Совершенствование системы управления на примере фирмы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Изучив особенности стоматологической клиники «Улыбка», можно сделать ряд выводов, по каждому из разделов:
 Выполняя первый раздел, был описан производственный процесс фирмы, организация представлена как система, а также рассмотрена с точки зрения влияния внешней среды, поэтому, можно сделать вывод, что «Улыбка» является динамической, сложной, быстроразвивающейся системой, на которую оказывают немалое влияние, факторы прямого и косвенного воздействия;
 Выполняя второй раздел, была составлена миссия компании и построено дерево целей, включающее три уровня и три подцели первого уровня, в результате которого можно назвать, рассматриваемую клинику перспективной организацией, потому что имеет большое количество целей и способов их достижения;
 Выполняя третий раздел, были расс ...

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 4
1.Систематический подход в управлении 6
1.1. Теоретическая часть 6
1.2 Практическая часть 9
2 Целенаправленность в управлении 17
2.1 Теоретическая часть 17
2.2 Практическая часть 19
3 Стратегический анализ внешней и внутренней среды организации 20
3.1 Теоретическая часть 20
3.2 Практическая часть 21
4 Функции управления 26
4.1 Теоретическая часть 26
4.2 Практическая часть 27
5 Проектирование организационной структуры управления 31
5.1 Теоретическая часть 31
5.2 Практическая часть 33
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 35
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 37
ПРИЛОЖЕНИЯ 37

ВВЕДЕНИЕ

Тема моей курсовой работы – «Совершенствование системы управления на примере фирмы». Я считаю, что данная тема является достаточно актуальной, ведь весь современный мир построен на бизнесе, соответственно, конкуренция на сегодняшнем рынке огромнейшая, а значит, для того, чтобы иметь прибыльный и успешный бизнес требуется немало усилий и конечно необходимо применение каких-то нестандартный и оригинальных подходов, а также просто необходимо досконально знать все особенности компании: её характеристики, положение на рынке, конкурентоспособность, внешние, внутренние влияния и многое другое. И это все очень интересно, потому что каждая организация имеет свои особенности. Исходя из всего этого, можно сделать вывод, что иметь успешно развивающийся бизнес в современном мире очень сложно, и на самом деле нужно просто «жить» своим делом.
Цель курсовой работы – применение и закрепление на практике теоретических положений, которые были изучены в процессе освоения дисциплины теория менеджмента.
Объект исследования, стоматологическая клиника «Улыбка», является многопрофильной клиникой, т.к. охватывает широкий спектр услуг.. Местонахождение данной клиники: город Новосибирск, проспект Карла Маркса, 29. В клинике работают высококвалифицированные стоматологи. Была открыта в начале 2005 года, в 2007 году в клинике заработал новейший и являющийся уникальным для города Новосибирска стоматологический лазер Waterlase MD, который вывел лечение на совершенно новый уровень качества и комфорта. Успешная работа клиники и уровень оказываемых ею услуг отмечена золотой медалью «Межрегионального конкурса лучшие товары и услуги Сибири» 2010 года. В 2012 году был открыт второй кабинет в центре города, который так же оснащен новейшим оборудованием. Клиника является маленькой организацией, потому что в своем составе имеет небольшой рабочий коллектив.
Задачи курсовой работы – данная курсовая работа состоит из пяти разделов, а значит, имеет пять задач: Первый раздел – изучение системных свойств клиники «Улыбка», анализ внешней среды организации; Второй раздел – изучение целей организации, анализ её деятельности; Третий раздел – анализ внутренней и внешней среды компании, её сильных и слабых сторон, а также конкурентных сил; Четвёртый раздел – анализ определенной цели клиники, изучение функций управления; Пятый раздел – изучение и анализ организационной структуры управления клиники.
Данная курсовая работа состоит из таких частей, как: титульный лист, заявление о самостоятельном характере выполненной работы, содержание, введение, основная часть, состоящая из пяти разделов (в первом разделе говорится о системном подходе в управлении, во втором разделе – о целенаправленности в управлении, о дереве целей и миссии клиники, в третьем разделе – о стратегических анализах внешней и внутренней среды, в четвёртом разделе – о функциях управления и в пятом, заключительном, разделе речь идёт о проектировании организационной структуры управления), заключение, список использованных источников и приложение.
При выполнении курсовой работы использовались лекции по теории менеджмента, интернет-ресурсы, статистическая информация, данные стоматологической клиники «Улыбка».
Общий список использованных источников содержит 56 наименований.

