Электронный документооборот в коммерческих организациях

Рассмотрение особенностей электронного документооборота в коммерческих организациях. ...

Введение…………………………………………………………………………....3
Глава 1 Применение электронных документов в коммерческих организациях……………………………………………………………………………..5
1.1 Безбумажный документооборот……………………………………………....5
1.2 Электронный документ…………………………………………………….…..8
1.3 Сущность и принципы электронного документооборота…………...……..11
Глава 2 Система электронного документооборота коммерческой организации………………………………………………………………………..……14
2.1 Организация электронного документооборота на предприятии……………………………………………………………………….……..14
2.2 Общая классификация систем документооборота………………………….16
2.3 Задачи, решаемые автоматизацией документооборота……………...……..24
Заключение…………………………………………………………….…………28
Библиографический список……………………………………………………30

Введение

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления. Организация работы с электронными документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется электронная документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Важнейшими условиями реализации управленческой информации является своевременность ее получения и передачи. Как бы полна и достоверна ни была информация, если она получена с опозданием, трудно, а иногда и невозможно ее использовать. Скорость передачи и приема информации человеком определяется не только совершенством соответствующей аппаратуры, но и временем, необходимым для уяснения сложившейся ситуации.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Цель исследования – рассмотреть особенности организации работы с электронными документами в коммерческих организациях.
Объектом исследования является электронный документ.
Предметом исследования выступает система электронного документооборота организации.
Степень изученности – тема особенности организации работы с электронными документами в коммерческих организациях хорошо изучена, имеются ряд публикаций на эту тему (Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному, Витин Ю.Г. От документооборота классического – к электронному!, Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе и др.), существуют нормативно-правовые акты , она затрагивается в учебной литературе (Дубровин С., Давыдова, Э.Н., Кузнецов И.Н., Ларин М.В), а также имеются множество интернет ресурсов содержащих об этом информацию .
Для решения поставленной цели необходимо выполнить ряд последовательных задач:
- рассмотреть понятие безбумажного документооборота;
- изучит понятие электронного документа;
- выявить сущность и принципы электронного документооборота;
- проанализировать организацию электронного документооборота на предприятии;
- изучить общую классификацию систем документооборота;
- рассмотреть задачи, решаемые автоматизацией документооборота.

Создавая электронный документ, любой делопроизводитель получает целый ряд преимуществ. В электронном виде можно хранить любую необходимую для работы информацию – текстовую, таблицы, цифровые данные, изображения, звукозаписи, видеозаписи. Ранее хранению подлежали исключительно текстовые или цифровые данные, сохранить другие данные не представлялось возможным, либо возникали чисто технические сложности. С переходом к информационным технологиям и цифровым носителям значительно расширились возможности по сохранению необходимой базы данных. При сохранении информации в электронном виде создаваемый документ приобретает определенные данные – дату создания, название, автора и т.д., все это значительно сокращает время поиска необходимого материала даже по прошествии длительного времени. Исчезла необходимость создания огромных архивов, где документ приходилось долго искать в случае производственно необходимости или по запросу граждан. В случае внедрения на производстве или в организации электронного документооборота (ЭДО) вся система данных используется в электронном виде, в случае необходимости распечатывается, но хранится опять же централизованно и в электронном виде.Прежде чем на предприятии или в организации внедряется электронный документооборот, создается необходимое техническое оснащение и устанавливаются специальные компьютерные программы (программное обеспечение). При помощи компьютерных программ (Word, Excel и др.) делопроизводитель получает возможность создавать электронный документ, в случае необходимости изменять его, быстро находить в базе данных, передавать его по электронной почте, осуществлять другие функции. Таким образом, формируется СЭД – система электронного документооборота. Рассмотрим основные принципы электронного документооборота:- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.- Возможность создания и настройки составных процессов документооборота;- Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов;- Возможность делегирования задач;- Функции управления документами: извлечение/возврат (check-out/check-in), управление версиями, восстановление после удаления, и т.