РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ.

6.3. Вывод отчёта на печать
Для печати полученного отчета щелкнем правой кнопкой мыши по названию отчета и выберем команду Печать.


7. СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ ДИСПЕТЧЕРА КНОПОЧНЫХ ФОРМ
Разработаем структуру кнопочной формы, представив ее в виде таблицы.
Таблица 5. Структура кнопочной формы
Название страницы КФ Элементы Действие
Отдел сбыта готовой продукции предприятия (главная страница) Выход Выход из приложения Access
Добавление данных Форма Цеховая накладная Открытие формы Цеховая накладная в режиме добавления
Редактирование данных Форма Изделие Открытие формы Изделие в режиме редактирования
Форма Единицы измерения Открытие формы Единицы измерения в режиме редактирования
Форма Цех Открытие формы Цех в режиме редактирования
Форма Склад Открытие формы Склад в режиме редакт ...

Содержание
1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ 3
1.1. Описание предметной области и функции решаемых задач 3
1.2. Перечень входных (первичных документов) 6
1.3. Ограничения предметной области 8
2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ 10
2.1. Организационно-экономическая сущность решаемых задач 10
2.2. Описание выходной информации 10
2.3. Описание входной информации 11
3. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ. 13
3.1. Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов. 13
3.2. Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели. 14
3.3. Определение логической структуры базы данных 16
3.4. Разработка физической структуры базы данных. 17
3.5. Контрольный пример 20
4. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ 22
4.1. Структура таблиц 22
4.2. Схема данных в Аccess 23
4.3.Создание пользовательских форм 24
4.4. Ввод данных 26
5. СОЗДАНИЕ АЛГОРИТМА И ЗАПРОСОВ 29
6. СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ 34
6.1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов. 34
6.2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов. 34
6.3. Вывод отчёта на печать 35
7. СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ ДИСПЕТЧЕРА КНОПОЧНЫХ ФОРМ 36
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 37

1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
1.1. Описание предметной области и функции решаемых задач
В результате обследования предметной области выявлено, что предприятие выпускает изделия широкого потребления.
Производство предприятия представлено тремя цехами. Цех 1 выпускает изделия 123456, 123457, 123458, 123459; Цех 2 - изделия 123460, 123461, 123462, 123463, 123464; Цех 3 – изделия 123465, 123466, 123467, 123468, 123469, 123470.
Готовые изделия поступают на склады. За складом 1 закреплены изделия 123456, 123457, 123462, 123463, 123469; за складом 2 - изделие 123458, 123459, 123464, 123465, 123466, 123470, за складом 3 - изделия 123460, 123461, 123467, 123468.
Система управления предприятием включает подсистемы:
технической подготовки производства (технологическая проработка, констр уирование изделия),
планирования,
маркетинга,
бухгалтерского учёта, материально-технического обеспечения производства,
управление финансами,
реализации и сбыта готовой продукции,
управление кадрами и другие.
Отделы управления предприятием реализуют закреплённые за ними подсистемы управления с выделенными в них комплексами задач. К примеру, бухгалтерия - бухгалтерский учёт, плановый отдел - подсистема планирования и так далее. В некрупных предприятиях за конкретным специалистом могут быть закреплены несколько подсистем управления и их комплексы задач.
Отдел реализации и сбыта предприятия
Разберем в качестве предметной области деятельность отдела реализации и сбыта предприятия.
Экономисты рассматриваемого отдела реализуют функции учёта и контроля, выполняют функции анализа в ходе решения следующих комплексов задач:
• анализ выполнения плана отправки изделий потребителям,
• анализ выполнения плана выпуска изделий,
• анализ выполнения финансового плана,
• анализ движения изделий на складах,
• анализ обеспеченности плана отгрузки фактически поступившими на склад изделиями, и другие
При выполнении задач анализа выявляются несоответствия фактических данных плановым. Когда план выполнен, отклонение равно нулю – это норма. Если фактические данные ниже плановых данных, план не выполнен – дефицит. Если фактические данные выше плановых, имеет место превышение плана – излишки.