Выполняется в виде таблицы состоящей из 4 ячеек соответствующих названию рассматриваемых аспекты
SWOT-анализ
Данный анализ нужен для того, что бы получить ясную оценку ситуации на рынке и сил предприятия. Определить ее стратегические действия. Что бы провести этот анализ нужно заполнить матрицы анализа. В соответствующие ячейки матрицы необходимо занести рыночные возможности и угрозы, а также сильные и слабые стороны предприятия
Профиль среды
Этот метод удобно применять для со­ставления профиля отдельно внутренней среды, макроокружения и микроокружения. С помощью этого метода удается оценить относительную значимость отдельных факторов среды для предприятия. Данный метод состоит в следующем: сначала в таб­лицу выписываются отдельные факторы среды, а затем каждому из факторов присваивается своя оценка методом экспертных оценок
Продолжение таблицы 3.1.
1
2
Матрица угроз и возможностей
Другим вариантом анализа внешней среды через составление перечня внешних опасностей и возможностей организации является метод взвешивания каждого фактора (для измерения значимости каждого фактора для конкретной организации) ETOM.
Аббревиатура «ETOM» Environmental Threats and Opportunities Matrix – матрица угроз и возможностей внешней среды. Преимуществом данного анализа является внедрение ограниченного числа выделяемых экспертами факторов и событий
16
SNW-анализ
Этот метод проводится для выявления сильных (конкурентных преимуществ), слабых (конкурентных недостатков) организации и ее нейтральных сторон (те характеристики по которым фирма не отличается от конкурентов).Заполняется в табличной форме..
Метод 5*5
Данный метод нужен для определения наиболее значимых элементов внешней среды. Он включает в себя 5 вопросов о факторах внешней среды. Необходимо собрать существующую информацию об организационной среде, что бы постараться дать достоверные ответы на каждый из вопросов представленных в этом методе.
Модель «5 сил конкуренции М. Портера»
Данный анализ помогает определить интенсивность конкурентных сил в отрасли, найти такую позицию, в которой компания сможет со своей стороны оказывать влияние на конкурентные силы, а сама будет максимально защищена от их влияния. Что бы провести этот анализ, нужно рассмотреть 5 сил, влияющих на организацию: власть поставщиков; власть потребителей; новые конкуренты; товары заменители; конкуренция между фирмами в отрасли
Каждый из методов предназначен для оценки разного состояния фирмы, выбор метода зависит от того, что именно руководитель хочет рассмотреть относительно организации.
3.2 Практическая часть
Матрица PEST-анализа приведена в Приложении А. На основе PEST-анализа, были выявлены отрицательные факторы воздействия экономической среды на деятельность клиники «Улыбка». Исходя из влияния этих факторов, компании следует предлагать какие-либо скидки и акции потребителям, что бы снизить возможности потери клиентов из-за растущей конкуренции в этой отрасли. Так же по средствам анализа, было выявлено повышение доступности кредита. Клинике стоит обратить внимание на это, она может начать предоставлять кредиты на дорогостоящие виды стоматологических услуг, т.к. большому проценту населения не по силу оплатить сразу все сумму, например такую услугу, как имплантация зубов.
По анализу политических факторов, можно сделать вывод, что организации следует вести деятельность в соответствии с Законом о правах потребителей и другими законами, это поможет создать положительный имидж компании на рынке стоматологических услуг, что поспособствует привлечению потенциальных клиентов.
Технологическая среда оказывает положительно влияние на деятельность клиники. Использование новых технологий, медикаментов поможет повысить качество услуг, а вследствие этого может стать увеличение числа клиентов. Использование новейшей техники поможет уменьшить издержки (например на ремонт устаревшего оборудования). Тем самым снижается себестоимость.
При анализе социокультурных факторов выявилась такая тенденция, как повышение образованности населения. И, исходя из этого, менеджер может более тщательно подбирать персонал, отдавать преимущество стоматологам высшей категории. Более квалифицированный персонал поможет повысить качество услуг.
Модель «5 сил конкуренции» М. Портера
Конкуренция между организациями внутри отрасли.
На данном рынке работает свыше 300 стоматологических клиник, из них более 100 работают в том же районе, где находится клиника «Улыбка». Из чего можно сделать, что конкуренция в этой области в городе Новосибирске очень высокая. И таким организациям очень тяжело вырваться в лидеры и держать свои позиции. Для рассматриваемой организации основным конкурентом является клиника «РЕАдент», которая находится в том же районе, так же является частной стоматологической клиникой, в ней работают высококвалифицированные специалисты, она предлагает широкий спектр услуг. Ее можно сопоставить с рассматриваемой клиникой т.к. она так же является небольшой и довольно «молодой» клиникой.