д.; - Создание документов по шаблонам. Автоматическое заполнение полей документов значениями атрибутов регистрационной карточки и данными из внешних источников;- Определение направленных связей между документами;- Полный аудит и история работы с документом;- Возможность шифрования содержимого документов и подключение ЭЦП;- Организация потокового сканирования для ввода документов в систему;- Интеграция с внешними системами для обмена данными;- Поиск документов по атрибутам и содержимому . Таким образом, можно сделать вывод, что в настоящее время для большинства организаций актуальной задачей становится переход на электронный документооборот. Благодаря ему, создается централизованная база документов всех типов, активизируется работа предприятия или организации, разгружает работу делопроизводителя, но при этом делает эту работу более современной, так как существенно ускоряет процесс подготовки любого необходимого документа.Глава 2 Система электронного документооборота коммерческой организации2.1 Организация электронного документооборота на предприятииРабота СЭД строится вокруг одного базового понятия — документ. Именно документ является «единицей информации» в СЭД.Система документооборота обеспечивает фундаментальные операции с документами:хранениеаудитдвижение документов по исполнителям в организациивыполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношениеВ организации, где внедрен ЭДО и используется система управления документооборотом, документ является и базовыминструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д., то есть все управление в организации осуществляется через документы. Как следствие, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно так же привязаны к документам.Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», подобной, например, библиотечной. Состав информации о документе (атрибутов документа, полей карточки) определяется типом и видом документа, их доступность для просмотра и редактирования — правами доступа к документу и его состоянием в рамках бизнес-процессаЛюбой документ может иметь один или несколько прикрепленных файлов — это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующихЛюбой документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля организацииЛюбой документ может быть найден по его атрибутам или, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск)Таким образом организация документооборота на предприятии с применением СЭД дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы:категоризация документов по типам и видамснабжение каждого типа или вида документа любыми необходимыми атрибутамизаданные бизнес-процессы обработки документовмеханизмы управления задачами и контроля их выполнениянадежное хранилище документов с возможностями атрибутивного и полнотекстого поискаСтоит отметить, что различные СЭД взаимодействуют между собой в рамках единой системымежведомственного электронного документооборота (МЭДО) и единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Участниками МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, Федеральные органы исполнительной власти, а также иные государственные органы. Основной принцип МЭДО — это интеграция участников и транспортной системы, обеспечивающей защищенный обмен электронными сообщениями.Организация электронного документооборота с различных точек зрения:Руководители:оперативное получения информации, необходимой для принятия решенияоперативный контроль исполнительской дисциплиныCекретари, референты и помощники:быстрый поиск документоввысокая точность поиска документовоблегчение контроля исполнительской дисциплиныупрощение подготовки всевозможных событий, мероприятийускорение подготовки, согласования и утверждения итоговых документовФинансово-бухгалтерские службы:повышение скорости движения документов, например, из филиалов в головную организациюснижение риска утери документовэкономия времени при подборке документов для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органовЮридическая служба:снижение трудоемкости работы по подготовке документовэффективный контроль сроковбыстрый поиск необходимых нормативных документов 2.2 Общая классификация систем документооборотаС расширением использования в делопроизводстве электронного документооборота стали формироваться целые системы, которые создавались для нужд производства или архивирования важных текстовых или цифровых документов.В настоящее время действует несколько систем электронного документооборота, сформировалась собственная классификация. Рассмотрим более подробно действующие в стране системы электронного документооборота и их преимущества.Электронный документооборот ЭТЛАС, который гарантирует высокую надежность хранения и защищенности документов от доступа извне, а также внутри организации от людей, не имеющих права на информацию. Подобная система подходит для крупных предприятий, занимающихся бизнесом и имеющих конкурентов на рынке, для государственных и образовательных учреждений. Помимо высокой степени защищенности данная система полностью автоматизирует работу с документами любого типа, что значительно повышает производительность труда сотрудников. Система ЭТЛАС имеет следующие преимущества:- Мощные современные средства автоматизации любых процессов компании, полный контроль за их прохождением;- Простой и удобный инструментарий по настройке практически любых аспектов функционирования системы;- Исключительное удобство системы, начиная от ее установки и внедрения, и заканчивая повседневной эксплуатацией;- Отсутствие ограничений на типы поддерживаемых документов, работа с документами большого размера (ограничена только параметрами файловой системы сервера);- Возможность организации картотек с любыми типами объектов, состав атрибутов которых может быть легко создан и настроен пользователем;- Возможность интеграции со сторонними приложениями, в том числе возможность интеграции с системами 1С;- Высокая производительность, достигнутая благодаря непрерывному поиску уникальных технологических решений и совершенствованию системы, отсюда низкие требования, как к персональным компьютерам пользователей, так и к серверному компьютеру;- Кроссплатформенность, то есть полноценная работа под двумя наиболее распространенными операционными системами – ОС MS Windows и ОС Linux; - Простота обновления системы, достигнутая за счет наличия в системе автоматизированных средств обновления;- Отсутствие скрытых платежей при покупке системы – система не требует для своей работы дополнительного платного ПО, в том числе СУБД;- Гибкий подход к комплектации системы, позволяющий получить именно ту конфигурацию, которая Вам нужна, затратив минимум средств.Следующая программа подходит для внедрения, как в организации, так и в отдельных подразделениях. Ее задача состоит в оптимизации процессов документирования. С ее помощью можно создавать, обрабатывать и хранить документы разных типов и форматов. «Conteq DocSpace – Документооборот для SharePoint 2010 позволяет автоматизировать на платформе SharePoint документооборот и делопроизводство (любые документоориентированные процессы и workflow) и создавать системы управления документооборотом с возможностью использования функций совместной работы и взаимодействия SharePoint. Например, с использованием Conteq DocSpace можно быстро автоматизировать процессы предприятия:- Управление договорами (договорной документооборот);- Организационно-распорядительный документооборот (ОРД);- Регистрация входящих и исходящих документов; - Управление технической, конструкторской, проектной документацией;- Управление заявками;- Электронные архивы.В крупных промышленных организациях, с большим объемом разноплановой документация специалисты предлагают использовать программное обеспечение в электронном документообороте LanDocs. Данная система имеет многофункциональное назначение: работа с электронными документами разных типов, контроль за исполнением поручений, интеграция с другими программными обеспечениями и электронной почтой, внедрение распределительного документооборота (что очень облегчает работу именно на крупных предприятиях, где есть множество подразделений и филиалов), обеспечивает безопасность информации, что также немаловажно в условиях конкуренции при рыночной экономике. При использовании программы LanDocs могут быть решены следующие задачи:- это широкое внедрение электронных взаимодействий исполнителей (предполагающих передачу электронных данных взамен физического перемещения документов). – это внедрение автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности. – это отбор и своевременная доставка необходимых для принятия решения документов на рабочие места лиц, принимающих решение, представление массы документов в наиболее удобном виде. – это использование предопределенных маршрутных технологий обработки документов (Workflow), продуманная организация автоматических и персональных (с участием человека) функций контроля. – систематизация документных фондов, заведение содержательных корпоративных классификаторов, широкое применение современных методов поиска и защиты электронных данных. – интегрированное использование технологий электронно-цифровой подписи и криптозащиты. – специализированные компоненты системы отвечают за межофисные обмены и синхронизацию данных, размещенных на разнесенных площадках.В настоящее время электронный документооборот внедряется в таких учреждениях как пенсионный фонд, медицинские учреждения разного профиля, в других организациях социальной направленности, где постоянно идет поток людей, необходимо заполнение карточек, заявок, выдача справок и т.д. Для данного направления работы наиболее приемлемой среди программных систем электронного документооборота подходит DeskWork: «С помощью функционала корпоративного портала DeskWork такие рутинные операции как поиск, заполнение бланков заявления, отправка на рассмотрение, ожидание решения стали автоматизированы, отлаженные бизнес-процессы помогают сэкономить сотрудникам и руководителям компании значительную часть рабочего времени. Система оповещений позволяет на высоком уровне поддерживать обратную связь с сотрудниками компании. Благодаря современным технологиям, используемым при отправке сообщений с помощью модуля рассылки сообщений по различным каналам связи (E-Mail, телефонный звонок, СМС, сообщение на сайт), сотрудники всегда будут в курсе событий, проходящих в компании.