Автоматизация учета продажи товаров

... ...

РАЗДЕЛ 1. ПРЕДПРОЕКТНЫЙ АНАЛИЗ ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ
1.1. Описание предметной области
1.2. Функции организации структуры
1.3. Описание потоков данных и бизнес процессов
1.3.1. Общее описание интерфейса BPwin
1.3.2. Создание новой модели
1.3.3. Установка цвета и шрифта объектов
1.3.4. Рекомендации по рисованию программ
1.4. Обзор и анализ существующих проектных решений, их достоинства и недостатки
1.5. Обоснование необходимости разработки информационной системы
РАЗДЕЛ 2. СИСТЕМНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
2.1. Разработка концепции архитектуры построения и платформы реализации
2.1.1. Предполагаемые задачи и функции
2.2. Перечень SQL – запросов
2.3. Техническое обеспечение ИС
3. Заключение
4. Литература
5. Приложение

Торговля – обширнейшая область предпринимательской деятельности и сфера приложения труда – получила в последние годы новые импульсы своего развития. От рядовых спекулятивных торговых операций и "челночно-палаточного бизнеса" многие предприниматели перешли уже к более высокой стадии торговой деятельности, организовав индивидуальные или коллективные предприятия. Менеджерам таких предприятий приходится ежедневно сталкиваться с множеством проблем организационного, экономического и финансового характера, которые приходится решать интуитивно, методом "проб и ошибок", приобретая постепенно практический опыт.
Торговля является одной из крупнейших отраслей экономики любой страны как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее м ассовыми. Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения. Динамическая конкурентная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к организации управления на торговом предприятии.
Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы современных торговых предприятий, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.
Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею.
Таким образом, при применении компьютера “количество переходит в качество”: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.
В данном курсовом проекте исследуется автоматизация учета продажи товаров на примере магазина детских товаров «Аистенок».
Основой задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование торговых операций, подготовки стандартных документов для внешней среды.
Результаты выполнения хозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

Следует максимально увеличивать расстояние между входящими или выходящими стрелками на одной грани работы. Если включить опцию Automatically space arrows на вкладке Layout диалога Model Properties (меню Model/Model Properties), BPwin будет располагать стрелки нужным образом автоматически. Следует максимально увеличить расстояние между работами, поворотами и пересечениями стрелок. Если две стрелки проходят параллельно (начинаются из одной и той же грани одной работы и заканчиваются на одной и той же грани другой работы), то по возможности следует их объединить и назвать единым термином. Обратные связи по входу рисуются "нижней" петлей, обратная связь по управлению - "верхней".(BPwin автоматически рисует обратные связи нужным образом. Его можно "обмануть", но лучше этого не делать. Циклические обратные связи следует рисовать только в случае крайней необходимости, когда подчеркивают значение повторно используемого объекта. Принято изображать такие связи на диаграмме декомпозиции. BPwin не позволяет создать циклическую обратную связь за один прием. Если все же необходимо изобразить такую связь, следует сначала создать обычную связь по входу, затем разветвить стрелку, направить новую ветвь обратно ко входу работы-источника и, наконец, удалить старую ветвь стрелки выхода. Следует минимизировать число пересечений, петель и поворотов стрелок. Это ручная и, в случае насыщенных диаграмм, творческая работа.Если нужно изобразить связь по входу, необходимо избегать "нависания" работ друг над другом. В этом случае BPwin изображает связи по входу в виде петли, что затрудняет чтение диаграмм. (Рис.2) Описание потоков данных и бизнес процессов магазина «Аистенок».1.4 Обзор и анализ существующих проективных решений, их достоинства и недостатки.«1С:Торговля и склад»Наиболее популярными системами, используемыми в настоящее время для автоматизации торговой и складской деятельности предприятий в России, являются программы «1С:Торговля и склад» и «1С:Управление торговлей»."1С: Торговля и склад" предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов."1С: Торговля и склад" автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия и позволяет:вести раздельный управленческий и финансовый учет; вести учет от имени нескольких юридических лиц; вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней); вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию; оформлять закупку и продажу товаров; производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных; вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам; выполнять резервирование товаров и контроль оплаты; вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе; вести учет товарных кредитов и контроль их погашения; вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату; При использовании программы "1С: Торговля и склад" пользователь может:задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен; работать с взаимосвязанными документами; выполнять автоматический расчет цен списания товаров; быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов; вести учет товаров в различных единицах измерения; получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег; автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С: Бухгалтерии. "1С: Торговля и склад" содержит средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации:возможность запрещения пользователям "прямого" удаления информации; специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок; возможность запрещения пользователям редактировать данные за прошлые отчетные периоды; установка запрета на редактирование печатных форм документов; "запирание" системы пользователем при временном прекращении работы.Система “1С: Торговля и склад” наряду со своими плюсами имеет ряд недостатков:требует больших денежных затрат на приобретение;установить систему 1С: “Торговля и склад” может не любой пользователь;для работы с системой персонал должен пройти специализированные курсы.Client ShopВ данный момент в магазине «Аистенок» пользуются такой программой как Client Shop - система автоматизации торговли.Client Shop - простая, но функциональная программа для розничных магазинов. Функционал программы покрывает потребности 90% различных видов розничных магазинов.Простой интерфейс, система подсказок и справки позволяет даже неопытным пользователям освоить программу примерно за час.Программа подходит как для автоматизации небольших розничных магазинов, киосков, ресторанов, так и для автоматизации розничных торговых сетей с филиалами с возможностью обмена данными.Основные возможности программы для магазинов Client Shop:- Занесение товаров, продажа и возврат. Дисконтные карты.- Продажа товаров в долг, по предоплате.- Поиск товаров по различным характеристикам и их совокупности.- Поддержка сканеров штрих-кодов (RS232 и клавиатурных), принтеров чеков и фискальных регистраторов (FPrint, Штрих и т. д.) - Возможность завести для каждого товара дополнительные поля (цвет, размер, страна-производитель и т. д.), что удобно для магазинов одежды и для магазинов автозапчастей.- Безопасность. Авторизация при входе в программу. Скрытие себестоимости от продавцов. Автоматическое резервное копирование.- Возможность работы по локальной сети или через сеть Интернет. Специальный режим, оптимизированный для медленных каналов связи.- Печать ценников как на обычном принтере, так и на принтере этикеток.- Отчеты о продажах и остатках на e-mail.Преимущества программы: - Исключение воровства персоналом;- Прозрачность учёта, оценка прибыльности и рентабельности торговой точки;- Понятный и несложный интерфейс, не требует предварительного обучения;- Бесплатная техническая поддержка. Недостатки: В демо-версии некоторые разделы закрыты. Хотя ради справедливости стоит сказать, что закрытый функционал можно посмотреть на сайте и через презентации. Размер дистрибутива большой - нет возможности изменить расцветку программы (только синий интерфейс).Программа для автоматизации товарного учета Microinvest Склад ProОтраслевое решение Microinvest Склад Pro является системой автоматизации товарного учета. Продукт предназначен для автоматизации оптовой и розничной торговли, а также сетевых розничных структур, ресторанного бизнеса и складских объектов. Выполняет функции бэк-офиса - служит для автоматизации управления бизнес-процессами в торговом предприятии (магазине, ресторане, и т.д). Microinvest Склад Pro отвечает всем требованиям к движению товарных ресурсов в самом предприятии или в сети предприятии, связанных по своей коммерческой или производственной деятельности. Уникальный механизм управления процессами позволяет пользователю выстраивать элементарные операции в управляемые логические цепочки с возможностью контроля текущего состояния каждого экземпляра процесса. В любой момент времени пользователь может получить информацию о выполняемых в данный момент бизнес-процессах, на какой стадии находится каждый экземпляр процесса, кто из пользователей в настоящий момент выполняет работу.Краткая презентация возможностей продукта и достоинства:Работа в режиме клиент-сервер + Репликация данных;Поддержка больших нагрузок, справочников и операций;Древовидные структуры всех справочников;Удобный интерфейс и эргономичный графический стиль;Возможность создания разнообразных графических отчетов;Целостная система управления бизнесом с уровнями доступа и большим количеством пользователей;Распределенная сетевая топология, удаленный доступ и синхронизация;Глобальное определение прав доступа для каждого пользователя;WEB интерфейс и администрирование;Удобный импорт данных из MS Excel и из других продуктов фирмы Microinvest;Клиент задает информационный поток и последовательность операций;Возможность редакции любой операции;Возможность работы с партиями и серийными номерами;Возможность отслеживания оплаты;Возможность работы с валютами и объектами;Возможность отслеживания серийных номеров, сроков гарантии и т.д.