Проведение системного анализа на примере организации

Заключение


Системный анализ — это научный подход к управлению организацией, принятию решений. Вся проблема изучается в целом, определяются цели развития объекта управления и различные пути их реализации. При этом возникает необходимость согласования работы различных частей объекта управления, отдельных исполнителей, с тем чтобы направить их на достижение общей цели.
В системном анализе исследования строятся на использовании категории системы, под которой понимается единство взаимосвязанных и взаимовлияющих элементов, расположенных в определенной закономерности в пространстве и во времени, совместно действующих для достижения общей цели. Система должна удовлетворять двум требованиям:
- поведение каждого элемента системы влияет на поведение системы в целом;
- существенные свойства си ...

Введение 3
1 Общая характеристика исследуемой организации 5
2. Методы системного анализа и возможности их применения в организации 15
3. Применение методики системного анализа для решения проблем организации 20
3.1 Выявление проблемы организации 20
3.2 Формулировка общей цели и ее декомпозиция 23
3.3 Проектирование организации для достижения
поставленной цели 24
Заключение 26
Список использованных источников 27

Введение

Актуальность темы работы. Быстрый темп изменений внешней среды организаций и уровня их сложности, разнообразие выполняемых ими функций привели к тому, что эффективное выполнение функций управления стало исключительно трудным делом. Чтобы решать управленческие задачи, достигать цели руководители должны управлять на основесистемного подхода. Именно в рамках этого подхода руководитель сможет эффективно координировать действия по управлению организацией.
Необходимо отметить, что системный подход способствует выработке правильного метода мышления о процессе руководства.При применении системного подхода развивается образ мышления, который способствует устранению излишней усложненности и помогает руководителю понять суть сложных явлений, cитуаций, проблем и принятьоптимальное управленч еское решение на основе четкого представления об окружающей обстановке.
Системный подход на практике реализуется по средствам системного анализа.
Системный анализ – это есть не набор правил, принципов, это стиль мышления по отношению к организации и управлению.Системный анализприменяется тогда, когда необходимо исследовать объект со всех сторон, комплексно [1, c.56].
Термин "системный анализ" впервые появился в 1948 г. в работах корпорации «RAND» в связи с задачами внешнего управления, а в российской литературе он получил известность после перевода книги С. Оптнера [2, c.87].
К методам системного анализа относятся следующие методы: метод «мозгового штурма», метод экспертных оценок,метод "Дельфи",метод "дерева целей",морфологические методы.
Дальнейшее развитие системный анализ получил в трудах зарубежных и отечественных ученых, таких какАкофф Р., Бир С., Винер Р., Месарович М., Гэйн К., Сарсон Т., Клиланд Д., Кинг В., Перегудов Ф.И. Тарасенко Ф.П., Юдин Б. Г., Валуев С.А., Губанов В.А., Захаров В.В., Коваленко А.Н.
Объект работы – ООО Торговая сеть «Семь дней».
Предмет работы – применение методов системного анализа в ООО Торговая сеть «Семь дней».
Цель работы заключается в исследовании теоретических и практических аспектов применения системного анализа в упрвлении организацией.
Цель определила постановку и решение следующих задач:
- рассмотреть понятие и сущность системного анализа;
- изучить методы системного анализа;
- исследовать деятельность ООО Торговая сеть «Семь дней»;
- выявить проблемы в деятельности ООО Торговая сеть «Семь дней»;
- применить методы системного анализа в целях решения проблем ООО Торговая сеть «Семь дней».
При написании работы применялись методы анализа и синтеза, дедукции и индкции, сравнения, обобщения, моделирования.
Работа содержит введение, основное содержание, заключение, список использованных источников.