По итогам анализа производится выборка (излишки или дефицит). Экономисты отдела реализации выявляют причины несоответствия плану и принимают решения для ликвидации этих причин.
При обследовании отдела реализации и сбыта исследованы главные процессы, связанные с получением всех показателей, необходимых для выполнения комплексов задач подсистемы реализации и сбыта.
До начала планируемого года плановый отдел создаёт:
• план отправки изделий потребителям или реестр договоров на следующий год с разбивкой по месяцам.
• планы выпуска изделий всеми цехами предприятия на следующий год с разбивкой по месяцам,
Цехи отправляют готовые изделия на склад. Процесс фактического изготовления продукции и передачи её на склад оформляется цеховыми накладными. В цеховых накладных отображается дата передачи изделий на склад. Исходя из типа выпускаемой продукции, передача её на склад производится несколько раз в месяц или несколько раз в день. Для анализа исполнения плана выпуска изделий фактические данные группируются по месяцам.
Потребителям согласно договорам отгружают со склада готовые изделия. Процесс отправки оформляется товарно-транспортной накладной с отметкой даты отгрузки. После получения изделий потребитель обязан произвести оплату через банк за полученные товары. Банк составляет платёжные поручения и отправляет информацию о платежах на предприятие.

Для решения этого комплекса задач необходимы первичные документы: список выпускаемых изделий; список складов; список цеховых накладных; план выпуска продукции.Для расчета излишек продукции сданной на склад следует, в первую очередь, по плану выпуска продукции определить плановое количество изделий, которые должны поступить на склад по месяцам, затем цеховым накладным определить количество изделий, поступивших на склады по месяцам (дату перевести в месяц и подсчитать суммарное поступление за месяц). Излишек определить как разность между суммарным количеством запланированных изделий и суммарным количеством поступивших на склад по месяцам. Для расчёта излишек в стоимостном выражении цена берётся из списка выпускаемых изделий.Перечень комплекса задач:По документу План выпуска изделий цехами получить общее количество каждого запланированного к выпуску изделия по месяцам для заданного склада.По документам Цеховая накладная получить общее количество каждого фактически выпущенного изделия по месяцам для заданного склада.Получить излишки как разность между первой и второй суммами в стоимостном выражении.Подсчёт в строке “Итого ” выполнить в отчёте.Описание выходной информацииВыходную информацию представим в виде отчетных форм:Анализ выполнения плана сдачи изделий на склад______НаименованиемесяцНаименование изделияЕд. измер.КоличествоИзлишки (в руб.)ПланФакт…………Итого?Описание входной информацииВходная информация делится на условно-постоянную, хранящую свои значения на длительный период времени, и, на постоянно меняющуюся оперативно-учётную.Список выпускаемых изделий; список складов и план выпускаемой продукции причисляют к условно-постоянной информации; список цеховых накладных относятся к оперативно-учетной информации.Перечень первичных документов, а также источник и срок поступления представим в виде таблицы:Таблица 1. Перечень первичных документов№п/пНаимен. документаРеквизитыОт кого поступаетСрок поступления1.Список выпускаемых изделийКод изделияНаименование изделияЕдиница измеренияЦенаНомер складаФинансовые органыДо начала планируемого года2.Список складовНомер складаНаименование складаФинансовые органыДо начала планируемого года3.Список цеховых накладныхНомер цехаНомер цеховой накладнойДата сдачиКод изделияКоличество по ЦНФинансовые органы По мере поступления4План выпускаНомер цехаМесяц выпускаКод изделияКоличество плановоеПланирующий отделДо начала планируемого года3. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ.3.1. Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов.В соответствии с перечисленным выше перечнем входных документов были созданы следующие сущности:Изделие – хранится информация о выпускаемых изделиях.