Оформление и ведение личных дел

Заключение
В работе было проведено исследование основных организационно-правовых моментов процедуры формирования и хранения личных дел сотрудников организации на примере МАОУ СОШ №9 г. Пермь.
Существуют научные работы, которые подробно освещают отдельные вопросы, но трудов, обобщающих как правовые, так и делопроизводственные стороны процедуры формирования личных дел педагогических сотрудников, на сегодняшний день выявлено не было. Поэтому был проанализирован и синтезирован опыт и знания отдельных авторов. На этой основе сделаны выводы.
В организации хранятся только личные дела сотрудников, принятых на работу в эту организацию. При увольнении личное дело сдается в архив организации или может быть передано для продолжения в другое учреждение по его запросу.
С целью обеспечения учета докуме ...

Оглавление

Введение 4
Глава 1. Основы кадрового документационного обеспечения предприятий, учреждений, организаций 6
1.1. Кадровое делопроизводство в системе управления персоналом 6
1.2. Порядок ведения личных дел на предприятии 9
1.2.1. Первоначальное формирование личного дела работника 10
1.2.3. Документы не входящие в личное дело 15
1.3. Организация хранения и учета личных дел 15
1.4. Порядок ознакомления с личным делом работника 16
Глава 2. Анализ оформления, формирования и хранения личных дел в МАОУ СОШ №9 19
Заключение 31
Список источников и литературы 33
Приложение 1 35
Приложение 2 36

Введение
Важным аспектом работы любого государственного или частного учреждения является создание документов, которые отражают результаты производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Современная система управления человеческими ресурсами признает необходимость вложений в развитие каждого сотрудника . Это понятие –вложение - включает обязательное непрерывное обучение , обеспечение качественного отдыха, высокую оплату труда и выявление дополнительных возможностей, и изучение потенциала, каждого конкретного работника. Результаты организационных, экономическо-социальных мер для улучшения функционирования, развития и эффективного использования потенциала сотрудника сформированы в его личном деле. Необходимость рационализации формирования личных дел работников, методов поиска, обработки и хранения документов в них документов определила актуальность данной работы. Из всего вышесказанного тема данного курсового проекта на сегодняшний день является социально важной и актуальной.
Тема работы: Оформление и ведение личных дел (на примере Муниципального автономного общеобразовательного учреждения средняя общеобразовательная школа №9 г. Пермь) (далее – МАОУ СОШ №9).
Целью данной работы является изучение особенности формирования и хранения личных дел сотрудников МАОУ СОШ №9.
Для достижения поставленной цели необходимо разрешить следующие задачи:
1. Изучить теоретико-правовые основы кадрового документационного обеспечения предприятий, учреждений, организаций;
2. Проанализировать состав и содержание документов, вошедших в состав личных дел сотрудников МАОУ СОШ №9;
3. Выявить и описать особенности формирования и хранения личных дел сотрудников в МАОУ СОШ №9.
Объект исследования: кадровая деятельность МАОУ СОШ №9. Предметом исследования является формирование и ведение личных дел работников МАОУ СОШ №9.
В качестве основных методов при написании работы применялись анализ документов, в том числе нормативных актов, наблюдение, опрос.
При написании данной работы была использована специальная литература, которая способствовала раскрытию теоретической части материала, законодательство РФ, правовые акты, статистическая и оперативная отчетность МАОУ СОШ №9.
Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

(личная подпись)
(расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
“
01
”
06
20
14
г.
(личная подпись)
Исполняющий обязанности работника кадровой службы – секретарь, заводит на нового сотрудника личное дело. В папку формируются документы по мере их поступления, прошивается дело после увольнения сотрудника, при передаче дел в архив школы. Из дела изымаются заявления об отпусках, медицинские справки, копии документов. Обложка папки оформляется следующим образом:
Фонд №
Опись №
Л
Индекс дела
02-05
Дело №
18
Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа №9
Пермского муниципального района
Уральской области
(наименование организации и структурного подразделения)
ЛИЧНОЕ ДЕЛО №
18
Ивановой Марии Ивановны
(заголовок дела)
Дата начала
1 июня 2014 года
Фонд №
Дата окончания
Опись №
Л
на
24
листах
Дело №
18
хранить
75
лет
На сотрудника принятого на работу, в пятидневный срок заполняется трудовая книжка. Сотрудник пишет автобиографию и предоставляет ее исполняющему обязанности кадрового сотрудника:
АВТОБИОГРАФИЯ
Я, Иванова Мария Ивановна, родилась 10 мая 1959 года в городе Москва Московской области.
