Учет денежных средств в кассе и контроль за ведением кассовых операций

Заключение

В процессе хозяйственной деятельности экономического субъекта , постоянно ведутся расчеты с поставщиками и подрядчиками за приобретенные у них товарно-материальные ценности или услуги, с кредитными и финансовыми учреждениями, а так же с работниками по заработной плате.
Из этого следует, что важно значение, в организации, приобретает своевременность денежных расчетов.
В данной курсовой работе нами были рассмотрены:
- нормативное регулирование по ведению денежных средств в кассе;
- правила приема, хранения и выдачи наличных денежных средств из кассы организации;
- порядок ведения кассовой книги и контроль за ведением кассовой дисциплины;
- типичные корреспонденции по расчету наличными денежными средствами из кассы;
Помимо рассмотренных данных процедур, мы так же рассмотрели контр ...

Содержание


Введение 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ 5
1.1. Теоретические аспекты учета денежных средств в кассе 5
1.2 Документальное оформление операций по учету денежных средств в кассе 14
2. МЕТОДОЛОГИЯ КОНТРОЛЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ 26
2.1. Теоретические основы по контролю операций с денежными средствами в кассе 26
2.2. Планирование контроля денежных средств в кассе организации 30
Заключение 35
Список использованной литературы 36
Приложения 39

Денежные средства и расчеты играют исключительно важную роль в рыночной экономике. Рынок невозможен без денежного обращения. Денежные расчеты – это движение денег, опосредствующее оборот товаров и денег.
С помощью денег осуществляются планирование и учет финансово-хозяйственной деятельности организаций всех форм собственности. Денежные средства являются составной частью оборотных активов.
Важна роль денег и денежного обращения в рынке. Серьезные задачи по укреплению денежно-кредитной системы определяют необходимость глубокого изучения современной непрерывно развивающейся системы организации и планирования денежного обращения, без чего невозможно обеспечить её дальнейшее совершенствование и повышение эффективности.
Денежные средства являются неотъемлемой частью кругооборота хозяйственн ых средств. Скорость движения их в подавляющем большинстве определяет эффективность всей хозяйственной деятельности организации. Количество имеющихся у организации денег является одним из наиболее важных средств, влияющих на её платежеспособность.
Платежеспособность – показатель финансового состояния организации. Организация будет платежеспособной, если у неё достаточно денег для расчетов по имеющимся текущим обязательствам. Помимо этого, у организации должны быть резервные запасы денег для оплаты неожиданно возникших обязательств, а также вследствие появления возможностей вложения в выгодные инвестиции. Но излишний запас денег тормозит их оборот, тем самым уменьшая эффективность их использования, а в условиях инфляции приводит к их потерям.
Учет денежных средств – это один из важнейших звеньев систем бухгалтерского учета. Так как у подавляющего количества российских организаций финансовое состояние находится на критическом уровне, управление денежными потоками занимает среди задач бухгалтерского учета одно из приоритетных мест.
Актуальность выбранной темы работы обусловлена важностью задачи учета и контроля денежных средств, как легкореализуемого имущества с одной стороны, с другой стороны – как средства платежа за потребленные материалы, трудовые и другие ресурсы. Хотя в реалиях нашей жизни кассовые операции сокращаются в объеме, однако, при всей их методической простоте. При их учете могут возникнуть ошибки, порой грубые, которые в свою очередь, могут обернуться финансовыми санкциями со стороны контролирующих органов или служб.
Теоретической и методической основой курсовой работы являются нормативно-правовая документация, литература по бухгалтерскому учету, анализу финансово - хозяйственной деятельности и контролю, публикации экономических журналов и газет.

