Курсовая работа. Планирование в Microsoft Project 2010

Курсовая работа по теме "Планирование в Microsoft Project 2010". Оформление по госту, выводы ...

ВВЕДЕНИЕ 2
ГЛАВА 1. ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ 5
1.1 Цели моделирования проектов в Microsoft Project 5
1.2 Основные понятия 6
1.3 Жизненный цикл проекта 7
ГЛАВА 2. РАБОТА В MICROSOFT PROJECT. 11
2.1 Настройка проекта 11
2.1.1 Создание проекта 12
2.1.2 Добавление задач в проект 13
2.1.3 Структурирование проекта 16
2.1.4 Создание календарей 18
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 27

Microsoft Project рассчитан, в первую очередь, на пользователей, которые не являются профессионалами в управлении проектами. Таким образом, его можно отнести к «непрофессиональным системам» управления проектами. с другой стороны, с помощью Microsoft Project можно управлять проектами со значительным количеством работ и ресурсов.
Microsoft Project входит в семейство Microsoft Office, что подтверждается следующими его свойствами:
• построение интерфейса и справочной системы на единственных с Microsoft Office принципах;
• возможность сохранения данных проектов в базе данных Access;
• двусторонний обмен данными с Outlook;

В некоторых источниках ЖЦ состоит из этапов, представленных на следующей схеме:Инициация Завершение проектаРисунок 1 - Жизненный цикл проектаТакже необходимо отметить, что процесс планирования является интерактивным. План проекта (сроки, список задач, бюджет) должен изменяться по результатам как исполнения проекта, так и по результатам изменения среды проекта.Проект подразумевает выполнение ряда связанных между собой задач. Для выполнения проекта можно выделить строго определенные ресурсы (человеко-часы, материалы). У проектов существуют даты начала и окончания, а также другие различные ограничения (например, графики работы).Проект должен быть разбит на задачи как можно более детально. Это позволит лучше им управлять. Целесообразность деления задачи на подзадачи зависит от ее длительности. Как правило, если длительность составляет больше трех дней, то ее можно разделить на более мелкие задачи.Не всегда задачи в проекте выполняются последовательно одна за другой. Иногда выполнение следующей задачи можно начать раньше, чем закончится предыдущая. Такое планирование называется быстрым путем. Однако существуют задачи, которые следует обязательно завершить, прежде чем перейти к следующим.Любой проект имеет свой жизненный цикл, который состоит из инициации, планирования, исполнения, контроля и мониторинга, управления и завершения. Каждый из этих этапов крайне важен для успешности проекта, что требует качественно выполнять проектирование. Проектирование давно стало необходимостью не только для фирм-гигантов с многомиллионными проектами, сотнями задач и разветвленной структурой. В условиях рыночной экономики даже предприятия малого бизнеса нуждаются в качественном проектировании. Для этой цели следует использовать специализированное программное обеспечение, а именно Microsoft Project 2010.ГЛАВА 2. РАБОТА В MICROSOFT PROJECT.2.1 Настройка проектаНе будем рассматривать установку проекта, так как она аналогична установкам других продуктов семейства Microsoft Word. Рассмотрим настройку исследуемого программного обеспечения, которая включает следующий алгоритм действий: В меню «Файл» необходимо выбрать пункт «Параметры» и установить следующие параметры:Валюта проекта. Данный параметр характеризует ту валюту, которая будет использоваться в дальнейшем в проекте. Находится данная настройка в закладке «Отображение»: После этого ограничить временные рамки проекта, для этого в закладке «Расписание», в «Параметрах календаря для этого проекта» вводим время начала и окончания проекта; В «Расписании» выбираем показ единиц назначений в проектах в числовых значениях; В «параметрах планирования для этого проекта» выбираем тип задач по умолчанию «Фиксированная длительность». В разделе «Сохранение проектов» - расположение файлов по умолчанию.Закладка «Дополнительно»: В разделе «Параметры отображения для этого проекта» ставим галочку «Показать суммарную задачу проекта». В разделе «Параметры освоенного объема для данного проекта» выбираем «% завершения». Рисунок 2 - Параметры в MS ProjectВышеописанные параметры обеспечат наглядное отображение всей необходимой информации в ходе планирования и исполнения проекта.