В 1966 году пошла в 1 класс СШ № 569.
После окончания 9 классов в 1974 году Московской СШ № 569 училась в Московском педагогическом училище на трудовом отделении. После его окончания в 1978 году получила специальность «Учитель истории 5-11 классов».
С сентября 1979 года по апрель 1980 года работала учителем истории в СШ № 1 г. Сватово Московской области.
С 1982 года - студентка физико-математического факультета Московского государственного университета. Окончила ХГУ в 1987 году по профессии учитель истории.
В 1987 году переехала на постоянное место жительства в г. Пермь, работала учителем истории СШ №5 в селе Васильки Пермской области.
С 1988 года выполняю обязанности руководителя спортивного клуба «Олимпиец» (на общественных началах).
Замужем. Состав семьи:
Муж – Иванов Василий Игоревич – 1965 года рождения, учитель биологии СШ № 2 города Пермь.
Сын – Иванов Олег Васильевич, 1989 года рождения, студент физико-математического факультета Московского государственного университета.
Дочь – Иванова Карина Васильевна, 1991 года рождения, ученица 10 класса СШ №2 города Москва.
Мой адрес:
Город Пермь, квартал Независимости, дом 5, кв. 63. Тел. 8-050- 091-45-69.
На основании автобиографии сотрудник отдела кадров заполняет личный листок по учету кадров, куда вносит информацию согласно биографии нового сотрудника и документов предоставленных им при поступлении на работу.
ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК
ПО УЧЕТУ КАДРОВ
фотокарточка
1. Фамилия ____Иванова ____________
имя _____ Мария____ отчество __Ивановна ____________________
2. Пол _жен__3. Число, м-ц и год рождения ____10 мая 1959 года_
4. Место рождения _______Москва__________________________________ (село, деревня, город, район, область)
__________________________________________________________
5. Национальность _________русская_____________________
6. Образование _______высшее_______________________________
Название учебного заведения и его местонахождения
Факультет или отделение
Форма обучения (дневн., вечер., заоч.)
Год поступ-ления
Год оконча-ния или ухода
Если не окончил, то с какого курса ушел
Какую специальность получил в результате окончания учебного заве-дения, указать № диплома или удостоверения
Московском педагогическом училище
трудовом отделении
дневн
1974
1978
Учитель истории
Московского государственного университета
физико-математического факультет
дневн
1982
1987
Учитель истории
7. Какими иностранными языками владеете
немецким
______________________________________________________________________________
(читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться, владеете свободно)
8. Ученая степень, ученое звание ________________________-______________________
9. Какие имеете научные труды и изобретения_________________________________________________
______________________________________________________________________________
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, участие в партизанских отрядах и работу по совместительству)
При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.
Месяц и год
Должность с указанием учреждения, организации, предприятия, а также министерства (ведомства)
Местонахождение учреждения, организации, предприятия
вступления
ухода
1979
1980
Учитель истории СШ № 1
г. Сватово Московс обл
1980
2014
СШ №5 в
в. Васильки Пермской области
Месяц и год
Должность с указанием учреждения, организации, предприятия, а также министерства (ведомства)
Местонахождение учреждения, организации, предприятия
вступления
ухода
11. Пребывание за границей
Месяц и год
В какой стране
Цель пребывания за границей
(работа, служебная командировка, туризм)
с какого времени
по какое
время
12. Какие имеете правительственные награды _______________________________-_____
(когда и чем награждены)
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
13. Отношение к воинской обязанности и воинское звание________-__________________
Состав ________________________________________________ Род войск _________________________
(командный, политический, административный, технический и т.д.)
14. Семейное положение в момент заполнения личного листка _____замужем___
(перечислить членов семьи с указанием возраста)
Муж – Иванов Василий Игоревич – 1965 года рождения,
Сын – Иванов Олег Васильевич, 1989 года рождения,
Дочь – Иванова Карина Васильевна, 1991 года рождения.
15. Домашний адрес и домашний телефон:
__ Город Пермь, квартал Независимости, дом 5, кв. 63. Тел. 8-050- 091-45-69____
16. Паспорт:__ выдан 25.09.1977 ______
504998
(номер)_______________________
(выдан: кем, когда)
«_3_» ___июня____ 20 14_ г. Личная подпись ___Ивановой М.И.____
(дата заполнения) (писать разборчиво)
В первые дни сотрудника знакомят с Правилами Внутреннего трудового порядка, с уставом школы. Между сотрудником и школой, в лице директора заключается трудовой договор, который должен включать все права и обязанности сторон.
