Понятие электронный документ

Курсовая оформлена и прошла проверку на оригинальность ...

ВВЕДЕНИЕ 3
1 Теоретические аспекты электронного документа 5
1.1 Понятие и сущность электронного документа 5
1.2 Требования, предъявляемые к содержанию и составлению электронных документов 8
1.3 Принципы хранения электронных документов……………………..…12
1.4 Классификация электронных документов……………………………..15
2 Преимущества электронного документооборота 19
3 Развитие электронного документооборота………………………………21
3.1 История развития электронного документа……………………………21
3.2 Перспективы развития электронного документооборота…………….24
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 27
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 28

Анализ литературы, цель, предмет, структура

Собственник информационных систем и сетей - государство, административно-территориальная единица, физическое или юридическое лицо, в соответствии с законом осуществляющие в полном объеме владение, пользование и распоряжение информационными системами и сетями;Машинный  носитель - магнитный диск, магнитная  лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию  устаревать, то есть изменяться по мере научно-технического прогресса в  сфере техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа, к таким документам спустя определенный период времени, когда при наличиифизического носителя информации из-за отсутствия соответствующей техники электронную запись невозможно будет прочесть [7]. Поэтому электронный документ должен соответствовать  следующим требованиям:     -создаваться, обрабатываться, передаваться  и храниться с помощью программных  и технических средств;     -иметь структуру, установленную настоящим Законом, и содержать реквизиты, позволяющие произвести идентификацию;     -быть представленным в форме,  понятной для восприятия человеком.Электронный документ может быть представлен  как в виде оригинала, так и в виде копии. Вопрос о копийности электронного документа важен в первую очередь с правовой точки зрения. Оригинал  электронного документа существует только в электронном виде. Все  идентичные экземпляры электронного документа  являются оригиналами и имеют  одинаковую юридическую силу. Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа. В случае, когда одним лицом создаются документ на бумажном носителе и электронный документ, идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.Копии электронного документа создаются  путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа.Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе может  осуществляться:     - нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;     -индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим лицензию на осуществление такой деятельности.Воспроизведение электронного документа на ином, кроме  бумажного, отделимом от машинного  носителя материальном объекте либо его копия на бумажном носителе, надлежащим образом не удостоверенная, не имеют юридической силы копии электронного документа.Принципы хранения электронных документовАктивное  использование компьютера для создания документов может породить проблему организации хранения и последующего поиска нужного документа. Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их. При использовании только стандартных программ для создания и работы с документами организация хранения электронного вида документа – файла - полностью лежит на пользователе. Рациональная организация хранения особенно важна при большом количестве документов и необходимости поиска нужного в определенный момент документа. Опираясь только на базовые возможности WINDOWS и MS OFFICE, можно достаточно эффективно управлять файловой системой. К средствам и методам организации хранения файлов относятся система имен файлов и система каталогов. Для более эффективного использования места на жестком диске компьютера может быть создан логический диск, использующий сжатие файлов. Организация совместного доступа к логическому диску производится аналогично организации доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических файлов типа bmp, pcx, tif. Один  из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в любом офисе – это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:устойчивого электропитания;резервного копирования;антивирусной защиты;профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).Первая  задача – это обеспечение надежного  бесперебойного электропитания компьютеров. Для этого служат устройства, которые  так и называются – источник бесперебойного питания.Вторая  задача – обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного  сотрудника, - призвана обеспечить восстановление утраченных документов.Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе - сменных жестких дисках, дискетах, ZIP-дискетах, пишущих CD RW, и так далее. Наличие резервной копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.Задача  организации резервного копирования включает в себя:выбор оптимального устройства, на которое будет производиться резервное копирование;организацию процедуры периодического копирования.Если  все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров сети.Не  менее важна организация процесса резервного копирования.