Принятие управленческих решений о совершенствовании структуры организации

Работа выполнена на отлично. Написана самостоятельно. Проводились исследования. Практическая сторона интересна и имеет не просто рекомендации а предложение конкретного решения. ...

Содержание

Введение ……………………………………………………………. 3
1. Теоретические основы принятия решений о развитии организационной структуры организации………………………….
7
1.1. Понятие, элементы, виды организационных структур организации 7
1.2. Принципы построения организационной структуры организации…………………………………………………………..
12
1.3. Принятие управленческих решений о совершенствовании организационной структуры организации………………………….
15
2. Анализ организационной структуры на примере комитета по энергоресурсам и газификации администрации города Барнаула…
18
2.1.

2.2. Краткая характеристика организационной структуры администрации города Барнаула ……………………………………
Анализ организационной структуры комитета по энергоресурсам и газификации города Барнаула…………………………………….
18

22
2.3. Оценка эффективности вносимых изменений организационной структуры комитета по энергоресурсам и газификации города Барнаула………………………………………………………………..

29
3. Необходимые решения о совершенствовании организационной структуры комитета по энергоресурсам и газификации города Барнаула………………………………………………………………

35
Заключение…………………………………………………………… 40
Список источников и литературы…………………………………... 43

Целью работы является анализ организационной структуры комитета по энергоресурсам и газификации администрации города Барнаула и разработка необходимых управленческих решений о ее совершенствовании. Цель работы позволяет сформулировать основные задачи, решаемые в исследовании:
• рассмотреть теоретические основы принятия решений о формировании организационных структур, в том числе структурных подразделений органов местного самоуправления;
• проанализировать организационную структуру комитета по энергоресурсам и газификации администрации города Барнаула;
• выявить плюсы и минусы функционирования организационной структуры комитета по энергоресурсам и газификации администрации города Барнаула.
• оценить эффективность организационной структуры комитета по энергоресурсам и газификации администр ации города Барнаула.
• Предложить необходимые управленческие решения о совершенствовании организационной структуры комитета по энергоресурсам и газификации администрации города Барнаула.