Если же кассир обнаружил несоответствие вносимой суммы наличных денег сумме приходного кассового ордера, то он предлагает сдатчику денег пополнить недостающую сумму денег или возвращает излишне внесенную сумму наличных денег. В случае, если вноситель наличных денег отказывается пополнить недостающую сумму, кассир должен вернуть ему подлинную сумму, а приходный кассовый ордер перечеркнуть и передать главному бухгалтеру с целью выписывания повторно приходного кассового ордера на сумму, которую на самом деле внес сдатчик денег.Из кассы организации денежные средства выдают на покупку мелких хозяйственных нужд (расходов) – приобретение канцелярских принадлежностей, на командировочные расходы, на оплату труда работникам и т.д.Деньги из кассы выдает кассир на основании расходных кассовых ордерови ведомостей по видам затратной платы. Поэтому прежде чем выдать деньги из кассы, кассир должен убедиться в правильности составления этих документов. Для чего проверяет наличие подписей руководителя и главного бухгалтера организации; соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами и сумм проставленных прописью; основание для их выдачи; паспортные данные получателя денег и их соответствие с данными этого лица в расходном кассовом ордере.Если деньги из кассы выдаются, то кассир тщательно сверяет паспортные данные получателя денег с данными доверенности и расходного кассового ордера. При отсутствии расхождения этих данных, удостоверяющих личность получателя денег, кассир выдает денежные средства, указанные в расходном кассовом ордере.Если на получателя наличных денег выписывается одна доверенность на несколько выплат или на получение денег в кассах нескольких организаций, то снимают ксерокопии этой доверенности, заверенные в отделах кадров этих организаций, которые прилагаются к расходным кассовым ордерам организаций, выдающим наличные деньги.При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир должен подписать этот документ и внести его данные в кассовую книгу.Расходный кассовый ордер по выдаче денег на командировочные расходы выписывают в бухгалтерии организации на основании письменного заявления подотчетного лица и приказа руководителя о направлении данного лица в командировку.Заявление подотчетное лицо пишет на бумаге, формата А-4, в произвольной форме, которое подписывается этим лицом, проставляется дата составления. На заявлении, руководитель организации ставит свою подпись о согласии с заявлением подотчетного лица, а так же проставляет дату и свою подпись.После возвращения с командировки, подотчетное лицо должно отчитаться о потраченных денежных суммах в течении трех дней. С этой целью подотчетное лицо составляет и предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагаются все оправдательные документы (проездные билеты, документы на оплату квартирных счетов или гостиничных, а так же считаются расходы суточных по нормативам).Авансовый отчет после проверки бухгалтером, утверждается руководителем.Очередная выдача наличных денег под отчет производится подотчетному лицу, если он полностью погасит ранее полученные суммы. Из кассы еще в некоторых организациях выдают деньги в счет оплаты труда работникам. Выдача оплаты труда производится по расходным кассовы ордерам, платежным ведомостям.Сумма наличных денег, для выдачи оплаты труда, заранее определяется в расчетно-платежной ведомости. Заработную плату из кассы выдают в строго определенные дни и этот срок не должен превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).Если из работников кто-то в дни выдачи заработной платы не получил свою оплату труда, то кассир в платежной ведомости должен сделать надпись «депонировано» напротив фамилии работников, которым не бал выдана заработная плата. Кроме того, он должен подсчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег. Депонированную сумму в последующем сдают в банк для зачисления на расчетный счет организации.На депонированные суммы, если они существенные кассир может составить реестр депонированных сумм, где указывается:- наименование организации;- дата оформления реестра депонированных сумм;- период возникновения депонированных сумм;- номер расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);- Ф.И.О. работника, не получившего наличные деньги, его табельный номер;- сумму невыплаченных наличных денег;- итоговую сумму по реестру депонированных сумм;- подпись и расшифровка подписи кассира.Реестр депонированных сумм, кассир должен передать в бухгалтерию для проверки и подписания главным бухгалтером. Лимит хранения наличных денег в кассе организации согласовывается банком, где открыт расчётный счет организации (приложение к Положению Банка России от 12.11.2011 г. № 373-П).Увеличение лимита допускается, как правило, в дни выдачи заработной платы.Выписанные приходные и расходные кассовые ордера в организации регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3), в хронологической последовательности (раздельно приходные и расходные ордера).В конце каждого рабочего дня, кассир записывает данные приходных и расходных кассовых ордеров в Кассовую книгу (форма № КО-4). Кассовая книга организации ведется либо автоматизировано, либо вручную.Каждый лист кассовой книги, составленной автоматизировано, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах, которые нумеруются по порядку, то есть в хронологической последовательности с начала календарного года. Далее все листы кассовой книги брошюруются, подшиваются и их количество заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера и скрепляется печатью организации.Контроль над ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер организации. Как указывалось выше, кассир в кассовой книге, данные приходных и расходных кассовых ордеров, составленных на получение или выдачу денег. После окончания рабочего дня, кассир должен сверить данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, подсчитать итоги прихода и расхода и определить сумму остатка денег в кассе на конец дня. После этого пописывает кассовую книгу за штатный день.