ЕдИзм – хранится информация об единицах измерения выпускаемых изделийСклад - хранится информация о складах, на которых хранятся выпускаемые изделияЦех – хранится информация о цехах выпускающих изделия ЦН (цеховая накладная) – список документов, по которым выпущенные изделия сдаются на складСЦН (спецификация цеховой накладной) - сведения о видах и количестве сдаваемой на склад продукцииПлан выпуска – сведения о плане выпуска изделий.Каждому объекту соответствуют свои атрибуты:Изделие: Код изделия, Наименование изделия, Единицы измерения, Цена, Склад;ЕдИзм: Код единицы измерения, Наименование ед. измерения;Склад: Номер склада, Наименование склада;Цех: Код цеха, Наименование цеха;ЦН: Номер цеха, Номер цеховой накладной, Дата сдачи.СЦН: Номер цеха, Номер цеховой накладной, Изделие, Количество по ЦН.План выпуска: Номер цеха, Месяц выпуска, Код изделия, Количество плановое. Выберем для каждой сущности ключевые атрибуты, однозначно определяющие сущность. Для сущности «Изделие» это будет уникальный код изделия, для сущности «ЕдИзм» это будет уникальный код единицы измерения. Сущность «Склад» определяется уникальным номером склада, сущность «Цех» определяется уникальным кодом цеха. Для сущности ЦН это будет составной ключ – номер цеховой накладной и номер цеха, а для СЦН - номер цеховой накладной, номер цеха и код изделия. Сущность План выпуска определяется составным ключом - Номер цеха, Месяц выпуска, Код изделия.3.2. Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели.При проведении связи между сущностями первичный ключ главной сущности помещается в дочернюю сущность, то есть в сущность «Изделие» будет вставлен первичный ключ сущности «ЕдИзм» - Код единицы измерения, а также первичный ключ сущности «Склад» - Номер склада. В сущностях СЦН и План выпуска поле Код изделия будет также являться внешним ключом, по которому они связываются с таблицей Изделие.В базе данных определены следующие отношения между таблицами:Таблица 2 – Классификация связей№Родительская таблицаДочерняя таблицаКлючиВид связи1ЕдИзмИзделиеКод единицы измеренияКод единицы измерения1:М2СкладИзделиеНомер складаНомер склада1:М3ЦНСЦННомер склада, Номер ЦННомер склада, Номер ЦН1:М4ИзделиеСЦНКод изделияКод изделия1:М5ЦехЦННомер цехаНомер цеха1:М6ИзделиеПлан выпускаКод изделияКод изделия1:М7ЦехПлан выпускаНомер цехаНомер цеха1:MВыбор таких связей между таблицами «ЕдИзм» и «Изделие», «Склад» и «Изделие» обусловлен тем что, на одной единицей измерения может измеряться несколько изделий, и на одном складе может храниться несколько изделий. Для таблиц «ЦН» и «СЦН», «СЦН» и «Изделие»– по одной цеховой накладной может быть сдано на склад несколько изделий. Для таблиц План выпуска и Изделие – в плане выпуска должен быть запланирован выпуск нескольких изделий. И для таблиц Цех и План выпуска – план выпуска включает в себя продукцию нескольких цехов.Существует несколько способов описания инфологической модели, однако, в настоящее время одним из наиболее широко распространенных подходов, применяемых при инфологическом моделировании, является подход, основанный на применении диаграмм «сущность-связь» (ER – Entity Relationship) [2]. Предложенная П. Ченом в 1976 г. ER-модель или модель «сущность-связь», является наиболее широко используемым представителем класса инфологических моделей предметной области. ER-модель обычно изображается в графическом виде, с применением оригинальной структуры П. Чена, называемой ER-диаграмма, либо с применением других графических нотаций.Основные элементы ER-моделей:сущности (объекты);атрибуты объектов;связи между объектами.Сущность это объект предметной области, у которого имеются атрибуты. Связь между сущностями определяется:типом связи (1:1, 1:N, N:М);классом принадлежности. Класс является обязательным и необязательным. Класс принадлежности — обязательный, когда каждый экземпляр сущности принимает участие в связи, в другом случае — необязательный.На рисунке 2 изображена инфoлoгическaя модель базы данных, на которой отображены все сущности БД, отношение между ними и атрибуты.