Разработка организационного проекта подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления организации

Заключение
В настоящее время ООО «Газпром комплектация», как и многие другие российские компании, перешло от вопросов, связанных исключительно с экономическим кризисом, к вопросам развития бизнеса, расширения инфраструктуры, построения системы корпоративного управления.
Совершенствование документационного обеспечения управления – это один из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации ДОУ и применении современных систем электронного документооборота.
В ходе анализа документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Газпром комплектация» были рассмотрены основные направления деятельности, организационная структура и аппарат управления компании, изучены ...

Введение 10
ГЛАВА 1. История и организационная структура общества с ограниченной ответственностью «Газпром комплектация» 18
1.1. История создания и развития 18
1.2. Цель, основные направления деятельности и структура 18
1.3. Структура службы ДОУ 22
ГЛАВА 2. Организация документационного обеспечения управления ООО «Газпром комплектация» 28
2.1. Организация документооборота и его анализ 28
2.2. Прием, регистрация, порядок рассмотрения и прохождения документов 33
2.2.1. Прием документов 33
2.2.2. Регистрация документов 35
2.2.3. Порядок рассмотрения и прохождения документов 40
2.2.4. Контроль исполнения документов 42
2.2.5. Отправка документов 45
2.3. Организация текущего хранения документов и последующая передача дел в архив 46
2.3.1. Составление номенклатуры дел 46
2.3.2. Формирование дел вподразделениях 49
2.3.3. Сдача дел в архив организации 50
ГЛАВА 3. Предложения по совершенствованию документационного обеспечения ООО «Газпром комплектация» 53
3.1. Нормативно – правовое обеспечение службы ДОУ 53
3.2. Совершенствование контроля за исполнением документов и поручений 57
Заключение 64
Список использованных источников и литературы 66
Приложения 1

