Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления

Содержание
Введение
1. Документооборот как основа деятельности органа власти
2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления
3. Решения Microsoft в области документооборота для российских органов государственной власти и местного самоуправления
3.1 Информационные технологии и эффективность системы государственного управления
3.2 Эффективность взаимодействия с гражданами и бизнесом
3.3 Эффективность взаимодействия между органами власти
3.4 Выбор подхода к автоматизации документооборота
4. Автоматизация – электронный документооборот
4.1 Выбор подхода к автоматизации документооборота
4.2 Системы, организующие электронный документооборот
4.3 Документооборот официальных документов
4.4 Автоматизация обмена документами между органами власти
4.5 ...

Содержание
Введение
1. Документооборот как основа деятельности органа власти
2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления
3. Решения Microsoft в области документооборота для российских органов государственной власти и местного самоуправления
3.1 Информационные технологии и эффективность системы государственного управления
3.2 Эффективность взаимодействия с гражданами и бизнесом
3.3 Эффективность взаимодействия между органами власти
3.4 Выбор подхода к автоматизации документооборота
4. Автоматизация – электронный документооборот
4.1 Выбор подхода к автоматизации документооборота
4.2 Системы, организующие электронный документооборот
4.3 Документооборот официальных документов
4.4 Автоматизация обмена документами между органами власти
4.5Системы ЭДД для органов власти разного уровня
4.6 Решение для местного органа самоуправления
4.7 Организация взаимодействия органов государственной власти с гражданами и предприятиями
5. Примеры использования систем ЭДД
6. Актуальные проблемы ЭДД в органах власти
Заключение
Список использованной литературы

Содержание
Введение
1. Документооборот как основа деятельности органа власти
2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления
3. Решения Microsoft в области документооборота для российских органов государственной власти и местного самоуправления
3.1 Информационные технологии и эффективность системы государственного управления
3.2 Эффективность взаимодействия с гражданами и бизнесом
3.3 Эффективность взаимодействия между органами власти
3.4 Выбор подхода к автоматизации документооборота
4. Автоматизация – электронный документооборот
4.1 Выбор подхода к автоматизации документооборота
4.2 Системы, организующие электронный документооборот
4.3 Документооборот официальных документов
4.4 Автоматизация обмена документами между органами власти
4.5 Системы ЭДД для органов власти разного уровня
4.6 Решение для местного органа самоуправления
4.7 Организация взаимодействия органов государственной власти с гражданами и предприятиями
5. Примеры использования систем ЭДД
6. Актуальные проблемы ЭДД в органах власти
Заключение
Список использованной литературы

Как правило, руководители предпочитают работать с документами в бумажном виде. Кроме того, пока обмен официальными документами между органами власти и передача их в государственные архивы также происходит в бумажной форме.Электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) является технологическим ответом на современные требования, предъявляемые текущей политико-экономической ситуацией к эффективности российских органов государственной власти и местного самоуправления. В пользу ЭДД говорят и опыт его внедрения в западных органах государственной власти, и примеры эксплуатации в крупных, прогрессивных российских коммерческих структурах.Приведенные цифры не оставляют сомнения в необходимости перевода российских органов государственной власти и местного самоуправления на электронный, безбумажный документооборот. Однако для подобного перевода нужна серьезная подготовка. Электронный документооборот и делопроизводство являются конечной целью, достижимой после внедрения автоматизированного бумажного документооборота и делопроизводства.Форматы и стандарты обменаОдна из основных задач ЦОД – синхронизация форматов документов между различными системами. Наиболее логичным подходом является разработка некоторого универсального расширяемого XML-представления типовых документов, используемого как промежуточный формат, и набора конверторов для этого формата для каждой из присоединяемых систем.Если набор реквизитов документов у подключаемой системы оказывается шире, чем предусмотрено в универсальном формате, то возможно либо расширение формата, либо отражение этих реквизитов с помощью механизма специфических для конкретных адресатов тегов.Преобразование форматов документов должно сохранять весь набор реквизитов входящих документов. Для исходящих документов в формате XML дополнительные реквизиты также должны сохраняться – особенности XML позволяют игнорировать "чужие" реквизиты. Для других форматов документов состав реквизитов может быть урезан. При этом может передаваться дополнительный файл согласованного с получателем формата с расширенным или полным реквизитным составом документа.Кроме реквизитного состава документов, ЦОД должен обеспечивать передачу собственно файлов документов. В отдельных случаях может обеспечиваться преобразование форматов документов (скажем, файлов Microsoft Office в текстовое представление и перекодировка при экспорте в системы, функционирующие на базе MS DOS, или преобразование в HTML при экспорте документа на портал).