Периодичность копирования устанавливается с учетом объема документов, создаваемых в организации, их важности и наличия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с установленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Периодичность создания и обновления резервных копий может определяться инструкциями по системе информационного обеспечения организации. Ежедневное проведение архивации данных может занимать всего 5-15 минут и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации [6].Для создания резервных копий может  быть использована стандартная программа  BACKUP или внешние программы-архиваторы.Программа BACKUP выполняет три основных функции:создает архив – архивирует выбранные папки и файлы, то есть «сжимает» информацию и помещает ее в один файл-архив на выбранное устройство внешней памяти;восстанавливает архив при необходимости;производит сравнение файлов архива с файлами-оригиналами и обновление архива, заменяя в архиве старые файлы более новыми.Среди программ-архиваторов наиболее популярными  являются ZIP- и ARJ-архиваторы, которые существуют как в версии для DOS, так и для WINDOWS.Основные  операции, которые обеспечивает WinZip, следующие:создание архива;обновление архива;извлечение файлов из архива.Антивирусные  программы предотвращают проникновение  вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и  осуществляют «лечение» зараженного  компьютера. Особенно опасны вирусы в  условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:нелегальное программное обеспечение;дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загрузочном секторе;документы MS Word и Excel, зараженные микровирусами.Проверку  компьютера, выявление вирусов и  их уничтожение осуществляет ряд  антивирусных программ.Четвертая задача – осуществление диагностики состояния компьютера с использованием программ, предотвращающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение данных в случае «краха системы» и т. п. Работа таких вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.Чем меньше программ установлено на компьютере, тем меньше вероятность случайных  сбоев и отказов в работе. Если же все-таки необходимо установить новую  программу, рекомендуется использовать специальные программы для отслеживания процесса установки новой программы и в случае необходимости – корректного ее удаления.Электронный документ – это очень обширная и актуальная тема, так как в  настоящее время практически  ни одно дело не обходится без компьютерного  обеспечения. Подводя общие итоги, можно сказать, что электронный документ – это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых ЭВМ, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом под электронным носителем понимается материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронной вычислительной техники [5].Если  нарушаются правила работы с электронными документами, то из-за одной ошибки организация рискует потерять сразу весь массив документов. Классификация электронных документовДля того чтобы успешно проводить комплектование и формирование фонда электронных документов следует, прежде всего, провести классификацию электронных документов.Согласно ГОСТ 7.83-2001 "Электронные издания. Основные виды и выходные сведения" электронный документ: документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники.Электронное издание: Электронный документ (группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения.Электронные издания различают:по наличию печатного эквивалентаэлектронный аналог печатного издания: электронное издание, в основном воспроизводящее соответствующее печатное издание (расположение текста на страницах, иллюстрации, ссылки, примечания и т.п.),самостоятельное электронное издание: электронное издание, не имеющее печатных аналогов;по природе основной информации:текстовое (символьное) электронное издание: электронное издание, содержащее преимущественно текстовую информацию, представленную в форме, допускающей посимвольную обработку,изобразительное электронное издание: электронное издание, содержащее преимущественно электронные образцы объектов, рассматриваемых как целостные графические сущности, представленных в форме, допускающей просмотр и печатное воспроизведение, но не допускающей посимвольной обработки,звуковое электронное издание: электронное издание, содержащее цифровое представление звуковой информации в форме, допускающей ее прослушивание, но не предназначенной для печатного воспроизведения,программный продукт: самостоятельное, отчуждаемое произведение, представляющее собой публикацию текста программы или программ на языке программирования или в виде исполняемого кода,мультимедийное электронное издание: электронное издание, в котором информация различной природы присутствует равноправно и взаимосвязано для решения определенных разработчиком задач, причем эта взаимосвязь обеспечена соответствующими программными средствами;по целевому назначениюофициальное электронное издание: электронное издание, публикуемое от имени государственных органов, учреждений, ведомств или общественных организаций, содержащее материалы нормативного или директивного характера,научное электронное издание: электронное издание, содержащее сведения о