Автоматизированные информационно поисковые системы архива

Подводя итог проведенному исследованию, можно сделать вывод, что тематика создаваемых БД совпадает с приоритетными интересами исследователей и тематикой запросов.
Конечно, специфика создаваемых БД отражает специфику состава документов архива. Так, например, в РГА научно-технической документации создан электронный «Патентный каталог» (88 тыс. записей), а РГА военно-морского флота – база данных «Корабли и суда», в Российском государственном военно-историческом архиве – БД «Документы по истории отечественной войны 1812 года»; в Российском государственном архиве фонодокументов – «Художественные звукозаписи РГАФ»; «Хроникально-документальные звукозаписи ЦГАЗ СССР - РГАФД» и др.
Иногда в электронный вид переводятся широко известные исследователям традиционные справочники, например, БД «Каталог в ...

Введение 3
Глава 1. Разработка единого классификатора архивных данных 5
1.1 Проблема классификации и унификации архивного описания 5
1.2 Международные стандарты 6
Глава 2. Классификация и виды информационно-поисковых систем архива 8
2.1 Классификация БД, используемых в архивах 8
2.2 Межархивные базы данных 10
2.3 Электронные путеводители 11
2.4 Электронные описи 12
2.5 Электронные каталоги 15
Заключение 16
Список литературы 19

Создание автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) в архивах одинаково важно для сотрудников архивов и пользователей. АИПС выполняют функции архивных справочников, раскрывающих состав и содержание документов – путеводителей, реестров описей, описей, каталогов, указателей, перечней документов, обзоров, призванных помочь и архивисту, и исследователю в поиске документов или документной информации .
В 1990-е –2000-е годы было создано большое количество баз данных (БД), дополняющих сложившуюся систему традиционного научно-справочного аппарата архивов (НСА). Они и будут объектом изучения в рамках данной курсовой работы.
Статистика внедрения в государственных н муниципальных архивах баз данных подтверждает, что создание электронного НСА является одним из приоритетных направлений ра боты архивов. По сведениям Росархива, тематические базы данных ведутся в архивах 35 субъектов РФ, 65% архивных учреждений.
По подсчетам исследователей, базы данных (за исключением общеотраслевых), созданные в 1990-2000-с годы в государственных архивах, отделах рукописей музеев и библиотек распределяются следующим образом по разным направлениям работы:

Таким образом, электронный НСА преобладает среди БД. Только за последние два года архивами было создано не менее 100 АИПС.
АИПС в государственных архивах создавались еще в 1960-80-е годы, однако именно на современном этапе развития архивного дела информационные технологии предоставили архивистам возможность полностью реализовать всю систему НСА в качестве интегрированной информационной системы или совокупности интегрированных баз данных.
Кроме того, благодаря сетевым технологиям и публикации архивных справочников в Интернете становится реальностью перспектива создания единой автоматизированной информационно-поисковой архивной системы России.
В этих условиях крайне важна проблема стандартизации и унификации форматов описания, лингвистического обеспечения АИПС.
Создание лингвистического обеспечения базируется на опыте реализации архивных АИПС в 1960-80-е годы. Тогда применялись информационно-поисковыс языки дескрипторного, классификационного и смешанного видов, информационно-поисковые тезаурусы.
Однако в 1990-е годы «Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР» (1978 г. – советского периода и 1983 г. – дореволюционного периода) и «Рубрикатор АСНТИ по документам ГАФ СССР» (1980 г.) устарели и не отражали содержание документов постсоветского периода.
Общеотраслевые программы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» создают возможность ведения отдельного классификатора каждым архивом или единого классификатора архивами субъекта Федерации. В программе «Архивный фонд» предусмотрена возможность систематизации фондов с помощью создания иерархического рубрикатора из пяти уровней (до 99 рубрик на каждом уровне).
 

