Организация компьютерной системы передачи и хранения снабженческой информации

Информационные системы и технологии в логистике ...

Содержание
Введение
1.Роль и значение информационной системы в логистике
1.1. Информационные логистические системы
1.2. Информационная инфраструктура
2. Аналитическая часть
2.1 Описание предприятия ООО "Строй-Терминал"
2.2 Описание отдела снабжения предприятия ООО "Строй-Терминал"
2.3 Описание процесса снабжения
3. Проектирование ИС
3.1 Характеристика, критерии и сравнительный анализ существующих информационных систем
3.2 Входная, выходная информация; внешние информационные связи
4. Реализация ИС
4.1 Выбор средств реализации системы
4.1.1 Выбор операционной системы
4.1.2 Выбор СУБД
4.1.3 Выбор аппаратного обеспечения
4.2 Необходимость и актуальность
Заключение
Список используемой литературы

Введение
Работа с информацией представляет собой совокупность таких этапов, как сбор, обработка и хранение информации. Сбор информации предусматривает получение сведений из различных внутренних и внешних источников в зависимости от поставленных задач и потребностей управления. Обработка информации осуществляется для ее подготовки к последующему анализу и основывается на применении компьютерных технологий. Хранение информации завершает цикл ее использования и подразумевает хранение ее в доступной форме, возможность последующей обработки и сохранность ранее использованной информации.
Отдел снабжения играет ключевую роль в процессе производства. Он является неким буфером обмена между поставщиками и внутренними производственными структурами, более того, миссия данного отдела так же включает об еспечение нормального функционирования системы снабжения предприятия, обеспечение постоянной доступности сырья, сопровождение сделок, поиск новых потенциальных партнёров, сохранение хороших взаимоотношений с существующими и т.д.
Работа отдела снабжения связана с накоплением большого количества информации о поставщиках, сырье, поставках и т.д. Традиционно информация храниться на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при составлении отчетов и выполнении расчетов, также велика вероятность допущения ошибок.
Разработка информационной системы предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации будут возлагаться на вычислительную технику, специалист же будет выполнять только определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений.
Компьютеры уже давно заняли важное место в российских компаниях и даже постепенно становятся не только удобными электронными печатными машинками, но и инструментами для управления бизнесом и контроля над ним.
Компания расширяется, увеличивается объем продаж, растут списки поставщиков и клиентов, вести бухгалтерский, управленческий учет старыми методами и устаревшими программными продуктами, не целесообразно. Руководство начинает требовать отчеты от подчиненных, для которых каждый новый отчет означает часы, а то и дни перебирания стопок бумаг или попытки свести в EXCEL таблице данные из разных источников. При этом анализ становится просто, невозможен. Очевидно, что в этом случае руководство теряет контроль над деятельностью компании. Перед руководителями компаний встает вопрос о смене компьютерной системы управления предприятием. Выбор программы и компании-разработчика являются очень непростой задачей.
Целью курсовой является разработка и проектирование информационной системы отдела снабжения.
Задачей данной работы является организация компьютерной системы, которая позволит сократить время выполнения функций сотрудников отдела снабжения, устранить случайные ошибки при расчетах, автоматизировать большую часть информационных процессов, и повысить учётно-аналитические возможности, предоставляемой отделом информации с целью принятия эффективных управленческих решений.

В заключение необходимо отметить, что, несмотря на уже доказанную на практике эффективность применения информационной логистики, она является лишь одним из элементов в общей системе логистики и успешное ее функционирование возможно лишь в случае перехода всего производства на логистические принципы. В свою очередь, комплексный логистический подход в сфере закупок, транспорта, складирования, производства, сбыта и распределения абсолютно невозможен без информационной системы, создающей основные предпосылки для его реализации.2. Аналитическая часть2.1 Описание предприятия ООО "Строй-Терминал"Компания «Строй-Терминал» — это российский производитель строительных материалов из бетона была образованна в 2007 году в Орехово-Зуевском районе Московской области. Компания уделяет внимание каждому клиенту. Вы можете выбрать из постоянно имеющегося на складе ассортимента или заказать что-то индивидуально для себя, на свой вкус. Постоянное наличие на складе позиций пользующихся наибольшим спросом.Качество изделий гарантирует технологический контроль на всех этапах производства (от поступления сырья до передачи изделия на склад). На основе многолетнего опыта в 2007 году было принято решение об отказе от линий вибролитья и полное перепрофилирование производства на технологию объемного вибропрессования. В том же 2007 году началась комплектация новой производственной линии, в состав которой вошли: смесительные узлы с весовой автоматической дозацией компонентов, устройство заполнения кассет пропарочных камер, пропарочные камеры, линии разборки технологических кассет, упаковки и загрузки. В настоящий момент мы имеем производственную линию гарантирующую суточные объемы до55 м3 стеновых блоков либо до 500 м2 тротуарной плитки-брусчатки. Линия работает круглогодичноПредприятие ООО "Строй-Терминал" имеет линейно-функциональную структуру, что представляет собой наиболее распространенный вид иерархической структуры. Такая организационная структура позволяет каждому отделу (подразделению) решать свою определенную, конкретную задачу.2.2 Описание отдела снабжения предприятия ООО "Строй-Терминал"Отдел снабжения является главным подразделением, где принимаются решения о закупке товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т.д.Важность этого подразделения в общей структуре оптовой фирмы трудно переоценить точно так же, как трудно переоценить важность правильно организованной закупочной деятельности для работы всего предприятия.Отдел снабжения занимается материально-техническим снабжением предприятия, т.е. снабжением предприятия сырьем, материалами, оборудованием, комплектующими изделий, топливом и др. В работе, в связи с выделенной выше проблемой данной области, будет рассмотрено сырьевое снабжение предприятия.Менеджер отдела снабжения ведёт календарь закупок, в котором фиксирует все операции по осуществлению закупочной деятельности. По календарю определяется время очередной поставки груза, состояние сырьевых запасов, источники поступления сырья, их стоимость, условия поставки.На складе фирмы осуществляется учёт сырьевых запасов. Правильный учёт сырьевых запасов и его документальное оформление имеет большое значение для планирования закупок. На основании этих документов принимаются решения о новых закупках. В документах, связанных с закупочной деятельностью, отражается следующая информация: ассортимент сырья, источники поступления, цена за единицу, условия поставок, резервнодопустимое (минимальное) количество сырья на складе, минимально и максимально установленные партии сырья, время поставки, общий объём закупок за определённый период времени, статистика закупок и т.д.Менеджер отдела снабжения периодически просматривает учетные документы. В результате проверки устанавливается состояние сырьевых запасов. При минимальном количестве сырья агент направляет на склад запрос с целью установления соответствия между физическим наличием сырья на складе и его количеством по учетным документам.По получении данных о наличном количестве сырья менеджер рассматривает другие факторы, влияющие на определение объёма закупки. Например, в результате перепроизводства или сокращения рынка сбыта может возникнуть возможность приобретения сырья у поставщика по сниженным ценам.Принятые менеджером решения об объёмах закупок отражается в рабочем листе или карточке, где фиксируются закупки сырья у соответствующего поставщика. Напротив каждого вида сырья агент указывает количество сырья, включаемого в заказ на будущую поставку.Целью отдела снабжения является предоставление качественного сырья на предприятие к установленному сроку с минимальными расходами.2.3 Описание процесса снабженияПроцесс снабжения - это совокупность операций, обеспечивающих предприятие необходимыми предметами и средствами труда.Основная задача предприятия по организации снабжения - своевременное бесперебойное и комплексное снабжение производства всеми необходимыми материальными ресурсами при минимальных издержках управления запасами.Закупка. Обработанные поставщиками заказы сопровождаются отгрузочной и платежной документацией. Копии отгрузочных и платежных документов направляются различным подразделениям фирмы.Транспортировка. От выбора перевозчика зависит и уровень цен товаров, и своевременность их доставки, и состояние товаров в момент их прибытия к местам назначения. А ведь это в свою очередь скажется на степени удовлетворенности потребителей.При отгрузке товаров складам, дилерам и потребителям фирма может выбирать из пяти видов транспорта: железнодорожный, водный, автомобильный, трубопроводный и воздушный.Основные издержки товародвижения складываются из расходов по транспортировке, последующему складированию товаров, поддержанию товарно-материальных запасов, получению, отгрузке и упаковке товаров, административных расходов и расходов по обработке заказов.Складская переработка. Любой фирме приходится хранить товар до момента его продажи. Организация хранения необходима потому, что циклы производства и потребления редко совпадают друг с другом Организация складского хранения помогает устранить эти противоречия. В снабженческой деятельности предприятия можно выделить два основных вида функций: внешние и внутренние.Внешние функции снабжения определяют взаимоотношения предприятия с другими предприятиями-поставщиками, оптовыми и розничными торговыми фирмами, транспортными организациями:•поиск возможных поставщиков материальных ресурсов, анализ и выбор наиболее подходящих из них; заключение договоров с поставщиками;•установление рациональных хозяйственных связей по поставкам продукции на предприятие, заключение договоров с потребителями;•выбор средств доставки материальных ресурсов от поставщиков и к потребителям, заключение договоров с транспортными фирмами.Внутренние функции снабжения характеризуют взаимодействие службы снабжения с административными и производственными подразделениями данного предприятия:•планирование материально-технического снабжение на основе баланса материальных ресурсов (плана снабжения);•организация и планирование снабжения средствами и предметами труда производственных подразделений;•лимитирование отпуска материалов со склада;•подготовка материальных ресурсов к производственному потреблению, отпуск и доставка материальных ресурсов со склада на место их потребления;•оперативное регулирование движения материальных ресурсов, контроль над их использованием на предприятии.Для того чтобы уменьшить убытки предприятия, количество ошибок работников отдела снабжения, увеличить эффективность и быстродействие работы отдела, необходимо спроектировать, разработать и внедрить информационную систему (ИС) в отделе снабжения предприятия.С помощью ИС должны быть оптимизированы такие функции отдела снабжения как:1)Определение норм закупки сырья, а именно такие этапы выполнения этой функции как: определение оптимального объема поставок сырья и составление отчетов о нормах закупки сырья.2)Учет движения сырья на складах организации.3)Составление установленной документации в процессе снабжения предприятия.Для проектирования и разработки ИС необходимо выполнить следующие задачи:•изучить теоретические основы процесса снабжения;•провести обследование объекта автоматизации;•построить модель бизнес-процессов деятельности отдела снабжения;•определить перечень функций, подлежащих автоматизации;•выполнить проектирование ИС;•разработать и внедрить программный продукт в деятельность отдела снабжения.3. Проектирование ИС3.1 Характеристика, критерии и сравнительный анализ существующих информационных системВ настоящее время на рынке программных средств для планирования процесса снабжения имеется достаточно широкий выбор программного обеспечения. Такие системы называются системами управления цепочками поставок (англ. SupplyChainManagement, SCM). SCM-системы предназначены для автоматизации и управления всеми этапами снабжения предприятия и для контроля всего товародвижения на предприятии.Для автоматизации работы рассматриваемого предприятия, необходимо выбрать SCM-систему, с помощью которой можно было бы решить выделенные проблемы: ведение отчетности на предприятии, определение норм закупки сырья и учет сырья.Следовательно, в SCM - системе должна быть предусмотрена возможность ведения отчетности, планирования закупок и учета сырья или товара. Мной были выделены 3 наиболее подходящих программных продукта для данной предметной области, в которых учтены эти возможности. Это следующие программные продукты:Программный комплекс "Мастер Снабжения", разработан компанией "Русский деловой проект", Казань. (http://www.mastercost.ru/)Система программ "1С: Предприятие 8.2", разработана фирмой "1С", Москва (http://www.1c.ru/rus/firm1c/firm1c. htm)Программное обеспечение "IFS DISTRIBUTION (IFS Поставки)", разработано компанией IFS, Швеция (филиал в Москве http://www.ifsrussia.ru/ifsdistrib. htm)."Мастер Снабжения"Программный комплекс "Мастер Снабжения" - специализированная, комплексная электронная система материально-технического снабжения, ориентированная на специфику работы отделов снабжения коммерческих предприятий.Программное обеспечение "Мастер снабжения", организует внутренние бизнес-процессы снабжения на предприятиях-заказчиках и строго определяет процедуру выбора поставщика только на основании результатов анализа рынка или проведения электронных торгов на закупку.Программа "Мастер снабжения" предполагает объединить следующие достоинства существующих на рынке программных продуктов:единое информационное пространство, обеспечивающее полноту управления процессом снабжения;электронный сбор, согласование и утверждение заявок;ведение баз данных по товарам, поставщикам, транспортным компаниям;управление закупками, контроль оплат и поставок;различные алгоритмы выбора поставщика;интеграция с 1С: Предприятие 7.7 и 1С: Предприятие 8, а также другими программами учета запасов."1С: Предприятие 8.2"Система программ "1С: Предприятие" включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе. Сама платформа ("1С:Предприятие 8.2") не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе.Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу. "IFS DISTRIBUTION (IFS Поставки)"Решение "IFS Поставки" обеспечивает полномасштабную автоматизацию управления товаропотоками, организацию отношений с поставщиками и потребителями, анализ и прогнозирование товаропотоков. Решение позволяет управлять всей цепочкой поставок (SCM), гибко сочетая возможности автоматического и ручного управления движением товаров от поставщиков до конечных покупателей и формализуя взаимодействие подразделений внутри фирмы при решении логистических задач.Система позволяет полностью контролировать процесс прохождения заказа и выполнять необходимые действия в зависимости от состояния заказа. В соответствии со стандартами качества ISO9000 возможен мониторинг по позициям заказов, заказам, партиям, серийным номерам, проводкам. Это дает возможность легко определить причины возникшей проблемы и установить, на какую продукцию она повлияла.Эффективно реализовать концепцию SCM позволяет имеющийся в IFS Поставки механизм настроек. Он позволяет осуществлять автоматическую генерацию заказов снабжения на основе заказов сбыта. И, наоборот, генерацию заказов сбыта на базе информации о появившихся потребностях - созданных заказах снабжения, в которых поставщиком выступает данный субъект, производственных заказах и т.п.Конечным результатом является автоматизация цепочки поставок, оставляющая при этом возможность ручного контроля на любом этапе.Ниже приведена сравнительная таблица 1, в которую сведены основные характеристики рассматриваемых программных продуктов.Таблица1 - Сравнительная таблица аналогов проектируемой ИС"Мастер Снабжения""1С: Предприятие 8.2""IFS DISTRIBUTION (IFS Поставки)"Сфера применения (размер предприятия) Средние и малые предприятияСредние и малые предприятияКрупные и средние предприятия Стоимость (в расчете на 3 АРМ) Около 32000. руб. 22000 Руб. + 18000 руб. клиентская лицензия на пять рабочих местОт 80000 руб. до 100000 руб. Организация интерфейсаИнтуитивно понятный интерфейс и простая логика работы программы обеспечивает быстрое приобретение навыков пользователя для работы с данным программным комплексомВ программном средстве реализован современный дизайн интерфейса и повышена комфортность работы пользователей при работе с системой в течение длительного времени. Интерфейс системы спроектирован с учетом необходимости массового ввода информации (в том числе с использованием клавиатуры), а также с учетом работы менее опытных пользователейОсновной принцип разработки IFS Applications: выполнение любой операции должно требовать минимум времени и действий. Система интуитивно понятна и легка в изучении и использовании. Есть несколько вариантов предоставления информации - для руководителей, исполнителей и т.д. Возможность добавления программных модулейНетДаДаНаличие сетевой версииВ качестве сетевой версии используется общедоступный закупочный Интернет портал, передающий прямо на рабочие места актуальную информацию о товарах, ценах и поставщиках. Кол-во пользователей интернет портала неограниченноСетевая версия 1С позволяет работать с приложением на неограниченном количестве рабочих мест пользователейIFS предлагает веб-интерфейс к порталам внешнего взаимодействия. Поддерживает территориально-распределенные структуры и фактически любое число пользователейВозможность ведения отчетностиВ данном программном комплексе решены задачи формирования и сбора, согласования заявокИмеются различные формы документации и отчетности необходимые на различных этапах бизнес-процессов. Также имеется возможность самостоятельного создания и редактирования печатных форм документов и отчетовИмеется специальный модуль "Счета - фактуры" для оформления документации. Модуль содержит следующие основные части:Для входящих счетов-фактурДля исходящих счетов-фактурВнешние счета-фактурыСовместимость с дополнительным программным обеспечениемИнтеграция с 1С, а также другими программами учета запасовВозможно подключение систем правовой поддержки. Интеграция с MicrosoftExcel и обмен данными с кассовыми (фронт-офисными) системамиИмеется возможность вести бухгалтерию в интеграции с бухгалтерской системой 1СОткрытый/закрытый кодИспользуется закрытый код. Открытый код. В комплект поставки входят средства администрирования и конфигурирования, таким образом пользователь при достаточном уровне подготовки имеет возможность настроить конфигурацию под конкретные задачи. Открытый код. Позволяет разработчику лучше понять бизнес-логику системы, и в ряде случаев, избежать доработок, которые оказываются просто ненужными. Позволяет не зависеть от разработчика системы. После сравнения программных продуктов по критериям был проведен дополнительный сравнительный анализ с помощью метода анализа иерархии (МАИ).В качестве наиболее важных критериев, по которым программные продукты отличаются друг от друга, были выделены следующие:Стоимость (в расчете на 3 АРМ);Открытый/закрытый код;Возможность ведения отчетности.Была построена матрица попарных сравнений для критериев размерностью 3х3 (по числу критериев), которая представлена в таблице 2.Таблица 2 - Общее сравнение критериевСтоимость (в расчете на 3 АРМ) Открытый/закрытый кодВозможность ведения отчетностиОценки компонент собственного вектораНормализованные оценки вектора приоритетаСтоимость (в расчете на 3 АРМ) 11/51/70,00950,001Открытый/закрытый код5146,6660,918Возможность ведения отчетности71/410,5830,08Сравнивая нормализованные оценки вектора приоритета можно сделать вывод, что наибольшее значение при выборе программного продукта отдается критерию "Открытый/закрытый код".Было проведено сравнение выбранных программных продуктов по каждому критерию. Итоги этого сравнения сведены в таблицу 3.Таблица 3. - Сравнение нормализованных оценок по всем критериямПОНормализованные оценкиСтоимость (в расчете на 3 АРМ) "Мастер Снабжения"0,765"1С: Предприятие 8.2"0,552"IFS DISTRIBUTION (IFS Поставки)"0,084Открытый/закрытый код"Мастер Снабжения"0,126"1С: Предприятие 8.2"0,741"IFS DISTRIBUTION (IFS Поставки)"0,362Возможность ведения отчетности"Мастер Снабжения"0, 194"1С: Предприятие 8.2"0,451"IFS DISTRIBUTION (IFS Поставки)"0,36Проведя анализ, представленных программных продуктов, можно сделать выбор средства необходимого для использования в данном случае на основе значений нормализованных оценок. В таблице 3 видно, что по критериям "Открытый/закрытый код" и "Возможность ведения отчетности" система программ "1С: Предприятие 8.2" является наиболее предпочтительной.Можно сделать вывод, что наиболее подходящим программным средством по возможностям, стоимости и функциям является программный комплекс "1С: Предприятие 8.2".Принцип системности системного подхода указывает, что при проектировании и исследовании сложных систем должны учитываться не только взаимосвязи между элементами внутри системы, но и связи с другими системами, образующими внешнюю среду.Проектируемая система интегрирована с кассовыми (фронт-офисными) системами. Присутствует возможность сохранения (экспорта) печатных форм документов и отчетов в формате XLS (MicrosoftExcel) и HTML (HyperTextMarkupLanguage). Также внешние связи осуществляются с помощью документации, которую выводит система, и с помощью ввода необходимых данных пользователем в другие системы.Проведя сравнительный анализ уже существующих информационных систем, можно сформулировать требования, которым должна соответствовать проектируемая информационная система, и задачи, которые она должна решать.Из всех задач, которые предстоит решать проектируемой информационной системе можно выделить:1)Определение норм закупки сырья;2)Учет движения сырья на складах организации;3)Формирование необходимой документации;4)Подготовка аналитических отчетов;5)Идентификация пользователей системы.Также выделим требования, предъявляемые к системе:1)Должны быть обеспечены такие функции, как ввод, запись, редактирование и хранение информации о сырье, поставках и поставщиках;2)Необходимо наличие интуитивно понятного интерфейса программы;3)Возможность оформления выходной документации и отчетов;4)В системе должна иметься возможность разграничения доступа.Для операторов базы данных должны быть недоступны некоторые функции, которые доступны администратору. Редактирование всех проведенных документов в системе должно быть запрещено для всех работников не имеющих соответствующий доступ.3.2Входная, выходная информация; внешние информационные связи Входная информация в систему вводятся на основании документов, являющихся основанием для выполнения операций процесса снабжения и необходимых для определения норм закупки сырья.