После подготовки к использованию Project 2010 для управления проектом, необходимо добавить и связать задачи, создать календари и выбрать способ планирования ресурсов и задач. Рассмотрим, как это делается, представив последовательность действий в следующем алгоритме:Шаг 1. Создание проекта;Шаг 2. Добавление задач в проект;Шаг 3. Структурирование проекта;Шаг 4. Создание календарей;Шаг 5. Сохранение и публикация.2.1.1 Создание проектаОбычный способ начать работу с помощью Project 2010 - это создать новый пустой план проекта. Так же можно создать новый файл на основе существующего проекта или шаблона, содержащего задачи и ресурсы, сходные с теми, которые нужны. Выбираем вкладку Файл, а затем – команду Создать.На вкладке Проект, в группе Свойства, выбираем Сведения о проекте и вводим значения. Существует два метода планирования проекта: от даты начала проекта и от даты окончания проекта. Первый метод означает, что все задачи будут начинаться как можно раньше, и на основании их длительностей и зависимостей между ними будет рассчитана дата окончания проекта. Второй метод означает, что все задачи будут начинаться как можно позже, и на основании даты окончания проекта, длительностей и зависимостей между задачами проекта будет рассчитана дата оптимального начала , чтобы закончить его к дате окончания проекта. 2.1.2 Добавление задач в проектПосле того, как проект был создан необходимо добавить в него задачи, выполнение которых необходимо для достижения целей проекта. Для этого на вкладке Вид в группе Представления задач нужно щелкнуть значок Диаграмма Ганта. В пустом поле Название задачи ввести название задачи и нажать клавишу ВВОД.Для того, чтобы вставить задачу меду уже существующими необходимо выделить строку под тем местом, где должна появиться новая задача. На вкладке Задача в группе Вставить щелкнуть верхнюю часть кнопки Задача. Ввести название задачи во вставленную строку. После вставки задачи идентификаторы задач перенумеровываются автоматически.Добавление задачи с помощью представления "Сетевой график". Чтобы переключиться на представление Сетевой график, на вкладке Вид в группе Представления задач нужно выбрать пункт Сетевой график. На вкладке Задача в группе Вставить щелкнуть верхнюю часть кнопки Задача. В окне новой задачи ввести название задачи. Если задача повторяется с регулярными интервалами, можно ввести ее как повторяющуюся задачу, чтобы избежать необходимости многократного ввода данных (Повторяющаяся задача. Задача, которая периодически повторяется в ходе выполнения проекта. Например, можно определить еженедельное собрание как повторяющуюся задачу.). Если задача повторяется с нерегулярными интервалами, придется вводить ее как обычную задачу для каждого из моментов, когда она должна выполняться.На вкладке Вид в группе Представления задач необходимо нажать значок Диаграмма Ганта. Выделить строку под тем местом, где должна появиться повторяющаяся задача. На вкладке Задача в группе Вставить нажать нижнюю часть кнопки Задача и выбрать пункт Повторяющаяся задача. В группе Повторять выбрать значение Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно или Ежегодно. Установите флажок для каждого дня недели, в который должна выполняться задача.В поле Начало нужно ввести дату начала и выполнить одно из указанных ниже действий. Установить переключатель в поле Окончание после и ввести количество повторений задачи.Установить переключатель Дата окончания и ввести дату, к которой повторяющаяся задача должна закончиться.В разделе Календарь для планирования этой задачи необходимо выбрать в списке Календарь календарь ресурса, который требуется применить к задаче. Если календарь не нужно применять, тогда нужно выбрать значение Нет.Если ввести имя ресурса для повторяющейся задачи в поле Названия ресурсов, ресурс будет назначен для общих трудозатрат по данной повторяющейся задаче, а не для каждой задачи в отдельности.