Глава 2. Классификация и виды информационно-поисковых систем архива2.1 Классификация БД, используемых в архивах«Основные правила работы государственных архивов» (2002) рекомендуют создавать автоматизированный НСА в качестве интегрированной системы. Однако в настоящее время на практике преобладают «автономные» базы данных, представляющие собой отдельные виды и разновидности справочников.Конечно, состав БД различен в разных архивах, поскольку система НСА каждого архива имеет свои особенности. Электронные справочники создаются на наиболее интенсивно используемые группы документов, которые зачастую совпадают для различных архивов.Если попытаться классифицировать все многообразие создаваемых БД, можно выделить следующие их виды. По форме реализации справочники разделяются на следующие виды:базыданных, работающие на ПК в однопользовательском режиме или в ЛВС архива;справочники (базы данных), опубликованные в сети Интернет;базы данных, опубликованные на CD-ROM.Соотношение этих видов БД отражает следующая таблица:Из таблицы видно, что пока преобладают АИПС, недоступные широкому кругу пользователей документной информации, размещенные в архиве и не опубликованные в глобальной сети или на машиночитаемых носителях. Однако за последнее время доля справочников, размещенных в Интернете, значительно, что говорит об изменении этой тенденции в сторону более широкого доступа к архивам.По степени близости к традиционному оригиналу базы данных могут создаваться как электронные версии традиционных справочников, могут объединять информационные массивы нескольких справочников и даже сочетать в себе функции нескольких видов справочников системы НСА архива. Более того, в последнее время все большее распространение получают АИПС, объединяющие в себе первичную и вторичную документную информацию - описания документов и цифровые копии документов. Это так называемые полнотекстовые базы данных.По полноте охвата информации БД разделяются на межархивные и внутриархивные (внутрифондовые, межфондовые).Внутриархивные БД можно разделить по видам справочников:электронные путеводители и краткие справочники по архивам;электронные обзоры (тематические, фондовые);электронные описи;электронные каталоги (систематические, предметнотематические, именные, географические, по истории госучреждений, административно-территориального деления, объектные, патентные и др.);электронные указатели, картотеки (предметно-тематические, именные, географические, личного состава и др.);перечни документов (тематические);интегрированные информационно-поисковые БД иерархической структуры, сочетающие в себе функции различных видов справочников.Особую группу АИПС составляют полнотекстовые базы данных, включающие в себя непосредственно текст или изображение документа (в графическом формате). Кроме того, существуют фактографические справочники, содержащие данные без ссылки на документы.Данные статистики свидетельствуют о том, что особенно распространены автоматизированные архивные каталоги (больше половины всех АИПС), а также путеводители и описи. Среди федеральных архивов электронные каталоги ведут ГАРФ, РГАЭ, РГАЛИ, РГАКФД, РГАНТД и др. Базы данных постепенно вытесняют традиционную технологию каталогизации.В то же время, в глобальной сети более полно представлены путеводители. Среди баз данных преобладают внутриархивные, так как создание межархивных баз данных требует большой организационной работы по согласованию форматов, лингвистического обеспечения, организации ввода и обработки данных. Поэтому в настоящее время они немногочисленны.Рассмотрим подробнее каждый из видов автоматизированных справочников.2.2 Межархивные базы данныхМежархивные базы данных создавались еще в 1980-е годы. К ним можно отнести АСНТИ по документам ГАФ на основе центрального фондового каталога, межархивные тематические каталоги АИПС «Победа Великой октябрьской революции и борьба за установление и упрочение советской власти» («Документы Великого Октября»), «История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и пригородов», которые во второй половине 1990-х годов были успешно конвертированы специалистами РНИЦКД в формат СУБД CDS/ISIS, что сделало возможным их ведение на ПК.Каталог «История памятников архитектуры и градостроительства» в настоящее время существует в интернет-версии и размещен на сайте РГАНТД.Вот некоторые межархивные базы данных, созданные в 1990-е годы:БД об утраченных и перемещенных документах архивов России «Зарубежная архивная Россия»;«Каталог утраченных в годы войн документов архивных фондов бывших партийных архивов» (РГАНИ, ВНИИДАД);«Книга памяти» – именной каталог погибших в годы Великой отечественной войны воинов;полнотекстовая БД «Нормативно-методическая база архивной отрасли» (интегрирована в оболочку программы «Кодекс» фирмы «Термика»), включающая тексты законодательных актов и нормативно-методических документов по архивному делу.Однако после утраты АСНТИ по документам ГАФ на основе ЦФК, ставшей жертвой микрокомпьютерной революции, перед архивистами снова встала проблема создания информационно-поисковой межархивной базы данных, охватывающей все государственные архивы.