Клиника «Улыбка» предлагает широкий спектр услуг в области стоматологии, а так же предлагают такую редкую услугу в Новосибирске, как протезирование. Чем безусловно выделяются среди многих представленных клиник.
Стремительное развитие сектора частных стоматологических услуг является важным фактором роста рынка. В России параллельно происходит увеличение платных медицинских услуг и увеличение объема тех услуг, которые предоставляются обязательным медицинским страхованием. Ежегодно поток клиентов на рынке платных стоматологических услуг в наиболее обеспеченных регионах, по разным источникам увеличивается примерно на 20-30 %.
Таким образом, можно сделать вывод, что конкуренция между организациями предлагающими платные стоматологические услуги является довольно сильной.
Угроза вхождения в отрасль новых конкурентов. Область стоматологических услуг является довольно сложной для предпринимателей, для открытия хотя бы одного стоматологического кабинета требуется закупка дорогостоящего оборудования, поиск высококвалифицированных специалистов, закупка материалов, большое количество обширной рекламы. А это все предполагает большие затраты, а так как эта область является уже очень распространенной и уже есть много известных клиник, которым доверяют клиенты, то это все просто не имеет смысла.
В связи с перечисленным выше можно сделать, что эта сила оказывает незначительное влияние, т.к. клиника «Улыбка» уже имеет свою наработанную клиентуру и хорошую репутацию.
Товары-заменители. Товарами заменителями можно назвать государственные стоматологические клиники, которые предлагают те же услуги, что и частные, но по более привлекательным ценам. Но я считаю, что нельзя сказать, что эта сила оказывает какое-то большое влияние на рассматриваемую организацию т.к. клиентура у этих организаций разная. Если большинство клиентов частных клиник, это люди с з/п выше среднего, предпочитающие придти в клинику и в полном комфорте (получить чашечку чая или кофе, зайти к доктору точно в то время, на которые был записан клиент) получить нужную услугу, то клиенты государственных стоматологических клиник это люди со средним уровнем дохода и с более низкими требованиями к клинике.
Конкурентная сила поставщиков. Угроза со стороны поставщиков оценивается количеством и размером поставщиков данной отрасли. Для клиники стоит рассматривать поставщиков медицинских препаратов и материалов, медицинской техники. Эта угрозу можно оценивать как слабую, потому что поставщиков большое количество и заменить не составит большого труда.
Конкурентная сила потребителей. В этой отрасли большое количество потребителей, т.к. стоматологическая помощь является необходимой услугой для людей любого возраста.
Клиника предлагает широкий спектр услуг, а так же предлагает те услуги, которыми могут похвастаться лишь еще несколько клиник в городе Новосибирске. Угроза оказывает слабое влияние, т.к. клиника имеет наработанную клиентуру и постоянным клиентам предложена система скидок.
В результате проведенного конкурентного анализа можно сделать вывод, что наибольшую угрозу для деятельности стоматологической клиники «Улыбка» представляют существующие в этой же отрасли конкуренты. Что бы сохранить и превысить наработанный клиникой уровень на рынке стоматологических услуг, клинике нужно увеличить количество рекламы на телевидении и в Интернете. Так же для привлечения новых клиентов стоит предлагать систему скидок. Конкуренты, их преимущества и недостатки приведены в Приложении Б. SWOT – анализ представлен в Приложении В
Вывод: Для дальнейшего успешного существования клиник, необходимо создать гибкую систему скидок, проводить акции, что увеличит спрос и прибыль, открывать новые кабинеты, набрать больший штат высококвалифицированных сотрудников и расширить ассортимент предоставляемых услуг, при этом поддерживая качество их предоставления.
4 Функции управления
4.1 Теоретическая часть
Функция - многозначный термин, который означает такое отношение между элементами, в котором изменение в одном влечёт изменение в другом 17.
Функции управления – это направление или виды управленческой деятельности, основанный на разделении и кооперации в управлении, и характеризующийся обособленным комплексом задач и выполняемый специальными приемами и способами 18.
Классификация функций управления
Общие - это виды управленческой деятельности, которые выполняются для всех, без исключения объектов управления. Включают в себя:
-Функция планирования является номером один в менеджменте. Реализуя ее, предприниматель или управляющий на основе глубокого и всестороннего анализа положения, в котором в данный момент находится фирма, формулирует стоящие перед ней цели и задачи, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и программы 19.