Существует следующие типы взаимосвязей задач (этапов): 1. «Окончание – начало» - последующая операция не может начаться ранее, чем завершится предыдущая; «Окончание – окончание» - последующая операция должна завершиться не позднее предшествующей; «Начало - начало» - последующая операция начинается не раньше начала предшествующей; «Начало - окончание» - последующая операция заканчивается не раньше начала предшествующей. Наиболее часто используются связи типа «Окончание - Начало», наиболее редко - «Начало - Окончание».В Microsoft Project допускается создание связей между этапами. Для того чтобы создать зависимость между задачами необходимо: a. Щелкнуть правой кнопкой мыши на названии этапа; b. В меню выбрать «Сведения»; c. В окне «Сведения о задаче» перейти на закладку «Предшественники»; d. В области «Название задачи» щелкнуть левой кнопкой мыши на пустом поле и в выпавшем списке всех задач (обычных и суммарных) выбрать предшествующую задачу; e. Выбрать тип связи и запаздывание (при необходимости). Установка длительности задач и создание вех.Длительность можно менять также как название задачи, щелкнув по столбцу длительность в соответствующей ячейке. Если новая длительность является предположительной, то нужно поставить знак вопроса после нее. В Project 2010 можно изменять длительность суммарной задачи, не изменяя подзадачи. Если длительность суммарной задачи отличается от общей длительности подзадач, разница указывается с помощью красной линии в области диаграммы представления. Так же можно оценить длительность автоматически, для этого нужно выполнить следующие действия:Открыть вкладку Файл и выбрать пункт Параметры.В левой части диалогового окна Параметры Project выбрать пункт Календарный план. Установить флажок Показать наличие оценок длительности для запланированных задач.Вехи - это базовые точки, которыми отмечаются важные события в рамках проекта. Они используются для отслеживания хода продвижения проекта. Любая задача с нулевой длительность автоматически отображается как веха. Кроме того, в качестве вехи можно отметить любую другую задачу любой длительности. Для этого в Сведениях о задаче во вкладке Дополнительно нужно поставить флажок Пометить задачу как веху.2.1.3 Структурирование проектаБольшинство проектов начинается со списка задач, сложность которого будет расти, пока он не станет полностью развернутым планом проекта и календарным планом. Создав или импортировав свой список задач, затем можно определить все связи между задачами. Как уже говорилось, задачи разумней разбивать на более мелкие, управляемые подзадачи в целях точного определения состава и характеристики работ, которые следует выполнить. Для моделирования этапов используются суммарные задачи. Это можно сделать следующим образом. На вкладке задача выбрать пиктограмму Суммарная задача. В левой части экрана она отразится. Чтобы задать необходимые характеристики, следует щелкнуть по <Новая суммарная задача>. Откроется окно Сведения о суммарной задаче, где можно ввести название задачи, допустим Главная задача, режим планирования - автоматически, длительность – 20 дней, и после нажатия ОК на диаграмме Ганта отразится временной отрезок, положенный для этого этапа. Аналогично создается следующий этап: название – Планирование, длительность – 12 дней, режим планирования - Вручную. Затем переместить курсор мыши под ячейку Планирование, появится двусторонняя стрелка, щелкнуть и ввести название такое же, Планирование, и режим планирования – Вручную. Таким же образом необходимо создать следующие этапы. Получилась следующая иерархическая структура:Рисунок 3 - Этапы проектаКаждая суммарная задача является вложенной в вышестоящую суммарную задачу. Например, этап Проектирование включает этап Реализация, а этап Планирование включает этапы Проектирование и Реализация. Так же можно повышать (понижать) уровень задачи, для этого существуют соответствующие пиктограммы на вкладке Задача.Структуру проекта в MS Project можно задать и отобразить несколькими способами. Кроме суммарных задач и вех для этого также используют коды структурной декомпозиции работ (СДР) или коды структуры.