Документооборот по учету денежных средств в кассе организации представлен в приложении на рисунке 1.1.Согласно учетной политики в организации инвентаризацию кассы проводят один раз в месяц, проводя при этом полный пересчет всех денег и проверку других ценностей, имеющихся в кассе. Инвентаризацию кассовой наличности проводит специально созданная комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Инвентаризацию кассы может проводить также ревизионная комиссия. При инвентаризации присутствие кассира обязательно. В случае обнаружения недостачи в кассе кассир несет полную материальную ответственность за причиненный организации ущерб. Обнаруженные в кассе излишки ценностей подлежат оприходованию. Одновременно выясняются причины их возникновения. До начала инвентаризации, инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы.Кассир так же должен дать расписки о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Проверка комиссией осуществляется путем установления соответствия данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.В процессе инвентаризации кассы ревизионная комиссия организации особо обращает внимание:- в платежных ведомостях – на подлинность подписи получателей денег, с целью исключения случаев, подделывания подписей;- на соответствие дат, порядковой нумерации и сумм в документах, с аналогичными показателями в кассовой книге, журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.- на правильность записи полученных сумм (прописью) и самой подписи получателем денег, а также заполнение паспортных данных получателей, не состоящих в штатной численности организации;- на наличие подписей распорядителей денежных средств. Обращается внимание на то, что руководитель подписывает лично все расходные кассовые документы. Исключение составляют только периоды, когда руководитель временно отсутствует в организации свои функции он приказом передает другому лицу, временно его замещающим (отпуск, командировка, болезнь). В соответствии с Гражданским кодексом РФ нарушение порядка подписи документов за руководителей (первых лиц) влечет за собой не признание юридической силы таких документов (и других тоже);- на оформление и ее ведение, правильность внесенных исправлений. Особенное внимание обращается на правильность подсчета итоговых оборотов и выведение остатков наличных денег по окончании дня.При проверке полноты оприходования наличных денег, полученных по чекам из банка, необходимо проверить наличие всех корешков чековой книжки.Необходимо также проверить:- использовались ли полученные из банка наличные деньги в кассу по строго по целевому назначению;- соблюдение лимита хранения денег в кассе;- своевременность и полноту сдачи в банк неиспользованных наличных денег, полученных для выплаты заработной платы, премий, пособий и сумм по прочим поступлениям;- обоснованность проведения расчетов наличными деньгами;- не производилась ли выдача или получение наличных денег взаймы.Сальдо денег фактическое сверяется с их остатком по кассовой книге. При автоматизированном ведении кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.Результаты инвентаризации фактического наличия денежных средств и денежных документов, находящихся в кассе организации, отражают в сличительной ведомости. Далее по этим данным составляют инвентаризацию кассовой наличности в форме №ИНВ-15в. Составляется в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица.В случае увольнения кассира и принятия нового акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается кассиру, второй работнику, а третий бухгалтерию.В акте в обязательном порядке отражается следующая информация:- сумма денег и ценностей, числящихся на момент проведения ревизии по бухгалтерскому учету и в книгах учета ценностей;- фактическая сумма ценностей;- обнаруженные излишни и недостачи денежных средств в ходе инвентаризации;- выявленные нарушения в совершении кассовых операций;- другие вопросы, требующие включения в акт, по мнению членов комиссии, проводивших ревизию.Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств и денежных документов не производятся.Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в акте не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.Выявленные процессе инвентаризации недостача или излишек денежных средств в кассе организации в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Кассир должен дать объяснение причинам возникновения излишков или недостач денежных средств в кассе.Выявленная недостача наличных денежных средств взыскивается с кассира организации. Выявленные излишки наличных денег принимаются к бухгалтерскому учету (приходуются в кассу) и зачисляются на финансовые результаты организации. Проверку и соблюдение кассовой дисциплины могут также производят учредители организаций и аудиторы в соответствии с заключенными договорами. При этом особое внимание они должны уделять вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.Сдача наличных денег на расчетный счет организация оформляют объявлением на взнос наличных денег.Получение наличных денег с расчетного счета производится по чекам из чековой книжки. Чек состоит из двух частей: самого чека и его корешка. В чеке указывают дату его выписки, сумму цифрами и прописью; ставят оттиск печати чекодателя и подписи руководителя и главного бухгалтера. На оборотной стороне должны быть указаны цели, на которые организация получает наличные денежные средства: на выдачу заработной платы, командировочные расходы и хозяйственные нужды. Данная сторона чека также должна быть подписана. Денежные средства, полученные с расчетного счета по чеку, приходуются в кассу на основании приходного кассового ордера.При оформлении чека не допускаются никакие подчистки и помарки. Если чек заполнен неправильно, через весь чек и его корешок делают надпись «аннулировано».