Планирование закупочной деятельности на предприятии

Целью работы является совершенствование системы управления закупками на конкретном торговом предприятии.
Актуальность проблемы заключается в том, что каждую систему управления торгового запаса необходимо привязывать к конкретной категории потребителей и реализуемого товара.
...

Ведение 6
1. Теоретические основы планирования закупочной деятельности торгово-закупочного предприятия на внешнем рынке 8
1.1 Сущность и содержание закупочной логистики 8
1.2 Определение товарных групп для управления закупками методом АВС-анализа 14
1.3 Определение товарных групп для управления закупками методом XYZ-анализа 16
2. Технико-экономические особенности организации и планирования торгово-закупочной деятельности ООО «ОФК» на внешнем рынке 19
2.1 Технико-экономическая характеристика ООО «ОФК» 19
2.2 Организация и планирование закупочной деятельности ООО «ОФК» на внешнем рынке 26
2.3 Проблемы планирования закупочной деятельности ООО «ОФК» 26
3. Рекомендации по совершенствованию планирования закупочной деятельности ООО «ОФК» на внешнем рынке 31
3.1 Выбор и обоснование метода разработки плана закупок предприятия 31
3.2 Практическое применение многопараметрического АВС-анализа, выполнение XYZ- анализа 34
3.3 Автоматизация закупочной деятельности с помощью программы "1С:Управление торговлей 8" 40
Заключение 46
Список литературы 47

Для успешной работы торговых предприятий в условиях сложившейся нестабильной экономической ситуации в нашей стране необходимо, прежде всего, грамотное ведение оперативного торгового учета, позволяющее быстро ориентироваться в сложных рыночных ситуациях и принимать обоснованные управленческие решения, снижающие коммерческий риск. Естественно, что принятие подобных решений невозможно без достоверных сведений о состоянии и движении товарных запасов. Важно, чтобы на предприятии всегда поддерживался определенный ассортимент, и чтобы покупатель всегда имел возможность приобрести нужный товар. Если товар заканчивается, необходимо, чтобы его запас вовремя пополнялся.

ООО «ОФК» является малым предприятием оптовой торговли, филиалом головной компании, находящейся в городе Озерске Челябинской области.Компания существует и динамично развивается на мебельном рынке Северо-Западного Федерального Округа уже более 7 лет, поэтапно осуществляя мероприятия по улучшению качества и дизайна, расширению функционального назначения и ассортимента мебельной фурнитуры. [21]За этот относительно короткий промежуток времени компания претерпела существенные изменения, преобразовавшись из малого предприятия в крупного поставщика, способного предложить потребителям действительно качественную продукцию по умеренным ценам.Благодаря продуманной политике освоения рынка, мебельную фурнитуру под маркой «ОФК» можно приобрести во многих регионах России. Ведутся мероприятия по освоениюрынков ближнего зарубежья.Компания имеет программу перспективного развития и четко реализует её. Главная цель - быть полноправным конкурентом на российском рынке мебельной фурнитуры.ООО «ОФК» гарантирует потребителю длительный срок службы изделий благодаря внедрённой системе контроля и управления качеством продукции на всех этапах производства.В основу работы с клиентами поставлена задача: максимально удовлетворить потребности клиента. ООО «ОФК» является коммерческим предприятием и создано с целью извлечения прибыли, в соответствии с Уставом Общества.Основной целью предприятия является удовлетворение потребностей покупателей в мебельной фурнитуре и комплектующих. Исходя из целей предприятия, основным видом деятельности, осуществляемой предприятием, является организация оптовой и мелкооптовой торговли мебельной фурнитурой и комплектующими. Ассортимент товаров, предоставляемых компанией, состоит из мебельной фурнитуры.