Коммуникации в организации: формы, методы, развитие на современном этапе.

Исследования коммуникации в организации включает в себя широкий спектр подходов, методов и теорий, как сложившихся самостоятельно, так и позаимствованных из других научных дисциплин.
Терминологию в области коммуникации сегодня следует рассматривать как сферу постоянного продуцирования новых ее элементов, фиксирующих процессы междисциплинарной, межпредметной и внутрипредметной коммуникации.
Коммуникация – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую ему для принятия эффективных решений по поводу деятельности организации и доводит принятые решения до работников организации.
Анализ коммуникаций необходим, так как отношения между работниками различных рангов оказывают непосредственное и ощутимое воздействие на работу организации в целом, влияя и ...

Введение 3
1. Коммуникации в организации как предмет теоретического анализа 5
1.1. Основные подходы к изучению коммуникаций 5
1.2. Коммуникации: понятие и содержание 8
1.3. Комплексный подход к коммуникациям 12
2. Особенности коммуникаций в организации 16
2.1. Типы коммуникаций и информационные системы в организации 16
2.2. Система внутренних коммуникаций в организации 22
2.3. Процесс коммуникации: этапы и сложности 26
Заключение 30
Список литературы 32

Коммуникация – это одно из необходимых условий жизни человека в социуме, а коммуникабельность – одна из важных системных характеристик, сопутствующих успеху. Под коммуникабельностью в социальных группах понимают способность к общению, общительность, способность к совместной работе. В информационных технологиях коммуникабельность – это совместимость разнотипных систем передачи информации.
Относительно конкретной организации (компании) можно говорить как о внешней коммуникации, так и о внутренней. Внешняя коммуникация – это коммуникация с миром, находящимся за пределами вашей организации, это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних коммуникаций – удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, постав щиками, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании.
Внутренние, или внутриорганизационные, коммуникации (между подразделениями, коммуникация внутри подразделений по уровням производства и управления, межличностные коммуникации, неформальные коммуникации) предстают как часть производственно-хозяйственной деятельности: связь между отделами, отчеты отдела реализации или ведомости складского учета и т.п. Коммуникация внутри организации включает в себя инструктирование, информацию, обучение, менеджмент методом разговоров. Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации – создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании.
Таким образом, коммуникация – это важный организационный инструмент и необходимое условие для эффективного развития и внедрения корпоративной политики.
Возросшая роль коммуникативных взаимодействий в функционировании и развитии современных организаций выдвигает на первый план проблему управления коммуникациями как внутри организации, так и между организацией и ее средой, с целью проведения оптимально благоприятных для организации коммуникационных процессов.
Эффективные коммуникации на практике являются основным необходимым условием успешного достижения стоящих перед организацией целей. Вместе с тем, именно коммуникации представляют собой один из наиболее дискуссионных процессов в области управления, по отношению к которому четкости и ясности в понимании пока не достигнуто. В связи с этим актуальным является определение роли коммуникаций и возможностей использования коммуникационных ресурсов в организации с учетом современных требований.
Объект – коммуникации в организации.
Предмет – формы, методы и развитие коммуникаций в организации.
Цель – изучить специфику коммуникаций в организации на современном этапе.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
• рассмотреть основные подходы к изучению коммуникаций;
• описать понятие и содержание коммуникаций;
• рассмотреть комплексный подход к коммуникациям;
• проанализировать типы коммуникаций и информационные системы в организации;
• охарактеризовать систему внутренних коммуникаций в организации;
• изучить этапы и сложности процесса коммуникации.

Знаковые системы
Электронные средства связи
Видео- и телекоммуникации
Элементы структуры физиологической системы человека