Как правило, за педагогическими работниками закрепляется отдельное помещение для проведения уроков (класс). За это помещение и все оборудование находящееся в нем, несет ответственность учитель. Данная ответственность закрепляется в договоре о материальной ответственности между школой и учителем.
ДОГОВОР
О ПОЛНОЙ ИНДИВИДУАЛЬНОЙ МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ
г. Пермь «_3_»___июня___ 20_14_ г.
___МАОУ СОШ №9____________, именуемое в дальнейшем
(наименование предприятия, учреждения, организации)
«Школа», в лице ___директора МАОУ СОШ №9_______, действующего на основании Устава школы___, с одной стороны, и _________Ивановой М.И.___________,(должность, фамилия, имя, отчество)
именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. Работник, занимающий должность ___учителя истории__ в МАОУ СОШ №9__, связанную с хранением имущества принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу и порчу вверенного ему Школой имущества, а также за ущерб, возникший у Школы в результате возмещения им ущерба иным лицам, и в связи с изложенным обязуется:
1.1. Бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него функций (обязанностей) имуществу Школы и принимать меры к предотвращению ущерба.
1.2. Своевременно сообщать непосредственному руководителю о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества.
1.3. Вести учет, составлять и представлять в установленном порядке отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества.
1.4. Участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества.
2. Школа обязуется:
2.1. Создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества.
2.2. Знакомить Работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (в т.ч. локальными) о хранении и осуществления других операций с переданным ему имуществом.
2.3. Проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния имущества.
3. Определение размера ущерба, причиненного Работником Школой, а также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и порядок их возмещения производятся в соответствии с действующим законодательством.
4. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.
5. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания. Действие настоящего договора распространяется на все время работы с вверенным Работнику имуществом Школы.
6. Настоящий Договор составлен в двух имеющих одинаковую юридическую силу экземплярах, из которых один находится у Школы, а второй - у Работника.
7. Изменение условий настоящего Договора, дополнение, расторжение или прекращение его действия осуществляются по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью настоящего Договора.
Адреса и реквизиты сторон:
Школа: Работник:
__МАОУ СОШ №9________________ Иванова М.И.________
_________________________________ _____________________________
__Подпись директора_________________ Подпись Ивановой И.М.______
_03.06.2014______/________________/ __03.06.2014___/______________/
м.п.
В процессе работы сотрудника в школе личное дело хранится и формируется кадровым работником. В личное дело группируются все документы создающиеся на имя работника.
В личном деле ведется внутренняя опись документов, где каждый документ записывается под своим номером, вносится полное название документа, дата его выдачи (при необходимости) и возврата в личное дела, а также номер листа в личном деле.
Внутренняя опись документов личного дела №18
Ивановой М.И.
№п/п
Название документа
Кол-во листов
Дата выдачи
Дата возврата
1
Заявление о приеме на работу от 25.05.2014
1
2
Выписка из приказа о приеме на работу от 01.06.2014 №148
1
3
Копия паспорта
3
4
Копии дипломов об образовании
6
Сотрудник предоставляет копии документов и их оригиналы, сотрудник кадровой службы сверяет их и заверяет копии личной подписью и штампом («Копия верна» «Соответствует оригиналу»), после этого оригиналы документов возвращаются сотруднику, а копии уходят в личное дело.
Весь период работы сотрудник обязан предоставлять в кадровую службу изменения личных данных в письменной форме. Порядок оформления и ведения личных дел педагогических сотрудников законодательно не утвержден, поэтому работники кадровой службы формируют личные дела в соответствии с порядком формирования личных дел государственных служащих22.
Педагогические работники проходят аттестацию один раз в пять лет на подтверждение квалификации. Результаты аттестации оформляются в виде протокола, а выписки из протокола передаются в личное дело каждого сотрудника
В Ы П И С К А из П Р О Т О К О Л А    №  __2___
заседания аттестационной  комиссии управления образования _____________________________________________
по МАОУ средней общеобразовательной школе № _9__  г. Пермь__
от «_5__»  февраля 200*г.
 
 
№
п/п
ФИО
Должность
Образование
Педстаж
Вид аттестации
Решение аттестационной комиссии
Всего
В долж ности
1
 Иванова М.И.
учитель
высшее,
______________ педагогический институт,
Факультет ____________, 19**
8
55
очередная,
2001
протокольно
Соответствует занимаемой должности.
Подтвердить квалификационную категорию «специалист высшей категории».
Подтвердить педагогическое звание «учитель истории».
