Создание организации и управление организационными процессами в рамках системы управления

Для каждой организации существует лучшая и только ей одной подходящая организационная структура управления, поэтому каждая организация сама должна построить структуру управления приемлемую только для нее. Любая организация имеет свои особенности по использованию технологического процесса, профессионализма и личностных качеств набранного персонала.
Организация – это совокупность объединившихся людей и групп, которые целенаправленны на достижение каких-либо целей, решений каких-либо задач на основе определенных правил и процедур, разделения труда и обязанностей. Организационная структура управления является составной частью структуры организации и строится на основании целей и стратегий развития организации. Иначе говоря, организационная структура определяет распределение ответственности и ...

Введение 3
Глава 1. Организация как организационно-правовая фирма 5
1.1 Определение организации 5
1.2 Понятие организационной структуры и её сущность 8
1.3 Виды организационных структур и стадии роста 12
1.4 Выводы по главе 1 20
Глава 2. Анализ организационной структуры ООО «ПрессХаус» 22
2.1 Краткая характеристика ООО «ПрессХаус» 22
2.2 Анализ организационной структуры ООО«ПрессХаус» 23
2.3 Возможные мероприятия по совершенствованию организационной структуры ООО «ПрессХаус» 29
2.4 Выводы по главе 2 32
Заключение 33
Список литературы 35



 

Организация (предприятие, фирма, концерн) – самостоятельный хозяйственный субъект, производящий продукцию, выполняющий работы и оказывающий услуги в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли. Как юридическое лицо оно соответствует определенным признакам, установленным законодательством Российской Федерации: отвечает за принятые обязательства, может получать банковские кредиты, заключать договоры на поставку необходимых материалов и реализацию продукции.
Организационная структура - одно из важнейших понятий менеджмента, связанное с различными целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними обязанностей. Так же она определяет функции распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, структура отображае тся в виде графической схемы, таблицы, элементами которой являются упорядоченные иерархические должностные позиции.
От организационной структуры предприятия требуется множество функций, таких как оптимальность, надежность, устойчивость, гибкость и экономичность. Не менее важной задачей построения структуры организации является снабжение функциональным и производственным подразделением персонала, обладающим навыками, способностями, техническими знаниями, необходимыми для обеспеченнее фирме конкурентного преимущества над другими фирмами соперника. Для этого нужно обладать определенными способностями и суметь правильно выявить, каким уровнем подготовки, опытом, навыками и знаниями данной структуре должен обладать необходимый персонал для осуществления деятельности, а так же какие должны быть их ценности, личные свойства, убеждения и чтобы все это способствовало успешному выполнению стратегии и развитию фирмы.
Актуальность исследования обуславливает то, что совершенствование организационной структуры предприятия является важнейшей задачей современного менеджмента, важнейшей частью организационного развития, совершенствования системы управления предприятием, процесса изменений, которая также способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач.
Объектом работы является организация ООО «ПрессХаус».
Предметом исследования в данной работе является организационная структура предприятия ООО «ПрессХаус».
Цель курсовой работы заключается в исследовании организации и управления организационными процессами в рамках системы управления. В соответствии с поставленными целями можно выделить следующие задачи:
1. Определение организации как организационно-правовая фирма
2. Изучение типовых организационных структур;
3. Краткая характеристика предприятия ООО «ПрессХаус»;
4. Изучение и анализ организационной структуры предприятия ООО «ПрессХаус»;
5. Предложение мер по совершенствованию организационной структуры ООО «ПрессХаус».
Работа содержит две главы.
В первой главе дается определение организации, понятие организационной структуры, а так же рассмотрены их основные типы и виды, достоинства и недостатки. В конце главы дан краткий вывод по предоставленному материалу.
Во второй главе дается общая характеристика организации ООО «ПрессХаус» и результаты проведенного мною анализа организационной структуры предприятия.