Мебельная фурнитура - это несколько десятков тысяч наименований изделий используемых при изготовлении мебели. Каталоги ведущих зарубежных изготовителей и поставщиков фурнитуры представляют собой многотомные издания и содержат сотни страниц. [21]C помощью фурнитуры обеспечивается подвижное и неподвижное соединение деталей мебели, взаимодействие мебели с человеком и его жильем. В отраслевом стандарте «Фурнитура мебельная. Общие технические требования» приведена классификация изделий мебельной фурнитуры, которая включает в себя более 110 её видов. Это лицевая и крепежная фурнитура, различные петли, стяжки, держатели полок и зеркал, защелки, ручки, а так же декоративные элементы, механизмы трансформации, колесные и поворотные опоры, направляющие. Следует сказать, что в изготовлении мебели используются так же различные стеклоизделия, емкости пластмассовые и металлические, сушители для посуды, зеркала и прочие изделия, относящиеся к комплектующим изделиям для мебели. В изготовлении фурнитуры и комплектующих изделий для мебели применяются различные материалы: пластические массы, металлы, дерево и их сочетания. Поверхность изделий полируется, окрашивается, в том числе порошковыми красками, металлизируется методом вакуумного напыления, гальванопластики и с использованием других технологий. Все этапы проектирования и изготовления мебели связаны с фурнитурой. Грамотно выбранная фурнитура положительно влияет на архитектурно - художественное решение мебели, организацию технологического процесса по изготовлению мебели, прочность и долговечность мебели, удобство ее эксплуатации. И если плохо спроектированную по дизайну мебель вряд ли можно спасти хорошей фурнитурой, то грамотно разработанную мебель, правильно выбранная фурнитура может перевести на более высокий дизайнерский и, как следствие, потребительский уровень. Важность фурнитуры для мебели подтверждается и тем, что в структуре себестоимости корпусной мебели фурнитура составляет 10 - 12, а то и 15%, в кухонной до 25%, в современной мягкой мебели с каркасными механизмами трансформации - 30 - 40%. [21]Продукция, предоставляемая предприятием ООО «ОФК» – мебельная фурнитура (всего около 500 наименований): петли, замки, ручки, кронштейны, крючки мебельные, направляющие и металлобоксы,штанги и штангодержатели и тому подобное. Товарный ассортимент формируется преимущественно из товаров для мебельных предприятий, которые занимаются производством мебели.ООО «ОФК» не является производящим предприятием. Организационная структура состоит из 5 человек: руководитель компании – Коммерческий директор, офис-менеджер, два менеджера по продажам, кладовщик. Организационная структура представлена на рисунке 2.1.Рисунок 2.1 – Структура управления ООО «ОФК»В компании нет подразделений или отделов, т.к. численность сотрудников всего 5 человек и разделение на отделы не требуется. Все сотрудники подчиняются коммерческому директору. Можно выделить разделение только функциональное – закупки, продажа, транспортировка (организацию транспортировки товара из Китая в Россию выполняет сторонняя транспортно-экспедиторская компания, руководитель «ОФК» на этом этапе только контролирует ее действия). Весь процесс товародвижения контролируется коммерческим директором. Разделение функций в компании происходит следующим образом:1) Менеджеры по продажам осуществляют сбытовую функцию, ведут работу по расширению клиентской базы, заключают договора с новыми клиентами и работают с имеющимися клиентами, а также контролируют выполнение заключенных договоров;2) Офис-менеджер ведет оперативный учет и взаимодействие с клиентами по вопросам выставления счетов и учета оплаты труда, и затрат;3) Кладовщик контролирует и учитывает все товародвижение на складе – поступление, хранение и отпуск товаров со склада;4) Коммерческий директор организует весь процесс закупки товаров и дальнейшей продажи, заключает все договоры поставки и продажи и все прочие сопутствующие операции.В компании ООО «ОФК» существует и производственная структура, она состоит из трех звеньев: транспорт, склад и конечный потребитель. Производственная структура представлена на рисунке 2.2.транспортскладпотребительРисунок 2.2 – Структура производства ООО «ОФК»1) Транспорт – перевозка товаров и комплектующих мебельной фурнитуры осуществляется автомобильным транспортом. Когда фурнитура доставлена на склад, то производится комплектация товара определенным заказчикам определенного объема и вновь используется транспорт по доставке товара конечному потребителю.2) Склад – в связи с тем, что фурнитура поставляется из Китая, то соответственно склад необходим для хранения товара с последующей продажей последнего, весь контроль и учет осуществляет кладовщик. 3) Конечный потребитель - он является конечным звеном в производственной структуре. Заключив договор с компанией, он в конечном итоге получает товар, перевозкой которого осуществляется транспортом компании и везется непосредственно со склада.