Организационная структура должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления.
Придерживаясь этих требований и принципов, организация сможет достичь цели и выполнить поставленные задачи с высокой эффективностью, то есть активно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников, таким образом, удовлетворяя потребности клиентов.
1.3. Принятие управленческих решений о совершенствовании организационной структуры организации
В организационных структурах процессы принятия решений о совершенствовании организационной структуры организации, реализуются постоянно. Управленческие решения принимаются вситуациях:
возникновения новых условий, обстоятельств, нарушающих нормальный режим функционирования структуры организации с целью возврата ее на оптимальный уровень;
необходимости сохранения неизменными созданные условия, если режим функционирования организации оптимален;
необходимости перевода организации на новый режим функционирования, обусловленный новыми целями.
В рамках данного параграфа стоит дать четкое определения термину «управленческое решение».
Управленческое решение – творческое, волевое действие субъекта менеджмента на основе знания объективных законов функционирования управляемой подсистемы, анализа информации о ее состоянии, состоящее в выборе цели, программы и способов деятельности коллектива по разрешению проблемы.
Для управленческого решения характерны:
целенаправленность;
волевой характер;
директивность;
конкретность.
Любые принимаемые управленческие решения о перестройке структуры управления необходимо оценивать прежде всего с точки зрения достижения поставленных перед ней задач.
В условиях не кризисной экономики реорганизация направлена чаще всего на то, чтобы путем совершенствования системы управления повысить эффективность работы организации. Главными показателями улучшения являются: сокращение затрат, рост прибыли, улучшение обслуживания клиентов, более гибкий стиль управления, ускорение технического развития, кооперация в принятии и реализации управленческих решений, восприятие организационной структуры людьми.
В кризисной экономике решения об изменении в структурах управления направлены на создание условий для выживания организации за счет более рационального использования ресурсов, снижения затрат и более гибкого приспособления к требованиям внешней среды. Обязательно ставятся и достигаются цели расширения полномочий на нижних уровнях иерархии управления и повышение производственно-хозяйственной самостоятельности подразделений, входящих в состав организации. На практике это означает привлечение все большего количества работников к процессу выявления и решения проблем предприятия. Оценка деятельности организационной структуры производится и по таким направлениям, как быстрота обработки и получения информации, необходимой для принятия решений, использование информационной технологии.
На практике чаще всего используются смешанные типы организационных структур, формируемые исходя из объективных условий их деятельности.
Основные инструменты принятия управленческих решений о формировании организационных структур предприятий:
анализ и дифференциация (разделение) управленческих и инновационных процессов на отдельные составляющие, функции, задания;
синтез и группирование заданий в однородные группы, достаточно устойчивые на протяжении длительного периода деятельности предприятия;
создание специализированных подразделений и служб путем закрепления за ними однородных групп заданий, объектов, функций управления, состава работников и оборудования;
разработка должностных инструкций и положений об отделах, службах, подразделениях для документального фиксирования принятой организационной структуры.
Так же при реорганизации организационной структуры, исходя из теоретических источников можно определить некую технологию принятия управленческих решений об организационных изменениях.
        Речь в первую очередь пойдет о самом процессе усовершенствования организационной структуры уже существующей компании либо группы компаний. Итак, процесс принятия управленческих решений о совершенствовании организационной структуры организации разбивается на три этапа, в каждом из которых выполняется ряд работ:
1. Организационная диагностика;
2. Разработка новой организационной структуры;
3. Осуществление организационных преобразований.
4. Осуществление организационных преобразований
       Осуществление организационных преобразований - это, пожалуй, наиболее критичная стадия, потому что именно в грамотном внедрении новой организационной структуры заключается успех всего мероприятия. Соответственно, любую самую передовую идею способна загубить ее плохая реализация.
2. Анализ организационной структуры на примере комитета по энергоресурсам и газификации администрации города Барнаула
2.1. Краткая характеристика организационной структуры администрации города Барнаула
Федеральным законом №131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской федерации», Уставами Алтайского края и города Барнаула предусмотрен такой орган местного самоуправления, как администрация города.
Ст. 101 Устава края закрепляет перечень органов и должностных лиц местного самоуправления:
- глава муниципального образования;
- местная администрация;
- другие органы и должностные лица, образуемые, избираемые, назначаемые в соответствии с уставами муниципальных образований.14
Устав городского округа города Барнаула в главе V, статье 35 определяет структуру органов местного самоуправления города Барнаула:
Структуру органов местного самоуправления города Барнаула составляют:
1) городская Дума - представительный орган муниципального образования;
2) глава города Барнаула – председатель городской думы;
3) глава администрации города (сити-менеджер)
4) администрация города - исполнительно-распорядительный орган муниципального образования.
5) Счетная палата города Барнаула - контрольный орган муниципального образования;
6) иные органы местного самоуправления (администрации районов в городе) и выборные должностные лица местного самоуправления, предусмотренные настоящим Уставом и обладающие собственными полномочиями по решению вопросов местного значения в соответствии с положениями о них и иными нормативными правовыми актами.15
Администрация города является исполнительно-распорядительным органом муниципального образования и наделена Уставом городского округа города Барнаула полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями по осуществлению отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Алтайского края.