 

В практике управления все более актуальной задачей является рациональное распределение функций управления между руководством предприятия и функциональными и линейными руководителями подразделений. Такой подход позволяет устранить типичные ошибки в распределении функций управления: перегрузку руководителей решением второстепенных вопросов; отсутствие четкого документального распределения управления между руководством организации и подразделений; наличие мелких отделов, служб и цехов наряду с крупными цехами; отсутствие четкой технологии взаимосвязей операций управления по основным функциям с указанием лица, принимающего решение. 1.3 Виды организационных структур и стадии ростаЛинейная структура - это одна из простейших структур управления, чаще называемой пирамидальной или бюрократической. Структура четко функционирует при решении задач с выполнением повторяющихся операций, но трудно приспосабливается к непредвидимым целям и задачам. Линейная система состоит из руководителя предприятия и нескольких подчиненных, крупные организации могут иметь до 3-4-х уровней иерархии.Линейная структура организации характеризуется следующими признаками:имеет относительную автономность в работе; в ней все функции управления сосредоточены у одного руководителя или в одном органе управления; обеспечивает единство и четкость распорядительства; наличием у каждого руководителя нескольких подчиненных; наличием у подчиненного только одного руководителя; обеспечивает быстроту реакции на прямые указания руководителя; наделяет руководителя личной ответственностью за конечные результаты деятельности организации. Основные недостатки структуры:Большое количество управленцев верхнего уровня; Малая гибкость и приспособляемость к нестандартным ситуациям;Решение оперативных проблем доминирует над стратегическими;Высокие требования к уровню знаний и опыта у руководителя;Хорошие условия для затягивания с решением вопросов, касающихся одновременно нескольких подразделений;Перегрузка руководителей высшего уровня большим объёмом получаемой и анализируемой информации;Отсутствие в организации специальных подразделений планирования и контроля.Линейная структура представлена на рис. 4.Рис. 4. Линейная структура организацииЛинейно – штабная структура организации представляет собой обычную линейную структуру, но при руководителе организуется штаб. Его целью является информационное обеспечение деятельности руководителя (рис. 5).Рис. 5. Линейно – штабная структура организацииГлавные задачи штаба:сбор, обработка и анализ информации; подготовка вариантов управленческих решений руководителя; организация и координация деятельности подразделений и специалистов по реализации принятых решений.3. Функциональная структура.Функциональная структура представляет собой процесс деления организации на отдельные подразделения, каждое из которых имеет свою конкретную задачу и четко очерченные обязанности. Функциональная структура получила развитие в период создания крупных предприятий (рис. 6).При функциональном делении организации специализированные работы группируются вокруг ресурсов. В ней решения по общим вопросам принимаются коллегиально, руководители специализируются на строго определенных функциях управления на всех уровнях.Рис. 6. Функциональная структура организацииДостоинства функциональной структуры: стимулирует специализацию; уменьшает расход ресурсов; экономит время; упрощает подготовку кадров; усиливает контроль за деятельностью кадров. Недостатки функциональной структуры: многочисленное дублирование указаний; снижение ответственности исполнителей;долгий путь прохождения команд от руководителя до исполнителей; плохая приспособленность к решению перспективных задач.Матричная структура – это тип организационной структуры, построенной по принципу двойного подчинения исполнителей: непосредственному руководителю функциональной службы и руководителю проекта (целевой программы), который наделен необходимыми полномочиями для достижения поставленных целей.Матричная структура обладает следующими достоинствами:- Хорошо адаптируется к изменениям внешней среды, посредством простого изменения баланса между ресурсами и результатами, техническими и административными идеями; - Гибко использует кадры, имеющие и функциональную и техническую подготовку; - Сочетает в себе вертикальные и горизонтальные связи; - Распределение власти и принятие решений на местах; - Высокая личная ответственность руководителей за направление работы.Матричная структура имеет недостатки:Сложность при распределении вертикальных и горизонтальных полномочий; Подрыв принципа единогласия и порождение конфликтов на разных уровнях;Хорошие условия для борьбы за власть; Увеличение числа стрессовых ситуаций; Проблемы установления четкой ответственности за работу подразделений;У руководителей больше развиваются политические качества, чем технические.В матричной структуре функциональная часть матрицы ответственна за обеспечение работы с квалифицированным персоналом и его развитие. Административная часть матрицы отвечает за планирование и выполнение работы, достижение поставленных целей, управление и оценку результатов.