Данную производственную структуру можно считать эффективной. Так как компания небольшая, то учет и контроль по звеньям данной структуры осуществляется в полной мере без каких - либо сбоев.Маркетинговая среда организации подразделяется на макросреду и микросреду. В структуре микросреды выделяют само предприятие с внутренними службами и подразделениями, поставщиков, маркетинговых посредников, клиентов (покупателей), конкурентов и контактные аудитории. Поставщиками ООО «ОФК» являются производители мебельной фурнитуры, находящиеся в Китае, обеспечивающие предприятие готовой продукцией, для осуществления оптовой торговли. Классификация поставщиков представлена в таблице 2.1Таблица 2.1 – Классификация поставщиков ООО «ОФК»Наименование контрагентаНаименование продукции1. Shenzhen Fuyingmen Hardware & Plastic CO., LTDПетли, замки, ручки мебельные.2. Yizhen Industrial CO., LTDРоликовые направляющие, кронштейны, крючки, декоративный профиль.3. Naihai Lishui Qiaohe metal product factoryСтяжки, штанги и штангодержатели, полкодержатели, опоры для мебели.Предприятия-поставщики, поставляющие готовую продукцию для ООО «ОФК», расположены в Китае. Доставку продукции осуществляет сторонняя транспортно-экспедиционная организация. Данные поставщики работают на рынке фурнитуры и комплектующих для мебели с середины 80-х гг., с ООО «ОФК» сотрудничают в течение последних 6 лет и зарекомендовали себя надежными партнерами. [21]Рассматривая структуру потребителей ООО «ОФК» с точки зрения размера их можно подразделить на три группы:Крупные фабрики по производству мебели (общая численность сотрудников – 100-150 чел.);Средние предприятия по производству мебели (общая численность сотрудников – 50-70 чел.);Мелкие фирмы (общая численность сотрудников до 20 чел.).(Данная структура представлена на рисунке 2.3).Рисунок 2.3 – Структура потребителей исходя из численности сотрудников ООО«ОФК»География продаж ООО «ОФК» представлена крупными городами Северо-Западного Федерального Округа, а также двумя республиками, входящими в него. Филиал был создан именно для удовлетворения потребностей покупателей, находящихся в данном регионе страны. Структуру потребителей, исходя из их географического местоположения, можно проследить на рисунке 2.4, представленном ниже. Рисунок 2.4 – Структура потребителей исходя из их географического положения ООО «ОФК»Рынок мебельной фурнитуры Санкт-Петербурга можно считать сложившимся, так как присутствует большое количество компаний, предлагающих фурнитуру различных стран-производителей различного качества по различной цене. Условно рынок можно поделить на три сегмента, это мебельная фурнитура наивысшего качества, произведенная с помощью инновационных технологий и используемая для производства дорогой «люксовой» мебели, мебельная фурнитура высокого качества европейских производителей (Германия, Италия) и дешевая китайская мебельная фурнитура, которая по качеству уступает предыдущей группе, но успешно конкурирует с некоторыми европейскими производителями, обладая при этом более низкой ценой. ООО «ОФК» находится в последнем сегменте и предлагает покупателям сравнительно дешевую мебельную фурнитуру, обладающую хорошими качественными характеристиками. В данном сегменте основными конкурентами ООО «ОФК» являются следующие компании: ООО «Амикс», ООО «Ютекс», Мебельный центр «Прогресс - М», ООО «Восток-Импорт».Одним из наиболее распространенных методов оценки среды является метод SWOT-анализ, представленный в таблице 2.2.Таблица 2.2 – SWOT-анализ ООО «ОФК»Сильные стороныПрочные взаимоотношения с клиентами, сложившаяся клиентская база, стабильный спрос;Высокое качество предоставляемой продукции;Умеренные цены.Слабые стороныОтсутствие профессионального подхода к планированию закупочной деятельности;Неразвитость навыков маркетинговых деятельности;Слаборазвитые информационные и коммуникационные технологии.ВозможностиУвеличение клиентской базы;Рост рынка мебели и увеличение цен на мебель.УгрозыПоявление альтернативных материалов для производства фурнитуры;Активность конкурентов, уменьшающая доходы.Несмотря на сильные стороны ООО «ОФК» подвержено различным угрозам со стороны внешней среды. Большое количество конкурентов, появление альтернативных материалов в производстве фурнитуры и слабые стороны в деятельности самой организации не позволяют ей успешно существовать на рынке.