Должностной анализ и планирование по позиции (должность) (предприятние)

Проведение должностного анализа полезно прежде всего линейным руководителям. Он является первоначальным аналитическим этапом процесса интенсификации труда, может способствовать изменению организационной структуры, позволяет составить инструкции отделу по работе с персоналом в части отбора или обучения персонала.
В данной курсовой работе был проведен должностной анализ позиции офис-менеджера в компании «РуссКом Солюшенс». Какие же основные выводы можно сделать по итогам проведенного анализа? Прежде всего следует отметить, что на основании согласованных персональных бизнес-целей можно составить должностную инструкцию, которая будет отражать достаточно детально формулировки должностных обязанностей носящие информативный характер. Так же необходимо заметить, что все прописанные должностные об ...

Введение 3
1. Характеристика компании "РуссКом Солюшенс" 4
2. Организационная структура компании "РуссКом Солюшенс" 6
3. Исследование местоположения должностной позиции «офис-менеджер» в процессах деятельности компании 8
4. Должностной анализ позиции «офис-менеджера» 10
4.1 Структуризация должностных обязанностей 10
4.2. Взаимосвязь между компонентами должностной инструкции. Балансировка прав, обязанностей и ответственности 12
4.3. Анализ информативности формулировок свойственных одинарных должностных обязанностей 15
4.4 Схема информационных взаимосвязей 19
4.5. Анализ затрат рабочего времени 19
5. Анализ и оптимизация одинарного процесса 24
Заключение 27
Приложение 28

В современной деятельности перед компаниями различного уровня стоит одна и та же задача – планирование человеческих ресурсов. Определение необходимого количества персонала, обладающего надлежащим образованием и нужной квалификацией, составляет основу успеха реализации основной стратегии фирмы.
Оптимизация численности трудовых ресурсов является обычно совместной работой руководителей компании и сотрудников отдела по управлению персоналом. Однако достаточно сложно точно определить необходимое количество человек, которые должны работать в организации. Чтобы уточнить необходимое фирме количество сотрудников, надо сначала определить, какой объем работ предстоит выполнить компании и какой сложности эти работы.
Данная курсовая работа посвящена должностному анализу и планированию п о должности офис-менеджера в отделе HR (отдел управления человеческими ресурсами) в компании «РуссКом Солюшенс». В данной курсовой работе будет проведен должностной анализ, будет рассмотрен ряд вопросов по оптимизации рабочего времени работника, оптимизации основных его обязанностей. Как итог должны быть получены требования к работнику, сформулирован ряд рекомендаций по оптимизации как времени так и сферы выполняемых работ.

