Письмо - самый распространённый способ обмена информацией. Разновидности писем

СОДЕРЖАНИЕ
Стр.
Введение...................................................................................................................3
1 ИСТОРИЯ ПРОИСХОЖДЕНИЯ ПИСЬМА.....................................................5
2 РАЗНОВИДНОСТИ ПИСЕМ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ...............................8
3 ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ПИСЬМА...........15
Заключение.............................................................................................................17
Список использованных источников...................................................................19
Приложение А Образец письма-сообщения.......................................................21
Образец Б Образец сопроводительного письма................................................22
Образец В Образец письма-напм ...

Информационно-справочный документ сообщает сведение, побуждающее принимать определенное решение, т.е. инициирует управленческое решение, позволяет выбрать тот или иной способ по управленческому воздействию.

Информационно-справочный документ используют как для передачи данных от одного адресата (должностных лиц, структурных подразделений, всей организации) к другому, так и для фиксации какого-то информационного сведения.

Информационное письмо может рассылаться широкому кругу адресатов. В зависимости от условия и цели по информированию в этой группе выделяют несколько разновидностей писем [9, c. 102]:письма-сообщения - письма, которым автор проинформирует адресатов о каком-либо событии, факте, представляющем взаимный интерес; письма-сообщения могут быть инициативными или являться ответами на письмо-просьбу или письма-запросы; (см. Приложение А ).сопроводительные письма - письма, составляющиеся при отправке адресату документа или материальной ценности и содержащие дополнительное разъяснение к приложенным документам. В нем указывают, для чего направляется основные документы, что необходимо делать и в какие сроки, объясняют причины задержки, разъясняют какой-либо сложный момент; (см. Приложение Б);письмо-напоминание - письма, целью которого является побудить адресатов выполнять взятые на себя обязательства или принятую договоренность; (см. Приложение В);письмо-извещение - письма, информирующие о публичном мероприятии (совещание, семинар, выставки, конференции и т. п.); как правило, рассылают широкому кругу организаций с целью их привлечения к участию в проводимом мероприятии. Письмо-извещение может не только сообщить о проводимых мероприятий, времени и местах проведения, однако и приглашать к участию, сообщить об условиях участия в мероприятии и содержать другие вспомогательные данные. Такие письма не потребуют ответов;письмо-уведомление - письма, сообщающие официальную информацию о каких-либо мероприятиях или действии, имеющих отношение к адресатам. Уведомление может опубликоваться в печатном издании в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц.рекламное письмо - письма, предлагающие товар (услугу), стимулирующий интерес к товарам и желание его приобретать. К такому письму относят письмо-презентацию, письмо-объявление, предложение-представление;письмо, содержащее просьбы или предложение - письмо, целью которого является побуждать адресатов совершать определённые действия, которые представляют интерес для авторов письма. В такой группе писем выделяются нижеприведенный ряд разновидностей:письмо-просьба - письма, цель которых - получение данных, инициирование действия, необходимого организации-авторам (см. Приложение Г). Просьба сможет излагаться от первых лиц единственного числа, от первых лиц множественного числа; от третьих лиц единственного числа и от третьих лиц множественного числа. Письма-просьбы всегда потребуют письма-ответа;письмо-запрос – письма, направляемые с целью получения каких-либо официальных данных или документов. Письма- запросы, как и письма-просьбы, всегда потребует ответов.письма-предложения-письма, направляемые потенциальным партнерам с предложением сотрудничества (в коммерческой деятельности - с предложением товара, услуги) и др. В коммерческой деятельности предложение называют офертой. Письма-предложения смогут быть ответами на запрос, а могут быть и инициативными;письма-заявки - письма (разновидность письма-просьбы), выражающие желание организаций принимать участие в мероприятии или получать услугу, предоставляемую другим организациями. Заявка, в отличии от писем-просьб и письма-запроса, не потребуют ответов в форме писем. В ответ на письма-заявки организации осуществляют определенное действие, включают указанных в заявке лиц в численность участников какого-либо мероприятия, высылают необходимый ряд материалов или изданий и др;письмо-заказ - письма, представляющие собой предложения покупателей заключать сделки при указании её конкретных условий. Письма-заказы могут являться ответом на коммерческие предложения;письмо-приглашение - письма, содержащие предложения принимать участие в каких-либо мероприятиях; в особо торжественном случае письмо-приглашение может составляться на специальном бланке;письмо, содержащее требования или претензию - письмо, составляемое в ситуации, когда одна из сторон деловых отношений не выполнит или выполнит ненадлежащим образом взятое на себя обязательство или возложенную на неё функцию;письмо-требование - письма, цель которых - заставлять адресата выполнять взятые на себя обязательства в условии, когда уже имеются или могут появляться нарушения ранее принятой договоренности;письмо-претензия (рекламация)- письма, содержащие заявления о нарушении условия в договоре и требования возмещения убытка. Рекламация может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, срока поставки и т.