Обеспечение гарантированной доставкиЗадача ЦОД – в любом случае добиться передачи документа принимающей стороне и получения от нее уведомления о получении – квитанции (передача документа "под роспись"). При этом ЦОД может использовать различные механизмы напоминания и уведомления – через электронную почту и другие каналы.Все интегрируемые с ЦОД системы должны обладать возможностями уведомления ЦОД о том, что документ зарегистрирован. Это не обязательно автоматизировать – сотрудник канцелярии может отправить подтверждение вручную.Программные средстваДля организации межведомственных центров обмена данными для системы электронного делопроизводства и документооборота, создаваемого на базе технологий Microsoft, наиболее естественным решением является использование сервера интеграции Microsoft BizTalk® Server.Сервер позволяет распознавать и преобразовывать форматы входящих/исходящих документов различных ведомств, сгенерированных различными системами, маршрутизировать документы, контролировать транзакционность и гарантировать доставку адресату (путем проверки условий доставки и повторных попыток, а также уведомлений). Кроме того, он снабжен наглядными средствами преобразования документов из одной формы в другую, а также проектирования бизнес-процессов.Взаимодействие между центрами обмена документами, системами ЭДД и интерфейсными модулями рекомендуется организовывать на базе технологии веб-сервисов .NET™. Технология веб-сервисов поддержана и реализована на всех существующих программных платформах и позволяет легко интегрировать между собой разнородные системы, что крайне важно в условиях существующего разнообразия систем автоматизации документооборота.Для доставки документов и уведомлений оптимальным выбором является почтовый сервер Microsoft Exchange Server.Для работы с ЦОД при отсутствии корпоративных систем или недостаточной функциональности интерфейсных модулей могут быть использованы средства из комплекта Microsoft Office (Outlook), возможно, дополненные модулями для подготовки необходимых форм документов, их авторизации и аутентификации с помощью сертифицированных средств ЭЦП.4. Автоматизация – электронный документооборот4. 1. Выбор подхода к автоматизации документооборотаНеобходимость автоматизации документооборота органов государственной власти и местного самоуправления является сегодня очевидной для всех. Делопроизводство с использованием бумажных журналов и картотек несовместимо с требованиями повышения эффективности работы государственных служащих в силу нескольких причин. Информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений. Поэтому получение информации о работе с документами на предприятии требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек. Картотеки документов обычно отделены от исполнителей. Они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов. Размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат. Однако кардинальные, революционные подходы к документообороту органов государственной власти и местного самоуправления весьма опасны. Это может привести не только к срыву сроков внедрения, но и к серьезным проблемам в управлении. Компания Microsoft совместно с партнерами предлагает два поэтапных программно-методологических решения в области организации документооборота органов государственной власти и местного самоуправления: - автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота; - электронный документооборот и делопроизводство. Подобный поэтапный подход позволит плавно повысить эффективность работы органа власти, исключив возможность дезорганизации его деятельности. Автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота является в кратчайшей перспективе основным подходом к автоматизации документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления. Обрабатываемые органом власти документы, в том числе и передаваемые при использовании средств вычислительной техники, имеют две формы – традиционно бумажную и электронную. Подобный симбиоз является следствием того, что современные средства подготовки документов подразумевают электронную форму хранения документа, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения – бумажную. Также важнейшим доводом в пользу сохранения бумажных носителей документов является непревзойденное удобство работы с ними. Правила и привычки изменяются значительно медленнее возможностей современных информационных технологий. В органах государственной власти и местного самоуправления, видимо, еще долго при обработке документов в электронном виде будут сохраняться операции, требующие создания их бумажных копий. Как правило, руководители предпочитают работать с документами в бумажном виде. Кроме того, пока обмен официальными документами между органами власти и передача их в государственные архивы также происходит в бумажной форме. Электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) является технологическим ответом на современные требования, предъявляемые текущей политико-экономической ситуацией к эффективности российских органов государственной власти и местного самоуправления. В пользу ЭДД говорят и опыт его внедрения в западных органах государственной власти, и примеры эксплуатации в крупных, прогрессивных российских коммерческих структурах. Преимущества ЭДД:Сокращение времени на подготовку и доведение документов до участников документооборота; Сокращение затрат материальных и человеческих ресурсов на изготовление, перемещение, хранение, уничтожение документов, а также доступа к ним; Эффективная организация коллективной работы людей и организаций над документами.