Линейно-функциональный (или смешанный) тип организационной структуры представляет собой один из наиболее распространенных вариантов построения организации. Сущность данной структуры состоит в том, что руководство производством обеспечивается как линейным аппаратом, так и функциональными службами (рис. 7). Рис. 7. Линейно-функциональный (или смешанный) тип организационной структурыЛинейно-функциональная (традиционная) структура реализует следующие принципы: • единоначалие; • линейное построение структурных подразделений и распределение между ними функций управления; • демократическое централизмо-рациональное сочетание централизации и децентрализации. Достоинства типа: сочетание лучших качеств линейной и функциональной структур. Недостатки: – негибкость; – жесткость вертикальных связей; – слабая связь на одном уровне; – конкуренция и конфликты по ресурсам.Дивизиональная структура. Дивизиональные структуры управления стали возникать к концу 20-х годов ХХ века, когда стали возрастать размеры предприятий. В таких структурах централизованное планирование на высших уровнях управления сочетается с децентрализованной деятельностью нижних уровней.Дивизиональная структура дает возможность роста организации и эффективного управления разными видами деятельности. Дивизиональная структура: увеличивает число уровней управления; допускает дублирование функций управления на разных уровнях; порождает конфликты между подразделениями из-за нехватки основных ресурсов.Дивизиональная структуризация организации по подразделениям производится по следующим критериям: а) по обслуживаемым регионам; б) по выпускаемой продукции; в) по ориентации на потребителя.Б. З. Мильнер предлагает следующее содержание дивизиональных форм и их характеристики:Региональная организационная структура;Продуктовая структура управления;Смешанная дивизиональная структура управления.Региональная организационная структура снижает уровень издержек; создает новые рабочие места; приближена к потребителям и формирует рыночную стратегию (рис. 8).Рис. 8. Региональная организационная структура Продуктовая структура управления облегчает координацию; улучшает обслуживание клиентуры; использует специализированные средства производства; ответственность за получение прибыли возлагает на руководителей подразделений (рис. 9).Рис. 9. Продуктовая структура управления Смешанная дивизиональная структура управления сочетает в себе как региональный, так и продуктовый принципы; развиваются арендные отношения (рис. 10). Рис. 10. Смешанная дивизиональная структура управления 1.4 Выводы по главе 1Организация – это совокупность объединившихся людей и групп, которые целенаправленны на достижение каких-либо целей, решений каких-либо задач на основе определенных правил и процедур, разделения труда и обязанностей.Организационная структура управления является составной частью структуры организации и строится на основании целей и стратегий развития организации. Иначе говоря, организационная структура определяет распределение ответственности и полномочия сотрудников внутри организации. Данные распределения отображаются виде графических схем или таблиц, в иерархическом расположении с указанием подразделения, должности, позиций и обязанностей. Решение вопроса о выборе вида структуры управления организацией - это процесс адаптации организации к внешним условиям, а именно к требованиям потребителя и рынка, общества и государственных органов и внутренним факторам развития организации с ее ресурсами, технологиями, организацией производства и труда, а так же принятием процессов управленческих решений. В первой главе были рассмотрены не только понятия организация и организационная структура, но и сами виды структур управления организации с разбором их достоинств, а так же недостатков.Глава 2. Анализ организационной структуры ООО «ПрессХаус»2.1 Краткая характеристика ООО «ПрессХаус»При формировании концепции торговой сети «Хорошие Новости» в состав которой созданы компании:ООО ПрессХаус; ООО «Пресса Москвы»; ООО «Аэро-Пресс»; ООО «СОВА»;ООО «Инвест-Бэйс».Данные компании ориентированы на создание сети магазинов распространяющих печатную продукцию, безалкогольные напитки, еду и различные сувениры в Москве, Подмосковье, местных аэропортах, Самаре, Казане, Санкт-Петербурге, на Урале и еще в нескольких городах. ООО «ПрессХаус» - одна из организаций торговой сети «Хорошие Новости», созданная в 2000 г. в составе крупнейших операторов на рынке распространение печатной продукции в России и СНГ. Концепция сетей «Хорошие новости» была изучена опытными ведущими европейских объединений минимаркетов, работающих в этой же сфере. На основу полученного опыта с учетом требований Российского рынка, была открыта сеть магазинов самообслуживания « Хорошие Новости».ООО «ПрессХаус» активно растет и расширяется. Доказательством востребованности магазинов данного формата является рост количества покупателей в сети более чем в 4 раза. Постоянное «расширение географии» - выход на региональный рынок и на новые сегменты столичного рынка - позволяет сделать доступным качественный сервис «Хороших Новостей» для максимального количества покупателей и способствует продвижению печатной продукции и сопутствующих товаров среди самых разных категорий клиентов.