Изделиекод_изделияНаименование изд.Код ед. изм.Цена Номер складаЕдИзм1Код ед. изм.ФИО2СкладНомер складаНаименование склада3ЦНКоличество по ЦНКод изделияНомер цеховой накл.Номер цехаСЦНДата сдачиНомер цеховой накладнойНомер цехаПлан выпуска6Номер цехаКод изделияМесяц выпуска4ЦехНомер ЦехаНаименование цеха5Количество плановоеИзделиекод_изделияНаименование изд.Код ед. изм.Цена Номер складаЕдИзм1Код ед. изм.ФИО2СкладНомер складаНаименование склада3ЦНКоличество по ЦНКод изделияНомер цеховой накл.Номер цехаСЦНДата сдачиНомер цеховой накладнойНомер цехаПлан выпуска6Номер цехаКод изделияМесяц выпуска4ЦехНомер ЦехаНаименование цеха5Количество плановоеРисунок 2 – Инфологическая модель базы данных3.3. Определение логической структуры базы данныхПри определении логической структуры базы данных используется инфологическая модель предметной области. В этом случае главной задачей такого моделирования будет описание свойств понятий предметной области, их ограничения, накладываемые на данные и взаимосвязь. Начальным прототипом создаваемой базы данных является логическая модель. Все понятия, определенные в ходе исследования предметной области и их взаимосвязи в дальнейшем будут помещены в конкретные структуры какой-либо конкретной базы данных [7].В результате разработки даталогической модели появляется модель, построенная с учетом выбранной модели данных, полученная в результате преобразования инфологической модели с применением определенных правил.Из этого следует, что даталогическая модель отображает структуру базы данных с учетом особенностей модели данных. Реляционная модель данных на сегодняшний день является наиболее популярной. Исходя из этого рассмотрим трансформацию инфологической модели в реляционную даталогическую. На рисунке 3 приведена схема базы данных «Отдел сбыта готовой продукции предприятия».Рисунок 3 – Схема базы данных «Отдел сбыта готовой продукции предприятия»3.4. Разработка физической структуры базы данных.Рассмотрим правила преобразования ER-модели в реляционную [6].Каждой сущности ставится в соответствие отношение реляционной модели данных. При этом имена сущности и отношения могут быть различными, потому что на имена сущностей могут не накладываться дополнительные синтаксические ограничения, кроме уникальности имени в рамках модели.Каждый атрибут сущности становится атрибутом соответствующего отношения. Для каждого атрибута задается конкретный допустимый в СУБД тип данных и обязательность или необязательность данного атрибута (то есть допустимость или недопустимость NULL значений для него).Первичный ключ сущности становится PRIMARY KEY соответствующего отношения. Атрибуты, входящие в первичный ключ отношения, автоматически получают свойство обязательности (NOT NULL).В каждое отношение, соответствующее подчиненной сущности, добавляется набор атрибутов основной сущности, являющейся первичным ключом основной сущности. В отношении, соответствующем подчиненной сущности, этот набор атрибутов становится внешним ключом (FOREING KEY).Для моделирования необязательного типа связи на физическом уровне у атрибутов, соответствующих внешнему ключу, устанавливается свойство допустимости неопределенных значений (признак NULL). При обязательном типе связи атрибуты получают свойство отсутствия неопределенных значений (признак NOT NULL).Исходя из вышеизложенных правил, приведем состав таблиц БД. Для каждого поля таблицы указывается размер поля (количество символов), тип. Для первичных ключей необходимо ввести запрет неопределенных значений. Для остальных полей возможность запрета неопределенных значений определяется семантикой предметной области.