Введение

Организация работы с документами является одной из важных задач в деятельности любой организации. Это связано с тем, что именно от нее зависит качество управления. От того, насколько профессионально ведется делопроизводство, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все хозяйственные операции, ежедневно совершаемые организацией, должны оформляться документами. В документе фиксируются все важнейшие управленческие решения.
Рационализации документационного обеспечения управления на предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быс трое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, с нормативными актами, а тем более с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильная организация работы с документами в соответствии с новыми правовыми нормативными актами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Актуальность выбранной темы обуславливается несовершенством документационного обеспечения управления в организациях. Решение вопроса управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
В ходе работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности общества с ограниченной ответственностью «Газпром комплектация».
Целью данной работы является разработка организационного проекта подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления организации.
Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:
1. Дать общую характеристику объекта исследования.
2. Рассмотреть организационную структуру ООО «Газпром комплектация».
3. Провести анализ структуры и функций службы ДОУ.
4. Изучить организацию документооборота ООО «Газпром комплектация»
5. Провести анализ регистрации и контроля исполнения документов.
6. Рассмотреть вопросы, связанные с организацией хранения документов.
7. Разработать предложения по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций федерального законодательства по ДОУ, нормативно-методических документов и специальной литературы.
При подготовке работы для реализации поставленных задач было использовано федеральное законодательство по организации делопроизводства, нормативные правовые акты, нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные документы, регламентирующие организацию документационного обеспечения управления предприятия.
Законодательно-правовая база делопроизводства включает в себя:
- законодательные акты в сфере информации и документации;
- Указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера.
Нормативно-методические документы регламентируют:
- технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;
- работу службы делопроизводства (ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.);
- методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;
- государственные стандарты на документацию;
- унифицированные системы документации;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
и другие справочные пособия.
Из опубликованных источников изучены:
Первый, основополагающий закон – Конституция Российской Федерации . С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов.
Статья 15 Конституции РФ указывает, что «Конституция Российской Федерации имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.
Устанавливая основы статуса обществ с ограниченной ответственностью, Гражданский кодекс Российской Федерации определяет понятие и основы правового положения хозяйственных обществ (ст. 87), правила об участниках обществ (ст. 88), основные требования к учредительному документу (ст. ст. 52 и 89), формированию уставного капитала (ст. 90), основы организации управления в обществе с ограниченной ответственностью (ст. 91), особенности реорганизации и ликвидации обществ (ст. 92), правила о переходе доли в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью к другому лицу (ст. 93) и о выходе из общества его участника (ст. 94).
Уголовный кодекс Российской Федерации , предусматривает ответственность за приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей.
Специальным актом гражданского законодательства, определяющим в соответствии с ГК РФ правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, а также порядок создания, реорганизации и ликвидации такого общества является Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» . В нем развиты и конкретизированы соответствующие нормы ГК РФ о хозяйственных обществах и, в частности, об обществах с ограниченной ответственностью.
Принят ряд законов и нормативных актов, регламентирующих порядок оформления документов, работу с системами документации и с отдельными видами документов, а также с их формами и бланками.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» , является основополагающим в вопросах хранения документов, который регулирует отношения в сфере организации и хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов организаций и предприятий независимо от их форм собственности.
В законе даны определения ряда понятий, с которыми связано хранение документов в делопроизводстве и архиве. В их числе – определение архивного документа, временного и постоянного хранения документов, архива организации, муниципального и государственных архивов, депозитарного хранения и др.
В ст. 23 закона указано как поступать с архивными документами включенными в состав Архивного фонда РФ, документами по личному составу, а также архивными документами, сроки временного хранения которых не истекли, в случае ликвидации или реорганизации юридических лиц всех форм собственности.
Основой правового регулирования в области защиты информации является специальное законодательство. Особую роль в нем играет Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» , в котором информация рассматривается как объект правовых отношений. В законе даны определения таких понятий, как информация, документирование информации, защита информации, обладатель информации, конфиденциальность информации, предоставление и распространение информации, электронное сообщение. Законом устанавливается ответственность за правонарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.
Закон в ст. 11 указывает: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации». Этот порядок закреплен постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» .
Правила определяют, в частности, порядок создания документов в федеральном органе исполнительной власти, требования к организации документооборота, особенности работы с электронными документами. Новый порядок не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
В связи с общемировыми процессами защита персональных данных человека становится настолько актуальной, что государство вынуждено регулировать происходящие в этой сфере процессы с помощью законодательства.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» это нормативный правовой акт, создающий правовую основу обращения с персональными данными физических лиц в целях реализации конституционных прав человека, в том числе права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» устанавливает порядок ведения электронной служебной переписки между федеральными органами государственной власти, Администрацией Президента РФ и Правительства РФ.
В Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-методических документов регулирующих документационное обеспечение организаций.
В 1991 году вышла Государственная система документационного обеспечения управления (утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 №33) (ГСДОУ) . ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и др. Система ориентирована и на коммерческие организации. В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» , распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).
В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006–2007 годы ВНИИДАД разработал национальный стандарт России – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 , который является, по сути, аутентичным переводом первой части международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management».
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ раздел – «Политика управления документами и ответственность», в котором сказано: «Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами».
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) , являются нормативно-методическим документом. Документ устанавливает нормы и технологию работы архива организаций. Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций.
В Основные правила работы архивов организаций внесены положения, связанные с экспертизой ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г. N 558 , является основным нормативным документом для определения сроков хранения и отбора на хранение и уничтожение документов, общих для большинства организаций, включая негосударственные. Нормативный характер этого документа означает, что срок хранения соответствующих перечню документов (дел) переносится в номенклатуру дел без изменений.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 года № 37) , является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров. Назначение справочника в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими различных специальностей, в том числе работниками делопроизводственных служб.
В нормах времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Министерством труда и социального развития Российской Федерации от 26.03.2002 № 23 , не только определены трудозатраты на различные виды работ, но и последовательно перечисляется содержание работ, т.е. работы раскладываются на составляющие их операции.
Помимо опубликованных источников при написании работы были использованы неопубликованные источники: устав ООО «Газпром комплектация», организационно-распорядительные документы, материалы текущего делопроизводства ООО «Газпром комплектация».
При написании работы были изучены труды следующих специалистов в области документоведения:
Т.В. Кузнецова «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» , в данной книге рассматриваются современные требования к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р 6.30-2003 и организация работы службы делопроизводства. В специальные главы книги выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности документов и их уничтожения, а также особенности работы с кадровыми документами.
С.Л. Кузнецов «Современные технологии документационного обеспечения управления» , в книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства с учетом использования современных компьютеризированных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, хранение документов в электронной форме.
Заслуживают большого внимания методические пособия научных сотрудников Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Методическое пособие «Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001» М.В. Ларин (в соавторстве с О. И. Рысковым) посвящено вопросам управления документами в деятельности различных организаций, с учетом требований международных стандартов в сфере информации и документации, рекомендаций Международного совета архивистов, зарубежного опыта документационного обеспечения управленческой деятельности.
В методическом пособии «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации» рассматриваются вопросы разработки нормативных документов организации, регламентирующих документационное обеспечение управления. В пособии дается анализ современных законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации и документации, содержатся методические материалы по разработке положения о службе ДОУ, должностных инструкции работников службы ДОУ и инструкции по ДОУ.
И.Ю. Байкова «Настольная книга делопроизводителя» , включены сведения по всем актуальным вопросам деятельности сотрудников службы документационного обеспечения: как написать инструкцию по ведению делопроизводства, организовать электронный документооборот и работу с конфиденциальными документами, разработать номенклатуру дел и подготовить документы для сдачи в архив. В справочнике представлены образцы положений и инструкций, разработка которых входит в обязанности работников службы документационного управления, а также формы типовых документов, в том числе деловых писем.
В процессе подготовки работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Делопроизводство и документооборот на предприятии» освещающие современные проблемы организации документационного обеспечения управления.
Подведя итог, можно сказать, что вопросы, затрагивающие работу службы ДОУ, отражены в самых разных правовых, нормативных и методических документах, законах, постановлениях, инструкциях.
В соответствии с поставленными задачами данная работа состоит из введения, трех глав, заключения.
Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, ее практическое значение, дается анализ законодательно-правовой и нормативно-методической базы по организации документационного обеспечения управления.
В первой главе описывается объект исследования – ООО «Газпром комплектация», история его создания и развития, основные задачи и направления деятельности, структура и органы управления, задачи и функции службы ДОУ.
Во второй главе производится анализ организации документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Газпром комплектация».
В третьей главе формулируются предложения по рационализации документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Газпром комплектация».
В заключении обобщаются выводы, полученные в ходе анализа документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Газпром комплектация», даются рекомендации по их использованию в практической деятельности, указываются направления дальнейших исследований.

e