Общественный контроль за сроками исполнения документов- предмет подготовка политических документов

В современных условиях развитых форм коммуникации учёт документов является важным звеном в работе любой организации или учреждения, и при правильно организованном контроле позволяет осуществлять учёт исполнения объёмов документов, которые находятся в работе в данной организации, их местоположение, отношение к определенному типу, место составления, очерёдность прибытия и исполнения или отправления в другие организации.
Регистрация документов и контроль за исполнением сроков реализации поставленных в них задач, это важная задача, которая решается в процессе учёта данных о документах и фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата его регистрации.
Контроль за исполнением срок ...

Введение 3
Глава 1. Понятие и сущность контроля за сроком исполнением документов 5
1.1 Понятие контроля исполнения документов 5
1.2 Регулирование контроля за исполнением документов 7
Глава 2. Роль общественности в процессе контроля за исполнением документов 10
2.1 Роль письменных обращений граждан в процессе контроля за исполнением документов 10
2.2 Механизм реализации общественного контроля за сроками исполнения документов 16
Заключение 18
Список литературы 20

В современном информационном обществе контроль общественности за исполнением различных документов и принятых решений является одной из важнейших функций в управлении.
Основной целью этой деятельности является содействие как своевременному, так и качественному исполнению документов, а также обеспечение получения информации для анализа, для составления необходимой оценки деятельности различных структурных подразделений, филиалов, а также конкретных сотрудников.
Среди видов общественного контроля сегодня различают как контроль по существу решения вопроса или выполнения поручения, так и контроль за сроками исполнения поставленных задач.
Контроль за сроками исполнения документов, как правило, осуществляется с одной стороны подразделением или определенной группой контроля, которая входит в сл ужбу документационного обеспечения управления, а с другой стороны существуют механизмы общественного контроля при взаимодействии, как указанных, так и высокопоставленных структур, которые обеспечивают обратную связь, в ходе осуществления контроля за оборотом документов.
Актуальность данной работы состоит в том, что с развитием информационного общества и совершенствования механизмов коммуникации роль общественного контроля за соблюдением сроков исполнения документов значительно возрастает и нуждается в изучении.
Объектом исследования является понятие и сущность документооборота в современном процессе делопроизводства.
Предметом исследования являются виды общественного контроля за исполнением документов.

Цель данной работы состоит в том, чтобы рассмотреть особенности общественного контроля за соблюдением сроков исполнения документов на современном этапе развития технологий делопроизводства.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть понятие контроля исполнения документов.
2. Проанализировать механизмы регулирование контроля за исполнением документов
3. Выявить роль письменных обращений граждан в процессе контроля за исполнением документов.
4. Определить современные механизмы реализации общественного контроля за сроками исполнения документов.
Данная работа состоит из введения, двух глав и заключения. В первой главе рассматривается понятие и сущность контроля за сроком исполнением документов . Во второй главе изучается роль общественности в процессе контроля за исполнением документов. В заключении приведены краткие итоги исследования.