Работа в команде
Перед руководителем
5
4.1 Проконтролировать своевременное закрытие рекомендации аудитов и бинес-контрольных ревью.
Рекомендации аудитов
Задокументированные мероприятия по закрытию рекомендаций
Разработка
Анализ
Координация своевременной деятельности
По окончанию аудитов
Самостоятельно
Перед руководителем
6
8.1 Проанализировать процессы на предмет рисков.
HR процессы
Дизайн HR процессов
Разработка
Анализ
Подготовка плана по митигированию рисков
Ежегодно
Самостоятельно
Перед руководителем
7
8.2 Осветить риски владельцам процессов и менеджменту.
Риски в HR процессах
Рекомендации по устранению
Разработка
Анализ
Подготовка рекомендаций
По выявлению нарушений в результате проверок
Самостоятельно, сотрудничая с другими подразделениями
Перед руководителем
8
8.3 Разработать план по митигированию рисков.
Риски в HR процессах
Рекомендации по устранению
Разработка
Анализ
Подготовка рекомендаций
По выявлению нарушений в результате проверок
Самостоятельно, сотрудничая с другими подразделениями
Перед руководителем
9
11.1 Резюмировать итоги аудитов.
11.2 Делиться итогами аудитов с коллегами по команде и HR
11.3 Удостовериться, что в России, СНГ и Украине обнаруженные на аудитах в других странах недочеты отсутствуют.
HR аудиты
Итоги HR аудитов
Наблюдение
Анализ
Сопоставление
Постоянно
Самостоятельно
Перед руководителем
4.4 Схема информационных взаимосвязей.
Спецификация информационных взаимосвязей специалиста по контролю бизнес-процессов с другими должностными позициями в разных контурах управления.
Вход
Выход
Наименование вх. информации (откуда подразделение; должностная позиция; периодичность и сроки поступления; метод, форма (телефон; е-мейл; внутренняя форма))
№ п/п
(№ пункта должностной обязанности по должностной инструкции)
Наименование выходной информации; в каком виде вых. информация; куда (подразделение, должностная позиция); сроки, периодичность; способ и форма передачи)
Результаты аудитов (HR Operational Controls team, Finance BC team; e-mails; после каждого проведенного аудита)
1. (№ 11)
Сформированный пакет для обучающих сессий в HR. (примерно 1 раз в месяц в виде подготовленной презентации и проведения обучающей сессии)
Политики, процессы, процедуры компании, корпаративные инструкции (владельцы процессов на глобальном уровне, e-mails, интранет)
2.(№ 1, 3,5,6, 8,9,10,11)
Удовлетворительный статус контроля по процессам HR в России и СНГ (владельцы процессов)
4.5. Анализ затрат рабочего времени
Нормирование и планирование рабочего времени как исполнителей, так и руководителей позволяют значительно повысить эффективность его использования. Поэтому управление рабочим временем немыслимо без анализа его структуры затрат.
№ п/п
Наименование операции
Длительность (мин.)
% от Тсм
А - работа
I
1
Подготовка к работе
10
2,1
2
Вход в систему
3
0,6
3
Окончание работы
10
2,1
Итого
23
4,8
II
1
Оформление отчётов
35
7,3
2
Оформление запросов информации в подразделения
23
4,8
3
Консультация владельца процесса Увольнения
30
6,3
4
Консультация владельца процесса Рекрутмент
42
8,8
5
Консультация владельца процесса Компенсации и льготы
68
14,2
6
Анализ полученных документов на предмет соответствия требованиям
116
24,2
7
Телефонный разговор по прояснению корпоративной инструкции
50
10,4
8
Консультация владельца процесса расчет заработной платы
28
5,8
Итого
372
77,5
III
Непроизводительная работа
1
Поиск документов
8
1,7
Итого
8
1,7
Итого работы
403
84,0
Б - Перерывы
I
1
45
9,4
2
Отдых и личные надобности
30
6,3
Итого
75
15,6
II
1
Перезагрузка компьютера
2
0,4
Итого
2
0,4
Итого перерывов
77
16,0
Всего затрат
480
100,0
Для анализа примем все рабочее время за 100% и попробуем оценить процентное соотношение затрат по различным группам и критериям.
Свойственные и несвойственные. Поскольку большую часть рабочего времени специалист по контролю бизнес-процессов занимается аналитической деятельностью и консультированием, поэтому свойственные должностные обязанности занимают порядка 90 % его рабочего времени, а несвойственные занимают лишь 10% его рабочего времени.
Организационные и функциональные. Организационные должностные обязанности занимают лишь порядка 20% рабочего времени и 80% функциональные. Это объясняется ярко выраженной матричной структурой организации, позволяющей сотрудникам фокусироваться непосредственно на своих функциональных обязанностях.
Текущие и перспективные. В связи с тем, что персональные бизнес-цели устанавливаются на год и создается план по их реализации с разбивкой по месяцам/кварталам, в основном специалист по контролю бизнес-процессов занимается перспеспективными задачами (70% времени), отвлекаясь на текущие при возникновении проблем, сложностей в отведенном ему департаменте.
По каждому адресату. Затраты рабочего времени по всем адресатам представлены в нижеприведенной таблице:
Затраты рабочего времени по всем адресатам
рабочее время (100%)
по каждому адресату (%)
Директор по персоналу
5
Владелец процесса Рекрутмент
15
Владелец процесса Увольнения
15
Владелец процесса Компенсации и льготы
20
Владелец процесса Расчет и выплата заработной платы