Информационные технологии в менеджменте

-
...

Содержание
1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ 2
1.1. Описание предметной области и функции решаемых задач 2
1.2. Перечень входных (первичных документов) 5
1.3. Ограничения предметной области 8
2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ 10
2.1. Организационно-экономическая сущность решаемых задач 10
2.2. Описание выходной информации 11
2.3. Описание входной информации 11
3. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 13
3.1. Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов. 13
3.2. Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели. 14
3.3. Определение логической структуры базы данных 16
3.4. Разработка физической структуры базы данных. 17
3.5. Контрольный пример 19
4. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ 23
4.1. Структура таблиц 23
4.2. Схема данных в Аccess 24
4.3. Создание пользовательских форм 25
4.4. Ввод данных 27
5. СОЗДАНИЕ АЛГОРИТМА И ЗАПРОСОВ 30
6. СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ 35
6.1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов. 35
6.2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов. 35
6.3. Вывод отчёта на печать 36
7. СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ ДИСПЕТЧЕРА КНОПОЧНЫХ ФОРМ 37
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 38

1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
1.1. Описание предметной области и функции решаемых задач
В результате обследования предметной области выявлено, что предприятие выпускает изделия широкого потребления.
Производство предприятия представлено тремя цехами. Цех 1 выпускает изделия 123456, 123457, 123458, 123459; Цех 2 - изделия 123460, 123461, 123462, 123463, 123464; Цех 3 – изделия 123465, 123466, 123467, 123468, 123469, 123470.
Готовые изделия поступают на склады. За складом 1 закреплены изделия 123456, 123457, 123462, 123463, 123469; за складом 2 - изделие 123458, 123459, 123464, 123465, 123466, 123470, за складом 3 - изделия 123460, 123461, 123467, 123468.
Система управления предприятием состоит из подсистем:
технической подготовки производства (разработка изделия, технологическа я разработка),
планирования,
бухгалтерского учёта, материально-технического обеспечения процесса производства,
маркетинга,
финансового управления,
реализации и сбыта готовой продукции,
управление кадрами и другие.
Отделы управления предприятием выполняют выделенные комплексы задач с помощью закреплённых за ними подсистем управления: бухгалтерия - бухгалтерский учёт, плановый отдел - подсистема планирования и так далее. На малых предприятиях несколько подсистем управления с комплексами задач могут быть поручены отдельному специалисту.
В качестве предметной области рассмотрим деятельность отдела реализации и сбыта предприятия.
Сотрудники данного отдела выполняют функции контроля и учёта, выполняют функции анализа при решении перечисленных комплексов задач:
• анализ выполнения плана производства продукции,
• анализ выполнения плана отправки продукции заказчикам,
• анализ выполнения финансового плана,
• анализ перемещения продукции на складах,
• анализ обеспеченности плана отгрузки фактически сданной на склад продукцией, и другие.
При выполнении задач анализа обнаруживаются отклонения плановых данных фактическим. Если план реализован, отклонение равно нулю – это норма. Когда фактические данные выше плановых, то происходит превышение плана – образование излишка. Когда фактические данные ниже плановых показателей, план не выполнен – образуется дефицит.
В ходе анализа делается заключение (излишки или дефицит). Сотрудники отдела реализации и сбыта выясняют причины отклонений от плана и вырабатывают решения для удаления этих причин.
В ходе обследования отдела реализации и сбыта проанализированы главные процессы, отвечающие за формирование всех показателей, которые необходимы для выполнения набора задач подсистемы реализации и сбыта.
До начала планируемого года отдел планирования создаёт:
• планы производства продукции всеми цехами предприятия на последующий год с месячной разбивкой,
• план отправки продукции клиентам или список договоров на последующий год с месячной разбивкой.
Цехи отправляют готовую продукцию на склад. Процесс фактического производства изделий и передачи их на склад оформляется цеховыми накладными. В цеховых накладных отображается дата передачи продукции на склад. Исходя из типа производимых изделий, их передача на склад производится несколько раз в месяц или несколько раз в день.