В условиях жесткой конкуренции, предприятие должно сохранять и постоянно совершенствовать свои конкурентные преимущества, для того чтобы сохранять постоянных клиентов и увеличивать число новых клиентов, таким образом повышая свою валовую выручку. Так как основной целью существования данного предприятия является извлечение прибыли, путем перепродажи покупаемой продукции. А так же предприятие должно совершенствовать систему снабжения и планирования запасов наряду с совершенствованием других важных направлений коммерческой деятельности.2.2 Организация и планирование закупочной деятельности ООО «ОФК» на внешнем рынкеРассматриваемое предприятие является малым, по сравнению с другими участниками рынка, исходя из показателя общего объёма продаж. Соответственно для того чтобы управлять таким размером материального и информационного потока организации не требуется большой штат сотрудников. Из основных функциональных составляющих частей деятельности организации только процесс продаж является трудоемким, и требующим определенных человеческих ресурсов. В данном случае для осуществления продаж предприятию требуется два менеджера по продажам, которых вполне достаточно, исходя из количества заключаемых сделок. При этом играет важную роль наличие постоянной клиентской базы, которую постоянно поддерживает коммерческий директор, благодаря определенной репутации и личным деловым качествам. [5]На данном предприятии процессом организации и планированием закупочной деятельности занимается его коммерческий директор. Непосредственно его действия заключаются в планировании очередной партии заказа и прогнозировании потребности в продукции исходя из спроса потребителей.Планирование закупок и снабжение на предприятии ООО «ОФК» можно условно разделить на два процесса: текущее планирование и оперативное. Текущее планирование включает в себя определение потребностей потребителей на планируемый квартал текущего года исходя из имеющейся информации за прошедшие периоды. Данным процессом на предприятии занимается его коммерческий директор. За месяц до начала планируемого периода, основываясь на опыте прошлых периодов, а также на личных знаниях о тенденциях спроса на данном рынке, коммерческий директор определяет размер партии закупаемой продукции. Данный размер партии продукции впоследствии должен будет удовлетворить спрос потребителей в планируемом квартале. Затем коммерческий директор осуществляет заказ у поставщиков в Китае. Продукция доставляется в порт города Владивостока на условиях без таможенной очистки. Затем товар принимает транспортно-экспедиционная компания, с которой заключен долгосрочный договор, проводит таможенное оформление и размещает товар на собственном складе. Затем экспедиционная компания сообщает о получении груза и готовности выполнить очередную поставку продукции ООО «ОФК». [21]Определяющую роль в процессе планирования очередной партии поставки играет тот факт, что момент возможной даты поставки определяет транспортно-экспедиционная компания, обслуживающая предприятие, находящаяся в городе Владивосток. Данная компания осуществляет функцию временного склада для ООО «ОФК». Компания получает продукцию от поставщиков из Китая, хранит её на своем складе и в определенные сроки в определенном количестве отправляет продукцию в Санкт-Петербург. Данный процесс отлажен и имеет устойчивый характер, поэтому имеет определенную ритмичность. Поставка продукции происходит каждые 14 дней с небольшим расхождением в два-три дня. Исходя из вышеизложенного можно сказать что на предприятии действует система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами.На первом этапе оперативного планирования и процесса закупки коммерческий директор определяет потребность в необходимой продукции. Для этого он собирает все заявки на заказ продукции от покупателей и подсчитывает общее количество конкретных видов продукции, которое понадобится, для того чтобы удовлетворить спрос потребителей. Затем он сопоставляет получившееся количество со складскими остатками, тем самым выявляя количество продукции, которая потребуется для того чтобы удовлетворить спрос потребителей до следующего момента поставки. Если в конкретном случае машина, которая будет доставлять продукцию, не заполняется, то у коммерческого директора есть возможность воспользоваться свободными товарными местами и дополнить заявку, для того чтобы создать дополнительный запас по определенным им товарным позициям на основании интуитивного прогнозирования спроса.