Организация первичного учета в организации

В главе 1 Теоретические аспекты первичного учета на предприятии
В главе 2 Докуметирование и доукументооборот в бухгалтерском учете ...

ВВЕДЕНИЕ
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА НА
ПРЕДПРИЯТИИ
1.1 Нормативное регулирование бухгалтерского учета на предприятии
1.2 Понятие и сущность первичного учета на предприятии
2 ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ
2.1 Общие требования к оформлению и хранению первичных документов
2.2 Классификация первичных учетных документов
2.3 Система документооборота первичных учётных документов
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Эффективная организация системы первичного учёта становится в
настоящее время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то
достаточно оперативного решения. Связано это с тем, что сегодня
значительная часть российских предприятий, пережив все экономические и
политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и тем не менее
«оставшихся на плаву», перешли к качественно новому этапу своего
развития. Накоплен определённый опыт функционирования организаций в
условиях рыночной экономики, при этом коренным образом изменился
подход к ведению бизнеса.
Следует отметить, что первичный учёт является базой бухгалтерского
учёта, результаты анализа состояния первичного учёта на 70-80% можно
проецировать на систему бухгалтерского учёта и систему внутреннего
контроля на предприятии. Необходи мым условием обеспечения высокой
эффективности первичного учёта, является разработка научно-обоснованной
методики его организации. Данная проблема тем более актуальна, что до
настоящего времени отсутствует достаточная научно – практическая база по
предмету исследования, теоретически не обобщены вопросы организации
первичного учёта.6
Целью данной работы является показать первичный учёт как
самостоятельную, требующей исследования систему.
Основными задачами являются:
- изучить нормативно – правовую базу регулирования бухгалтерского
учета на предприятии;
- определить понятие и сущность первичного учета на предприятии;
- рассмотреть понятие и классификацию документов, требования к их
оформлению;
- охарактеризовать систему документооборота первичных учётных
документов.
Предметом исследования являются первичные документы.
Информационной базой для написания курсовой работы является
нормативная документация, публикации экономических журналов и газет,
учебная литература, таких авторов как: С. В. Черемисина, Н. П. Кондраков,
В. В. Бородина, А. В. Зонова, К. А. Либерман, Н. А. Козодоева, а также
интернет источники.
Кроме того, работа базируется на изучении и анализе законодательных
актов и нормативных документов, регулирующих и определяющих правовые
и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учёта в
Российской Федераци

4. Организация работы с документацией.
Первые три элемента – наиболее статичны и представляют некую объективную данность для руководства предприятия (за исключением внутренних факторов среды функционирования СОПУ). Последний элемент – динамичная составляющая СОПУ, способная оперативно изменяться под воздействием управляющего органа предприятия.
Обозначив структуру системы первичного учёта, следует определиться с целями, которые должна преследовать система организации первичного учёта. Формулирование целей – процесс очень сложный. «Целью называют идеальный результат деятельности в будущем. Цель определяет то, ради чего создают систему, при этом цель всегда лежит вне системы. Качество цели определяет успех или неудачу функционирования системы.
Перечислим известные требования к целям[49, с. 300].
· Цели должны быть недвусмысленно сформулированы и поняты исполнителями. Считают, что нет благоприятных условий для компаний, у которых нет ясных целей.
· Цель должна быть измеряема. Для этого может быть использована обратная связь.
· Цель должна иметь сроки исполнения. Отсутствие срока будет всё время возвращать исполнителя к начальной точке действия.
· Цель должна мотивировать действия исполнителя в необходимом для её достижения направлении. Поэтому цели организации должны быть связаны с системой вознаграждения.
· Цели организации и отдельных групп исполнителей должны быть совместимы.
· Цель должна быть формализуема, т.е. должен быть определённый критерий оценки эффективности системы.
Для коммерческих организаций основной целью является максимизация прибыли. При этом могут формулироваться дополнительные ограничивающие требования, например обеспечение безопасности, недопущение ущерба и т.д. В литературе различают три типа целей: официальные, оперативные и операционные.
