Автоматизация процесса оформления кадровых приказов и служебных записок в организации.

Основные задачи дипломного проекта − анализ деятельности предприятия, выявление существующих недостатков в текущей технологии управления предприятием, разработка автоматизированной системы для автоматизации процессов, связанных с документооборотом, выполнены.
На основании анализа текущей технологии управления были сформированы цели и назначение разрабатываемого автоматизированного варианта решения данной задачи, произведено сравнение с аналогичными системами решения данной задачи, проведена формализация расчетов результатных показателей, выбрана технология проектирования, а также принят ряд проектных решений по техническому, информационному, программному и технологическому обеспечению.
Для проектируемой системы была построена информационная модель, были приняты решения по способу хранения ...

1.Общие сведения 3
1.1. Наименование системы 3
1.2.Основание для проведения работ 3
1.3.Наименование организаций Заказчика и Разработчика 3
1.4.Плановые сроки начала и окончания работы 3
1.5.Источники и порядок финансирования 4
1.5.1.Источник финансирования: 4
1.5.2.Порядок финансирования: 4
1.6.Порядок оформления и предъявления Заказчику результатов работ 4
2. Названия и цели создания системы 5
2.1. Назначения Системы 5
2.2. Цели создания Системы 5
3. Характеристика объектов автоматизации 6
3.1. Объект автоматизации 6
3.2.Перечень рассматриваемых процессов 6
3.3.Описание процессов 6
3.3.1.Ключевой показатель эффективности. 8
3.3.3. Выделение объектов автоматизации 8
4. Моделирование бизнес-процессов в методологии IDEF0 9
5. Моделирование бизнес-процессов в методологии IDEF3 13
6. Моделирование данных 17
7. Макеты экранных форм приложения 26
8.Оценка экономической эффективности проекта 27
9. Основные этапы реализации автоматизированной системы 40
Заключение 41
Список использованной литературы 42

1.Общие сведения
1.1. Наименование системы

Полное наименование системы «Автоматизация процесса оформления кадровых приказов и служебных записок в организации».
Краткое наименование: АИС
1.2.Основание для проведения работ

Работа выполняется на основании задания по предмету «Автоматизированные системы обработки и управления» между Заказчиком и Разработчиком.