Для того чтобы внедрить в практику эффективное управление, необходимо определить его сущность и характерные черты. Впервые понятие управление было ассоциировано с понятием кибернетика американским математиком Н. Винером [11, c.87]. С этого момента понятие управление претерпело неизбежные изменения, как в теоретическом, так и в прикладном плане. Единого подхода к понятию управление предприятием не существует. Система управления организацией является сложной системой, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определённых ограничениях.Далее рассмотрим состав управленческого аппарата исследуемой торговой организации.Генеральный директор торговой сети. Основные функции – обеспечение деятельности организации посредством выполнения общих функций управления: планирования, организации, мотивации, контроля, координации; делигирование полномочий; взаимодействие с организациями, представляющими органы государственной власти и т. д.Финансовый директор. Функции – финансовое планирование, бюджетирование, финансовый контроль, финансовый анализ, оптимизация расходов организации и т.д.Департамент продаж и кадров. Основные функции - обеспечение организации, управления и контроля работы магазинов «Семь дней». В департамент входит служба персонала — подбор персонала, формирование штата работников магазина, выявление потребности в обучении, организация и контроль обучения; центр обучения — обучение управленческого персонала, разработка инструкций, информационная поддержка магазинов, сопровождение магазинов при открытии.Отдел кадров — прием/увольнение сотрудников, должностные инструкции, штатное расписание, ведение кадрового делопроизводства.Департамент развития. Основная функция - подготовка магазинов «Семь дней» к открытию.Департамент ревизии и контроля. Функции - планирование и проведение инвентаризаций, проведение дневных проверок магазинов.Департамент ценообразования и ассортимента. Департамент включает отдел логистики, главные функции — определение товарной матрицы магазинов, заказ товара, ценообразование, работа с поставщиками.Отдел рекламы и маркетинга — разработка рекламных мероприятий, поддержка рекламных акций и обеспечение подарками, заказ дополнительного торгового оборудования, режимников, уголков потребителей.Департамент IT. Осуществляет разработку и настройку программного обеспечения, техническую поддержку магазинов.Бухгалтерия — начисление з/платы, выдача справок о доходах, оформление отпусков, исправление накладных по прямым поставкам, определение и контроль лимита по кассе, проверка кассовых документов, авансовые отчеты; оплата: аренды, коммунальных услуг, услуг связи и интернета, и т.д.Юридический отдел —юридическая поддержка и консультации.Склад —набор и доставка товара, рассмотрение претензий магазинов по товару.Служба безопасности обеспечение магазинов охранной и пожарной сигнализацией, обеспечение безопасности работы сети, проведение проверок магазинов.Служба АХО —функции - комплектация и учет инвентаря, необходимого для работы торговой точки, обеспечение канцелярскими принадлежностями.Главный энергетик. Основные функции - монтаж оборудования, техническое обслуживание магазинов.Можно сделать вывод, что на исследуемом предприятии 2 уровня управления:- средний уровень управления;- высший уровень управления.К высшему уровню управления (топ-менеджмент) относятся:- генеральный директор;- директора департаментов;- финансовый директор;К среднему уровню управления относят:- начальники структурных подразделений;- управляющие магазинами.Для того чтобы внедрить в практику эффективное управление, необходимо определить его сущность и характерные черты. Важнейшей составляющей системы управления является организационная структура управления (ОСУ).Рассмотрим организационную структуру управления компанией «Cемь дней».ОСУ компании можно охарактеризовать как линейно-функциональную. Организационная структура является ключевым параметром внутренней среды организации. Ее привлекательность для менеджмента состоит в значительной подконтрольности управления. Линейно-функциональная структура состоит из: - линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу;-специализированных обслуживающих функциональных подразделений. Линейные звенья принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному руководителю в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов для принятия конкретных решений [8, c. 87]. Функциональные службы доводят свои решения до исполнителей либо через высшего руководителя, либо (в пределах специальных полномочий) прямо. Как правило, функциональные службы не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения производственным подразделениям. Линейно-функциональная структура обладает целым рядом преимуществ: - быстрое осуществление действий по распоряжениям и указаниям, отдающимся