Автоматизация подбора сотрудников на примере использования программного продукта E-Staff Рекрутер.

Таким образом нами были рассмотрены теоретические основы организации рекрутинга, имеющие свои особенности как для рекрутинговых предприятий, так и для кадровых служб предприяти й различных сфер деятельности. В процессе деятельности рекрутеру необходимо совершать массу однотипных операций, требующих автоматизации. Такими операциями являются:
размещение объявления о вакансии;
поиск резюме;
подбор и классификация резюме;
занесение р езюме в базу данных;
обработку основных событий, происходящих с кандидатом.
Для оптимизации выполнения данных функций можно использовать специализированную программу автоматизации. Такой программой является
хранение штатной структуры (для кадровых служб к омпаний).
возможность автоматической синхронизации штатной структуры с внутренней системой кадрового учета (1 ...

Введение
1.Теоретические основы автоматизации процесса рекрутинга
1.1.Анализ автоматизации рекрутинговых предприятий
1.2.Оценка системы найма, оценки персонала на предприятиях
2.Описание программы E-Staff Рекрутер
2.1. Понятие и функциональные возможности E-Staff Рекрутер
2.2. Схемы работы работы программы E-Staff Рекрутер
3. Применение системы E-Staff процессе рекрутинга на примере компании «Ernst&Young»
3.1. Определение наиболее важных направлений работы
3.2. Установление связи с бизнес-планом
3.3. Постановка основных задач
3.4. Определение критериев оценки
3.5. Собеседование по постановке задач или итоговое оценочное собеседование
3.6. План карьеры (развития, обучения)
3.7. Окончательная оценка
Заключение
Литература

Мы живем в эпоху информационного общества, роль информации в котором, несомненно, огромна. Это подтверждает основной закон кибернетики: «Чем больше мы имеем информации о системе, тем эффективнее будет управление этой системой». Основная ценность уже не деньги и капитал, а информация: «кто владеет информацией, тот владеет миром». Также отличительной чертой информационного общества является увеличение темпа развития общества, соответственно темпов развития науки, т.е. идет постоянная гонка между про изводителями программного обеспечения. Во всем этом многообразии выпускаемых программ, необходимо выбрать тот продукт, который будет наиболее полно удовлетворять все потребности нашей организации.
В данном случае эта тема актуальна именно потому, что дает возможность решения определенных практ ических задач на основе полученных в исследовании данных.
Цель работы - Автоматизация подбора сотрудников на примере использования программного продукта E-Staff Рекрутер.
Задачи:
анализ информационных технологий в сфе ре управления кадрами;
описание программного продукта E-Staff Рекрутер;
анализ эффективности использования программного продукта E-Staff Рекрутер;
анализ деятельности рекрутинговых предприятий;
исследование функционала программного продукта E-Staff Рекруте р.
поиск путей совершенствования системы и методов информационного обеспечения процесса управления эффективностью рекрутинга;
анализ направлений использования программного продукта E-Staff Рекрутер.
Объектом настоящей работы является программный продукт E- Staff Рекрутер. Предмет - автоматизация подбора сотрудников на примере использования программного продукта E-Staff Рекрутер.
Хронологические рамки моей работы заключают период с начала 50-х гг. XX в. до настоящего времени. Это объясняется тем, что электроника начала развиваться высокими темпами в это время. Именно тогда были написаны коды первых программ ЭВМ – в 1951 г. Джон фон-Нейман предложил механизм самовоспроизводящихся программ – современных вирусов – которые продолжают совершенствоваться и по сей день.
При проведении данного исследования нами были использованы следующие методы:
системный;
структурный;
историко-сравнительный;
функциональный;
информационный;
аксиоматический;
выборочный;
метод модернизации;
методы синтеза и анализа.
Данная работа базируется на ряде правовых актов. Они регулируют отдельные правоотношения, касающиеся сферы информационного управления.
Последнее десятилетие характеризуется не только радикальным изменением социально- экономической среды, в которой функционируют российские предприятия и организации всех форм собственности, но и устойчивой тенденцией развития информатизации процессов управления.