-Функция организации — это формирование структуры организации, а также обеспечение всем необходимым для ее работы - персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами 20.
-Функция мотивации — это деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации, и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах. 21
-Функция контроля — это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Контроль — это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. 22
-Функция координации — это центральная функция менеджмента. Она обеспечивает достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними 23.
Специальные- это функции, которые зависят от особенностей объекта управления, не являются общими или одинаково важными для всех объектов управления и определяют порядок построения органов управления.(лекция). Можно привести примеры: управление финансами, управление кадрами, управление сбытом продукции и т.д.
4.2 Практическая часть
Рассмотрим реализацию общих функций управления на примере цели второго уровня – Активная реклама (увеличение количества рекламы). Выполнено в таблице.
Таблица 4.1 – Реализация общих функций управления на примере стоматологической клиники «Улыбка»
Функция управления
Содержание
Субъект управления и связи
1
2
3
Планирование
Определить необходимость в дополнительной рекламе, провести опрос
Руководитель. Внутренняя связь с администратором и владельцем, внешняя с клиентами
Определить самый эффективный способ привлечения клиентов
Руководитель. Внутренняя связь с администратором
Найти подходящего рекламодателя
Руководитель. Внутренняя связь с владельцем, внешняя с рекламодателями
Заключить договор с рекламодателем на экспериментальный срок, равный 2 месяца
Руководитель. Внутренняя связь с владельцем. Внешняя связь с рекламодателями.
Провести повторный опрос
Руководитель. Внутренняя связь с администратором. Внешняя с клиентами
Продолжение таблицы 4.1.
1
2
3
Планирование
Заключить договор с рекламодателем
Руководитель. Внутренняя связь с владельцем. Внешняя с рекламодателем
Определить эффективность нововведенной рекламы.
Руководитель. Внутренняя связь с администратором и владельцем, внешняя с клиентами
Заключить договор с рекламодателем на срок 1 год.
Руководитель. Внутренняя связь с владельцем. Внешняя с рекламодателем
Организация
Дать распоряжение о введении анкетирования клиентов, пришедших в клинику, с целью выяснения того, откуда они узнали о данной клинике.
Владелец. Внутренняя связь с руководителем
Составить содержание анкеты
Руководитель. Внутренняя связь с владельцем
Провести данное анкетирование в течение месяца
Администратор. Внутренняя связь с руководителем, внешняя с клиентами
Оценить результаты анкетирования, выбрав самый эффективный способ рекламы
Руководитель. Внутренняя связь с администратором
Оповестить владельца о данных проведенного анкетирования
Руководитель. Внутренняя связь с владельцем
Дать распоряжение о поиске рекламодателя для введения рекламы на телевидение
Владелец. Внутренняя связь с руководителем.
Провести переговоры с различными рекламодателями
Руководитель. Внешняя связь с рекламодателями.
Выбрать наиболее подходящего рекламодателя
Руководитель. Внешняя связь с рекламодателями.
Обсудить с рекламодателем состав рекламы
Руководитель. Внешняя связь с рекламодателями.
Составить вид и состав рекламы
Руководитель. Внешняя связь с рекламодателями.
Оповестить владельца о найденном рекламодателе и о составе самой рекламы
Руководитель. Внутренняя связь с владельцем
Согласовать с владельцем данного рекламодателя и рекламу
Руководитель. Внутренняя связь с владельцем
Дать распоряжение о заключении договора с данным рекламодателем на 2 месяца
Владелец. Внутренняя связь с руководителем
Окончание таблицы 4.1.
1
2
3
Организация
Заключить договор с выбранным рекламодателем
Руководитель. Внешняя связь с рекламодателями.
Оплатить услуги предоставляемые рекламодателем
Руководитель. Внутренняя связь с бухгалтером. Внешняя связь с рекламодателями.
Дать распоряжение о повторном анкетирование, для оценки эффективности внедренной рекламы
Владелец. Внутренняя связь с руководителем
Провести повторное анкетирование в течение месяца
Администратор. Внутренняя связь с руководителем, внешняя с клиентами
Оценить результаты анкетирования
Руководитель. Внутренняя связь с администратором
Оповестить владельца о данных повторного анкетирования
Руководитель. Внутренняя связь с владельцем
Дать распоряжение о продлении договора с данным рекламодателем на 6 месяцев.
Владелец. Внутренняя связь с руководителем
Встретиться с рекламодателем для продления договора оказываемых услуг
Руководитель. Внешняя связь с рекламодателями.
