациональное использование рабочего времени, поскольку это один из важнейших факторов, способствующих повышению производительности труда. Следует также отметить, что часто к неэффективному труду, снижению его результативности приводит неумение специалистов грамотно организовать рабочий процесс в компании.
Все эти аспекты обусловили актуальность выбранной темы курсовой работы. Не является открытием утверждение, что эффективная организация - это контролируемая, прозрачная структура с четкими перспективами в будущем. Одним из ключевых инструментов управления этими перспективами является управление персоналом, его рабочим временем, а значит встает вопрос его эффективного и рационального планирования.
Цель данной курсовой работы – это рассмотрение теоретических вопросов планирования рабочего дня и рабочего времени в целом.
Предметом исследования, проведенного в работе, служит система планирования рабочего дня, которое каждый руководитель, каждый сотрудник, каждое предприятие выстраивает по-своему.
Проведенный анализ призван раскрыть влияние факторов и причин, влияющих на эффективность системы планирования рабочего времени, и нацелен на осмысление ее результатов.
В работе использованы различные методы, а именно такие, как общенаучные, так и описательные методы.
В процессе написания курсовой работы использовались нормативные источники и разнообразные литературные источники, на основании которых строится анализ, и делаются выводы.
Курсовая работа построена традиционным образом и состоит из введения, основной части, состоящей из глав и параграфов, заключения и списка литературы.

.. Поэтому в вашей записи обязательно должен быть глагол, обозначающий само действие плюс его результат. Например, можно записать: "Передать Иванову на согласование кредитный договор N...".Планируем на перспективуС помощью "деловых" списков можно организовать не только краткосрочное, но и среднесрочное и даже долгосрочное планирование. Для этого нужно завести три разных списка задач - на день, на неделю и на месяц (квартал, полугодие и т.д.). Заметьте, речь идет о задачах, не привязанных к определенному времени. Например, собрать отчеты о командировках вы можете в любой день следующей недели, это не обязательно делать строго в понедельник к 12.00.Главный фокус этой техники ООО «Русь» в том, чтобы регулярно просматривать списки и переносить задачи из одного в другой. При этом список задач на неделю вы должны просматривать ежедневно. Те задачи, которые "дозрели" до выполнения на следующий день, вы переносите в список задач на день. "Не дозрели" - оставляете там, где они были. А список долгосрочных задач вы просматриваете один раз в неделю, например в пятницу. Дела, которые нужно выполнить уже на следующей неделе, вы переносите в соответствующий список. Так вы не забудете про те задачи, которые нужно исполнить не сразу, а попозже.Кстати, справедливо и обратное перемещение. Ведь бухгалтер ООО «Русь» обычно старается "запихать" в ежедневный список побольше дел. При этом он отдает себе отчет, что физически не сможет их все выполнить, но надеется на лучшее. Что в итоге получается? Человек уходит с работы с недоделанными делами, формируя в себе комплекс неудачника. А надо наоборот - планировать столько задач, сколько вы спокойно успеете выполнить за день, и уходить домой с чувством выполненного долга.Лучше всего техника планирования реализуется с помощью MS Outlook. Воспользовавшись панелью "Задачи", вы можете составлять списки дел, присваивая им определенную категорию - "День", "Неделя" или "Месяц". И по этим категориям настроить группировку задач (иллюстрацию см. ниже - не приводится). Тогда вы легко сможете за секунду переносить задачи из одного списка в другой, лишь меняя их категорию. Однако эта техника прекрасно реализуется и в ежедневнике, и на досках планирования.Каждой задаче - свое времяТеперь скажите, бывало ли у вас такое, что вы случайно встречаете нужного вам человека, к которому у вас есть пара важных вопросов, но именно в момент встречи они, как назло, вылетели у вас из головы? И наверняка вам частенько звонят коллеги со словами: "Что-то я хотел тебе сказать, но забыл... Ладно, вспомню - перезвоню".У нас есть множество задач, которые надо делать не в определенное время, а при определенных условиях. Например, когда удастся поймать директора, надо подписать у него все документы, обсудить отчет, снять вопросы по списанию техники и т.п. Но мы порой не представляем, когда сможем с ним переговорить. А значит, не понимаем, куда записывать подобные задачи, ведь к конкретному времени их привязать невозможно. Тут нужна контекстная техника планирования. Это когда наблюдается совокупность условий, благоприятных для выполнения той или иной задачи.