В данном случае планирование закупок - это анализ необходимости поставки дополнительного количества товара с учетом заявок на его поставку и наличия остатков товаров на складе. [15]Таким образом, можно сделать вывод, что планирование и прогнозирование осуществляется традиционными методами, без привлечения дополнительных специализированных сотрудников и средств автоматизации2.3 Проблемы планирования закупочной деятельности ООО «ОФК»Важнейшей стороной управления оборотными средствами является возможность принимать своевременные и оптимальные решения по планированию закупочной деятельности, эффективному подстраиванию ее под пакет заказов покупателей с учетом динамики будущих поставок, прогнозируемого уровня продаж, текущего состояния складов и уже сформированных заказов на поставки. В условия данного небольшого предприятия соответствующие решения относительно несложно принимать “из головы”, основываясь на здравом смысле и общем понимании состояния дел на собственном предприятии. Но при таком подходе к управлению закупочной деятельностью существует угроза упущения продаж из-за неточного определения потребности и некорректного прогнозирования, а как следствие потеря возможной прибыли и клиента вцелом. Предприятию необходим непрерывный стратегический анализ товарных запасов для более точного и корректного прогнозирования сбыта и как следствие повышение уровня обслуживания и получение дополнительной прибыли. [16]Использование инициативного метода принятия решений, на основе личного опыта коммерческого директора может стать причиной упущенной прибыли для предприятия, поэтому управление закупочной деятельностью должно базироваться на информации, полученной с помощью специализированного программного обеспечения. В данном случае элементарное и эффективное управление закупками для расчёта ABC- и XYZ- анализов можно осуществлять с помощью Microsoft Excel. Преимущество данного метода заключается в доступности программного продукта и эффективности его применения в конкретном случае. [9]В данной работе будет рассмотрен способ оперативного планирования закупочной деятельности с помощью программы Microsoft Excel. Данная программа присутствует на всех компьютерах, так как устанавливается в составе офисного пакета, как правило, сразу после инсталляции операционной системы от Microsoft. Для выполнения задач, связанных с планированием достаточно общей эрудиции и некоторого знакомства с программой MS Excell. При этом никаких дополнительных затрат от пользователя не требуется.Так же мы рассмотрим пример эффективного управления закупками с помощью программы 1С:Управление торговлей 8.Таким образом, мы рассмотрели технико-экономические особенности организации и планирования торгово-закупочной деятельности предприятия «ОФК» на внешнем рынке и с их учётом дали рекоммендации по проведению ABC - анализа и XYZ - анализа, а так же проведение автоматизации закупочной деятельности данного предприятия с помощью программы 1С:Управление торговлей 8.3. Рекомендации по совершенствованию планирования закупочной деятельности ООО «ОФК» на внешнем рынке3.1 Выбор и обоснование метода разработки плана закупок предприятияИспользование инициативного метода принятия решений, на основе личного опыта коммерческого директора может стать причиной упущенной прибыли для предприятия, поэтому управление закупочной деятельностью должно базироваться на информации, полученной с помощью специализированного программного обеспечения. В данном случае эффективное управление закупками можно осуществлять с помощью программы 1С:Управление торговлей 8.От эффективности управления закупками товарно-материальных ценности зависит качество производимой продукции, бесперебойность снабжения производства, соблюдение сроков выполнения заказов в рамках плановой себестоимости. Конфигурация обеспечивает менеджеров, отвечающих за снабжение, информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении запасов, для снижения затрат на закупки и четкой организации взаимодействия с поставщиками.Конфигурация автоматизирует планирование запасов по следующим двум категориям:1) операционные запасы — данная категория обеспечивает операционную деятельность предприятия;2) страховые запасы — данная категория запасов формируется для защиты от непрогнозируемого поведения покупателей и срывов сроков поставок заказанных товаров.На основании укрупненного плана закупок и уточненного плана производства формируется уточненный план закупок.