Значение коммуникации в организации:
Коммуникация – основное условие существования и развития организации.
Коммуникация осуществляет взаимодействие с внешней средой, определяя уровень и качество принятия управленческих решений.
Коммуникации характеризуют состояния внутренней среды организации путем обеспечения функционирования и взаимодействия людей, структуры, целей, технологии и задач организации.
Коммуникация создает неформальную структуру в процессе функционирования организации и способствует сближению с ней формальной структуры.
Коммуникационный процесс в менеджменте – это обмен информацией (в любой форме) между элементами организационной системы(табл. 2) по каналам прямой и обратной связи (рис. 3), (табл. 2).1
Рис. 2. Этапы коммуникационного процесса.
Табл. 2. Содержание элементов коммуникационного процесса.
Элемент коммуникационного процесса
Определение элемента коммуникационного процесса
Задачи элемента коммуникационного процесса
Источник
Создатель идеи (коммуникант), сообщения, информации
Выбор канала, средств связи и формы коммуникации
Сообщение
Информация, которую передает источник получателю
Выбор формы коммуникации. Кодировка информации
Канал (прямой и обратной связи)
Средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю и обратно
Техническое обеспечение передачи неискаженной (качественной) информации
Получатель
Коммуникант, ради которого функционирует коммуникация
Декодирование информации. Выбор канала, средств связи и формы ответной информации
Эффект коммуникационного процесса – это изменение в поведении «получателя», которые происходят в результате принятия сообщения.
Основные результаты коммуникационного процесса:
Изменения в знаниях «получателя».
Изменение установок «получателя», т.е. изменение относительно устойчивых представлений индивида.
Изменение поведения «получателя» сообщения.
Роль коммуникации в организациях.
Проведем сравнение концепций трех школ организационного поведения в системе коммуникаций (табл. 3).1
Табл. 3. Сравнение концепций трех школ организационного поведения в системе коммуникаций.
Признаки
Школа научного управления
Школа человеческих отношений
Системная школа
1. Важность коммуникации
Относительно невелика, в основном важны вертикальные потоки сообщений от руководства к рядовым членам организации
Относительно важна, но ограничивается общением между людьми на одном организационном уровне
Очень важна. Коммуникация – это связывающий элемент всех частей организации
2. Цель коммуникации
Передавать приказы, распоряжения, информацию о заданиях. Обеспечение координации в процессе выполнения
Обеспечение горизонтального взаимодействия работников. Способствование процессу коллективного принятия решения
Контроль и координация, обеспечение информацией для принятия решений, адаптация организации к изменениям во внешней среде
3. Направление коммуникационных потоков
Вертикальное (сверху вниз) – от администрации к рядовым членам, для того чтобы заставить или убедить их следовать инструкциям руководителя
Горизонтальное – между членами неформальных рабочих групп; вертикальное – между рабочими и администрацией, для того чтобы обеспечить их участие в принятии решений
Все направления внутри систем, включая пересечение иерархических уровней с выходом во внешнюю среду организации
4. Основные проблемы коммуникаций
Нарушение коммуникаций, связанное с обходом иерархических уровней и слишком большим диапазоном контроля
Наличие слухов, передаваемых по скрытым каналам. Не всегда эффективная формальная система коммуникаций из-за наличия неформальных коммуникаций
Перегрузки, искажения; отсутствие реакции на отрицательную обратную связь
Информационные системы в коммуникациях.
Специфика управленческого труда (менеджмента):
В процессе управления (менеджмента) не создаются материально-вещественные ценности, т. е. управленческий труд не материален.
Предметом труда в управлении (менеджменте) является информация.
Средствами труда в управлении (менеджменте) является современная оргтехника, перерабатывающая информацию и видоизменяющая ее в соответствии с требованиями каналов коммуникационной связи.
Продуктом труда в управлении (менеджменте) является решение в различной информационной форме.
Критерии проектирования информационных и коммуникационных систем.
Центральная задача – улучшение информированности ЛПР. Степень информированности – отношение фактического уровня информации к требуемому. Потребность в информации – разница между ними. Вспомогательными критериями обеспеченности информацией являются:
количество информации (полнота);
ее значимость;
точность;
надежность;
понятность (например, отсутствие семантических ошибок);
актуальность;
гибкость;
экономическая эффективность информационного процесса (соотношение прибыли от информации и затрат на нее);
учет защищенности информации.1
Современные управленческие системы функционируют на базе информационных систем, обеспечивающих производственный процесс в масштабах предприятия (организации).
Информационные системы делятся на:
локальные;
корпоративные;
глобальные.
Локальная информационная система – это совокупность информационных подсистем, обеспечивающих функционирование предприятия (организации) посредством внутренних коммуникаций.