ТТН может содержать несколько наименований изделий. Все цены - в рублях. 2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ2.1. Организационно-экономическая сущность решаемых задачОдной из основных проблем в организации бесперебойной отгрузки товара по договорам является расчет остатков изделий на складах на конец конкретного квартала.Для разрешения этого набора задач необходимы первичные документы: перечень складов; перечень выпускаемой продукции; перечень товарно-транспортных накладных; перечень цеховых накладных.В перечне цеховых накладных дата отправки продукции планируется по месяцам. Потребитель может получать заказанную продукцию по частям. Каждая отправка продукции оформляется товарно-транспортной накладной с фиксацией даты.Для расчета остатков изделий на складах на конец конкретного квартала нужно, во-первых, по цеховым накладным найти количество изделий поступивших на склады по месяцам, затем по товарно-транспортным накладным найти количество изделий, отгруженных со складов по месяцам (дату перевести в месяц и посчитать суммарную отгрузку за месяц). Остаток рассчитать как разность между суммарным количеством каждого изделия поступившего на склад до конца заданного квартала и суммарным количеством каждого изделия отгруженного со склада до конца заданного квартала. Для расчёта остатка в стоимостном выражении цена берётся из списка выпускаемых изделий.Перечень комплекса задач:Получить количество изделий, поступивших на склады, по месяцам из документов «Цеховая накладная» до конца заданного квартала.Получить количество изделий, отгруженных со складов, по месяцам из документов “Товарно-транспортная накладная” до конца заданного квартала.Остаток подсчитывается как разность между результатами, полученными в п.п. 1 и 2. Подсчитать остаток в стоимостном выражении. Подсчёт в строке “Итого ” выполнить в отчёте.Описание выходной информацииВыходную информацию представим в виде отчетных форм:Расчет остатков изделий на складах на конец _____квартала (номер)НаименованиескладаНаименование изделияКоличествоОстаток(в руб.)ПоступилоОтгруженоОстаток…………Итого??Описание входной информацииВходную информацию делят на условно-постоянную, которая сохраняет свои значения на длительный период времени, и, на непрерывно меняющуюся оперативно-учётную.Список выпускаемых изделий; список складов относят к условно- постоянной информации; список цеховых накладных; список товарно-транспортных накладных относятся к оперативно-учетной информации.Список первичных документов, а также срок поступления и источник представим в виде таблицы:Таблица 5 – Перечень первичных документов№п/пНаимен. документаРеквизитыОт кого поступаетСрок поступления1.Список выпускаемых изделийКод изделияНаименование изделияЕдиница измеренияЦенаНомер складаФинансовые органыДо начала планируемого года2.Список складовНомер складаНаименование складаФинансовые органыДо начала планируемого года3.Список цеховых накладныхНомер цехаНомер цеховой накладнойДата сдачиКод изделияКоличество по ЦНФинансовые органы До начала планируемого года4Список товарно-транспортных накладныхНомер ТТНДата отгрузкиНомер договораКод изделияКоличество по ТТНБанкПо мере перечисления3. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ3.1. Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов.В соответствии с перечисленным выше перечнем входных документов были созданы следующие сущности:Изделие – хранится информация о выпускаемых изделиях;Склад - хранится информация о складах, на которых хранятся выпускаемые изделия;Цех – хранится информация о цехах выпускающих изделия; ЦН (цеховая накладная) – список документов, по которым выпущенные изделия сдаются на склад;СЦН (спецификация цеховой накладной) - сведения о количестве и видах сдаваемой на склад продукции;ТТН (товарно-транспортная накладная) - список документов, которые выписываются заказчикам при отгрузке готовых изделий; СТТН (спецификация ТТН) - сведения о количестве и виде отгруженных изделий.