п. Рекламация содержит: основания для предъявления претензии; доказательства произошедших ущербов; конкретное требование сторон, предъявляющих претензии. Рекламация представляется в письменном виде, с приложением каждого необходимого документа. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переносится в арбитраж. В ответе на рекламацию сообщают, что данные приняты к рассмотрению, они рассматриваются полностью, частично либо отклоняются, денежная оплата производится;письма-ответы - письмо, составляемое в ответ на письма-просьбы, предложения, запросы, приглашения. Сюда относят:письма-согласия - письма, являющиеся положительными ответами на просьбы, запросы или предложения;письмо-отказ - письма, где дают отрицательные ответы на письмо-просьбу или письма-запросы;этикетное письмо - это письмо, цель которых - выражение внимания, участия. Основные разновидности этикетных писем – это [11, c. 100]:письмо-поздравление – деловые письма, составляемые в торжественном случае;письма-благодарность (благодарственные письма) - письма, направляемые организации, должностным лицам или гражданам с выражением благодарности за совершенное действие, оказанные услуги;письмо-соболезнование - письма, составляемые в ситуации, требующей выражения участия (смерть, несчастные случаи, последствие стихийного бедствия и т. п.);письмо-извинение - письма, авторы которых приносят извинение корреспондентам за причиненное неудобство;письмо, содержащее обязательство, подтверждение, гарантии. Сюда относят:гарантийные письма - письма, содержащие обязательства или подтверждение оплаты работы, продукции, услуги, аренды, качества и срока по выполнению работы, возврата кредитов и др. Такие письма имеют повышенные правовые функции;письмо-подтверждение – письма, в котором адресаты сообщают о получении высланных в его адрес документа или другого материала, готовности принять участие в каком-либо мероприятии или реализовывать ранее достигнутую договоренность, намерения и др.;рекомендательное письмо - письма, автор которого даст характеристики другим лицам с целью устройства последних на работу, обучение и др.По функциональным признакам письма можно делить на нижеприведённый ряд групп [12, c. 101]:письмо, требующее письма-ответа, или инициативное письмо письмо-просьба; письма-запросы; письма-предложения и др. Это самая распространенная разновидность писем;письма, которые не требуют письма-ответа, или ответное письмо (письмо-подтверждение; письмо-напоминание; письмо-согласие, письма-приглашения и др. Такого рода письма по собственном содержанию находятся в зависимости от инициативных писем. Нередко ответное письмо содержит отказ, в этом случае они должны быть хорошо аргументированы.По структурным признакам деловое письмо бывает:регламентированное (стандартное). Регламентированное письмо решит типичный вопрос регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартной синтаксической конструкции. К таким стандартным конструкциям относят формулировку, указывающую либо на причину обращения («В связи с неполучением счёта-фактуры...», «Ввиду задержки получения грузов...»), либо на ссылку («Ссылаясь на Ваши запросы от...», «Согласно протоколам о взаимной поставке…»), либо на цель («В цели скорейшего решения вопроса...», «В ответ на Ваш запрос...»).нерегламентированное (нестандартное). Нерегламентированное деловое письмо отобразит какую-либо исключительную, необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особенном значении, которое придают письму составители, и потому представляют собой авторский текст, который реализуется в качестве формально-логического повествования или этикетного текста. В отличии от регламентированного делового письма эти письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используют стандартную фразу. Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированного письма вовсе не содержит элемента по стандартизации. Стандартное словосочетание (термин, номенклатурный знак, устойчивый оборот) используют и в нерегламентированном письме. Такие письма, обычно, включают элементы по повествованию (историю вопроса), этикетную рамку и обязательные элементы деловых писем - речевое действие: «благодарю», «выражаю надежду», «ставлю Вас в известность», «подтверждаю», «приказываю», «напоминаю» и т.д.По тематическому признаку проводят условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считают, что переписка, оформляемая экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятий, называют деловой корреспонденцией. Письмо, составляемое при заключении и выполнении коммерческой сделки, при решении вопроса по сбыту продукции и вопроса снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письмо - запросы, предложение (оферта), письма-претензии и ответ на эти виды писем).По признакам адресатов деловые письма бывают:обычное - письма, которые отправляют на один адрес;циркулярное – письмо, которое направляют из одного источника в несколько адресов, обычно, подчиненных инстанций (организаций)По композиционной особенности деловые письма делят на:одноаспектное- письмо, рассматривающее одну проблему, вопрос;многоаспектное - письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты: просьба, сообщение, предложение.По формам отправления письма бывают [12, c. 103]:обычное почтовое.