Локальная (внутренняя) информационная система состоит из следующих подсистем:
Административно-распределительная информационная подсистема
Производственная информационная подсистема
Финансовая информационная подсистема
Экономическая информационная подсистема.
Коммерческая информационная подсистема.
Инновационная информационная подсистема.
Стратегическая информационная подсистема.
Социальная информационная подсистема.
Корпоративная информационная система представляет собой внутренние коммуникации одного предприятия (организации), функционирующие на различных территориальных объектах данного предприятия (организации).
Глобальная информационная система представляет собой внешние коммуникации, обслуживающие неограниченное количество пользователей (предприятий, организаций).
Примером современной информационной системы, функционирующей на базе внешних коммуникаций, является компьютерная система Интернет.
Внешние информационные системы (Глобальная информационная система):
Системы информационной связи с общественностью.
Система информационной связи с потребителями.
Система информационной связи с региональными структурами.
Система информационной связи с федеральными структурами.
Система информационной связи с международными структурами.1
2.2. Система внутренних коммуникаций в организации
Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами.
Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей и отдельным индивидуумам внутри организации, а также институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.
Структуру организации и процесс принятия решений обслуживает система внутренних коммуникаций (СВК).
Анализ коммуникаций необходим, так как отношения между работниками различных рангов оказывают непосредственное и ощутимое воздействие на работу организации в целом, влияя и на мотивацию, и на системы ценностей, и позиции групп и отдельных работников. Кроме того, полностью охватить внутрифирменные отношения невозможно без изучения каналов распространения информации.
Внутри организации коммуникации должны строиться на долгосрочных интересах и целях. Это повышает их устойчивость и гибкость в повседневной работе.1
В настоящее время крайне важно правильно выстраивать работу по управлению системой внутренних коммуникаций в организации. Необходимо создавать единое информационное поле, устранять коммуникативные разрывы, постоянно получать обратную связь от персонала с целью вовлечения сотрудников в процессы управления организацией, повышения мотивации к достижению целей компании, улучшения качества процедур принятия управленческих решений.
Так, например, внедрение «Корпоративных правил» в компании поспособствует созданию единого информационного пространства и облегчит процесс адаптации новых сотрудников. В «Корпоративных правилах» должна быть отражена вся информация, необходимая сотрудникам для работы в части организационной и психофизиологической адаптации: в простой и доступной форме отражены стандарты деловой переписки и ведения телефонных переговоров, безопасности, требований к внешнему виду, социальные гарантии работникам, структура компании, правила пользования библиотекой компании, приема пищи, организации командировок, использования автотранспорта компании и курьерских служб, порядок начисления и выплаты заработной платы.
Внедрение «Корпоративных правил» позволит, во-первых, сократить период адаптации новых сотрудников, во-вторых, сэкономить время наставников, так как на все вопросы, возникающие у новичков в первый месяц работы, есть ответы в «Корпоративных правилах». Одновременно целесообразно использование внутреннего сайта для управления коммуникациями, где могут быть размещены регламенты и стандарты работы, оформления презентационных материалов, информация о новых сотрудниках­ с краткой информацией об их профессиональном опыте и ключевых компетенциях. Также можно информировать сотрудников о возникающих вакансиях, предстоящих мероприятиях и создать страничку с частными объявлениями и страничку «Проба пера». Часть информации, например, интересные статьи или публикации о компании, интервью с нашими сотрудниками, информацию о днях рождения можно разместить на информационных стендах рядом со столовой и в коридорах офиса. Также в работе необходимо активное использование корпоративных мероприятий, фотоотчетов, корпоративных журналов. В результате, сотрудники компании будут всегда в курсе событий и лучше узнают друг друга. Несомненно, все перечисленные мероприятия поспособствуют взаимодействию и повышению общей управляемости компании.1
Система внутренних коммуникаций – это комплекс мероприятий. Она будет полноценно работать, если использовать ряд инструментов, т.к. именно комплекс мер позволяет сделать систему коммуникаций прозрачной, открытой, регулярной. Конечно, крайне важным является и грамотное разделение функций между субъектами ВК. Например, работу по поддержке внутреннего сайта, корпоративный журнал и корпоративные мероприятия может проводить PR-отдел и частично отдел IT, работу по адаптации новых сотрудников, поддержанию работоспособности корпоративной культуры и системы внутренних коммуникаций в целом, поддержанию климата в коллективе – служба персонала (HR-служба) при активном участии топ-менеджмента.