Каждому объекту соответствуют свои атрибуты:Изделие: Код изделия, Наименование изделия, Единицы измерения, Цена, Склад;Склад: Номер склада, Наименование склада;Цех: Код цеха, Наименование цеха;ЦН: Номер цеха, Номер цеховой накладной, Дата сдачи.СЦН: Номер цеха, Номер цеховой накладной, Изделие, Количество по ЦН;ТТН: Номер ТТН, Дата отгрузки, Номер договора;СТТН: Номер ТТН, Изделие, Количество по ТТН.Выберем для каждой сущности ключевые атрибуты, однозначно определяющие сущность. Сущность «Склад» определяется уникальным номером склада, сущность «Цех» определяется уникальным кодом цеха. Для сущности ЦН это будет составной ключ – номер цеховой накладной и номер цеха, а для СЦН - номер цеховой накладной, номер цеха и код изделия. Сущность ТТН определяется уникальным номером ТТН, а СТТН составным ключом – номер ТТН и кодом изделия.3.2. Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели.При проведении связи между сущностями первичный ключ главной сущности помещается в дочернюю сущность, то есть в сущность «Изделие» будет вставлен первичный ключ сущности «Склад» - Номер склада. В сущность «СЦН» будет вставлен первичный ключ таблицы «Изделие» - Код изделия. И в сущность СТТН будет вставлен первичный ключ таблицы «Изделие» - Код изделия.В базе данных определены следующие отношения между таблицами:Таблица 6 – Классификация связей№Родительская таблицаДочерняя таблицаКлючиВид связи1СкладИзделиеНомер складаНомер склада1:М2ЦНСЦННомер склада, Номер ЦННомер склада, Номер ЦН1:М3СЦНИзделиеКод изделияКод изделия1:М4ЦехЦННомер цехаНомер цеха1:М5ТТНСТТННомер ТТННомер ТТН1:М6СТТНИзделиеКод изделияКод изделия1:MВыбор таких связей между таблицами «Склад» и «Изделие» обусловлен тем что на одном складе может храниться несколько изделий. Для таблиц «ЦН» и «СЦН», «СЦН» и «Изделие» – по одной цеховой накладной может быть сдано на склад несколько изделий. Для таблиц «ТТН» и «СТТН», «СТТН» и «Изделие» - по одной товарно-транспортной накладной может быть отгружено несколько изделий.Для описания инфологической модели существует несколько способов, однако, применение диаграмм «сущность-связь» (ER – Entity Relationship) [1] в настоящее время является одним из наиболее широко распространенных подходов, используемых при инфологическом моделировании. ER-модель типично отображается в графическом виде, с применением оригинальной нотации П. Чена, известной как ER-диаграмма, или с применением других графических нотаций.Основные элементы ER-моделей:атрибуты объектов;связи между объектами.сущности (объекты);Сущность это объект предметной области, у которого есть атрибуты.Связь между сущностями определяется:типом связи (N:М, 1:N, 1:1,);классом принадлежности. Класс бывает необязательным и обязательным. Класс принадлежности — обязательный, когда каждый экземпляр сущности принимает участие в связи, в другом случае — необязательный.На рисунке 3 представлена инфoлoгическaя модель базы данных, на которой отображены все сущности БД, отношение между ними и атрибуты.Изделиекод_изделияНаименование изд.Код ед. изм.Цена Номер склада1СкладНомер складаНаименование склада2ЦНКоличество по ЦНКод изделияНомер цеховой накл.