Структура администрации города Барнаула утверждается Барнаульской городской Думой по представлению главы администрации города Барнаула.16
Согласно регламенту администрации города Барнаула в структуру администрации входят отраслевые (функциональные) органы, осуществляющие исполнительно-распорядительные функции администрации в определенной сфере управления, либо обеспечивающие деятельность администрации и действующие на основании положения о них.
Отраслевые органы управления, осуществляющие исполнительно-распорядительные функции администрации в определенной сфере управления, представлены отделами, управлениями и комитетами.
Отделы управления и комитеты администрации города возглавляют заведующие отделами, начальники управления и председатели комитетов. Руководители этих органов, являющихся юридическими лицами, в целях осуществления своих полномочий издают приказы.17
Во главе отраслевых органов управления (отделы, управления и комитеты) стоит глава администрации (сити-менеджер)18. Глава администрации (сити-менеджер) назначается городской думой по результатам конкурса19.
Организационная структура управления администрации города Барнаула относится к линейно-функциональному виду. В ней присутствуют линейные подразделения и подразделения, имеющие определенную функциональную направленность.
О принадлежности организационной структуры администрации города Барнаула к виду линейно-функциональной говорят высокая централизация стратегических решений и децентрализация оперативных решений, а так же наличие в ней линейных подразделений, представленных заместителями главы, возглавляющими специализированные комитеты, которыми в свою очередь представлены функциональные подразделения.
Таким образом, элементами данной структуры являются заместители главы (линейные подразделения), комитеты, отделы и управления (функциональные подразделения) и связи между ними.
Линейные звенья данной структуры (заместители главы администрации) возглавляют комитеты и управления одной функциональной направленности, т.е. каждый комитет, группа комитетов и заместитель их возглавляющий, имеют одну функциональную направленность, созданы для выполнений конкретных функций.
Например, первый заместитель по городскому хозяйству, осуществляет координацию деятельности комитета по энергоресурсам и газификации администрации города, комитета жилищно-коммунального хозяйства города Барнаула, комитета по управлению муниципальной собственностью города Барнаула, комитета по учету имущества муниципальной казны города Барнаула.
И, в свою очередь, основными полномочиями и функциями линейных звеньев является, принятие решений, утверждение проектов, распоряжений, постановлений, программ.
Функциональные звенья, представленные в данной организационной структуре – комитетами, отделами и управлениями, информируют и помогают заместителям главы в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов для принятия решений, а так же их задача состоит в доведении решений до исполнителя.
Как и в любой линейно-функциональной организационной структуре функциональные звенья, т.е. комитеты, отделы и управления не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения исполнительным подразделениям.
Так же стоит отметить функциональную направленность созданных линейных и функциональных подразделений, иначе каждый комитет, группа комитетов и заместитель их возглавляющий имеют одну функциональную направленность, т.е. созданы для выполнений конкретных функций.
Анализ организационной структуры управления администрации города Барнаула, позволяет выделить некоторые особенности выбранной организационной структуры, такие как высокий уровень компетентности специалистов, так же данная организационная структура эффективна для выполнения отработанных планов, что говорит стабильной деятельности администрации города Барнаула.
Организационная структура управления администрации города Барнаула характеризуется быстрым осуществлением действий по распоряжениям и указаниям, отдающимся вышестоящими руководителями нижестоящим.
Характерным для данной организационной структуры управления являются стабильность и четкость полномочий, т.е. внутренние связи в организации четко определены.
Данные характеристики, конечно, несут в себе положительные моменты, такие как более тщательная проработка информации, на разных уровнях управления или урегулирование деятельности персонала за счет правил.
Однако присутствуют отрицательные моменты бюрократической структуры. Развитие бюрократического аппарата не всегда ведет к положительным результатам, его расширение может привести к излишним затратам на содержание персонала. Влияние бюрократического аппарата может негативно сказаться на решениях управляющего, причем эти решения не всегда могут быть объективными по отношению к обществу, т.к. данная организация относится к государственному учреждению и призвана следовать интересам общества.
2.2. Анализ организационной структуры комитета по энергоресурсам и газификации города Барнаула
Комитет по энергоресурсам и газификации является структурным подразделением администрации города, созданным с целью обеспечения организации в границах городского округа — города Барнаула Алтайского края электро-, тепло-, газо- и водоснабжения населения, водоотведения, снабжения населения топливом и осуществляет свою деятельность под общим руководством главы города и заместителя главы администрации города по городскому хозяйству20. Комитет в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Алтайского края, Уставом городского округа — города Барнаула Алтайского края, правовыми актами органов местного самоуправления, а также настоящим Положением.
Структура комитета и его штатная численность определяется главой города по предложению заместителя главы администрации города по городскому хозяйству.
Руководство комитетом осуществляет председатель комитета, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой города по представлению заместителя главы администрации города, руководителя аппарата и по согласованию с заместителем главы администрации по городскому хозяйству. Председатель комитета непосредственно подчиняется заместителю главы администрации города по городскому хозяйству и несёт ответственность за выполнение возложенных на Комитет задач и осуществление им своих функций.
В структуру комитета входят два функциональных отдела: отдел по энергоресурсам и отдел по газификации.
Схематично структуру отдела можно представить в следующем виде (рис. 2.1).
Рис. Структура комитета по энергоресурсам и газификации