Официальные цели определяют общее назначение организации, декларируются в уставе или положении об организации, а также заявляются публично руководителем. Они объясняют необходимость организации для общества, имеют внешнюю направленность и выполняют важную защитную функцию, создавая организации соответствующий имидж.
Оперативные цели определяют, чем на самом деле в текущий период занимается организация. Такие цели имеют внутреннюю направленность и призваны мобилизовать ресурсы организации. Именно оперативные цели выполняют многочисленные системы, функционирующие в рамках предприятия и призванные обеспечить выполнение официальной (стратегической) цели (в их числе и система организации первичного учёта).
Операционные цели ещё более конкретны и измеряемы, чем оперативные. Они направляют деятельность конкретных служб и работников организации и позволяют давать оценку их работе. Такие цели формулируют в виде конкретных зданий отдельным группам и исполнителям» [45, с. 154].
Основной целью системы первичного учёта следует считать обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта (см. структуру СОПУ), при которой в любой момент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователи имели бы возможность получить оперативную достоверную первичную информацию о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды.
Дополнительной целью системы первичного учёта должно стать обеспечение безопасности деятельности фирмы.
Достижению поставленных целей будет служить правильное построение системы первичного учёта, которое в свою очередь невозможно без тщательного анализа всей структуры системы первичного учёта в целом.
Прежде всего, необходимо проанализировать, какие оперативные факты (хозяйственные операции), в каком случае и в какое время являются начальным объектом в системе первичного учёта. Бухгалтерский учёт документально отражает все хозяйственные операции, и каждый зафиксированный в нём факт должен отвечать следующим требованиям[49, с. 312]:
· происходить в рамках хозяйственной деятельности организации (предприятия);
· быть обозрим и измерим;
· не содержать двоякой трактовки смысла конкретного факта хозяйственной деятельности.
Однако не все хозяйственные операции, отвечающие этим требованиям, должны быть зафиксированы на носителях информации. Из них должны быть исключены те, которые не изменяют качественного или количественного состояния объекта учёта. Иначе говоря, факты, не влекущие никаких последствий с точки зрения имущества, обязательств предприятия и их движения, не должны становиться объектами первичного учёта.
Отвечая на вопрос о том, в какое время надлежит регистрировать оперативный факт, надо отметить следующее: если совершаемая операция удовлетворяет всем требованиям и условиям, перечисленным выше, то она должна быть зарегистрирована в момент совершения, а при отсутствии такой возможности – сразу по её окончании.
Определение того, следует ли оперативный факт считать хозяйственной операцией и, соответственно, отражать в первичных документах, - не очень сложная задача. Гораздо сложнее определить, кто должен отвечать за наблюдение за данной операцией и её регистрацию. Вопрос не является актуальным, если операция типовая. Однако при возникновении ситуации, когда оперативный факт проявляет себя впервые, задача финансовой службы предприятия состоит в организации такой системы первичного учёта, при которой любая совершённая хозяйственная операция, меняющая суть объектов учёта, нашла своё место при регистрации учётной информации и была надлежащим образом доведена до выхода из системы первичного учёта.
1.3 Элементы системы организации первичного учёта
Исследование построения на предприятии СОПУ целесообразно начать с анализа сбора и регистрации оперативных фактов, подлежащих первичному учёту, т.к. этот элемент является точкой отсчёта всей системы первичного учёта.
Под сбором и регистрацией оперативных фактов понимается организованная совокупность средств и приёмов по восприятию, измерению и первоначальной фиксации на различных носителях исходной информации о хозяйственных операциях и иных фактах хозяйственной деятельности предприятия.
При сборе и измерении первичной информации на различных участках могут применяться следующие средства [54, с. 305].
1. На участках учёта сырья, материалов, полуфабрикатов – весы различных видов, мерная тара, специальные транспортные поддоны.
2. На участках учёта труда – часы, а также счётчики с разнообразными датчиками, позволяющими накапливать результаты измерений.
3. При учёте производственных ресурсов – различные автоматизированные системы по учёту, к примеру, энергоресурсов (подачи пара, топлива, электроэнергии и т.п.)