вышестоящими руководителями нижестоящим, - рациональное сочетание линейных и функциональных взаимосвязей; - стабильность полномочий и ответственности за персоналом. - единство и четкость распорядительства; - оперативное принятие и выполнение решений; - личная ответственность каждого руководителя за результаты деятельности; - профессиональное решение задач специалистами функциональных служб. Недостатки:- дублирование функций руководителя и функциональных специалистов в процессе управленческой деятельности;- нежелание руководителей брать на себя ответственность за принимаемые решения;Представим ОСУ ООО ТС «Семь дней» на рисунке 1.1943100150495Генеральный директор00Генеральный директор40005003048000308610030480004572003048000571500304800020574003048000400050030480003657600144780Департаментразвития00Департаментразвития1371600102870Департамент IT00Департамент IT2400300102870Департамент продаж и кадров00Департамент продаж и кадров4914900144780Департамент ревизии и контроля00Департамент ревизии и контроля-114300144780Финансовый директор00Финансовый директор35433006096000297180060960002286000609600034290097155Департамент ценообразования и ассортимента00Департамент ценообразования и ассортимента1828800211455Службаперсона00Службаперсона2743200211455Отдел обучения00Отдел обучения3886200211455Отдел кадров00Отдел кадров5715005524500160020055245000205740Отдел логистики00Отдел логистики1371600205740Отдел рекламы00Отдел рекламыРисунок 1 - Организационная структура управления ООО ТС «Семь дней»Указанная структура в целом отвечает потребностям и требованиям данного предприятия.В торговой организации «Семь дней» ОСУ линейно-функциональная, т.е. классическая бюрократическая структура управления.2. Методы системного анализа и возможности их применения в организацииМетод "мозговой атаки" (“мозгового штурма”)Цель метода – поиск новых идей, их обсуждение и конструктивная критику. Гипотеза метода - среди большого числа идей обязательно есть несколько ценных. При побсуждении проблемы необходимо придерживаться правил:1) сформулировать проблему в основных терминах, понятиях;2) не объявлять ни одну идею непригодной и не прекращать обсуждение идеи;3) поддерживать каждую идею, даже если ее применимость в данном случае кажется сомнительной, нецелесообразной;4) оказывать поддержку и поощрение для создания комфортной психологической обстановки.Применение метода дает хорошие результаты.Метод экспертных оценокОснова метода состоит в различных формах экспертного опроса с последующим оцениванием и выбором оптимального варианта. Метод базируется на том, что неизвестная характеристика исследуемого объекта понимается как случайная величина, отражением закона распределения которой является индивидуальная оценка эксперта о достоверности и значимости того или иного события. При этом подразумевается, что истинное значение исследуемой характеристики находится внутри диапазона оценок, полученных от группы экспертов и что обобщенное коллективное мнение является достоверным. Спорным моментом методики является установление весовых коэффициентов по экспертным оценкам и приведение противоречивых оценок к некоторой средней величине. Но, тем не менее метод широко применяется в социально-экономических исследованиях.Метод "Делъфи"Первоначально метод "Дельфи" применялся как один из этапов при проведении мозговой атаки для снижения влияния психологических факторов в целях повышения объективности оценок экспертов. Но позже метод стали применять в качестве самостоятельного метода. Суть метода заключается в осуществлении обратной связи, ознакомления экспертов с результатами предшествующего тура и учет этих результатов при оценке значимости экспертов.Метод "дерева целей"Термин "дерево" предполагает использование иерархической структуры, полученной путем разделения общей цели на подцели. Для случаев, когда древовидный порядок строго по всей структуре не выдерживается, В. И. Глушков ввел понятие "прогнозного графа" [4, c.87]. Метод "дерева целей" ориентирован на получение относительно устойчивой структуры целей организации. Для достижения этого при построении первоначального варианта структуры следует учитывать закономерности целеобразования и использо­вать принципы формирования иерархических структур.Морфологические методыОсновная идея морфологического подхода – поиск всевозможных вариантов решения проблемы путем комбинирования выделенных элементов или их признаков. Метод морфологического анализа был впервые предложен Ф. Цвикки и его второе название - "метод Цвикки" [4, с.108]. Cуществует три схемы метода:– метод систематического покрытия поля, основанный на выделении опорных пунктов знаний в исследуемой области и использование для заполнения поля некоторых сформулированных принципов мышления;– метод отрицания и конструирования, который заключается в формулировке некоторых предположений и замене их на противоположные с последующим анализом возникающих несоответствий;– метод морфологического ящика, который состоит в определении всех параметров, от которых может зависеть решение проблемы. Из определенных параметры формируют матрицы, содержащие все возможные сочетания параметров по одному из каждой строки с последующим выбором наилучшего сочетания.