Безусловно, современные технологии ведения бизнеса в ритейле, требуют высококвалифицированных кадров и эффективного построения бизнес-процессов. В рамках компании «ПрессХаус» существуют все необходимые функциональные подразделения, осуществляющие технологические процессы, направленные на организацию и управление продажами в сети «Хорошие новости» и популяризацию бренда.2.2 Анализ организационной структуры ООО«ПрессХаус»Предприятие ООО «ПрессХаус» за 14 лет существования на рынке и уже успело, завоевало конкурентоспособные позиции.Для анализа соответствия организационной структуры ООО «ПрессХаус» необходимо определить вид организационной структуры данного предприятия. Организационная структура подразделяется на следующие уровни:К высшему уровню управления относятся: генеральный директор, директор по логистике, коммерческий директор и директор по финансам.Средний уровень представляют руководители структурных подразделений;К уровню исполнения относятся рядовые сотрудники. Итак, верхний уровень управления в ООО «ПрессХаус» представлен генеральным директором, в подчинении которого состоят заместитель по производственной части, заместитель по административным вопросам, два менеджера по закупкам, менеджер по работе с клиентами, бухгалтерия, секретарь, начальник охраны труда и служба безопасности.Генеральный директор руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, наделен полномочиями, нести всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений. В его обязанности входит общее руководство основным производством и вспомогательными подразделениями для обеспечения непрерывного технологического процесса, общий контроль за работой предприятия, контроль приемки, отдачи товара на склад хранения, переработки и списания сырья и вспомогательных материалов. Распределение материальных и людских ресурсов, планирование, контроль за исполнением решений. Контроль и учет движения сырья и готовой продукции, составление бизнес-планов, составление производственных отчетов, контроль ведения всего документооборота предприятия.Рис. 11. Структура организации ООО «ПрессХаус» Заместитель директора по административным вопросам руководит инженерно-техническим отделом (во главе которого стоит главный инженер), отделом кадров и строительным подразделением. К функциям заместителя директора по административным вопросам относятся следующие:работа по формированию кадровой политики, определению основных направлений кадровой политики в соответствии со стратегией развития предприятий и мер по ее реализации, координация работы подчиненных ему служб и подразделений,обеспечение своевременного составления сметно-финансовых и других документов, расчетов, установленной отчетности, организация проведения необходимого учета и составления отчетности, организация разработки рациональной плановой и учетной документации, применяемой на предприятии.Менеджеры по закупкам, согласно должностным инструкциям, выполняют такие функции, как:планирование, руководство или координация деятельности по закупке сырья, материалов, оборудования, товаров и услуг,проведение инвентаризации, управление процессом закупки и поставки продуктов и материалов, определение себестоимости товаров, формулирование и координация исполнения политики торговли компании для обеспечения прибыли, подготовка отчетов о рыночных условиях и издержках на закупку,подготовка, пересмотр и обработка распоряжения и заказов на закупку материалов и оборудования, представление компании при формулировании политики закупок, а также при ведении переговоров и заключении контрактов с поставщиками. Менеджер по работе с клиентами: осуществляет руководство одним из направлений деятельности организации в области связей с общественностью, осуществляет выбор форм и методов взаимодействия с общественностью, организациями, средствами массовой информации, определяет характер, содержание и носители информационных сообщений, исходящих от организации, обеспечивает двустороннюю связь с потребителями, партнерами и другими группами общественности, организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров, прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение, материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий, организует и проводит деловые переговоры, а так же организует ведение деловой корреспонденции.Главный инженер обеспечивает бесперебойную и технически правильную эксплуатацию и надежную работу оборудования, контролирует работу всех технических специалистов предприятия, осуществляет организацию ремонта оборудования, планирует проведение организационно-технических мероприятий, ведет техническую документацию и разрабатывает конструкторские проекты и решения. Главный бухгалтер обязан осуществлять организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия, формировать в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости, подготавливать и принимать рабочий план счетов, форм первичных учетных документов, обеспечивать порядок проведения инвентаризации, формировать и современно представлять полную и достоверную бухгалтерскую информацию о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, вести расчеты по заработной плате. Начальник охраны труда обязан проводить инструктаж работников по технике безопасности и контролировать её выполнение.