Номер цехаСЦНДата сдачиНомер цеховой накладнойНомер цехаСТТН6Номер ТТНКод изделияКоличество по ТТНТТН5Дата отгрузкиНомер ТТННомер договора3ЦехНомер ЦехаНаименование цеха4Рисунок 3 – Инфологическая модель базы данных3.3. Определение логической структуры базы данныхИнфологическая модель предметной области используется при даталогическом моделировании. В этом случае главной задачей даталогического моделирования будет описание свойств понятий предметной области, их ограничения, накладываемые на данные и взаимосвязь. Начальным прототипом разрабатываемой базы данных является даталогическая модель. Все понятия, определённые в ходе исследования предметной области и их взаимосвязи в дальнейшем будут помещены в конкретные структуры какой-либо конкретной базы данных [2].В результате разработки даталогической модели появляется модель, построенная с учетом выбранной модели данных, полученная в результате преобразования инфологической модели с применением определенных правил.Из этого следует, что даталогическая модель отображает структуру базы данных с учетом особенностей модели данных. Реляционная модель данных на сегодняшний день является наиболее популярной. Исходя из этого рассмотрим трансформацию инфологической модели в реляционную даталогическую.На рисунке 4. приведена схема базы данных «Отдел сбыта готовой продукции предприятия».Рисунок 4 – Схема базы данных «Отдел сбыта готовой продукции предприятия»3.4. Разработка физической структуры базы данных.Рассмотрим правила преобразования ER-модели в реляционную [3].Каждой сущности ставится в соответствие отношение реляционной модели данных. При этом имена отношения и сущности могут быть разными, потому что на имена сущностей не накладываются ни какие синтаксические ограничения, кроме уникальности имени в рамках модели.Каждый атрибут сущности становится атрибутом соответствующего отношения. Для каждого атрибута назначается допустимый в СУБД тип данных и необязательность или обязательность данного атрибута (то есть может или не может атрибут принимать значение NULL).Первичный ключ сущности становится PRIMARY KEY соответствующего отношения. Атрибуты, которые входят в первичный ключ отношения, получают автоматически свойство обязательности.В каждое отношение, соответствующее подчиненной сущности, вставляется набор атрибутов основной сущности, который является первичным ключом основной сущности. В отношении, которое соответствует подчиненной сущности, этот набор атрибутов становится внешним ключом или FOREING KEY.Для обозначения необязательного типа связи на физическом уровне у атрибутов, которые соответствуют внешнему ключу, устанавливается свойство допустимости неопределенных значений или признак NULL. При обязательном типе связи атрибуты приобретают свойство отсутствия неопределенных значений или признак NOT NULL.Исходя из вышеизложенных правил, приведем состав таблиц БД. Для каждого поля таблицы указывается размер поля (количество символов), тип. Для первичных ключей необходимо ввести запрет неопределенных значений. Для остальных полей возможность запрета неопределенных значений определяется семантикой предметной области.Таблица 7 – Состав таблиц базы данных «Отдел сбыта готовой продукции предприятия»Названиетаблицы и ИО РеквизитыКлючТип данныхФормат поляИзделиеКод изделияДаТекстовыйНаименование изделияТекстовыйКод единицы измеренияТекстовыйЦенаДенежныйНомер складаТекстовыйСкладНомер складаДаТекстовыйНаименование складаТекстовыйЦехКод цехаДаТекстовыйНаименование цехаТекстовыйЦН (Цеховая накладная)Номер цехаДаТекстовыйНомер цеховой накладнойДаТекстовыйДата сдачиДата/времяСЦН (спецификация цеховой накладной)Номер цехаДаТекстовыйНомер цеховой накладнойДаТекстовыйКод изделияДаТекстовыйКоличество по ЦНДата/времяТТН (товарно-транспортная накладная)Номер ТТНДаТекстовыйДата отгрузкиДата/времяКраткий формат датыНомер договораТекстовыйСТТН (спецификация ТТН)Номер ТТНДаТекстовыйКод изделияДаТекстовыйКоличество по ТТНЧисловойцелое3.5. Контрольный примерПо приведенным исходным данным выполним вручную решение поставленной задачи (контрольный пример).