Структурная декомпозиция работ (СДР) – иерархическая структура, используемая для организации задач в отчетах по календарному плану и при отслеживании затрат. Код СДР – это цифровой код, определяющий место расположения задачи в структуре проекта. В MS Project применяются коды двух типов. Первый тип автоматически вычисляет номер в структуре, на основе перечня задач. Второй устанавливают вручную. Каждый уровень кода является представлением определенного уровня структуры перечня задач. Уровни кода могут содержать буквы, цифры, знаки. Коды используют для группировки задач или ресурсов проекта нестандартными способами, например, по кодам должностей (для ресурсов), по кодам расходов (для задач). Перед группировкой создают и назначают код структуры задачам и ресурсам.2.1.4 Создание календарейИспользование календарей в проекте необходимо для определения реального графика работы. В Microsoft Project 2010 могут быть календари задач и календари ресурсов. Календари задач позволят определить периоды, когда задачи могут исполняться, а календари ресурсов определят график работы последних и в дальнейшем позволят определять возможную загрузку ресурса. Пересечение календарей задач и ресурсов, назначенных на ее исполнение, определит время возможного исполнения задачи. Для того чтобы создать в Microsoft Project 2010 новый календарь необходимо на закладке «Проект» в разделе «Свойства» нажать по кнопке «Изменить рабочее время» и в окне «Изменение рабочего времени» нажать на кнопке «Создать новый календарь…». В появившемся окне «Создание базового календаря» нужно ввести имя нового календаря и выбрать следующий вариант:1. Создать новый базовый календарь;2. Создать новый календарь, который будет копией выбранного (стандартный базовый календарь сохраняется).Для примера создадим новый календарь, возьмем последнюю неделю апреля и зададим график работы. Создаем новый календарь. По умолчанию, он называется Календарь 1, оставим.Выбираем 23 апреля на календаре, затем щелкаем на вкладке Рабочие недели, щелкаем 2 раза по ячейке [по умолчанию]. В открывшемся окне выбираем день – Понедельник, и выбираем Задать дни для использования этих часов. И пишем рабочее время (с 12:20 по 13:50, с 14:00 по 15:30) и нажимаем ОК.Рисунок 4 - Календарь 1Аналогично для каждого дня. Если график работы для каждого дня одинаковый, достаточно выделить все дни недели (с помощью Ctrl) и установить время работы. Так же можно создавать исключения календаря. Для этого нужно создать новый календарь – Календарь 2 и создать исключения для 1 и 2 мая.Календарь создаем, как описывается выше, название – Календарь 2. В новом календаре выбираем 1 и 2 мая. Щелкаем по вкладке Исключения. Задаем название – День труда. Начало – 1.05.2012. Окончание – 2.05.2012.Нажимаем на кнопку подробности и выбираем Нерабочее время, повторять – ежегодно в указанный день. Рисунок 5 - Создание исключений Каждая задача имеет свой тип – характеристику, учитывающую, какие элементы задачи являются фиксированными, а какие переменными.Задачи в Microsoft Project могут иметь следующие типы:1. Фиксированная длительность (длительность задачи остается постоянной независимо от количества назначенных ресурсов (единиц назначения) или объема трудозатрат). 2. Фиксированные трудозатраты (объем трудозатрат остается постоянным независимо от любых изменений длительности или количества ресурсов (единиц назначения), назначенных данной задаче.). 3. Фиксированный объем ресурсов (количество единиц назначения остается постоянным независимо от объема трудозатрат или длительности задачи). На задаче с типом «Фиксированные трудозатраты» идет равномерное распределение трудозатрат на протяжении длительности всей задаче.На задачах с типами «Фиксированный Объем Ресурсов» и «Фиксированные Трудозатраты», те ресурсы, у которых самая малая загрузка, распределены равномерно на протяжении длительности всей задаче, а у тех ресурсов, у которых трудозатраты наибольшие, их загрузка отнесена вперед, т.е. на первые дни начала задачи. Т.е. можно сделать вывод, что чтобы уменьшить время исполнения задач с типами «Фиксированный Объем Ресурсов» и «Фиксированные Трудозатраты» нужно увеличить одновременно загрузку всех наименее загруженных ресурсов. В MS Project тип задачи устанавливают в Сведениях о задаче, во вкладке Дополнительно. Microsoft Project поддерживает три типа ресурсов: 1. Трудовые ресурсы – это возобновляемые ресурсы компании, которые включают людей, машин и оборудования необходимые для исполнения проекта; 2.