4. При учёте выработки – разнообразные регистрирующие приборы, позволяющие фиксировать, накапливать и передавать на периферийные устройства результаты работы за определённый промежуток времени отдельного станка, линии и проч.
Оптимальным вариантом организации сбора и регистрации информации при помощи различных средств регистрации и средств передачи и накопления информации. Однако в силу различных причин (нехватка финансовых ресурсов, небольшие размеры предприятия, непонимание руководством необходимости во внедрении высокотехнологичных средств сбора и регистрации информации и т.д.) далеко не каждое современное предприятие обладает столь высокоэффективными методами сбора и регистрации оперативных фактов хозяйственной деятельности. На многих ныне действующих предприятиях применяются ручные или полумеханизированные способы сбора и регистрации первичной информации.
Очень важно, какие технические средства применяются при сборе и регистрации оперативных фактов на различных участках и стадиях учётного процесса, что позволяет выявить [51, с. 310]:
1. степень точности при сборе и при регистрации оперативных фактов;
2. уровень оперативности сбора (съёма, фиксации) и регистрации первичной информации об отдельных хозяйственных операциях и прочих фактах хозяйственной деятельности предприятия;
3. сформировать собственное мнение о том, будет ли и в дальнейшем первичная информация собрана и зарегистрирована с той же степенью точности и при том же уровне оперативности на конкретном участке учёта или на определённой стадии учётного процесса.
Следующий элемент СОПУ, подлежащий анализу, - среда функционирования системы организации первичного учёта.
Под средой функционирования СОПУ – понимается совокупность внешних и внутренних факторов, влияющих на организацию первичного учёта.
Среда является сложной системой. Она может быть естественной и искусственной, экономической, политической, и правовой и проч.
Один из способов анализа среды и её влияния на функционирование системы – разделение всех факторов среды на две части: прямого и косвенного воздействия. К внешним факторам можно отнести размеры организации, местоположение, ресурсы, технология, требования законодательства и др., а к внутренним, например, организационная структура, работа с персоналом, техническая оснащённость и др. [47, с. 161].
Следующей важной составляющей СОПУ является собственно сам массив первичной учётной документации. Документирование информации – обязательное условие для её включения в информационные ресурсы – осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, за безопасность Российской Федерации (Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 08 июля 2006г. №149 – ФЗ).
2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТА
2.1 Необходимость и сущность документирования в бухгалтерском учете
В информационной системе управления организацией важное место занимает информационная система «Бухгалтерский учет», которую одновременно можно рассматривать как одну из подсистем АСУ [37].
Рассматривая информационную систему «Бухгалтерский учет», как самостоятельную систему, необходимо понимать, что ее основу составляют документы.
В общем представлении документы – основной и важный источник получения информации о хозяйственной деятельности организации.
При этом, имея в виду, что особенностью бухгалтерского учета является сплошное, непрерывное и взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации, то документирование следует рассматривать, как один из элементов метода бухгалтерского учета. Таким образом, документирование можно рассматривать как способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершающихся хозяйственных явлениях.
Документы в бухгалтерском учете представляют собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций. Документы являются основанием и подтверждением учетных записей [52, с. 100].
Документы широко используются в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью любого юридического лица. Так, требования производственных цехов служат основанием для отпуска материалов со склада в производство, платежные требования поставщиков — для перечисления денежных средств с расчетного счета организации в уплату за поступившие сырье, материалы и т.д. На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением материальных и денежных средств, состоянием расчетов. Подписывая документ, руководитель любого уровня контролирует законность и целесообразность операции, оформляемой документом. Этим определяется персональная ответственность за совершаемые им действия.
Бухгалтерские документы имеют большое значение в обеспечении сохранности собственности, для контроля за действиями материально ответственных лиц, вскрытия случаев хищений и злоупотреблений. Отражение в учете хозяйственных операций на основе документов позволяет на любой момент получить сведения о наличии тех или иных материалов и денежных ценностей у каждого материально - ответственного лица. Сопоставление документальных (учетных) данных с фактическими позволяет выявлять расхождения—недостачи или излишки.