теоретических и (или) экспериментальных исследованиях, а также научно подготовленные к публикации памятники культуры и исторические документы,научно-популярное электронное издание: электронное издание, содержащее сведения о теоретических и (или) экспериментальных исследованиях в области науки, культуры и техники, изложенные в форме, доступной читателю-неспециалисту,производственно-практическое электронное издание: электронное издание, содержащее сведения по технологии, технике и организации производства, а также других областей общественной практики, рассчитанное на специалистов различной квалификации,нормативно производственно-практическое электронное издание: электронное издание, содержащее нормы, правила и требования в разных сферах производственной деятельности,учебное электронное издание: электронное издание, содержащее систематизированные сведения научного или прикладного характера, изложенные в форме, удобной для изучения и преподавания, и расчитанное на учащихся разного возраста и степени обучения,массово-политическое электронное издание: электронное издание, содержащее произведение общественно-политической тематики, агитационно-пропагандистского характера и предназначенное широким кругам читателей,справочное электронное издание: электронное издание, содержащее краткие сведения научного и прикладного характера, расположенные в порядке, удобном для их быстрого отыскания, не предназначенное для сплошного чтения,электронное издание для досуга: электронное издание, содержащее общедоступные сведения по организации быта, разнообразным формам самодеятельного творчества, различным видам увлечений, компьютерные игры,рекламное электронное издание: электронное издание, содержащее изложенные в привлекающей внимание форме сведения об изделиях, услугах, мероприятиях с целью создания спроса на них,художественное электронное издание: электронное издание, содержащее произведения художественной литературы, изобразительного искусства, театрального, эстрадного и циркового творчества, произведения кино, музейную и другую информацию, относящуюся к сфере культуры и не являющейся содержанием научных исследований;по технологии распространениялокальное электронное издание: электронное издание, предназначенное для локального использования и выпускающееся в виде определенного количества идентичных экземпляров (тиража) на переносимых машиночитаемых носителях,сетевое электронное издание: электронное издание, доступное потенциально неограниченному кругу пользователей через телекоммуникационные сети [8]. ПРЕИМУЩЕСТВА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТАЭлектронный документооборот – это единый механизм движения документов, созданных с помощью компьютерных средств, как правило, подписанных электронной цифровой подписью, а также способ обработки этих документов с помощь различных электронных носителей.Электронный документооборот может быть применим в любой организации: и на малом предприятии, и в огромной корпорации или холдинге с разветвленной сетью филиалов. Он обладает целым рядом преимуществ.Во-первых, это прозрачность бизнес-процессов. Контроль над исполнением, получением, созданием и, вообще, существованием документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что позволяет следить за бизнес-процессами руководству и линейным руководителям.Также несомненным преимуществом электронного документооборота является повышение исполнительской функции. По статистике достаточно  большой процент поручений не выполняется работниками. В системе электронного документооборота руководитель может контролировать все рабочие процессы, скорость и качество выполнения, а, главное, результат работы.Сокращение времени на обработку и исполнение самих документов. Электронный документооборот обеспечивает более быстрое создание, поиск, обработку и рассылку документов, а также автоматическое составление сводок, отчетов и реестров, что позволяет оперативно и качественно выполнять работу и, в конечном итоге, оптимизировать бизнес-процессы [3].Внедрение системы электронного документооборота также позволяет повысить уровень конфиденциальности. Каждый участник получает именно ту степень доступа к документам компании, которая соответствует его полномочиям: чтение, редактирование документа, либо полные права. Все действия протоколируются в компьютерной системе, поэтому в любой момент можно посмотреть, кто работал с данными, вносил изменения в них.Вообще, проблема конфиденциальности стоит очень остро. Утрата некоторых документов компании может повлечь за собой миллионные убытки. Ведь бумажные документы можно без проблем изъять из папки и всю информацию передать на сторону. При внедрении в компанию системы электронного документооборота полностью исключить утечку информации, конечно, не удастся, однако всегда можно посмотреть, кто из сотрудников, когда, в какой момент и каким образом пользовался этими документами.Электронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обучения новых сотрудников и внедрение новых процессов в компанию. Внедрение новых инструкций и положений при электронном документообороте происходит значительно быстрее, нежели информирование каждого сотрудника по отдельности и ознакомление его с бумажными документами [6].