Необходимость действовать в условиях рыночной экономики, все обостряющейся к онкуренции на рынке труда обусловливает повышенные требования к профессиональным качествам специалистов, и, следовательно о к техническому и программному обеспечению управления кадрами. Чрезвычайно актуальными становятся поиск обоснованных решений в рекрут инге, чему должно содействовать выбранное программное обеспечение.

Также свойством размещения стали часто пользоваться недобросовестные размещатели массовых объявлений, в частности MLM, при помощи демо-версии программы. Однако есть очевидно возражение - если сами сайты разрешают размещать повторные объявления, то должен ли E-Staff вводить дополнительные ограничения? Небезынтересно заметить, что вскоре после появления возможности размещения на 1job.ru и rabota.mail.ru данные сайты вполне простыми техническими средствами ввели политику предотвращения дубликатов.Также обширным направлением в работе рекрутера является поиск резюме в Интернет. Обычно рекрутеры оценивают соискателей, размещающих свои резюме ниже, чем отвечающих на размещенные вакансии. Но такие резюме также являются востребованными. Это становится важным для резюме, заносимых в Интернет из печатных СМИ, аффилированных с соответствующим интернет-ресурсом. Такие соискатели, не имеют выхода в интернет и не могут прочитать объявление о вакансии.Интернет-ресурсы отличаются многообразием. Бесплатные ресурсы вакансий различаются:степенью детализации резюме;требованиями к их объему.Платные ресурсы предлагают:расширенные возможности;более качественные базы резюме.Здесь также существует проблема обработки большого объема информации на разных ресурсах с дублирующейся информацией. При этом форма выдачи информации различается.Такую проблему частично позволяет решить интернет-сервис E-Staff - сводная система поиска резюме по нескольким ведущим сайтам, что дает возможность вести поиск резюме из ряда источников. Дубликаты резюме при этом будут показаны как одно резюме. В отношении найденных резюме можно выполнять действия:просмотреть;распечатать в унифицированном формате;перенести в собственную базу.Таким образом, что в E-Staff поддерживается четыре источника поступления соискателей в базу рекрутера:ручной ввод;импорт из MS Word;импорт из почтовых ящиков;импорт из интернет.Иные методы получения резюме могут быть технически привязаны к текущим посредством дополнительных настроек.Для рекрутинговых агентств также существует необходимость учета заказчиков - лиц, для которых закрывается вакансия. Заказчиком при этом может выступать:внутренне структурное подразделение компании (при использовании в кадровой службе компании);внешней организацией (при использовании в рекрутинговом агентстве). кадровая служба холдинга, сочетающая в себе функции кадровой службы компании и рекрутингового агентства.В стандартной карточке заказчика указываются его основные реквизиты, кроме этого возможно прикрепление любого количества документов к карточке.Данная функция является не обязательной и применяться частично. Так, может быть использована функция отправки заказчику резюме соискателю.Данная система является коробочным продуктом с возможностями настройки отдельных параметров. Так например может быть изменен стандартный справочник специальностей. Карточка соискателя может быть расширена посредством дополнительных полей любого типа. Можно добавить поля:«Личное впечатление»;«Результат тестирования».Кроме того существует возможность настройки шаблонов всех писем, подготовка которых поддерживается в E-Staff.Также существует возможность сетевой организации системы, обеспечивающей в ней одновременную работу нескольких пользователей. В данном случае необходимо организовать сервер и подключить к нему рабочие станции пользователей.Политика пользовательских паролей при входе в сеть позволяет идентифицировать пользователя на предмет имеющихся у него прав и ролей (набора функций для определенного круга задач), тем самым, определяя уровень доступа к документам и возможностей работы с ними (создание, изменение, чтение и пр.). Так, у сотрудника могут быть права на чтение документа, но нет прав на его изменение. Роль «Руководитель» может предполагать доступ на визирование/редактирование документов подчиненных сотрудников, создание подпапок в папке возглавляемого подразделения. Помимо аутентификации некоторые операционные системы требуют ввода имени пользователя и пароля для работы непосредственно в СЭД, чем обеспечивают еще одну ступень защиты. Кроме того, доступ можно установить на отдельный файл. Сотрудник может иметь доступ в папку, но документы, хранящиеся в ней, ему могут быть недоступны. Таким образом, пользователь, не имеющий соответствующих прав, либо не зарегистрированный в системе не сможет не только удалить, изменить или скопировать документ, но даже увидеть его. Разумеется, и в этом случае возможны варианты обхода системы, например, методы социальной инженерии или ошибки в коде SQL. Так что, говорить о принципиальном различии с бумажными документами не приходится.