Оплатить услуги предоставляемые рекламодателем
Руководитель. Внутренняя связь с бухгалтером. Внешняя связь с рекламодателями
Контроль
Проверить корректность составленной анкеты для клиентов
Владелец. Внутренняя связь с руководителем
Контроль уровня продаж
Владелец. Внутренняя связь с руководителем, администратором.
Оценить найденного рекламодателя
Владелец. Внутренняя связь с руководителем
Оценить условия договора с рекламодателем.
Владелец. Внутренняя связь с руководителем
Контроль уровня затрат
Владелец. Внутренняя связь с руководителем и бухгалтером
Мотивация
Уровень мотивации на выполнение выбранной цели очень высок, так как от этого зависит дальнейшее развитие клиники, дальнейший «поток» клиентов, вследствие чего и дальнейшая прибыль
Владелец. Внутренняя связь со всем работающем персоналом, внешняя с клиентами
Наиболее высокий уровень мотивации наблюдается у руководителя, который непосредственно принимают участие в поиске рекламодателя, заключении договора, так как он несет ответственность перед всем коллективом и особенно владельцем.
Владелец. Внутренняя связь с руководителем
Врачи и медсестры, которые не участвуют в предстоящих действиях, имеют низкий уровень мотивации, так как от них ничего не зависит в данной ситуации.
Владелец. Внутренняя связь с врачами и медсестрами клиники
Рассмотрев реализацию общих функций на примере данной цели можно сделать вывод, что в основном идет взаимодействие владельца с руководителем и руководителя с рекламодателем.
5 Проектирование организационной структуры управления
5.1 Теоретическая часть
Организационная структура управления- документ, устанавливающий количественный и качественный состав подразделений предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой. 24
Уровень управления -совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системе управления организацией(лекция)
Звено управления- обособленная ячейка, наделенная определенными функциями управления (лекция)
Виды ОСУ:
Линейная–характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель, сосредоточивающий в своих руках все функции управления, он наделен всеми полномочиями и осуществляет руководство подчиненными ему работниками. 25
Функциональная- характеризуется тем, что управление осуществляется совокупностью подразделений, специализированных на выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия решений в линейной системе управления. 25
Линейно-функциональная структура - ступенчатая иерархическая. При ней линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления. 26
Дивизиональные структуры - структуры, основанные на выделении крупных автономных производственно-хозяйственных подразделений (отделений, дивизионов) и соответствующих им уровней управления с предоставлением этим подразделениям оперативно-производственной самостоятельности и с перенесением на этот уровень ответственности за получение прибыли 26. Выделяется 3 типа дивизиональных структур: дивизионально-продуктивные структуры (полномочия по руководству производством и сбытом какого-либо продукта или услуги передаются одному руководителю, который является ответственным за данный вид продукции); организационные структуры. ориентированные на потребителя(подразделения группируются вокруг определенных групп потребителей); дивизионально-региональные структуры(Вся деятельность компании в определенном регионе в этом случае должна подчиняться соответствующему руководителю, несущему за нее ответственность перед высшим руководящим органом фирмы).
Матричная структура отражает закрепление в организационном построении фирмы двух направлений руководства, двух организационных альтернатив. Вертикальное направление - управление функциональными и линейными структурными подразделениями компании. Горизонтальное - управление отдельными проектами, программами, продуктами, для реализации которых привлекаются человеческие и иные ресурсы различных подразделений компании 27
Под проектной структурой управления понимается временная структура, создаваемая для решения конкретной комплексной задачи. Смысл проектной структуры управления состоит в том, чтобы собрать в одну команду самых квалифицированных сотрудников разных профессий для осуществления сложного проекта в установленные сроки с заданным уровнем качества и в рамках выделенных для этой цели материальных, финансовых и трудовых ресурсов. 27
Структура на основе рабочих групп- представляет собой максимально гибкую и подвижную структуру. Руководители и сотрудники образуют рабочие группы различных уровней, которые могут менять свою численность, возникать и прекращать существование по мере надобности.
Принципы формирования ОСУ: первичность функций управления и вторичность самой структуры; принцип единства распорядительства; централизация принятия стратегических решений; принцип возрастания п объема координационной работы по мере удлинения иерархической цепочки; принцип обеспечения контроля(принцип управляемости); принцип гибкости(адаптивности) системы; принцип экономичности (лекционный материал).
5.2 Практическая часть
Линейная организационная структура управления представлена на рисунке 5.1.
Рисунок 5.1 - Линейная организационная структура управления