Синтетический учет наличия и движения денежных средств в кассе ведется на активном счете 50 «Касса». По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. Типовые корреспонденции, которые используются в бухгалтерии представлены в Приложении (табл. 1.1).2. МЕТОДОЛОГИЯ КОНТРОЛЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ2.1. Теоретические основы по контролю операций с денежными средствами в кассеВ процессе функционирования любой организации возникает необходимость контроля за учётом денежных средств Контроль – это процесс изучения различных аспектов деятельности организации: экономической эффективности и законности осуществляемых операций, достоверности учетной и отчетной информации о хозяйственных и финансовых действиях при сопоставлении с фактическим состоянием объектов контроля [14, c. 183].Cуществуют следующие виды контроля [21, c. 194]: - по времени проведения различают предварительный, текущий и последующий контроль. Предварительный контроль осуществляется до совершения хозяйственных операций с целью недопущения ошибок, нарушения законодательства. Текущий контроль – проводится непосредственно в ходе совершения хозяйственных операций и направлен на оперативное исправление допущенных ошибок, негативных явлений в хозяйственной жизни. Задача последующего контроля – проверка законности совершенных хозяйственных операций, выявление недостатков в работе, вскрытие нарушений и злоупотреблений, принятие мер по их ликвидации;- по источникам информации различают документальный и фактический контроль. Документальный контроль состоит в установлении сути и достоверности хозяйственной операции по данной первичной документации, учетных регистров и отчетности, в которых она нашла отображения в бухгалтерском, оперативном и статистическом учете. Фактический контроль состоит в установлении реального состояния объекта с помощью взвешивания, счета, измерения, лабораторных анализов и т.п.;- по организационным формам контроль в РФ подразделяют на государственный, ведомственный, внутрихозяйственный. Государственный контроль осуществляют гос.органы управления и органы специализированного контроля. Ведомственный контроль – это контроль, осуществляемый министерствами, главными управлениями и другими объединениями по отношению к подведомственным им организациям. Внутрихозяйственный контроль – контроль за производственной и хозяйственной деятельностью организации администрацией и функциональными отделами. Контроль осуществляется за финансовой, производственной и хозяйственной деятельностью организации.Экономический контроль осуществляется в следующих формах: в форме экономического анализа, в форме аудиторской проверки, в форме ревизии.Экономический анализ – способ изучения хозяйственной деятельности организации за определенный период времени путем использования сведений, собирающихся в системе бухгалтерского, управленческого и статистического учета. Основная задача – контроль за выполнением заданий по количественным и качественным показателям, определение экономических результатов работы, наиболее полное выявление и мобилизация всех внутренних производственных резервов для дальнейшего улучшения работы организации.Аудиторская проверка – независимый контроль достоверности данных бухгалтерской отчетности организации.Ревизия – метод осуществления контрольных действий, состоящий в последовательной проверке с целью установления законности и целесообразности хозяйственных операций и действий должностных лиц. Развитие рыночных отношений повышает ответственность и самостоятельность предприятий в выработке и принятии управленческих решений по обеспечении эффективности расчетов с дебиторами и кредиторами. Увеличение или снижение дебиторской и кредиторской задолженности приводят к изменению финансового положения предприятия. По мере роста масштаба деятельности предприятия и расширения аппарата управления возникают проблемы, связанные с обменом информацией, затрудняется контроль за различными подразделениями предприятия со стороны центрального руководства, что повышает риск ошибок и злоупотреблений персонала.Контроль операций по учету денежных средств особенно важен. Денежные средства организации – относятся к наиболее подвижным и легкореализуемым активам. Завершая кругооборот средств хозяйства и будучи исходным пунктом нового кругооборота, денежные операции носят массовый характер применения и наиболее уязвимы с точки зрения различного рода нарушений и злоупотреблений.Основными источниками информации при проверке операций с денежными средствами служат: бухгалтерская (финансовая) отчетность – бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, положение об учетной политике организации, журнал регистрации платежных поручений, регистры бухгалтерского учета по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет». кассовая книга (форма № КО-4), отчеты кассира с приложенными первичными документами, приходные кассовые ордера (форма № КО-1), расходные кассовые ордера (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5), акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15), акт ревизии наличных денежных средств, акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма № КМ-1), акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма № КМ-2), акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5), справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6), сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма № КМ-7), журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8), акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).В процессе ревизии кассовых операций особое внимание уделяется проверке операций с наличной валютой. При этом проверяется:- полнота и своевременность оприходования валюты;- законность валютных операций;- правильность оформления кассовых ордеров на поступление и выдачу валюты;- правильность определения курсовых разниц;- правильность бухгалтерского учета курсовых разниц [26, с. 196]. Rроме наличных денежных средств в кассе организации могут находиться денежные документы, т.е. проездные документы для работников предприятия, марки государственной пошлины, почтовые марки, туристические путевки, путевки в дома отдыха, санатории и т.д. Все они имеют денежную оценку, учитываются в сумме фактических затрат, хранятся в кассе и отражаются на субсчете 50-3 «Денежные документы» [24, с. 169]. Аналитический учет ведется по их видам.