Один наш контекст - это место. Например, когда я буду в налоговой инспекции, запишусь на сверку. Когда поеду в командировку, заодно заеду в наш филиал. То есть задачи привязаны к некоему месту.Другой контекст - это люди. У всех нас периодически возникают дела, которые привязаны к каким-то персонам. Например, когда увижу клиента N, надо обсудить с ним новый прейскурант и пролонгацию договора. Еще контексты - это обстоятельства, внешние и внутренние. Примеры внешних обстоятельств: когда у шефа будет хорошее настроение, когда выйдет такой-то закон. Обстоятельства внутренние - это, к примеру, острый прилив вдохновения или, наоборот, нежелание работать.Контекстное планирование: различные приемыТут мы опять возвращаемся к нашим спискам задач, только теперь мы их группируем по контекстам. Например, заводим в ежедневнике разделы на типичные контексты. Допустим, называем один из разделов "Банк" и перечисляем все вопросы, которые надо решить, находясь в банке. Или, к примеру, "Проект XXX" - и пошел перечень вопросов, которые нужно выяснить по проекту. Главное - в нужный момент не забыть про задачу. И таких способов контекстного планирования много. Например, вы записываете на стикер вопросы, которые вам непременно надо снять на встрече, и кладете эту бумажку в футляр для очков. При этом вы знаете, что первым делом на любой встрече вы вынимаете и надеваете очки. Соответственно, вопросы для обсуждения сами напомнят о себе.Вы можете подготовить на разные случаи жизни контекстные папки. Например, вы знаете, что через год в вашем офисе будет ремонт с заменой окон. Заведите папку "Ремонт" и складывайте в нее все "учетные" статьи, письма Минфина и ФНС на эту тему и т.д. Поверьте, когда наступит пора учитывать ремонтные затраты, содержимое папки станет для вас существенным подспорьем и сэкономит массу времени.При планировании с использованием MS Outlook категории, присваиваемые задачам, могут использоваться в качестве контекстов. Например, вы можете создать категории "Шеф", "Банк", "Налоговая", "Проект XXX" и т.д. И при возникновении тех или иных задач сразу же заносить их в нужную категорию. Когда вам позвонит шеф, вы сможете открыть "его" категорию, увидеть все привязанные к ней задачи и оперативно их решить.В деловой практике ООО «Русь» внезапная смена задач - обычное явление, и это, безусловно, удручает. Однако мы можем планировать дела так, чтобы изменения наносили минимальный ущерб нашим планам или не наносили его вовсе. Для этого удобно используют алгоритм жестко-гибкого планирования. Он предполагает деление наших ежедневных задач на три типа.Первый тип - это жесткие задачиВыполнение таких задач привязано к конкретному времени. Их планирование привычно - мы просто записываем их на временной сетке ежедневника. Например, в 10 часов - совещание, в 12 часов - звонить в соцстрах, в 17 часов - встреча.Второй тип - гибкие задачиТакие задачи не привязанные ко времени. Например, надо написать сопроводительное письмо к уточненке. И неважно, когда вы это сделаете: в 11 часов утра или в 3 часа дня. Главное - сегодня.Третий тип - это бюджетируемые задачиТакие задачи требуют бюджета времени. Например, составить баланс за 9 месяцев. Понятно, что это дело не одной минуты, вам понадобится как минимум пара дней.Принцип жестко-гибкого подхода к планированию дня заключается в том, чтобы в сетку часов не вписывать те задачи, которые жестко не привязаны к определенному времени. Для этого страницу нашего ежедневника мы делим пополам по вертикали (рис.3).┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│ Страница ежедневника ││Жесткие и бюджетируемые задачи Гибкие задачи ││────────────────────────────── ─────────────────────────────── ││┌─────────────────────────────┐┐ Жесткая ┌──────────────────────────────┐│││9.00 Совещание у шефа │ > задача │1. Позвонить в налоговую - │││├─────────────────────────────┤┘ ├──────────────────────────────┤│││ │ │акт сверки │││├─────────────────────────────┤┐ ├──────────────────────────────┤│││10.00 │ > Резерв │ │││├─────────────────────────────┤│ времени ├──────────────────────────────┤│││ │┘ │2. Сделать зарплатные платежки│││├─────────────────────────────┤┐ ├──────────────────────────────┤│││11.00 Собеседование ││ │и отправить их до 12 ч в банк │││├─────────────────────────────┤ > Жесткая ├──────────────────────────────┤│││с соискателем (помощник ││ задача │ │││├─────────────────────────────┤│ ├──────────────────────────────┤│││бухгалтера) │┘ │3. Позвонить главбуху ООО │││├─────────────────────────────┤┐ ├──────────────────────────────┤│││12.00 ││ │"Лес", попросить прислать акт │││├─────────────────────────────┤│ ├──────────────────────────────┤│││ │ > Резерв │ │││├─────────────────────────────┤│ времени ├──────────────────────────────┤│││13.00 ││ │4. Позвонить в отдел закупок │││├─────────────────────────────┤│ ├──────────────────────────────┤│││ │┘ │по поводу счетов-фактур │││├─────────────────────────────┤┐ ├──────────────────────────────┤│││14.00 Подготовить накладные │ > Бюджетируемая│ │││├─────────────────────────────┤│ задача ├──────────────────────────────┤│││для ИП Сидорова │┘ │5. Ответить на письма │││├─────────────────────────────┤┐ ├──────────────────────────────┤│││15.00 │ > Резерв │ │││├─────────────────────────────┤│ времени ├──────────────────────────────┤│││ │┘ │6. Потребовать от Иванова │││├─────────────────────────────┤┐ ├──────────────────────────────┤│││16.00 Поездка в налоговую │ > Бюджетируемая│отчет о командировке │││├─────────────────────────────┤┘ задача ├──────────────────────────────┤││├─────────────────────────────┤ ├──────────────────────────────┤│││17.00 │ │ │││├─────────────────────────────┤ ├──────────────────────────────┤││├─────────────────────────────┤ ├──────────────────────────────┤│││18.00 │ │ │││└─────────────────────────────┤ ├──────────────────────────────┘│└──────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────────────┘ В сетке часов мы записываем│ │ только жесткие задачи. Тут же│ │ размещаем и бюджетируемые│ │В правой части ежедневника задачи, выделив под них│ │пишем список всех гибких задач, необходимый бюджет времени│ │выстроив их по приоритету───────────────────────────────┘ └────────────────────────────────Рис.3. Жестко-гибкий подход к планированию рабочего дня в ООО «Русь»Таким образом, перед глазами вся картина дня. Понятно, какие жесткие дела и во сколько нам предстоят. Нам понятно, какие времяемкие задачи необходимо сделать, и под них у нас зарезервировано время. При этом мы отчетливо видим свободное время и спокойно занимаемся решением гибких задач. Если возникают новые задачи, нам остается просто пересмотреть приоритеты и при необходимости изменить последовательность выполнения дел. А в целом план не меняется.Подводя итог по планированию рабочего дня в ООО «Русь», выделим его основные правила.1. В начале рабочего дня выделяем 5 - 10 минут на планирование задач. В идеале их следует планировать с вечера. Но это не всегда получается, кроме того, накануне мы можем не знать о каких-то срочных делах. Поэтому вечером можно прикинуть примерный план дня, а придя на работу, спокойно уточнить, не возникло ли каких-то срочных дел.2. Во временную сетку заносим только жесткие задачи.3. План дня, составленный так, что занята каждая строчка ежедневника, сам по себе уже утомляет и нервирует. Поэтому количество спланированного времени не должно превышать 70% от всего рабочего времени. На непредвиденные обстоятельства закладываем 30%. Старайтесь, чтобы в вашем плане было больше "воздуха", то есть времени в резерве. Чем его больше, тем выше вероятность того, что план будет выполнен и при этом вы останетесь в добром здравии и хорошем настроении.2.2.Рекомендации по эффективному управлению рабочим днем на основе тайм-менеджмента ООО «Русь»В начале параграфа подчеркнем значение рационального использования имеющихся ресурсов, в том числе ресурсов рабочего времени, а также анализируется возможность тайм-менеджмента в этой области.Проблемы управления временем могут возникать на разных уровнях: личностном, группы, организации в целом.На личностном уровне проблемы могут быть связаны с личностными особенностями, в том числе: слабая мотивация к труду, недостаток профессионализма, попытка выполнить несколько заданий одновременно, неуверенность в собственных знаниях и умениях и боязнь ответственности, личная неорганизованность и т.п.На уровне группы основные проблемы управления временем могут возникать из-за особенностей межличностных отношений, в частности:- отсутствие необходимой информации для эффективного решения поставленных задач на уровне группы (должностных инструкций, руководящих положений и т.д.);- групповое единомыслие, при котором часто решение принимается неформальным лидером без учета альтернативных вариантов решения проблемы (возможно, более рационального с позиции использования рабочего времени);- доминирование ориентации на развитие межличностных отношений в ущерб ориентации на дело.На уровне организации причинами неэффективного использования рабочего времени, в частности, могут быть:- недостатки в разработке бизнес-стратегии и, как следствие, проблемы организации и планирования, аритмия производства и т.д.;- нерационально построенные горизонтальные и вертикальные коммуникации в организации;- наличие дублирующих инстанций;- проблемы с трудовой дисциплиной.Некоторые из указанных проблем менеджеры могут решить самостоятельно, другие же требуют серьезных организационно-технических изменений на уровне компании в целом. Но в любом случае при возникновении проблем с повышением эффективности производства и производительностью труда следует провести диагностику проблем управления временем.