Вход

Письмо - самый распространённый способ обмена информацией. Разновидности писем

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Курсовая работа*
Код 212897
Дата создания 22 марта 2017
Страниц 20
Покупка готовых работ временно недоступна.
740руб.

Описание

СОДЕРЖАНИЕ
Стр.
Введение...................................................................................................................3
1 ИСТОРИЯ ПРОИСХОЖДЕНИЯ ПИСЬМА.....................................................5
2 РАЗНОВИДНОСТИ ПИСЕМ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ...............................8
3 ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ПИСЬМА...........15
Заключение.............................................................................................................17
Список использованных источников...................................................................19
Приложение А Образец письма-сообщения.......................................................21
Образец Б Образец сопроводительного письма................................................22
Образец В Образец письма-напм ...

Содержание

Информационно-справочный документ сообщает сведение, побуждающее принимать определенное решение, т.е. инициирует управленческое решение, позволяет выбрать тот или иной способ по управленческому воздействию.

Введение

Информационно-справочный документ используют как для передачи данных от одного адресата (должностных лиц, структурных подразделений, всей организации) к другому, так и для фиксации какого-то информационного сведения.

Фрагмент работы для ознакомления

Информационное письмо может рассылаться широкому кругу адресатов. В зависимости от условия и цели по информированию в этой группе выделяют несколько разновидностей писем [9, c. 102]:письма-сообщения - письма, которым автор проинформирует адресатов о каком-либо событии, факте, представляющем взаимный интерес; письма-сообщения могут быть инициативными или являться ответами на письмо-просьбу или письма-запросы; (см. Приложение А ).сопроводительные письма - письма, составляющиеся при отправке адресату документа или материальной ценности и содержащие дополнительное разъяснение к приложенным документам. В нем указывают, для чего направляется основные документы, что необходимо делать и в какие сроки, объясняют причины задержки, разъясняют какой-либо сложный момент; (см. Приложение Б);письмо-напоминание - письма, целью которого является побудить адресатов выполнять взятые на себя обязательства или принятую договоренность; (см. Приложение В);письмо-извещение - письма, информирующие о публичном мероприятии (совещание, семинар, выставки, конференции и т. п.); как правило, рассылают широкому кругу организаций с целью их привлечения к участию в проводимом мероприятии. Письмо-извещение может не только сообщить о проводимых мероприятий, времени и местах проведения, однако и приглашать к участию, сообщить об условиях участия в мероприятии и содержать другие вспомогательные данные. Такие письма не потребуют ответов;письмо-уведомление - письма, сообщающие официальную информацию о каких-либо мероприятиях или действии, имеющих отношение к адресатам. Уведомление может опубликоваться в печатном издании в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц.рекламное письмо - письма, предлагающие товар (услугу), стимулирующий интерес к товарам и желание его приобретать. К такому письму относят письмо-презентацию, письмо-объявление, предложение-представление;письмо, содержащее просьбы или предложение - письмо, целью которого является побуждать адресатов совершать определённые действия, которые представляют интерес для авторов письма. В такой группе писем выделяются нижеприведенный ряд разновидностей:письмо-просьба - письма, цель которых - получение данных, инициирование действия, необходимого организации-авторам (см. Приложение Г). Просьба сможет излагаться от первых лиц единственного числа, от первых лиц множественного числа; от третьих лиц единственного числа и от третьих лиц множественного числа. Письма-просьбы всегда потребуют письма-ответа;письмо-запрос – письма, направляемые с целью получения каких-либо официальных данных или документов. Письма- запросы, как и письма-просьбы, всегда потребует ответов.письма-предложения-письма, направляемые потенциальным партнерам с предложением сотрудничества (в коммерческой деятельности - с предложением товара, услуги) и др. В коммерческой деятельности предложение называют офертой. Письма-предложения смогут быть ответами на запрос, а могут быть и инициативными;письма-заявки - письма (разновидность письма-просьбы), выражающие желание организаций принимать участие в мероприятии или получать услугу, предоставляемую другим организациями. Заявка, в отличии от писем-просьб и письма-запроса, не потребуют ответов в форме писем. В ответ на письма-заявки организации осуществляют определенное действие, включают указанных в заявке лиц в численность участников какого-либо мероприятия, высылают необходимый ряд материалов или изданий и др;письмо-заказ - письма, представляющие собой предложения покупателей заключать сделки при указании её конкретных условий. Письма-заказы могут являться ответом на коммерческие предложения;письмо-приглашение - письма, содержащие предложения принимать участие в каких-либо мероприятиях; в особо торжественном случае письмо-приглашение может составляться на специальном бланке;письмо, содержащее требования или претензию - письмо, составляемое в ситуации, когда одна из сторон деловых отношений не выполнит или выполнит ненадлежащим образом взятое на себя обязательство или возложенную на неё функцию;письмо-требование - письма, цель которых - заставлять адресата выполнять взятые на себя обязательства в условии, когда уже имеются или могут появляться нарушения ранее принятой договоренности;письмо-претензия (рекламация)- письма, содержащие заявления о нарушении условия в договоре и требования возмещения убытка. Рекламация может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, срока поставки и т.п. Рекламация содержит: основания для предъявления претензии; доказательства произошедших ущербов; конкретное требование сторон, предъявляющих претензии. