Планирование личной работы менеджера

Данная работа посвящена эффективному планированию личной работы менеджера. Особое внимание уделено распорядку рабочего дня руководителя, причинам дефицита времени, а так же определению правил экономии рабочего времени.
Работа может быть полезна студентам экономических специальностей, руководителям, желающим все делать вовремя и в рабочее время, лицам, заинтересованным в качественном использовании времени.
...

Каждый человек является владельцем небольшого капитала- капитала личного времени. К сожалению или к счастью тут нет миллионеров. Если оптимистично предположить, что вам еще осталось 50 лет активной жизни, то владеете капиталом в 440 тыс. часов. За вычетом времени на сон- 290 тыс. часов. Но в отличие от денежного, капитал времени невозобновляем. Как научиться эффективно управлять этим капиталом? [4,c.44] Каждый из руководителей сталкивается с подобной проблемой.[19,c.220]

Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным, если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём. Менеджер всегда находится в трёх измерениях в настоящем, прошлом и будущем. Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать

100
Это говорит о том, что руководители находят время на хобби. А так как дневник времени из них ведут немногие, значит, отдыхают они за счет сокращения времени на основную работу.
Таблица 10
Выходной день на неделе, когда Вы отдыхаете
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Иногда есть, но заранее такой день не планирую
15
60
Есть
8
32
Везет тем, кто это может позволить себе
2
8
Итого
25
100
На вопрос о том, есть ли такой день на неделе, когда Вы отключаетесь от дел, отдыхаете, утвердительно ответили(32%), иногда есть, но заранее такой день не планирую - (60%), везет тем, кто это может себе позволить – (8%).
Таблица 11
Мучает ли Вас совесть, если чувствуете, что что-то не доделали
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Мучает всегда
13
52
Мучает, из-за этого не могу спать
2
8
Нет
10
40
Итого
25
100
На вопрос о том, мучает ли Вас совесть, если чувствуете, что что-то не доделали ответили – мучает всегда (52%), мучает, из-за этого не могу спать (8%), отрицательно (40%). Постоянные переживания могут привести руководителя к стрессу, что неблагоприятно скажется на его здоровье.
Таблица 12
Хватает ли времени на семью
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Да
6
24
Нет
5
20
Иногда
14
56
Итого
25
100
Большинство респондентов ответили, что из-за работы хватает времени на семью лишь иногда (56%), утвердительно ответили на этот вопрос (24%), а отрицательно – 20%. Чем лучше менеджер распределит свое время, тем лучше сможет использовать его в своих личных, семейных и профессиональных интересах.
Таблица 13
Планирование лучшего использования и распределения своего времени
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Планирую, но не верю в успех
5
20
Для этого не нужен новый год
10
40
В этом для меня нет нужды
10
40
Итого
25
100
Анализируя полученные данные можно сказать, что 60% респондентов не умеют правильно планировать свои дела и поэтому не видят в этом необходимости, либо не верят в успех планирования.
На вопрос «Есть ли у Вас желание уменьшить затраты своего времени за счет улучшения организации труда и внедрения оргтехники на своем рабочем месте» 80% ответили утвердительно, 20% – отрицательно. Это говорит о том, что в основной массе руководители недовольны условиями труда.
Таблица 14
Созданы ли Вами какие-то правила, инструкции, позволяющие экономить время
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Да
7
28
Нет
18
72
Итого
25
100
На вопрос о том, созданы ли Вами какие-то правила, инструкции, позволяющие экономить время, утвердительно ответили (28%), а отрицательно – (72%). Это свидетельствует о нерациональном использовании рабочего времени.
Таблица 15
Отдаете ли Вы предпочтение принципу «делай все сам»
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Да
6
24
Нет
19
76
Итого
25
100
На этот вопрос утвердительно ответили (24%), а отрицательно – (76%). Это говорит о том, что не все руководители доверяют и делегируют свои полномочия своим подчиненным. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, направлять и контролировать работу других.
Таблица 16
Краткость в изложении мыслей
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Да
7
28
Нет
18
72
Итого
25
100
На взгляд проанкетированных руководителей, они в изложении мыслей кратки (28%), нет – (72%). Как видно, многие руководители не могут кратко сформулировать распоряжения и значительная часть времени тратиться на разговоры.
Таблица 17
Выполняли Вы работу, которую могли сделать Ваши подчиненные
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Да
11
44
Нет
14
56
Итого
25
100
На вопрос о том, часто ли Вам приходится выполнять работу, которую могут сделать ваши подчиненные, 44% опрошенных ответили утвердительно, 56% отрицательно. Около половины руководителей не ценят свое время и поэтому выполняют работу, которую могли бы выполнить их подчиненные.
Таблица 18
Начинаете совещание точно в назначенное время
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Да
20
80
Нет
5
20
Итого
25
100
Большинство опрошенных (80%) учитывают не только свое время, но и чужое, поэтому начинают совещания в точно назначенное время.
Таблица 19
Устанавливаете ли Вы регламент при проведении совещания
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Да
11
44
Нет
14
56
Итого
25
100
На вопрос о том, устанавливаете ли Вы при его проведении, утвердительно ответили (44%) респондентов, отрицательно – (56%). Примерно в половине случаев возможны лишние затраты времени на разговоры «не по существу».
Таблица 20
Ощущаете нехватку времени
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Да
9
36
Нет
16
64
Итого
25
100
Более половины проанкетированных руководителей ответили, что не ощущают нехватку времени (64%), а остальные (36%) наоборот – ощущают нехватку времени. Это свидетельствует о том, что не каждый руководитель эффективно использует свое время.
Таблица 21
Использование в своей работе вычислительной, организационной и другой техники
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Да
24
96
Нет
1
4
Итого
25
100
Используют в своей работе вычислительную, организационную и другую технику (96%) опрошенных, а остальные (4%) – не используют. Это говорит о том, что руководители экономят время за счет использования оргтехники.
Таблица 22
Умеете ли Вы при проведении «летучек» уложиться в 5-10 минут
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Да
23
92
Нет
2
8
Итого
25
100
Утвердительно на этот вопрос ответили (92%) респондентов, только (8%) отрицательно. Это говорит об эффективном проведении оперативных совещаний (летучек).
На вопрос о том, существует ли возможность немного пошутить и посмеяться с коллегами в суете служебных дел, (52%) опрошенных ответили – иногда, (40%) – каждый день и (8%) – редко.
Таблица 23
Задерживаетесь после работы
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Не более чем на 20 минут
17
68
До 1 часа
5
20
Более часа
3
12
Итого
25
100
68% респондентов ответили, что задерживаются после работы не более чем на 20 минут, 20% - до 1 часа, 12% - более часа. Это говорит о том, что в течение рабочего дня руководитель не успевает выполнять всю необходимую работу.
Таблица 24
Свободное время посвящено
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Общественной работе
2
8
Хобби
3
12
Домашним делам
16
64
Общественной работе и хобби
2
8
Хобби и домашним делам
2
8
Итого
25
100
На вопрос о том, чему Вы обычно посвящаете свое свободное время, большинство респондентов (64%) ответило – домашним делам, (12%) респондентов – хобби. Значит у руководителей второе место после работы занимает семья.
Таблица 25
Когда, примерно, Вы ложитесь спать
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Всегда в одно и тоже время
4
16
По настроению
14
56
По окончанию всех дел
7
28
Итого
25
100
(56%) респондентов ответило, что ложатся спать по настроению, по окончанию всех дел – (28%) , всегда в одно и тоже время – (16%). Все это говорит о том, что руководители не высыпаются, утром чувствуют усталость, поэтому режим дня полезно соблюдать не только малышам, но и людям, занимающим весьма солидные посты. Сон – это отдых, но в тоже время он является и функцией организма.
Таблица 26
Ваш возраст
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
До 20 лет
1
4
21-25
-
-
26-30
2
8
31-35
2
8
36-40
3
12
41-50
13
52
51-60
3
12
Более 60 лет
-
-
Итого
25
100
Возраст руководителей колеблется от 36 до 60 лет.
Таблица 27
Семейное положение
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Замужем (женат)
17
68
Не замужем (не женат)
8
32
Итого
25
100
68% из руководителей имеют статус семейных людей, 32% - нет.
Таблица 28
Ваше образование
Варианты ответов
Количество ответов
Проценты, %
Техникум экономического и управленческого профиля
-
-
Техникум другого профиля
3
12
ВУЗ экономического и управленческого профиля
3
12
ВУЗ другого профиля
16
64
Аспирантура, научная степень
-
-
Неоконченное высшее образование
1
4
ВУЗ другого профиля, аспирантура
2
8
Итого
25
100
Более проанкетированных руководителей отметили, что имеют высшее образование неэкономического профиля (64%), окончили техникум неэкономического профиля (12%), ВУЗ экономического и управленческого профиля (12%), аспирантуру (8%), а имеют неоконченное высшее образование (4%), то есть почти 2/3 респондентов была бы полезна экономическая и управленческая подготовка.
3. Рекомендации по усовершенствованию техники работы менеджера
В ходе проведенного исследования было выявлено, что более половины руководителей не используют дневник времени. Тем не менее, его использование позволяет выполнять ежедневное планирование рабочего дня с указанием перечня работ, а также распределение рабочего времени и на более далекую перспективу: неделю, месяц, а по крупным проблемам и в разрезе года. Поэтому каждому руководителю рекомендуется использовать его в своей работе и жизни.
Дневник может представлять собой либо специально разработанный на предприятии дневник, сброшюрованный в книгу с расчетом на календарный год, либо выпускаемый промышленностью ежегодник.
Также было выявлено, что руководители в начале года не планируют проведение отпуска. Когда подходит время отдыха, то много времени затрачивается на выбор дома отдыха, туристической компании и планирование мероприятий во время отпуска. Поэтому рекомендуется уже в начале года продумать основные моменты своего отпуска.
Для каждого руководителя важно находить время для себя, для своего хобби. Всего час времени, проведенного в свое удовольствие, позволит снять нервное напряжение, улучшить настроение, что приведет к повышению производительности труда руководителя. И обязательно должен быть день на неделе, когда руководитель будет полностью отдыхать от работы.
Важным резервом повышения эффективности труда менеджера является хорошая организация режима работы и отдыха. Каждый современный руководитель должен уметь анализировать свои действия, затраты рабочего времени, технику личной работы [Приложение 2]. Свободное время необходимо для успешного формирования руководителя, а это значит, и для успешного выполнения им служебных обязанностей.
Проведенный анализ данных выявил, что руководители сильно переживают, если не успевают что-то доделать в своей работе. Здесь им можно порекомендовать использование правила «чистой страницы». Оно требует обязательного перенесения на другие дни всего, что не удалось сделать за истекший день. Это предотвратит различные нервные расстройства и стресс.
Реагируете ли Вы на все спокойно и рассудительно? Внезапные импульсивные реакции, как правило, отбирают много времени. Их нельзя отождествлять с быстротой реакции. Меры, принятые под влиянием импульса, обычно приходится отменять. Должный самоконтроль необходим и для того, чтобы сэкономить время.
Анализ показал, что менеджеры не считают нужным планировать использование и распределение своего времени. Но по сути дела, планирование собственного времени – это то, с чего должен начинать любой руководитель. Увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению на его использование и, в конечном счете, к экономии времени в целом. Поэтому рекомендуется в конце недели спланировать важные дела на следующую неделю.
В процессе анализа было выявлено желание руководителя уменьшить затраты своего времени за счет улучшения организации труда и внедрения оргтехники на своем рабочем месте. В этом случае можно порекомендовать более широкое применение различной техники в процессе труда. А улучшить организацию труда можно за счет создания комфортных условий и предотвращения вредного воздействия на человека неблагоприятных факторов внешней среды.
Чтобы сэкономить время менеджерам рекомендуется делегировать свои полномочия в нижестоящие звенья, т.е. передавать в них все работы, которые могут быть исполнены там с не меньшим успехом. Для руководителя очень важна работа со своими подчиненными, он должен уметь делегировать им свои полномочия, так как делегирование высвобождает время для выполнения руководящих функций.
Больше доверяя своим подчиненным, вы повысите их удовлетворенность трудом и высвободите свое время.
В ходе проведенного исследования выявлено, что руководители не могут кратко излагать свои мысли. Поэтому рекомендация такая: научиться выражать свои мысли максимально кратко, сообщать только точные сведения и указания. При выходе на вышестоящие уровни управления должно предусматриваться представление вышестоящему руководителю возможных вариантов решений по существу рассматриваемой проблемы.
Совещания являются эффективной организационной формой управления, но и они отрывают массу людей от непосредственной работы. Рекомендуется тщательно подготавливать собрания и совещания, обязательно устанавливать сроки их начала и конца, а также контролировать соблюдение этих сроков. Порядок, установленный при проведении собраний, совещаний имеет очень важное значение как для руководителя, так и для его подчиненных.
Задайте себе такие вопросы: «Много ли времени занимают у Вас совещания? Действительно ли они эффективны?» Не забывайте, что чрезмерное увлечение совещаниями ведет к значительным потерям времени.
Исследование выявило широкое использование оргтехники на своем рабочем месте, что совершенно естественно. Оргтехника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала. Обеспечение рабочего места необходимой оргтехникой позволяет ускорить процесс принятия решений, подготовки служебных записок, отчетов, освобождает руководителя от ненужной, зачастую очень трудоемкой работы.
Постоянная нехватка времени при высоком трудовом напряжении руководителей – типичное явление в практике их работы. Поэтому серьезной проблемой является поиск путей рационального использования времени людей, выполняющих функции управления.
Человек, чтобы сохранить творческую активность, работоспособность, должен жить в атмосфере доброжелательности. Доброта, доверие, дух творчества, смех в производственном коллективе – все это способствует стабильному состоянию человека, не напрягает его нервную систему. Поэтому и опрошенные менеджеры находят в течение дня немного времени, чтобы пошутить и посмеяться с коллегами. Труд менеджера требует периодического отдыха, а смех способствует расслаблению.
В ходе проведенного исследования выявлена проблема нехватки времени для решения всех задач в течение дня. Поэтому все руководители задерживаются после работы. Рекомендуется эластичность распределения рабочего времени. Под этим термином понимается обязательное выделение резерва времени для исполнения непредвиденных работ, а также работ, затраты времени на которые установить сложно. Рекомендуется иметь резерв времени не менее 30% от длительности рабочего дня. Также необходима своевременная корректировка плана распределения рабочего времени, если возникли какие-либо непредвиденные ситуации. Корректировка должна сопровождаться извещением других должностных лиц, связанных с руководителем совместными работами. Кроме того, важен ежедневный контроль исполнения намеченных работ. Он производится в конце рабочего дня параллельно с планированием на следующий рабочий день.
Отвечая на вопрос анкеты, менеджеры отметили, что их свободное от работы время посвящено домашним делам или хобби. Руководитель должен иметь определенное свободное время и уметь не только организовывать режим работы, но и эффективный отдых, что, безусловно, положительно окажется на результатах служебной деятельности.
Проведенный анализ показал, что руководители не соблюдают режим дня, т.е. ложатся спать в разное время. Сон – это отдых, но в то же время он является важной функцией организма. Рекомендуемая продолжительность сна от 6 до 10 часов в сутки. При этом желательно ложиться спать в одно и то же время.
И в завершении можно дать несколько общих рекомендаций, которые будут полезны всем.
1. Чувствуете ли Вы, который час? Попробуйте провести эксперимент: попытайтесь один рабочий и один выходной день в неделю обойтись без часов. Вы будете удивлены, насколько неверно угадываете время. Постарайтесь затем ежедневно определять, который сейчас час. Каждый день расходуйте одно и тоже время на рутинную работу. Увидите сами, как будут улучшаться Ваши оценки времени день ото дня.
2. Периодический анализ использования рабочего времени. Его рекомендуется проводить не реже двух раз в год методом самофотографии или фотографии рабочего времени.
3. Заходят ли коллеги в Ваш кабинет в любое время? Постоянно открытые двери стимулируют ваших сотрудников к встречам и без особой надобности. Установите время посещений и увидите, насколько быстрее будут решаться поставленные задачи.
4. Учитываете ли Вы приоритеты дел? В списке заданий на день упорядочьте их по важности. Делать это желательно накануне.
5. Выполнение сходных по характеру работ без перерыва, т.е. в заранее установленный период. Это позволяет сократить затраты времени за счет сокращения «периода врабатываемости».
6. Сведение к минимуму затрат времени на систематически повторяющиеся функции управления (проведение оперативных совещаний, выдача заданий и т.п.).
7. Как Вы относитесь к своей работе? Лишь позитивное отношение к своему делу помогает всюду успевать. Кто работает увлеченно, тот работает быстрее. Это универсальное средство решения всех проблем нехватки времени.
Заключение
На основании проведенного исследования можно сделать следующие выводы.
Дефицит времени является в настоящее время одной из серьезных проблем менеджмента. Он ведет к перегрузкам руководящих работников и является одной из причин возникновения стрессов.
Нерациональное использование рабочего времени связано с тем, что руководители не умеют пользоваться дневниками времени.
Любой деловой человек Вам скажет, что времени ему катастрофически не хватает. Причина этого, как правило, не в обилии работы, а в том, что много времени утекает нерационально и совершенно незаметно. Основной способ все успевать – это умело использовать имеющиеся у Вас время, а для этого необходимо прекратить его расхищение теми маленькими и большими зверьками, которые жадно откусывают минуту за минутой. В жизни человека этих минут не так уж много.
Проблемой многих руководителей является их неумение говорить кратко и по существу. Из-за этого в некоторых случаях не устанавливается регламент при проведении совещаний и не хватает 5-10 минут для проведения «летучек».
Таким образом, очевидно, что распределять дела и время, потраченное на них, следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и, конечно же, не следует забывать об отдыхе. Следующее на что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности, а также распределению и расчленению каждого серьёзного мероприятия, т.е. мероприятия, обладающие определённой степени важности для вас. Не следует обходить внимание различные вспомогательные средства, помогающие организации своего времени, такие, например как: различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры, и секретарь. Несмотря на то, что, на эту тему написано много книг и опубликовано множество статей, каждый человек должен сам сказать себе: "Я не хочу больше тратить время в пустую, и я не хочу, не успевать", тогда человек сделает самый трудный первый шаг по дороге к организованной жизни.
Живите осознанно во времени и находите время для важных дел!
Список литературы
1. Абросимова Н. Испытание временем // Лидеры образования-2014-№3-с.41
2. Абросимова Н. Испытание временем // Лидеры образования-2014-№4-с.48
3. Архангельский Г. Кайрос хроноса // Лидеры образования-2013-№9-с.44
4. Архангельский Г. Увидеть время // Лидеры образования-2013-№6-с.44
5. Архангельский Г. Программа «время» для руководителей // Лидеры образования-2013-№5-с.40
6. Богатов Д. Легко ли быть менеджером? // Управление персоналом-2013-№10-с.28
7. Васильев В.М. и др. Управление в строительстве: Учебник для вузов.-М.:АСВ,2011
8. Вишневская Н., Гимпельсон В., Монусова Г. Динамика рабочего времени: сравнительный анализ// Международная экономика и международные отношения-2011-№2-с.61
9. Вудвок М., Френсис Д. Раскрепощенный менеджер. Для руководителей практика: Пер. с англ.-М.: «Дело ЛТД»,2014-320 с.
10. Денисов В.М. Ресурсы менеджера // Менеджмент в России и за рубежом-2013-№4-с.45
11. Зайверт Л. Ваше время- в Ваших руках:(Советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем.-М.: Интерэксперт, Инфра-М,2014-267 с.