Совместимость с Windows XP/Vista/7/8 32-bit и 64-bit;Недостатки:Неприемлемая цена.OPER-ТорговляOPER-Торговля - достаточно удобная в использовании программа для учета наличия и движения товара в одной или нескольких торговых точках на рынке, в бутиках, торговых отделах или небольших непродовольственных магазинах. Здесь содержатся все основные операции, которые позволят наглядно, быстро и доступно управлять торговым процессом, а именно: Приход, Продажа, Перемещение, Списание, Переоценка, Просмотр остатков, Просмотр товара по торговым точкам, Движения по товару, Возврат товара, Отчеты, Печать ценников, Прайс-лист и др. OPER-Торговля очень проста в освоении и не потребует много времени на обучение работы с ней как у собственника торговых точек, так и непосредственно продавцов и реализаторов. Можно сказать, что OPER-Торговля будет одним из самых оптимальных программных решений для ведения хозяйственной торговой деятельности частного предпринимателя или небольшой коммерческой фирмы.Программа Oper-Торговля поможет Вам организовать простой торговый учет "для себя". Не требует специальных навыков ведения учета и обслуживания компьютерными специалистами. Программу можно скопировать на флешку и запустить на любом компьютере или ноутбуке.Программа разрабатывалась для учета товаров в одной или нескольких торговых точках на вещевом рынке, в бутиках, торговых отделах или в небольших, непродовольственных магазинах.Программа простая в освоении и использовании. Содержит такие операции как :Приход,Продажа, Перемещение, Списание, Переоценка, Просмотр остатков, Просмотр товара по торговым точкам, Движения по товару, Возврат товара,Отчеты,Печать ценников, Прайс-лист.Язык:РусскийОперационные системы: WindowsСогласитесь, разработанная под конкретное предприятие АИС будет значительно лучше соответствовать целям и задачам. Отчеты будут более индивидуальные и конечные результаты автоматизации будут более успешными. Недостатки разработки АИС это конечно сроки и стоимость. В прочем, стоимость не всегда оказывается выше – например, при покупке большого количества лицензий, которые необходимо ежегодно продлевать. К примеру, если взять за основу трехлетний период, то разработка АИС может быть дешевле, чем внедрение готового продукта.1.5 Обоснование необходимости разработки информационной системыЗа последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека, и процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.В магазине «Аистенок» внедрена и автоматизированная система управления товарными запасами, благодаря чему повышается их оборачиваемость. При помощи ЭВМ в магазине «Аистенок» автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.Главное назначение автоматизированной системы обработки информации (АСОИ) в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера, поскольку функционирование блока выписки документов связано с очень большим информационным потоком. Кроме того, АСОИ призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.Целью АСОИ является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать и информацию по учету складских операций и реализации продукции.Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.Моя разработка позволит автоматизировать деятельность предприятия без денежных затрат на приобретение и установку программного обеспечения. Приложение можно установить через Интернет бесплатно. Программа устанавливается за несколько секунд, не требует больших компьютерных ресурсов, проста в эксплуатации и сопровождении. Это позволит быстро и без лишних затрат обучить работе в программе персонал.РАЗДЕЛ 2. СИСТЕМНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ.2.1 Разработка концепции архитектуры построения и платформы реализацииДанная информационная система будет спроектирована в базе данных, с помощью Access 2007.Access - это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов. Access - мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм. Базы данных - это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети. Выбранная мной программа Microsoft Office Access 2007 предназначена для создания и управления базами данных. Кроме четкого контроля над большим объемом информации, она обеспечивает возможность совместной работы пользователей и реализует разнообразные способы представления и использования собранных данных. В последние годы популярность баз данных возрастает, а области их применения расширяются. Одновременно повышается интерфейс к программе.Сильные черты программы являются: удобный набор средств разработчика и интуитивная понятность работы, возможность получить профессиональный результат, высокая совместимость и интеграция ее баз данных с другими программами и форматами файлов.Работая в Access 2007, мы имеем удобную рабочую среду, позволяющую контролировать данные на различных уровнях: от содержания конкретной записи в самой "маленькой" таблице до схемы межтабличных связей, от запроса, отражающего данные одного поля, до средств, создающих новые таблицы или заменяющих в них данные. Дойдя до создания структурно продуманных форм, мы получим законченное приложение, обеспечивающее совместную работу пользователей.2.1.1 Предполагаемые задачи и функцииАвтоматизированная информационная система решает следующие задачи:– все документы хранятся в электронном виде, в результате чего имеется возможность их быстрого нахождения, заполнения и передачи информации;– полностью исключается дублирование одних и тех же показателей в различных документах, а также наличие показателей, не используемых в работе;– значительно уменьшаются затраты времени на передачу дополнительной информации.