Создание такой информационно-поисковой системы стало возможным по мере перехода в конце 1990-х годов к ведению автоматизированного ЦФК в масштабах отрасли на основе общеотраслевых программ «Архивный фонд», «Фондовый каталог».Поисковый модуль программы «Архивный фонд» позволяет осуществлять поиск информации на уровне фонда, описи (вторая версия), дела, документа (третья версия). В настоящее время ввод данных в автоматизированный ЦФК и исполнение запросов по АЦФК возложено на Центр информационных технологий Росархива на базе РГАЭ. Региональные автоматизированные фондовые каталоги и реестры уникальных документов создаются также органами управления архивным делом субъектов РФ.2.3 Электронные путеводителиЭлектронные путеводители создаются как для автоматизированного поиска информации, так и для подготовки к изданию (в традиционной форме) текста путеводителя. Базы данных позволяют собрать воедино и выверить для публикации сведения о фондах в масштабах архива.Отдельные архивы создают путеводители в ходе подготовки справочника к публикации как в традиционном виде, так и в глобальной сети. Так, например, в ГА РФ было создано 8 БД с целью подготовки к изданию многотомного путеводителя по архиву. Некоторые материалы путеводителя по фондам Российской империи размещены на сайте архива (http://garf.ru).Для автоматизированного поиска информации в архиве была создана БД с упрощенным набором полей «Перечень фондов ГА РФ», включающая 3042 записи. В РГАЭ для подготовки к изданию краткого справочника по фондам с 1991 г. также было создано 4 БД (всего 9500 записей).Тенденцией последних лет стал стремительный рост количества путеводителей по архивам, опубликованных в Интернете. Так, с 2000 г. в Рунете было опубликовано несколько сотен путеводителей, кратких справочников и списков фондов, в том числе электронная версия межархивного путеводителя «Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР» на сайте «Архивы России»).Если данная динамика сохранится, вскоре в глобальной сети будут представлены путеводители по большинству государственных архивов, что позволит исследователям осуществлять межархивный поиск на уровне фонда в режиме удаленного доступа к справочникам.Помимо путеводителей по фондам архива, в электронном виде создаются тематические и межархивные путеводители и краткие справочники.2.4 Электронные описиЭлектронные описи, как ни странно, создаются реже, чем путеводители, хотя опись – основной поисковый и учетный архивный справочник. АИПС на уровне единицы хранения разрабатываются в первую очередь на наиболее «спрашиваемые» архивные фонды, к которым постоянно обращаются исследователи.Например, БД «Съезд народных депутатов РФ, Верховный Совет РФ и их органы» в ГАРФ; БД по фондам Сибирского генерал-губернатора, Главного управления Западной Сибири, Войскового хозяйственного правления Сибирского казачьего войска, Георгия Ефремовича Катанаева в ГА Омской области; БД «Страховые общества» в ЦГИАМ (данные фонды интенсивно используются для выполнения запросов по объектам недвижимости).В ЦХАФ Алтая, а также в ГА Архангельской, Пермской, Сахалинской, Свердловской, Тульской области и других архивах создаются электронные описи и каталоги метрических книг, необходимых для исполнения генеалогических запросов.Электронные описи создаются на специальные виды документов -научно-техническую, кино-, фото-, фоно- и видеодокументацию. В ГА Астраханской области существует БД по описям научно-технической документации, включающая сведения о 1064 ед.хр.Электронные описи могут использоваться не только для поиска информации на уровне единицы хранения, но и для учета дел, переработки и усовершенствования описей, в том числе создания именного, географического, предметного указателя, систематизации дел фонда, распечатки описей в традиционном виде и подготовки их к изданию. В ряде архивов созданы специальные программы, позволяющие вводить описи различных фондов архива с целью их переработки и усовершенствования.В настоящее время архивы стремятся к созданию интегрированных поисковых систем, в которые поэтапно можно было бы ввести описи (начиная с нуждающихся в переработке и усовершенствовании), и постепенно создать банк данных по описям всех фондов архива.Одной из первых программ такого рода стала созданная в начале 1990-х г. в ЦХИДК (РГВА) БД «Опись». В ГА РФ с 1997 г. создается, непрерывно пополняясь, БД «ОПИСЬ-ДЕЛО». Первоначально в банк данных были введены 134 описи 31 фонда архива (свыше 50 тыс. записей). В 2003 г. завершен второй этап создания комплекса «электронных описей» ГА РФ.В ГАРФ от фондообразователей были переданы «электронные описи» фондов высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР объемом 480 тыс. записей. Таким образом, осуществляется преемственность электронного НСА государственных архивов и архивов организаций.В 2003 г. имелось более 520 тыс. заголовков дел в электронном формате, затем это число было увеличено еще на 300 тыс. записей. В результате создана и функционирует информационно-поисковая система, которой можно воспользоваться в читальном зале архива, она также пригодна для работы в локальной сети. Закончена работа по созданию информационно-поисковой системы «Электронные описи ГА РФ онлайн» для использования в Интернете.К сожалению, описи довольно слабо представлены в Интернете.