Несомненным преимуществом электронных систем ведения делопроизводства и хранения документов является возможность осуществлять контроль действий пользователей, осуществляемый с помощью журналов событий. В них автоматически фиксируются действия, производимые с документом и автор этих действий, их время проведения. В случае возникновения спорных ситуаций, нетрудно отследить время и субъекта действия. Программа может защитить документ от несанкционированных действий пользователя, например, разрешить удалять документ только администратору, суперпользователю или пользователю root в системах Linux.Разграничение прав на доступ к документу обусловливается необходимостью защиты документа. Например, на стадии разработки документа изменять его может только сотрудник – автор документа. Автор и суть изменений фиксируются в журнале событий, карточке документа, истории документа. В случае отсутствия сотрудника, администратор может предоставить его права заместителю.Кроме того, защитой документа от несанкционированного воздействия является электронно-цифровая подпись. При несанкционированном изменении подписанного документа его электронно-цифровая подпись не подтверждается, т.е. становится недействительной. Механизм действия ЭЦП представлен в приложении.Избежать ошибок при использовании документа позволяет функция маршрутизации, предусмотренная СЭД. Ряд систем позволяет настроить мониторинг документа, отправляемого по маршруту: если вид документа не соответствует виду, определенному для данного процесса, система выдаст сообщение об ошибке. Количество пользовательских ошибок при создании документа позволяет снизить наличие в СЭД настраиваемых бланков и шаблонов документов.Достоинствами СЭД по сравнению с бумажным документооборотом является минимальный риск потери документов. В случае сбоя предусмотрено включение аварийного питания (ИБП). Если данные системы будут утеряны, их можно восстановить из резервной копии. Рекомендуется настроить систему так, чтобы резервное копирование проводилось периодически, например один раз в сутки. Электронные носители способны хранить большой объем информации, благодаря большой емкости, при минимуме занимаемого пространства.Кроме того, в бумажном документообороте более высока вероятность утраты информации для пользователей по причине неорганизованной системы хранения. СЭД, представляя собой инструмент для накопления и хранения в структурированном виде корпоративных знаний, способствуют эффективному использованию информации.Ряд предприятий разрабатывают собственные автоматизированные системы рекрутинга. Такие системы точно соответствуют потребностям данного конкретного предприятия, хотя и имеют некоторые недостатки. E-Staff может быть интегрирован с такими системами.Таким образом, сутью системы E-Staff является автоматизация рутинных операций. Основное же направление работы рекрутинга - работа с людьми:заказчиками;соискателями.Таким образом, основное назначение информационных систем в рекрутинге - снижение временных затрат, автоматизация деятельности службы рекрутинга.Оценка системы найма, оценки персонала на предприятияхМотивацией, наймом, оценкой персонала на предприятии занимается менеджер по персоналу.Менеджер несет ответственность за планирование и управление кадровыми программами, которые включают прием на работу, конкурсные собеседования, оценку работников и назначение их на должности, выдвижение и перевод на должности, составление рекомендаций по изменению статуса работников организации. Менеджер также ведет кадровое делопроизводство. Главный бухгалтер занимается начислением и выплатой заработной платы.Спецификация рабочего места (рабочего процесса) менеджера по управлению персоналом. 