Основными целями и задачами комитета по энергоресурсам и газификации являются
Координация деятельности предприятий и организаций топливно-энергетического комплекса;
Участие в разработке программ перспективного развития теплового, электрического, газового, водопроводного и канализационного хозяйства;
Осуществление взаимодействия с предприятиями топливно-энергетического комплекса, привлечение их к участию в социально-экономическом развитии города;
Содействие расширению межрегиональных связей и сотрудничества топливно-энергетического комплекса города;
Координация работы служб города в проведении ремонтных работ на теплоисточниках большой и коммунальной энергетики, тепловых, газовых и электрических сетях, сетях водоснабжения и водоотведения;
Совершенствование методов управления городскими предприятиями топливно-энергетического комплекса, независимо от форм собственности;
Формирование и проведение политики в области ресурсосбережения в энергетическом хозяйстве, разработка соответствующих программ и контроль за их реализацией;
Повышение эффективности использования топливно-энергетических ресурсов, потребляемых организациями муниципальной бюджетной сферы, сокращение на этой основе их затрат на энергообеспечение.
Исходя из целей и задач определенным положением администрации города о комитете по энергоресурсам и газификации, мы можем определить важность построения организационной структуры для данного комитета. Во-первых данный комитет объединяет в себе разную направленность деятельности это топливно-энергетический комплекс (куда входят вопросы энергообеспечения города, водообеспечения и непосредственно вопросы топлива) и газификация (куда входят вопросы непосредственного газификации города). Соответственно, необходима организационная структура, которая сможет разделить деятельность комитета по функциональным обязанностям, при этом сохранить действующую иерархию в организации. Во-вторых организационная структура данного комитета должна быть выстроена в соответствии с взаимодействием комитета с внешней средой (что необходимо, исходя из целей и задач определенных положением о комитете). Т.к. к подведомственным организациям комитета относятся следующие организации: МУП «Горсвет», МУП «Энергетик», МУП «Горэлектросеть», МУП «Водоканал» и тд.. Кроме того комитет не посредственно взаимодействует с такими организациями, как ОАО «Газпром», ООО «Газпром межрегионгаз Новосибирск» и тд.
Как мы видим, существующая на данный момент структура комитета по энергоресурсам и газификации относится к линейно-функциональному типу. В ней присутствуют линейные подразделения и подразделения, имеющие определенную функциональную направленность.
Таким образом, элементами данной структуры являются председатель комитета и начальники отделов (линейные подразделения), специалисты отделов (функциональные подразделения) и связи между ними.
Линейные звенья (председатель комитета и начальники отделов) возглавляют комитет и отделы функциональной направленности. Основными полномочиями и функциями линейных звеньев является, принятие решений, утверждение проектов, программ, осуществление руководства функциональными звеньями.
Функциональные звенья, представленные в данной организационной структуре – отделами и непосредственно специалистами данных отделов, информируют и помогают председателю комитета и начальникам отделов в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов для принятия решений, а так же их задача состоит в реализации решений руководства или непосредственном доведении решений до исполнителя в лице подведомственных организаций.
Говоря о положительных качествах ныне существующей организационной структуры комитета по энергоресурсам и газификации администрации города Барнаула:
Во-первых, исходя из того, что организационная структура для эффективного функционирования, должна соответствовать стратегии работы организации, можно заметить, что применение линейно-функциональной структуры управления способствует этому. Потому что в данной структуре комитета, присутствуют функциональные звенья это отделы (отдел по энергоресурсам и отдел по газификации) и непосредственно специалисты данных отделов, разделенные по функциональным направленностям (специалист по газификации, специалист по водоснабжению, специалист по энергоресурсам и тд.), которые согласно структуре имеют собственное единое функциональное направление, которое возглавляет председатель комитета и начальники отделов (линейные звенья). Таким образом, эти функциональные звенья структуры направлены на решение конкретных поставленных им проблем. Это говорит о том, что в каждой функциональной ветви (отделе) присутствует единая стратегия, которой и следует эта функциональная ветвь, эту стратегию приводят в действие специалисты, занимающиеся своей работой в одном направлении не отвлекающиеся на посторонние проблемы.
К примеру, согласно должностной инструкции главного специалиста отдела по энергоресурсам комитета по энергоресурсам и газификации данный специалист назначается, для осуществления контроля за обеспечением потребителей питьевой и промышленной водой и работой городских канализационных сооружений, подготовкой водопроводно-канализационного хозяйства к работе в зимних условиях.
Во-вторых, из предыдущего утверждения следует, что четкая направленность функциональных ветвей позволяет избежать противоречия между ними. Что тоже является одним из принципов эффективного функционирования организационной структуры. Как нам уже известно, в структуре комитета присутствуют функциональные звенья, которые наделены определенными полномочиями и отвечают конкретно за свое функциональное направление. В их компетенции находятся определенные проблемы, цели и задачи, что позволяет избежать повторного решения проблем и дублирования исполнения в разных функциональных ветвях, следовательно, отсутствие противоречия между ними.
Например, согласно должностной инструкции главного специалиста отдела по энергоресурсам комитета по энергоресурсам и газификации данный специалист назначается, для осуществления контроля за объемом тепловой и электрической энергии, потребляемой бюджетными учреждениями, а также за соблюдением ими лимитов потребления, в свою очередь другой специалист отдела по энергоресурсам комитета по энергоресурсам и газификации отвечает за осуществление контроля за обеспечением потребителей тепловой энергией предприятиями коммунальной энергетики, организация обеспечения теплоэлектроцентралей, котельных и населения города топливно-энергетическими ресурсами.