Обращения граждан в ходе процесса контроля сроков исполнения документов в современном делопроизводстве следует рассматривать как одно из важных средств осуществления, а также охраны прав личности.
В современном делопроизводстве обращения граждан в ходе исполнения документов, как правило, выражаются как в письменной, так и в устной форме.
В этих обращениях могут быть сформулированы вопросы, которые касаются прав, а также законных интересов как автора данного обращения, так и других заинтересованных лиц, вплоть до соблюдения интересов всего общества. По своей формулировке обращения делятся на предложения, заявления и жалобы.9
Под предложениями, как правило, понимаются такие обращения граждан, которые направлены на улучшение различного рода деятельности как государственных органов, так ирыночных структур экономики, а также деятельности различных общественных организаций, которые не связаны с нарушением прав, а также законных интересов самого гражданина.
Предложения — это такое желание его автора. Которое свидетельствует о его готовности включиться в активную общественную жизнь, а также представляет собой эффективное средство проявления политической активности гражданина, которое выражается в его непосредственном участии в совершенствовании существующих форм управления.10
Как правило, в предложениях содержатся самые различные данные о собственных наблюдениях граждан или практики их работы, которые затрагивают проблемы как государственной, так и общественной жизни с указанием на все ключевые недостатки в их решении, которые допускают допускаемые конкретные органы, а затем предлагаются предложения по выбору путей решения проблем и способов решения их в дальнейшем.
Под заявлением гражданина подразумевается такое обращение, которое сделано в целях реализации различных личных прав, а также его законных интересов, которые не связаны с нарушением данных прав и интересов какой-либо третьей стороной.11
Жалоба — это такое обращение в государственный или общественный орган к определенным должностным лицам с целью обратить внимание на свершившиеся или потенциальные нарушения прав, которые являются охраняемыми законом с целью соблюдения интересов какого-либо конкретного лица, а также общественной организации, или предприятия и т.д.12.
Жалобой также признается не согласие с каким-либо решением или определенными целенаправленными действиями какого-либо государственного или иного органа, или предприятия, или учреждения, или организации, которые затрагивают непосредственные права граждан или их охраняемые законом интересы.
Работа с обращениями общественности в ходе осуществления контроля за соблюдением сроков исполнения документов имеет свои важные особенности и ведется в рамках общего делопроизводства.
Данная деятельность сегодня регламентируется общеотраслевым документом «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях».
В данном документе четко определен четкий порядок осуществления общественного контроля за непосредственным соблюдением сроков исполнения документов, в независимости от категории, а также специфики деятельности того или иного учреждения, которое имеет определенным предписания к выполнению.
Согласно данному документу, все обращения граждан, прежде всего, должны непременно подаваться первоначально именно в те органы, или учреждения, а также тем должностным лицам, от которых непосредственно зависит разрешение данного вопроса на определенном этапе.
Личную ответственность за такую организацию работы с обращениями, а также состояние делопроизводства несут непосредственно руководители государственных органов, или предприятий, или учреждений, которые обязаны непосредственно и постоянно держать данный участок работы под своим контролем.
При организации такой работы с обращениями необходимо использовать уже указанный выше нормативно-методический документ, непосредственно взяв из него, порядок работы с данной категорией документов.
Таким образом, технология работы с непосредственными обращениями граждан требует следующим шагов:
- Организации непосредственного приема граждан;
- Организации приема и последующей первичной обработки письменных обращений;
- Организации регистрации обращений граждан;
- Организации направления обращений на рассмотрение руководства;
- Организации уведомления заявителя о непосредственном направлении обращения в другие учреждения;
- Организации уведомления заявителей о необходимом длительном расследовании их обращения;
- Организации контроля за соблюдением сроков исполнения документов и выполнения принятых непосредственно по ним решений;
- Организация информационно-справочной работы по данным обращениям;
- Извещение заявителя о непосредственно вынесенных решениях с одновременным направлением данных решений для исполнения в соответствующие органы;
- Организация группировки в дел и текущего хранения, поступивших обращений;
- Организация анализа поступивших от граждан обращений.13
Все обращения граждан в государственные или другие различные общественные органы, а также предприятия, или в учреждения, или другие организации могут быть поданы как в письменной форме, так и лично, или по почте, при помощи телеграфа, телетайпа, или факса, или электронной почты, а также в устной форме непосредственно должностному лицу, которое наделено правом , а также непосредственными обязанностями по рассмотрению данных обращений или ведущих прием граждан.
К обращениям граждан могут быть непосредственно приложены различные справочные материалы. как в подлинниках, так и копиях. Эти дополнительные материалы необходимо скрепить непосредственно вместе с данным обращением, чтобы они не смогли потеряться в процессе работы.
После завершения первичной обработки обращения граждан передаются непосредственно на регистрацию, которая уже ведется по единой форме, а также в порядке, установленном общим Типовым положением.