    Председатель аттестационной  комиссии                                            ФИО
Секретарь аттестационной комиссии                                                    ФИО
Таким образом, в личное дело вносятся все письменные документы от сотрудника. Это заявления, выписки из приказов, сведения о повышении квалификации, копии личных документов.
Личные дела включаются в номенклатуру дел организации в раздел кадровой работы. В соответствии в Перечнем типовых управленческих документов личные дела педагогических работников хранятся 75 лет. На работников, на которых личные дела не заводятся (уборщицы, водители), заводится личная карточка формы №Т2, которая содержит всю информацию о работе сотрудника. Образец в приложении 2.
Личные дела хранятся у ответственного за ведение кадровой работы. Личные дела хранятся отдельно от других документов и систематизируются или по номерам дел, или по алфавиту, или по структурным подразделениям.
При наличии большого количества личных дел, они регистрируются в отдельном журнале регистрации личных дел.
Ведутся личные дела соответственно порядку. Личные дела хранятся таким образом, чтобы была обеспечена надежная сохранность помещенных в них документов от разглашения, хищения и копирования. Доступ к личным делам сотрудников имеет только директор и сотрудник кадровой службы.
Внесение новых данных в личное дело или выдача личного дела для ознакомления производится только с разрешения директора предприятия.
Заключение
В работе было проведено исследование основных организационно-правовых моментов процедуры формирования и хранения личных дел сотрудников организации на примере МАОУ СОШ №9 г. Пермь.
Существуют научные работы, которые подробно освещают отдельные вопросы, но трудов, обобщающих как правовые, так и делопроизводственные стороны процедуры формирования личных дел педагогических сотрудников, на сегодняшний день выявлено не было. Поэтому был проанализирован и синтезирован опыт и знания отдельных авторов. На этой основе сделаны выводы.
В организации хранятся только личные дела сотрудников, принятых на работу в эту организацию. При увольнении личное дело сдается в архив организации или может быть передано для продолжения в другое учреждение по его запросу.
С целью обеспечения учета документов личном деле заводится внутренняя опись документов, производится нумерация листов документов по мере их поступления. До передачи дела в архив, документы в дело не подшиваются.
Самостоятельную группу в личном деле составляют приказы, а точнее выписки из приказов. Приказы о приеме, увольнении, перемещении сотрудника выделяют в самостоятельную функциональную группу, они хранятся в деле 75 лет, другие приказы по командировкам, об отпусках – изымаются из личного дела при подшивке и передаче дела на архивное хранение. Приказы по личному составу составляют в соответствии с утвержденными формами.
В заполнении данных форм есть несколько особенностей. При заключении бессрочного трудового договора строка «Дата» («Период работы») не заполняется. Условия приема на работу и характер предстоящей работы заполняется «по совместительству», «постоянно», «в порядке перевода из другой организации», «для выполнения определенной работы», «для замещения временно отсутствующего сотрудника». Все пункты, касающиеся заработной платы (оклад, надбавки, тарифная ставка) прописываются согласно штатному расписанию, и должны совпадать с трудовым договором.
Плюсами унифицированных форм является их простота, нет необходимости делать отметки о согласии работника с условиями труда, медицинского осмотра.
Т.к. согласно Трудовому Кодексу РФ персональные данные работников относятся к информации с ограниченным доступом, то формирование личных дел возлагается на одного сотрудника, ответственного за кадровую работу. Исходя из этого, каждое предприятие устанавливает своей личный порядок хранения и использования персональных данных работников.
В своей деятельности кадровая служба руководствуется действующими нормативно-правовыми актами и государственными стандартами по делопроизводству и архивному делу, на основании которых она разрабатывает собственный пакет организационных, нормативных и методических документов. В них закрепляются, прежде всего, выбранные в организации формы делопроизводства, структура, служебный состав отделов, порядок и технология работы с документами.
Список источников и литературы
1. Трудовой кодекс Российской федерации Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года, одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года с изменениями, внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 15.03.2005 № 3-П, определениями Конституционного Суда РФ от 11.07.2006 № 213-О, от 03.11.2009 N 1369-О-П).
2. Кодекс законов о труде РФ, введен в действие Законом РФ от 25.09.1992 №3543-1 «О внесении изменений и дополнений в Кодекс законов о труде РСФСР».
3. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.
4. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
5. Федеральный Закон РФ от 29.12.2012 №273- ФЗ «Об образовании в РФ», принят Государственной Думой 21.12.2012, одобрен Советом Федерации 26.12.2012 – ст.49.
6. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. № 65-ст) // М: ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).
7. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 – п. 11.
8. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельностигосударственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558, зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380.
9. ДР-223 ВННИДАД ФАС РФ.