Корпоративный портал DeskWork – удобное средство взаимодействия сотрудников и организации коллективной работы, внедряемое за минимальное время и с наименьшим бюджетом. С помощью интернет-портала DeskWork автоматизируются бизнес-процессы компании, всем сотрудникам предоставляется востребованная корпоративная информация, система электронного документооборота позволяет организовать полноценное управление жизненным циклом документов. Элементы социальных сетей помогают укрепить командный дух. DeskWork – качественное коробочное решение на базе технологии SharePoint 2010». При этом программа обладает сразу несколькими преимуществами – информационными блоками, возможностями проводить видеоконференции, свободно оперировать базами данных, что существенно ускоряет процесс работы организаций.В делопроизводстве пользуется большим спросом программа Майкрософт Офис 365, которая также предлагает целый ряд преимуществ от пользования и ведения документации: «Пакет услуг Office 365 помогает сотрудникам работать совместно более эффективно. Пользователи получают не только, преимущества и функционал Microsoft Office, а также преимущества облачных технологий. Совместная работа в реальном времени для сотрудников организации, заказчиков и партнеров. Индикатор присутствия других пользователей, технологии социальных сетей позволяет Вам связаться с другими людьми быстрее и взаимодействовать эффективнее. Office 365 предоставляет сотрудникам более безопасный доступ к информации (включая электронную почту, документы, контактные данные и календари) в офисе или в дороге. Это означает, что у сотрудников есть виртуальный офис практически в любом месте. Пакет услуг Office 365 предназначен для работы с уже имеющимися программным обеспечением, устройствами, телефонами и браузерами. У сотрудников будет надежный и безопасный доступ к информации с устройств, к которым они привыкли, работая с существующими бизнес-приложениями. При использовании Office 365 сотрудникам не требуется изучать новое программное обеспечение и другие инструменты. Это те же приложения Microsoft Outlook и Microsoft Office, которые используются каждый день, — но теперь они работают на базе облачных технологий».Среди предлагаемых на рынке услуг программ электронного документооборота выделяется система DOCUMETR for SharePoint — мощная система электронного документооборота на базе Microsoft SharePoint. Данная программа не только помогает в создании документов, но и формирует электронный архив всей документации, что облегчает сквозной поиск документов во всей системе (базе данных). Все подразделения организации имеют доступ к базе документов, что повышает скорость решения и исполнения заданий.Данная программная система имеет ряд своих особенностей: - Возможность быстрого развертывания и начала работы сразу после приобретения; - Чрезвычайно гибкий механизм создания бизнес-процессов без программирования; - Возможность работы на бесплатной платформе Windows SharePoint Services 3.0; - Работа через стандартный Web-браузер, возможна работа через Интернет; - Интеграция с пакетом Microsoft Office, поддержка работы со сканером и факсом; - Готовые типовые бизнес-процессы: входящая/исходящая корреспонденция, контроль исполнения поручений, внутренние документы (договора, служебные записки), автоматизация библиотеки; - Создание документов, отчетов и нумераторов по шаблонам; - Полноценная поддержка иерархической организационно-штатной структуры компании, включая замещение и делегирование; - Гибко настраиваемая система e-mail уведомлений; - Полноценное разграничение прав доступа на различных этапах движения документов и заданий; - Возможность любой доработки системы по индивидуальным требованиям Заказчика.В банковской системе Российской Федерации часто внедряется система документооборота - «CompanyMedia», ИнтерТраст. Эта система имеет свои показатели, которые представляют интерес для электронного документооборота:- Соответствие отраслевым требованиям и государственным стандартам РФ.- Функциональная и географическая масштабируемость системы в соответствии с потребностями Заказчика.- Корпоративность - «сквозное» делопроизводство и «сквозные» бизнес-процессы.- Функциональная полнота. Электронный документооборот, делопроизводство, автоматизация деловых процессов.- Эффективная поддержка всех видов, типов и схем документооборота организации.- Возможность интеграции с уже существующими на предприятии программными продуктами.- Независимость от средств коммуникации.- Полнофункциональная поддержка всех бизнес-процессов в территориально-распределенной среде – on-line, off-line .- Проверенная временем методология ведения проектов внедрения систем электронного документооборота, обеспечивающая быстрое получение гарантированного результата.Среди программ электронного документооборота особой популярностью пользуется СЭД БОСС-Референт, которая действует с 1996г. В настоящее время программа имеет версию 2008г. Данная программа предназначена для государственных предприятий, органов государственной, федеральной и муниципальной власти, коммерческих структур.