Регистрация данной категории документов, как правило, помимо определенных общих задач регистрации к которым относиться учет, контроль, а также справочная работа, на сегодняшний день является также и юридическим свидетельством того, что они непосредственно приняты к рассмотрению, и будут обрабатываться в данном учреждении.
Регистрацию, как правило, рекомендуется вести в бумажном и электронном виде.
Суть регистрации состоит во внесении в электронную базу данных или запись в архивном деле основных признаков данного документа, по которым в дальнейшем можно оперативно осуществить его поиск, а также поиск сведений о заявителе для организации оперативного ответа после завершения исполнительного делопроизводства.
При использовании современных автоматизированных систем регистрационная составляющая в обработке заявлений происходит более оперативно и эффективно как для граждан, так и организаций.
Повторным считается такое обращение, которое поступило от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если с определенного времени подачи первого поданного предложения истек установленный срок рассмотрения или же заявитель не совсем был удовлетворен полученным ответом по первому обращению.
Повторное обращение снова получает регистрационный индекс, так как ведется валовой учет поступающих от граждан документов.
При регистрации, полученного повторного обращения необходимо в нем указать все ключевые признаки первого документа, или как минимум его номер и дату получения.14
Затем данный зарегистрированный документ передается руководителю или заместителю руководителя для принятия решения.
Также в законодательно-нормативных актах сегодня предусмотрен такой вариант, когда полученное повторное обращение каким-либо образом не относится к определенной компетенции получившего его учреждения, или организации, или предприятия.
В данном случае работником, который отвечает за данную категорию документов, оно рассматривается в рамках пятидневного срока, и затем должно быть направлено на рассмотрение или в компетентный орган или заявителю с комментариями по данному вопросу. В ответном письме, как правило, дается разъяснение, куда ему далее следует направить свое новое обращение.
Если вопрос требует, только разъяснений, то руководитель в резолюции по данному обращению указывает непосредственного исполнителя и сроков подготовки ответного разъяснительного документа.
Все предписания руководителя о ходе рассмотрения данного документа и его исполнения переносятся в регистрационно-контрольный документ.
Таким образом, каждое решение, которое принимается по обращению граждан, должно быть основано, прежде всего, на требованиях законов, а также всестороннем изучении причин и обстоятельств, породивших критические замечания заявителя.
Сроки исполнения первичных и повторных обращений определяются уже в зависимости от сложностей в решении вопросов, которые поставлены в обращении.
Как максимальный, сегодня установлен месячный срок для разрешения жалоб, а также заявлений и предложений во всех государственных органах. Заявления и жалобы, которые не требуют дополнительного изучения и проверки, как правило, разрешаются безотлагательно, или не позднее 15 дней со дня поступления в государственный орган.
В тех же случаях, когда для анализа ситуации и принятия решения по конкретной жалобе или заявлению гражданина, если необходимо проведение какой-либо специальной проверки и требование дополнительных материалов, сегодня разрешено, продление сроков, но не более чем на один месяц с непременным сообщением об этом лицу, которое осуществило подачу заявления или жалобы.
2.2 Механизм реализации общественного контроля за сроками исполнения документов
Контроль, который осуществляется за своевременным разрешением различного рода документов, которые поступили по обращениям граждан, согласно законодательству возлагается как на должностных лиц, так и уполномоченные органы, которые, уже, в свою очередь, обязаны непосредственно обеспечить полное и своевременное, а также правильное и полное рассмотрение поступивших обращений, а затем и исполнения, принятых по ним решений.
Существующие типовые положения специальным пунктом указывают, что письма от граждан, которые были направлены в государственные органы, а также предприятия, или учреждения, или организации, которые требовали сообщить результаты рассмотрения определенных предложений, заявлений, жалоб, ставятся на особый контроль.15
Предложения, а также заявления и жалобы граждан, на которые соответствующими органами даются промежуточные ответы, ни в коем случае с контроля не снимаются, а находятся на контроле до момента непосредственного решения вопроса.
Контроль за ходом исполнением ведется, как правило, по регистрационно-контрольным документам, которые организованы по срокам своего исполнения в определенную контрольную картотеку. Данная контрольная картотека, созданная по обращениям граждан, таким образом, организуется и строится именно так, как и контрольная сроковая картотека по различным административным документам.
Все непосредственное движение контролируемых документов, передача их от исполнителя к исполнителю непосредственно отмечаются в регистрационной картотеке с непосредственным указанием не только фамилии исполнителя, а также и даты передачи документа к ознакомлению и исполнению.
Обращение снимается с контроля лишь тогда, когда после непосредственного фактического выполнения принятого решения, на основании отметка в контрольно-регистрационной системе.
Распоряжение о снятии документа с контроля всегда дает лицо, которое принимало по данному документу непосредственное решение.
Таким образом, одним из самых важных этапов работы с гражданами по их обращениям является организация информационно-справочной работы.
В одно время с постановкой экземпляра обращения в сроковую картотеку, другой экземпляр отправляется в справочную картотеку, которая организована в порядке алфавита фамилий заявителей.
В данной картотеке всегда можно оперативно дать ответ на запросы граждан или учреждений о непосредственном состоянии рассмотрения их обращений.