В исследуемой организации целесообразно применять методы «мозговой штурм», «дерево целей». Основной целью "мозгового штурма" является поиск как можно более широкого спектра идей и решений исследуемой проблемы, выход за границы тех представлений, которые существуют у специалистов узкого профиля и определенным служебным положением [7, c.98].Люди различных специальностей, практического опыта, индивидуальных качеств, как правило, владеют различными методами исследования. Соединение этих методов может быть очень полезно в решении сложных исследовательских проблем. В этом и заключается суть "мозгового штурма". Другое его качество — соединение логики и интуиции, научной фантазии и скрупулезного расчета.Участниками мозгового штурма - руководители департаментов, финансовый директор, заведующие магазинами. Cостав группы от 6 до 12 человек. Оптимальное число - 7. Цель мозгового штурма – повышение эффективности деятельности ООО Торговая сеть «Семь дней»."Мозговой штурм" рекомендуется проводится в два этапа:Этап генерации идей - обсуждение проблемы, запись на диктофон или видеосъемка (45 минут).Этап практического анализа выдвинутых идей - оценка идей путем прослушивания записи (или просмотра): установление корреляционных связей между мнениями; выбор программы действий.Каждый из этапов осуществляется по конкретным принципам, отражающим его назначение и суть, определяющим его эффективность.Заседание участников «мозгового штурма» может быть в следующих формах:В зависимости от принятых правил и жесткости их выполнения различают прямую мозговую атаку, метод обмена мнениями, методы типа комиссий, судов (когда одна группа (генераторы идей) вносит как можно больше предложений, а вторая — старается их максимально критиковать) и т.п. Обычное заседание: проводится заседание, на котором генеральным директором опрашиваются участники заседания (руководители департаментов, заведующие магазинами), они называют проблемы, влияющие на эффективность деятельности предприятия или подразделения. По окончании заседания составляется список проблем, который затем вывешивается для всеобщего ознакомления. Проведение заседания по круговой системе: составляются подгруппы, состоящие из 3 – 4 человек. Каждый представитель группы записывает на бумаге 2-3 идеи, которыми потом обменивается с другими участниками в пределах своей группы. Выдвинутые идеи изучаются другими участниками и дополняются новыми. В каждой подгруппе осуществляется троекратный обмен идеями, после которого составляется сводный перечень выдвинутых идей. Затем составленные перечни подгрупп передаются на рассмотрение группе. У данной формы применения метода «мозгового штурма» можно выделить следующие достоинства:- повышает активность участвующих за счет письменной формы изложения идей;- исключает ожидание своей очереди в процессе выдвижения идей;- позволяет совершенствовать представленные идеи и на основе их разрабатывать новые.Во время проведения данного метода руководителю следует обратить внимание на все мелочи, пусть даже несущественные: создание дружеского ненапряженного микроклимата (шутки, чай, кофе). Благоприятная дружеская обстановка будет способствовать уравновешенному психологическому состоянию людейДостоинства метода «мозговой атаки» следующие:- групповое мышление порождает на 70 % больше новых ценных идей, чем сумма индивидуальных независимых предложений;- тренирует умственные способности участников;- дает возможность получить новые неожиданные видения рассматриваемой проблемы;- позволяет с большим доверием относиться к выдвинутым идеям.После проведения заседания по методу «мозговой штурм» следует применить метод «дерево целей». С помощью которого можно определить генеральную цель, подцели достижения выявленных в процессе группового обсуждения направлений развития предприятия.3. Применение методики системного анализа для решения проблем организации3.1 Выявление проблемы организацииПерсонал торговой организации – ее основное конкурентное преимущество. Сегодня в менеджменте стало почти аксиомой, что главный капитал компании – это человеческий капитал.Проблемы исследуемой организации лежат в области управления персоналом.Точная формулировка проблема: низкий уровень трудовой мотивации и как следствие текучесть кадров.В таблице 3 рассмотрим численность персонала по категориям.Таблица 3 - Численность персонала ООО ТС «Семь дней» по категориям Категория работников2012г.2013 г.Абсолютное отклонение +,-, чел.