Документы используются для анализа финансово-хозяйственной деятельности любого юридического лица. В процессе его изучаются факторы, способствующие выполнению показателей или, наоборот, явившиеся причиной их невыполнения. Для установления таких причин нередко, кроме отчетных данных, привлекаются документы, послужившие основанием для учетных записей. Это позволяет определить, насколько рационально расходуются материальные и денежные средства, способствует более эффективному их использованию [37].
Велико и правовое значение документов. Являясь письменным свидетельством совершенных хозяйственных операций и основой записей в бухгалтерском учете, документы используются как доказательства при спорах, возникающих между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом. Эти споры рассматриваются в судебных органах и арбитраже. Документы используются и в судебно- бухгалтерской экспертизе, которая проводится в необходимых случаях по решению следственных органов при расследовании отдельных дел. Они имеют юридическую силу в качестве письменного свидетельства только в случае, если составлены своевременно и оформлены в соответствии совсеми предъявляемыми к ним требованиями.
Документы, оформляющие хозяйственные операции, представляют собой бланки, отпечатанные типографским способом, и содержат строки, графы в виде колонок (клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. Документы могут заполняться от руки или механизированным способом с помощью вычислительных или пишущих машин. Как правило, учетные документы заполняются в нескольких экземплярах.
В последние годы применяются такие первичные документы, которые создаются, а затем передаются с помощью современных информационно-телекоммуникационных технологий (далее «ИТКТ») [37].
Общий порядок создания первичных документов, отражения информации в бухгалтерском учете, ее хранения, порядок организации документооборота определяются соответствующими документами, утверждаемыми Министерством Финансов РФ по согласованию с Госкомстатом РФ. Первичные документы создаются на бланках типовых и специализированным форм. Министерства и ведомства разрабатывают и утверждают при необходимости специализированные формы для своих подведомственных предприятий и организаций с учетом отраслевой специфики.
2.2 Классификация первичных учетных документов
В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.
Для более полного и точного понимания содержания и назначения документов их классифицируют по ряду признаков: по назначению, способу составления, объему содержания, месту составления, количеству позиций, способу заполнения (таблица 1)[37].
Таблица 1 - Классификация документов
Признаки
Виды документов
Характеристика документов
1
2
3
По месту составления
Внешние
Внутренние
- оформляют хозяйственные операции, совершаемые между организациями (договоры); поступают со стороны (платежные поручения, требования, счета-фактуры поставщика);
- составляются на предприятии;
По назначению
Распрядительные
Оправдательные
Комбинированные
- отражают распоряжение о выполнении тех или иных хозяйственных операций (платежное поручение, платежные требования);
- удостоверяют факт совершения хозяйственной операции (приходные ордера материалов);
- сочетаются различные варианты (приходные, расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и др.);
По объему содержания
Первичные:
а) разовые
б) накопительные
в) сводные
- оформляют каждую операцию и составляются в один прием;
- составляются в течение определенного времени путем накапливания однородных операций (лимитные карты);
- обобщают показатели путем группировки, систематизации первичных документов;
По количеству строк
Однострочные
Многострочные
- оформляются одной из хозяйственных операций на один предмет или одну работу (приходный ордер на материалы);
- оформляют одной хозяйственной операцией на несколько предметов и работ (требование на материалы);
По отражаемым операциям
Документы по каждому объекту учета
- первичные документы группируются согласно типовой форме, которой присваивается шифр;
- сводные документы также имеют свою нумерацию;
По способу изготовления
Рукописные
Машинописные
- создаются и обрабатываются вручную; - оформляются с использованием электронных машин и ВТ;
- применяются при компьютерной обработке информации.
По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные [41, c. 310].
Распорядительные документы содержат распоряжение, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Например, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера. К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расчетов, наряд на сдельную работу и др.
Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т.е. документы подтверждают факт совершения операции, поэтому они служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств. К таким документам относятся: приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их. К ним относятся: накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (в торговле), другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.
Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных, оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции и оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах. Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. После того как деньги будут выданы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы.
После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления. К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.
Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.
По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными. В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, и они являются первым свидетельством об их осуществлении. К ним относятся: чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации основных средств, платежное требование и др. [40, c. 96].