Таблица 3 Состав таблиц базы данныхНазваниетаблицы и ИО РеквизитыКлючТип данныхФормат поляИзделиеКод изделияДаТекстовыйНаименование изделияТекстовыйКод единицы измеренияТекстовыйЦенаДенежныйНомер складаТекстовыйЕдИзмКод единицы измеренияДаТекстовыйНаименование ед. измеренияТекстовыйСкладНомер складаДаТекстовыйНаименование складаТекстовыйЦехКод цехаДаТекстовыйНаименование цехаТекстовыйЦН (Цеховая накладная)Номер цехаДаТекстовыйНомер цеховой накладнойДаТекстовыйДата сдачиДата/времяСЦН (спецификация цеховой накладной)Номер цехаДаТекстовыйНомер цеховой накладнойДаТекстовыйДата сдачиДата/времяПлан выпускаНомер цехаДаТекстовыйМесяц выпускаДаТекстовыйКод изделияДаТекстовыйКоличество плановоеЧисловой3.5. Контрольный примерПо приведенным исходным данным выполним вручную решение поставленной задачи (контрольный пример).Анализ выполнения плана сдачи изделий на склад_____Рассчитаем общее количество каждого запанированного к выпуску изделия по месяцам для склада Экспедиция. Для этого отберем записи из Плана выпуска, Изделие и Склад. Сгруппируем данные по наименованию слада, по наименованию изделия, по месяцам и просуммируем по полю Количество плановое.Рассчитаем общее количество каждого фактически выпущенного изделия по месяцам для склада Экспедиция. Для этого отберем записи из ЦН, СЦН, Изделие и Склад. Сгруппируем данные по наименованию слада, по наименованию изделия, по месяцам и просуммируем по Количеству по ЦН.Для расчета излишек из результата, полученного в первом пункте, вычтем результат, полученный во втором пункте. А в стоимостном выражении излишек умножим на цену изделия из таблицы Изделие. И подсчитаем итог. В результате получим отчет со следующими данными:Таблица 4. Анализ выполнения плана сдачи изделий на склад ЭкспедицияМесяцНаименование изделияНаименование ед измеренияПланФактИзлишки (руб)АпрельПудинг "Минский" ванилин 7%граммы9056867,68р.АпрельКефир "Вкуснотеево" 3,2%килограммы6065-241,60р.ИюньПудинг "Минский" ванилин 7%граммы1433 649,36р.ИюньМолоко топленое 4%литры451 464,30р.МайСырок глазированный "Молочная страна" какао 23%граммы11089332,22р.МайСырок глазированный "Молочная страна" ванилин 26%граммы10068497,60р.МайКефир "Вкуснотеево" 3,2%килограммы582 802,56р.МартСливки пастеризованные 10%литры3034-175,92р.МартМолоко топленое 4%литры4050-325,40р.ФевральСырок глазированный "Молочная страна" какао 23%граммы12090474,60р.ФевральСырок глазированный "Молочная страна" ванилин 26%граммы100120-311,00р.ФевральСливки пастеризованные 10%литры301 319,40р.4. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ4.1. Структура таблицСоздадим таблицы базы данных в Конструкторе. На панели Создание выберем Конструктор таблиц:Описание структуры таблицы Изделие представлено на рис. 4.Рисунок 4 - Структура таблицы ИзделиеОписание структуры таблицы ЕдИзм представлено на рис. 5Рисунок 5 - Структура таблицы ЕдИзмОписание структуры таблицы Заказчик представлено на рис. 6Рисунок 6 - Структура таблицы ЗаказчикОписание структуры таблицы Склад представлено на рис. 4.1.4Рисунок 7 - Структура таблицы СкладОписание структуры таблицы Цех представлено на рис. 8Рисунок 8 - Структура таблицы ЦехОписание структуры таблицы ЦН представлено на рис. 9Рисунок 9 - Структура таблицы ЦНОписание структуры таблицы СЦН представлено на рис. 10Рисунок 10 - Структура таблицы СЦНОписание структуры таблицы План выпуска представлено на рис. 11Рисунок 11 - Структура таблицы План выпуска4.2. Схема данных в АccessСхема данных в Access строится на основе информационно-логической модели разработанной при проектировании базы данных. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Эти связи используются при создании форм, запросов, отчетов, а также обеспечивают целостность взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.Для создания схемы данных нажать кнопку Схема данных на панели Работа с базами данных. Затем в окне Добавление таблицы открыть на панели объектов Таблицы, выделить все таблицы, нажать кнопку Добавить. На экране появятся все выбранные таблицы со списками полей. В главной таблице выбрать поле, по которому устанавливается связь. Затем при нажатой кнопке мыши соединить это поле с соответствующим полем подчиненной таблицы.При установлении связи между таблицами Изделие и План выпуска связь осуществляется по полю Код изделия. После того, как намечена очередная связь между таблицами, появляется окно Изменение связей, в котором должен быть определен тип отношения один-ко-многим.