Данная форма заполняется специалистом по делопроизводству. Справочник пополняется новыми записями по мере увеличения числа организаций-корресондентов.Таблица 5.4 – Описание сущности «Контрагенты»№ п/пНазваниеТипОписание1Код контрагентаЦелочисленный2Наименование контрагентаТекстовый3АдресТекстовый4ФИО ТекстовыйФИО контактного лица или руководителя5ТелефонТекстовый5) Резолюции. Данная форма заполняется администратором системы.Таблица 5.5 – Описание сущности «Резолюции»№ п/пНазваниеТипОписание1Код резолюцииЦелочисленный2Наименование резолюцииТекстовый6) Руководящие документы. Данная форма заполняется специалистом по делопроизводству по мере получения распорядительной документации от руководителя. Таблица 5.6 – Описание сущности «Руководящие документы»№ п/пНазваниеТипОписание1Код входящего документаЦелочисленный2Код контрагентаЦелочисленный3Код резолюцииЦелочисленный4Дата регистрацииДата/Время5СодержаниеТекстовый7) Журнал исполнения руководящих документов. Данная форма заполняется специалистом по делопроизводству по мере поступления информации об исполнении руководящих документов.Таблица 5.7 – Описание сущности «Журнал руководящих документов»№ п/пНазваниеТипОписание1Код контрагентаЦелочисленный2Код руководящего документаЦелочисленный3РезолюцияТекстовый4Код исходящего документаЦелочисленный5ФИО специалистаТекстовый6Наименование отделаТекстовый7Контрольная датаДата8Дата исполненияДата9 Признак исполненияЛогический6. Моделирование данныхРис.6.1. Диаграмма потоков данныхРис.6.2. Диаграмма кооперацииРис.6.3. Use-Case диаграмма предметной областиРис.6.4. Диаграмма деятельностиЛогическая модель разрабатываемой системы приведена на рис.6.5.Рис.6.3. Логическая модель информационной системы Описание структуры данных приведено ниже.Формы:1) OTDТаблица 6.1 – Поля таблицы OTD№ п/пНазваниеТипОписание1code_otdINTEGERИдентификатор отдела2namVARCHAR(20)Наименование отдела2) SPECТаблица 6.2 – Поля таблицы SPEC№ п/пНазваниеТипОписание1code_specINTEGERИдентификатор специалиста2fioVARCHAR(20)ФИО специалиста3dolgnVARCHAR(20)Должность специалиста4code_otdINTEGERИдентификатор отдела5telVARCHAR(20)телефон специалиста3) ISH_DOCТаблица 6.3 – Поля таблицы ISH_DOC№ п/пНазваниеТипОписание1code_ishINTEGERИдентификатор исходящего документа2code_specINTEGERИдентификатор специалиста3code_otdINTEGERИдентификатор отдела4code_contragINTEGERИдентификатор контрагента5daydatetimeДата отправки6sodVARCHAR(20)содержание документа4) CONTRAGТаблица 6.4 – Поля таблицы CONTRAG№ п/пНазваниеТипОписание1code_contragINTEGERИдентификатор контрагента2namVARCHAR(20)Наименование контрагента3adrVARCHAR(20)Адрес контрагента4fioVARCHAR(20)ФИО руководителя5telVARCHAR(20)Телефон контрагента5) REZOLТаблица 6.5 – Поля таблицы REZOL№ п/пНазваниеТипОписание1code_rezolINTEGERИдентификатор резолюции2namVARCHAR(20)Наименование резолюции6) VDOCТаблица 6.6 – Поля таблицы VDOC№ п/пНазваниеТипОписание1code_vhINTEGERИдентификатор входящего документа2code_contragINTEGERИдентификатор контрагента3code_rezolINTEGERИдентификатор резолюции4date_regdatetimeДата регистрации5sodVARCHAR(100)Содержание7) GUR_DOCТаблица 6.6 – Поля таблицы GUR_DOC№ п/пНазваниеТипОписание1code_contragINTEGERИдентификатор контрагента2code_vhINTEGERИдентификатор входящего документа3code_resINTEGERИдентификатор резолюции4code_ishINTEGERИдентификатор ответа5code_specINTEGERИдентификатор специалиста6code_otdINTEGERИдентификатор отдела7kdatedatetimeКонтрольная дата8ispdatedatetimeДата исполнения9 pispBOOLEANПризнак исполненияФизическая модель разрабатываемой системы приведена на рис.6.6.Рис.6.6. Физическая модель7. Макеты экранных форм приложения8.Оценка экономической эффективности проектаСложность алгоритмаАлгоритм данного программного продукта по сложности относится ко II-ой группе, так как он не связан с громоздкими математическими расчетами и имеет в большей степени учетные и отчетные свойства. Разновидности входной и выходной информацииВходной информацией системы является система ввода информации о поступивших входящих документах.Выходной информацией системы являются отчёты об исполнении документов, статистическая информация.Сложность организации контроля входной и выходной информацииПо сложности организации контроля входной и выходной информации систему можно отнести к группе «21» – печать документов сложной многоуровневой структуры, разнообразных по форме и содержанию.Степень использования готовых компонентовПри разработке системы необходимо использование следующего программного обеспечения и компонентов:операционная система Windows XP и выше;Технические требования к необходимой для разработки и эксплуатации вычислительной техникеТехнические требования к вычислительной технике определяются, в основном, требованиями операционной системы Windows. Поскольку данный программный продукт может работать только в сетевой среде, минимальным требованием является наличие одной рабочей станции и сервера.Минимальная конфигурация рабочего места:компьютер на базе процессора Intel Pentium 4 3000 МГц;сетевой платой типа Ethernet производительностью не менее 100 Мбит/соперационная система Windows OpenOffice.orgклавиатура, мышь;принтер формата А4;источник бесперебойного питания 250Вт.Минимальная конфигурация сервера:2 процессоров Intel® Xeon™ Quad-Core 5400 Series (2x6MB shared L2 cache, 1333MHz FSB)512МB оперативной памяти DDR2 PC2-5300 ECC Full Bufferedдисковая подсистема SAS/SATA (c 8-ю дисками HDD 143 Gb)сетевой платой типа Ethernet производительностью не менее 100 Мбит/ссистема управления сервером IPMI Server Management w/ KVM-over-LAN Операционная система Windows server 2008Создание системы предусматривает реализацию следующих целей:•повышение надежности работы системы управления;•повышение оперативности действий технологического персонала;•снижение энергозатрат.