1. Подготовка и опыт работы. Менеджер обладает большим опытом по данной профессии. Рабочий стаж – два года.2. Образование. Высшее, курсы, специализирующиеся на работе с персоналом, управлении делопроизводством.3. Знания, навыки и способности. Менеджер обладает знаниями по теории и практике управления персоналом, включая отбор, назначение на должности и оценку работников.4. Степень ответственности. Руководит отделом, состоящим из одного сотрудника, специализирующегося по управлению персоналом.Рассмотрим систему найма в организации. План проведения набора персонала разрабатывается с учетом численности и качественного состояния имеющихся кадровых ресурсов, перспективных масштабов расширения производства или обновления технологических процессов, а также прогнозируемых сроков увольнения работников по достижению пенсионного возраста. В плане отражаются показатели по срокам и численности требуемого набора по основным лимитирующим профессиям, а также предпочтительные источники комплектования, которые служат ориентиром менеджеру по персоналу для заблаговременного установления партнерских связей с организациями, располагающими возможностью поставки требуемых специалистов в организацию.При наборе персонала используются внешние источники, это публикация объявлений в СМИ, размещение заявок в центре занятости и на Интернет-ресурсах. При наборе менеджеров компания может использовать кадровые агентства, если другие источники не дали результата.Обучением вновь принятого персонала занимаются линейные менеджеры, в чье подчинение поступает работник. Внешнее обучение (курсы повышения квалификации) не проводится. Адаптация работника не проводится.Рассмотрим систему оценки персонала. При найме сотрудника используются: тест на профпригодность и интервью.Один раз в год для сотрудников проводится аттестация. Аттестация проводится аттестационной комиссией, включающей менеджера по персоналу и непосредственного руководителя. Материалами для аттестации служат характеристика руководителя, наличие взысканий. Комиссия проводит собеседование с сотрудником, по результатам которого выносит решение об оценке сотрудника, соответствии занимаемой должности, направлении на переаттестацию после истечения назначенного испытательного срока.Описание программы E-Staff Рекрутер2.1. Понятие и функциональные возможности E-Staff РекрутерПрограммный продукт E-Staff Рекрутер используется для:рекрутинговых агентств;кадровых служб компаний.Данные субъекты осуществляют подбор сотрудников. E-Staff Рекрутер представляет собой систему полного цикла, автоматизирующую большинство рутинных операций в рекрутинге.E-Staff Рекрутер может использоваться в качестве:комплексной программы для HR, занимающихся подбором персонала;программы для кадровых агентств.Программа E-Staff Рекрутер позволяет автоматизировать операции, связанные с подбором персонала, в том числе:обработку резюме;ведение базы кандидатов;управление вакансиями;работу с заказчиками;получение аналитических данных;и т.д.Информационная система E-Staff Рекрутер предназначена для HR-служб компаний, осуществляющих подбор сотрудников, и для кадровых агентств. E-Staff Рекрутер - система полного цикла, автоматизирующая большинство рутинных операций в рекрутинге.Рассмотрим функциональные возможности программы E-Staff Рекрутер:хранение штатной структуры (для кадровых служб компаний).возможность автоматической синхронизации штатной структуры с внутренней системой кадрового учета (1С, БОСС-Кадровик, SAP и др.) или корпоративным порталом WebSoft;ведение учета клиентов (для кадровых агентств), а также произвольных контрагентов (поставщиков).учет взаимоотношений с клиентами (CRM);анализ затрат на подбор персонала;учет вакансий и заявок на подбор сотрудников;возможность подачи заявки на вакансию руководителем через корпоративный портал;автоматическая публикация объявлений о вакансиях в Интернет:размещение объявлений на ведущих сайтах в Интернет за одну операцию (список включает более 40 сайтов);отслеживание сроков хранения на каждом из сайтов;повторные размещение объявлений, срок публикации которых истек;автоматический сбор откликов с сайтов;поиск кандидатов в Интернет;поиск по нескольким сайтам при помощи одного запроса;возможность переноса найденных резюме во внутреннюю базу компании;отслеживание кандидатов, найденных повторно, или по которым уже ведется (велась) работа.Импорт резюме кандидатов из почтовых ящиков и документов Microsoft Word или OpenOfficeавтоматическое распознавание ключевой информации в резюме (ФИО, дата рождения, адрес, телефон, e-mail, уровень зарплаты);ручной и автоматический режимы импорта;Работа с кандидатамиприем в разработку.интервью.отслеживание статуса у заказчика (руководителя подразделения).отслеживание времени нахождения кандидата в каждом из статусов.прием на работу или отклонение.прохождение испытательного срока.возможность интеграции с календарем Microsoft Outlook.ведение полной базы кандидатов, когда-либо контактировавших с Вами.Настраиваемый доступ для заказчика (руководителя) для просмотра кандидатов, дошедших до определенного этапа подбора, через корпоративный портал.одобрение/отклонение кандидата руководителем.оценка кандидата руководителем (группой оценивающих лиц) по настраиваемым формам оценки.Возможность назначения кандидатам тестирования через внешнюю систему тестирования:автоматическое назначение кандидату заданного набора тестов.отслеживания статуса прохождения тестов.автоматическая загрузка результатов прохождения тестирования в E-Staff.Хранение полной истории работы по каждому кандидату, вакансии и заказчику:интервью.телефонные контакты.изменения статуса кандидата.проверки рекомендаций и др.Отправка резюме и типовых сообщений по настраиваемым шаблонам.Поиск любых данных в базе как по формальным критериям так и по произвольным словам.Возможность работы нескольких пользователей в сети.разграничение прав доступа.получение информации о работе каждого рекрутера.Получение статистики как по всей компании так и по каждому рекрутеру.аналитика по эффективности процесса подбора («воронка подбора»).аналитика по срокам закрытия вакансий.аналитика по эффективности источников поступления кандидатов и источников закрытия вакансий.возможность настройки стандартных отчетов и создания собственных.Расширение базы дополнительными полями и справочниками, используемыми в компании.Интеграция с другими программным системами.системы кадрового учета (Босс-Кадровик, 1С, SAP и др.).корпоративный портал WebSoft.системы тестирования и оценки персонала WebTutor.Аппаратно-программные требования к системе: Операционная система Microsoft Windows 2000, XP, 2003 Server, Vista, 2008 Server, Windows 71024 Мб оперативной памятиMicrosoft Word 2000, XP, 2003, 2007, 2010 или OpenOffice 2.3 (для импорта резюме из Microsoft Word или OpenOffice).2.2. Схемы работы работы программы E-Staff РекрутерРассмотрим схемы работы работы программы, различающиеся для различных субъектов. Так, для HR-служб схема выглядит следующим образом. Функциональная схема E-Staff Рекрутер для HR-служб компаний (вариант с минимальным задействованием всех модулей): Рис. 1. Функциональная схема E-Staff Рекрутер для HR-служб компанийРис. 2. Функциональная схема E-Staff Рекрутер для HR-служб компаний (вариант с полным задействованием всех модулей)Работные сайты - сайты, на которые информационная система E-Staff производит следующие действия:размещает вакансии;скачивает отклики кандидатов;осуществляет поиск резюме.E-Staff интегрирован со следующими программами:Outlook Express;Windows Mail;Microsoft Outlook;Lotus Notes;Mozilla Thunderbird;The Bat!;Google Mail.Дадим основные определения. Корпоративный сайт представляет собой сайт компании, на котором:публикуются вакансии компании;отправляются свои резюме соискателей.Под корпоративным HR-порталом подразумевается внутренний Web-портал компании, интегрируемый с E-Staff.Приведем схему работы программы (для кадровых агентств):с минимальным задействованием всех модулей;вариант с полным задействованием всех модулей. Рис. 3. Функциональная схема E-Staff Рекрутер для кадровых агентств (вариант с минимальным задействованием всех модулей)Рис. 4. Функциональная схема E-Staff Рекрутер для кадровых агентств (вариант с полным задействованием всех модулей)На данной схеме видно, что в системе задействованы:работные сайты;E-Mail;сайт агентства.Работные сайты - это сайты, на которые E-Staff:автоматически размещает вакансии;автоматически скачивает отклики кандидатов;автоматически осуществляет поиск резюме.E-Mail - почтовая программа, с которой интегрирован E-Staff (Outlook Express,Windows Mail, Microsoft Outlook, Lotus Notes, Mozilla Thunderbird, The Bat!, Google Mail)Сайт агентства - сайт, на котором публикуются вакансии агентства, и где кандидаты могут отправить свои резюме на эти вакансии.Таким образом, E-Staff Рекрутер автоматизирует все рутинные действия в сфере рекрутинга как кадровых агентств, так и кадровых работников предприятий различных сфер деятельности.3.