Для диагностики проблем управления временем в организации существует специальная методика (по С. Бартрену и Б. Гибсону). Целями ее проведения являются определение аспектов самоорганизации и требований по совершенствованию индивидуальной деятельности, а также выявление организационных проблем и симптомов нерационального управления временем с целью последующего их решения. Инструментарий представляет собой опрос сотрудников на основе представленного вопросника (табл. 2) и проведение последующей групповой дискуссии, способствующей выявлению проблем по управлению временем в организации.Таблица 2Вопросник "Управление временем как фактор эффективности труда" N п/п Утверждение Ответ да/ нет 1 У меня нет системы или обычного порядка организации своего времени 2 Я боюсь забыть что-нибудь сделать 3 Я не имею стандартов деятельности 4 Я испытываю недостаток руководства в своей работе 5 Я не всегда довожу до конца начатое дело 6 Я имею склонность к реагированию на срочные дела, откладывая те, которые считаю важными 7 У меня нет времени на планирование 8 Я предпочитаю делать, а не размышлять 9 У меня нет приоритетов в отношении того, что читать и наскольковнимательно 10Я имею склонность к долгим и расплывчатым разговорам по телефону 11Я не отдаю предпочтения никому, поэтому отвечаю на все телефонные звонки 12Я не отказываю во встрече неожиданно заглянувшим ко мне визитерам 13Мне нравится чувствовать свою важность и вовлеченность во все дела 14Мне трудно завершить визит и встречу 15Я не знаю, как сказать "нет" 16Я испытываю недостаток общего представления перспективы своей работы 17В моей работе имеют место нереалистичный расчет и оценка времени на выполнение задач, нехватка информации о конечных сроках 18Мне не нравится принимать решения из-за боязни совершить ошибку 19Я не всегда предвижу результат от принятых решений 20В моей работе имеют место неэффективные подходы к принятию решений Сотрудники должны в процессе прочтения вопросника отмечать те варианты ответов, которые в большей степени характерны для них лично.Из тех утверждений, на которые работник дал положительный ответ, необходимо выбрать пять, имеющих наиболее влияние на его работу, которые затем необходимо проранжировать по степени важности.1. ______________________2. ______________________3. ______________________4. ______________________5. ______________________Положительные ответы на определенные утверждения являются индикаторами наличия проблем в конкретных сферах.Еще один важный аспект тайм-менеджмента - трудовая дисциплина. Часто для ее поддержания используются различные системы наказания. На существование подобных проблем могут указывать некоторые симптомы, например недостаток времени для выполнения задания, постоянные опоздания сотрудников. Обычно также отмечают суету в поведении работников, которая выражается в их хаотичных действиях, отсутствии последовательности в поведении, недостаточной уверенности в себе. Важный симптом - переутомление, что выражается в постоянном чувстве усталости, апатии, постоянной раздражительности. При этом, находясь в таком состоянии, человек берется за чрезмерный объем работ, дает значительное количество обещаний и т.д. У подобных работников происходит почти постоянное изменение планов не только на неделю, но и на день. Они не могут распределить время между различными заданиями, а также грамотно распорядиться своим свободным временем (недоделанную работу берут домой, где также часто не успевают ее сделать).Так, в ТрансКредитБанке за опоздание на 10 минут из зарплаты служащего удерживают штраф 100 долл. США. В информагентстве РБК, по словам сотрудников, сумма штрафа составляет 3% от месячной зарплаты за три минуты опоздания. По утверждению служащих "ЛУКОЙЛа", в некоторых подразделениях компании практикуют штрафы за поздний уход из офиса, а разговоры по сотовым телефонам вообще запрещены. Следует отметить, что в некоторых фирмах структура оплаты труда такова, что ежемесячная премия во много раз превосходит по размеру официальную зарплату. Поэтому лишиться ее для сотрудника компании может оказаться достаточно болезненным.Следует отметить, что эффективный работник ценит и свое, и чужое рабочее время. Именно такой работник будет успешен в любой профессии, на любой должности, поскольку тайм-менеджмент - важный элемент самоорганизации любого сотрудника компании. Если же речь идет о руководителе, то для него тайм-менеджмент - это неотъемлемая часть организационной культуры, которая позволит ему выжить в условиях рыночной экономики и серьезной конкуренции за счет умения держать себя во временных рамках. В связи с этим несомненный интерес представляют рекомендации по рациональному использованию рабочего времени Р.А. Маккензи (табл. 3) .