Инновационно-практическая направленность социальных технологий

Работа оценена на отлично!!! ...

В последние годы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и термин «документационное обеспечение деятельности организации». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подхо¬дов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря актив¬ному внедрению в сферу работы с документами средств ВТ и современных ИТ со¬здания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и исполь¬зования информации.
Одна из важнейших функций систем документационного обеспечения - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осу¬ществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения. Как правило, регистрации подлежит не вся документация, поступа¬ющая в организацию. Регистрируют документы, поступа¬ющие из вышестоящих федеральных и местных государ¬ственных органов и направляемые им в их адрес. Регист¬рируют также важнейшие внутренние документы, предложе¬ния, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспон¬денция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистри¬руется ценная и заказная корреспонденция. На документы, не подлежащие регистрации, состав¬ляется специальный перечень.

В новое время предприятия сталкиваются с проблемой улучшения управления компании, улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания и возможности получение метрик, характеризующих качество исполнения бизнес-процессов. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение АС, выполняющие эти функции. Тем не менее, в настоящее время попытка решения задачи внедрения такой системы сталкивается с существенными сложностями, связанные с отсутствием на рынке предложения. В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Основные источники проблем в работе современного менеджера:
o Большое количество процессов, в которых задействован руководитель, исполняющий при этом разные роли.
o Огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.
o Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.
o Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.
С каждым днем большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта. Тема инновационно – практической деятельности становится в наше время более актуальной. Многие компании достигают необходимого уровня зрелости, и приходят к необходимости формализации бизнес процессов и внедрения средств автоматизации. К настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих ИС, что обеспечивает возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры ИС сталкиваются с большими проблемами определения методики и выбора ПО, которое способно обеспечить средства для реализации задач данного класса. В отличии от традиционного ПО - систем ориентированных на автоматизацию конкретных участков бизнеса (бухгалтерия, складской учет, кадры и пр.) системы автоматизации документооборота предлагают решение задач менее очевидных и более комплексных. По сути дела внедрение системы автоматизации документооборота затрагивает все уровни управления компании и призвано изменить способы управления. Сложность данной задачи, как правило, недооценивается руководством компании. На рынке сложилась некоторая диспропорция: поставщики ПО пытаясь решать задачи, с которыми они сталкиваются на практике, усложняют программное обеспечение. Это приводит к дополнительным сложностям при его внедрении и, соответственно, увеличивает стоимость проекта. А покупатели систем, как правило, не готовые к такому уровню сложности, стремятся получить более легкое решение за меньшую цену. Но опыт практических внедрений показывает, что подобное половинчатое внедрение не оправдывает ожиданий, что приводит к определенному охлаждению руководства компании к этой теме. Объем рынка документооборота оценить в настоящее время достаточно сложно, однако очевидно, что в ближайшее время с потребностью в автоматизации документооборота столкнутся практически все более или менее крупные предприятия и госучреждения, задумывающиеся над повышением эффективности. В последнее время наблюдается очевидный всплеск интереса к данной тематике, причем интерес в основном вызывает не автоматизация канцелярии и архива документов, а именно автоматизация процессов документооборота и других смежных задач, таких как автоматизация систем управления менеджментом качества. Например, внедрение эффективной системы менеджмента качества без ее автоматизации оказывается невозможным. Подобные улучшения позволяют перейти на новый качественный уровень управляемости компании и оперативности ее реакции на изменения во внешней среде, что позволяет ей получить существенные конкурентные преимущества, наличие которых в современной конкурентной среде трудно переоценить