На сегодняшний день система ЭДД выглядит следующим образом.Рисунок -1 «Электронный» документооборот в России 4.2 . Системы, организующие электронный документооборотКак уже говорилось выше, электронный документооборот – это совокупность новых технологий работы с документами. Применяемые технологии позволяют организовать "бесшовное" взаимодействие систем, обеспечивающих различные операции обработки документов. В первую очередь к таким технологиям можно отнести: - технологии распознавания текстов, трансформирующие бумажные входящие документы в полностью электронную форму представления; - электронный аналог собственноручной подписи; - средства передачи данных; - средства хранения электронной информации.Перечисленные технологии позволяют подсистемам, выполняющим различные функции, органично дополнять друг друга. Подобное взаимодействие позволяет резко повысить эффективность труда госслужащих при работе с документами. Электронный документооборот позволяет создать в органе власти единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы. Интеграция осуществляется без потери качества работы с документами, с сохранением традиций российского делопроизводства. Основа подобной интеграции – надежное хранилище документов и взаимодействующие с ним системы документооборота. Все обрабатываемые документы хранятся в едином хранилище, что позволяет обеспечить оптимальный поиск и выборку информации при подготовке материалов. На текущий момент в большинстве органов власти и местного самоуправления многие операции уже выполняются с применением средств вычислительной техники. Задача автоматизирующей системы – организовать эффективную коллективную работу над текстами документов и предоставить каждому госслужащему насыщенное информационное пространство для обеспечения деятельности. 4.3. Документооборот официальных документовОсновной целью при разработке технологий электронного документооборота являлось достижение максимальной преемственности правил и приемов бумажного документооборота и журнально-картотечного делопроизводства, что позволяет обеспечить безболезненный переход от традиционных технологий к современным. Системой делопроизводства обрабатываются документы, хранимые в едином хранилище документов органа власти. Это позволяет включить документы, обрабатываемые официальным документооборотом, в единое информационное пространство органа власти. Технологию электронного документооборота поддерживают следующие функциональные возможности системы: - регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте или через интернет-портал входящих документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой; сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии; - прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа в виде файла (файлов) любого формата; разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа; - предоставление каждому должностному лицу – участнику делопроизводственного процесса – своего личного виртуального кабинета, чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции; - рассылка электронных документов и поручений по ним по сети (по кабинетам должностных лиц); - обеспечение процесса согласования (визирования) проектов документов; полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск; - отправка по электронной почте или публикация на интернет-портале органа власти электронных исходящих документов (с использованием любой электронной почты, поддерживающей MAPI), защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств; - формирование и оформление дел, т.е. группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела; - архивное хранение электронных документов, дел органа власти.Основной единицей учета в системе является РК документа, полнота реквизитов которой обеспечивает возможность формирования статистических и аналитических отчетов по различным информационным срезам, легкость при поиске. При этом основной набор реквизитов РК может быть расширен произвольным набором дополнительных реквизитов, определяемым для каждой группы документов. По дополнительным реквизитам РК можно наравне с основными реквизитами производить поиск и отбор данных при формировании отчетов. При получении электронного входящего документа его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами ЭДД документа большая часть реквизитов РК формируется автоматически. Электронный образ документа прикрепляется к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой. Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета оптического распознавания текста, а по получении его электронного образа – возврат в систему делопроизводства с одновременным прикреплением документа к РК. Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования. При необходимости перевода относительно большого объема бумажных документов, предназначенных для исполнения и хранения в электронном виде, предлагается использование опции "Потоковая регистрация". В этом случае после занесения регистрационных данных о документе в РК пользователь автоматизированного рабочего места (АРМ) поточной регистрации осуществляет печать на первом листе штрих-кода, который соответствует внутреннему системному номеру, присваиваемому системой регистрируемому документу. После этого документы в произвольном порядке от различных АРМов поточной регистрации поступают на АРМ сканирования, оборудованный быстродействующим сканером. Отсканированные электронные образы документов поступают в базу данных и благодаря технологии выделения штрих-кода прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам документов. После регистрации РК с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее – исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника и которые либо ждут начала исполнения (в папке Поступившие), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке На исполнении), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в папке На контроле). В ходе работы с электронными документами обеспечивается комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск требуемого документа, в том числе и с помощью веб-доступа к документальной базе данных систем. Файлы с текстами (образами) исходящих и внутренних документов по стандартной технологии также прикрепляются к РК. Исходящий документ, сопровождаемый реквизитами РК, может быть защищен ЭЦП, зашифрован и передан адресату. Таким образом, в совокупности с возможностью регистрации документов, поступивших по линиям связи, обеспечивается корпоративный электронный документооборот. Исполненные документы формируются в дела и передаются на архивное хранение. 4.4. Автоматизация обмена документами между органами властиВ настоящее время во многих государственных органах власти уже используются унаследованные автоматизированные системы управления документами. Они построены на различной программно-технической базе. Часть из них, поставляемая партнерами Microsoft (в том числе описанная выше система "Дело" компании "Электронные офисные системы"), реализована на базе современных технологий. Также еще эксплуатируется значительное количество систем предыдущих поколений на базе MS DOS и других платформах. Унификация систем во всех государственных органах в обозримые сроки невозможна как из политических (права субъектов Федерации и органов местного самоуправления), так и практических соображений. Внедрение, а, особенно, замена эксплуатируемых систем – достаточно долгий, тяжелый и дорогостоящий процесс. В этой ситуации естественным решением является разработка такого средства межведомственного обмена документами, которое могло бы быть легко адаптируемо к различным форматам входящих/исходящих сообщений и допускало бы подключение различных систем. Межведомственный электронный документооборот наглядно изображен на Рисунке – 2 Рисунок – 2 Архитектура межведомственного электронного документооборотаОбмен электронными документами должен быть надлежащим образом защищен. Документы должны быть снабжены электронной подписью, гарантирующей авторство и неизменность содержания документа, а в отдельных случаях – закрыты криптографическими средствами от несанкционированного доступа. Имеются базовые документы по электронному документообороту (смотреть Рис. 3).Рисунок – 3 Базовые документыУ каждой организации имеется много организаций-корреспондентов, с которыми идет обмен документами, и у всех могут быть различные форматы сообщений и даже сети. Нагружать системы отдельных организаций функцией постоянной поддержки служебной информации, необходимой для организации обмена, нецелесообразно. Обмен документами логично строить не по принципу "каждый с каждым", а по принципу "звезды" – на базе Центров обмена документами (ЦОД). ЦОД могут выполнять следующий набор функций: - преобразование и согласование форматов входящих-исходящих документов; - поддержка адресных баз и вычисление маршрутов доставки документов; - гарантированная доставка документов; - дополнительное архивирование документов; - поддержка и синхронизация справочников.Центры обмена сообщениями могут также принимать на себя роль удостоверяющих центров, поддерживающих инфраструктуру закрытых и открытых ключей, процедуры аутентификации для организаций – участников обмена. Для интеграции с ЦОД унаследованные корпоративные системы при необходимости могут дополняться специальными интерфейсными модулями, обеспечивающими предварительное преобразование форматов и процедуры обмена с ЦОД. 4.5. Системы ЭДД для органов власти разного уровняРешение для муниципальных и других органов власти, имеющих небольшой объем документооборота. К этой категории можно условно отнести муниципальные структуры управления с небольшим объемом документооборота, не имеющие достаточной технической базы для внедрения полноценной системы ЭДД. Для них может быть рекомендовано однопользовательское решение, снабженное средствами защищенного обмена электронными документами с вышестоящей организацией – непосредственно или через ЦОД. Пользователем такого решения обычно выступает сотрудник, ответственный за делопроизводство организации. Работа при этом осуществляется с бумажными документами, но в системе ведется регистрация входящих/исходящих документов, учет резолюций по документам, документов, списанных в дело и находящихся на архивном хранении. При большом количестве сотрудников также может вестись учет движения бумажных оригиналов. Документы, полученные в электронном виде из вышестоящей организации, сразу регистрируются, распечатываются и начинают исполняться до прихода бумажных оригиналов. Вышестоящая организация автоматически получает уведомление о том, что документ зарегистрирован.