Предполагаемые пользователиПредполагаемыми пользователями данного программного продукта являются делопроизводители, руководители организаций и структурных подразделений. В связи с творческим характером работ не представляется возможным достаточно точно оценить объем программ в исходных командах. Поэтому для расчета трудоемкости разработки данной информационной системы наиболее удобным является экспертный метод.В данном случае затраты труда на создание системы не могут быть определены точно, но они могут быть оценены экспертным путем на основе имеющегося опыта разработки аналогичных задач. Трудоемкость выполнения отдельных видов работ определяется двумя видами оценок: - минимальные затраты времени на выполнение отдельного вида работ при наиболее благоприятных условиях; – максимальное время выполнения при наименее благоприятных условиях. По этим величинам оценивается ожидаемое значение трудоемкости и стандартное отклонение по следующим формулам (1) и (2) соответственно.(1)(2)Стандартное отклонение характеризует степень неопределенности выполнения работы за ожидаемое время . Если разброс между и мал, то степень достоверности того, что работа будет выполнена в срок, велика.Трудоемкость всей разработки определяется по формуле (3) и ее стандартное отклонение по формуле (4).(3)(4)Экспертные оценки и расчетные величины трудоемкости, и стандартные отклонения по всем видам работ приведены в таблице 3.1.Таблица 8.1 – Оценка трудоемкости по всем видам работВид работОценка трудоемкости(чел.-ч)Расчетные величины(чел.-ч)Изучение и анализ предметной области601208412Разработка алгоритма1001201084Программирование70100826Отладка16029021226Подготовка документации1601801684Итого:550106065452Планируемый период разработки программы – 4 месяца. Действительный фонд времени Ф, по формуле 5: часов.(5)Численность исполнителей определяется по формуле (6):(6)где Ч – численность исполнителей;Ф – действительный фонд времени одного специалиста за планируемый период разработки.Таким образом, получаем: (человека).В данном случае по расчетам нам необходимо два человека исполнителей.Состав исполнителей: Руководитель отдела ИТП, инженер-программист.Таблица 8.2 – Распределение трудоемкости между исполнителямиВид работРуководитель отдела ИТП(чел.-ч)Инженер-программист(чел.-ч)Общая трудоемкость(чел.-ч)Машинное время(часов)Изучение и анализ предметной области403075-Разработка алгоритма312358-Программирование100200300300Отладка20180200200Подготовка документации7540115100Итого:266473748600Оценим стоимость разработки данной автоматизированной системы.Основная заработная плата разработчиков рассчитывается исходя из трудоемкости работ, выполняемых специалистами i-квалификации при разработке данной программы () и действующей системы должностных окладов ():(7)где – оклад руководителя отдела ИТП (28'000 руб.) на данном предприятии;–оклад инженера-программиста (20’000 руб.) на данном предприятии; –общая трудоемкость работ, выполняемых руководителем разработки; – общая трудоемкость работ, выполняемых инженером-программистом.Таким образом, основная заработная плата разработчиков, при районном коэффициенте 70%, среднем количестве рабочих часов в месяце равном 170, северная надбавка 50% равна:руб.(8)Величина дополнительной заработной платы определяется по следующим формулам:,(9)(10)где - коэффициент дополнительной зарплаты;- эффективный фонд времени; – номинальный фонд времени.Значения и вычисляются по следующим формулам:(11)(12)где – число рабочих дней (для 2010 года составляет 249 дней);– продолжительность рабочей смены (8 ч);– число дней, проводимых в отпуске (28 дней); – число дней, пропущенных по болезни (3 дней);– число дней, потраченных на выполнение государственных обязанностей (2 дня); – коэффициент потерь времени (0.03).Таким образом, получаем:(13)(14)Величина отчислений во внебюджетные фонды определяется по следующей формуле:,(15)где и - величина основной и дополнительной зарплаты;- коэффициент отчисления во внебюджетные фонды, равен 26%.Таким образом, получаем:руб.(16)Расходы по использованию ЭВМ определяются, исходя из затрат машинного времени в часах и стоимости одного машино-часа работы ЭВМ, на которой производится работа:(17)где – стоимость часа работы ЭВМ; – машинное время, необходимое для разработки программного обеспечения. часов(18)Стоимость одного машино-часа работы ЭВМ определяется величиной эксплуатационных расходов, приходящихся на 1 час машинного времени этой ЭВМ. В состав этих расходов включается: амортизация ЭВМ, затраты на ремонт, расходные материалы, электроэнергию:(19)где- годовые расходы, обеспечивающие функционирование вычислительного комплекса, руб./год; - годовой плановый фонд времени работы вычислительного комплекса, час; - коэффициент загрузки вычислительного комплекса (0,95).Годовой плановый фонд времени работы вычислительного комплекса определяется по формуле:(20)где - годовой номинальный фонд времени работы вычислительного комплекса, час; - годовые затраты времени на профилактические работы (5% от ).часов.(21)Годовые расходы, обеспечивающие функционирование вычислительного комплекса определяются по формуле:(22)где - основная зарплата персонала, производящего профилактические работы, руб.; - дополнительная зарплата обслуживающего персонала, руб.; - отчисления на социальные нужды, руб.