Рассчитаем количество изделий, поступивших на склады, по месяцам до конца первого квартала. Для этого отберем записи из ЦН, СЦН, Изделие и Склад. Сгруппируем данные по наименованию слада, по наименованию изделия, по месяцам и по кварталам и просуммируем по Количеству по ЦН. В конце первого квартала были сданы на склад №1 следующие изделия: 123457 количеством 3100, 123463 количеством 2100. На склад №2 были сданы следующие изделия: 123459 количеством 1800, 123464 количеством 4800, 123470 количеством 1750, 123465 количеством 3200, 123466 количеством 3400. На склад №3: 123460 количеством 3100, 123461 количеством 3500 (февраль), 123461 количеством 2100 (март), 123468 количеством 4000 и 123467 количеством 2000.Рассчитаем количество изделий, отгруженных со складов, по месяцам до конца первого квартала. Для этого отберем записи из ТТН, СТТН, Изделие и Склад. Сгруппируем данные по наименованию слада, по наименованию изделия, по месяцам и по кварталам и просуммируем по Количеству по ТТН. В конце первого квартала были отгружены со склада №1 следующие изделия: 123457 количеством 2000, 123463 количеством 1900. На склад №2 были сданы следующие изделия: 123459 количеством 1700, 123465 количеством 2500, 123466 количеством 2100. На склад №3: 123460 количеством 3000, 123461 количеством 2000 (март), 123468 количеством 3500 и 123467 количеством 1400. Изделия 123464, 123470, 123461 отгружены со складов не были. Это может быть, если не было транспорта у заказчика в этом месяце.Для расчета остатка из результата, полученного в первом пункте, вычтем результат, полученный во втором пункте. Для склада №1: остаток изделия 123457 3100-2000=1100, остаток изделия 123463 2100-1900=200. Для склада №2: остаток изделия 123459 1800-1700=100, остаток изделия 123464 4800-0=4800, остаток изделия 123470 1750-0=1750, остаток изделия 123465 3200-2500=700, остаток изделия 123466 3400-2100=1300. На склад №3: остаток изделия 123460 3100-3000=100, остаток изделия 123461(февраль) 3500-0=3500, остаток изделия 123461 (март) 2100-2000=100, остаток изделия 123468 4000-3500=500 и остаток изделия 123467 2000-1400=600.А в стоимостном выражении остаток умножим на цену изделия из таблицы Изделие. Для склада №1: остаток изделия 123457 1100*33,23=36553р., остаток изделия 123463 200*37,82=7564р. Для склада №2: остаток изделия 123459 100*36,33=3633р., остаток изделия 123464 4800*33,89=162672р., остаток изделия 123470 1750*98,08=171640р., остаток изделия 123465 700*51,78=36246р., остаток изделия 123466 1300*59,63= 77519р. На склад №3: остаток изделия 123460 100*47,84=4784р., остаток изделия 123461 (февраль) 3500*53,22= 186270р., остаток изделия 123461 (март) 100*53,22= 5322р., остаток изделия 123468 500*37,98=18990р. и остаток изделия 123467 600*135,5= 81300р. И подсчитаем итог. 36553+7564+3633+162672+171640+36246+77519+ 4784+186270+5322+18990+81300=792493р.В результате получим отчет со следующими данными:Таблица 8 – Расчет остатков изделий на складах на конец 1 кварталаНаименование складаНаименование изделияМесяцПоступилоОтгруженоОстатокОстаток (руб)Склад №1Консервы рыбные в томатном соусе "Килька балтийская в томатном соусе"231002000110036 553,00р.Склад №1Консервы. Овощи консервированные "Русские разносолы". Свекла столовая маринованная3210019002007 564,00р.Склад №2Консервы. Маринады овощные. "Рубин"2180017001003 633,00р.Склад №2Консервы. Маринады овощные. Капуста маринованная348004800162 672,00р.Склад №2Масло подсолнечное нерафинированное 1-й сорт317501750171 640,00р.Склад №2Овощи соленые и квашенные. Капуста квашеная шинкованная23200250070036 246,00р.Склад №2Овощи соленые и квашенные. Томаты соленые234002100130077 519,00р.Склад №3Консервы. Первые обеденные блюда. "Борщ со свежей капустой"3310030001004 784,00р.Склад №3Консервы. Первые обеденные блюда.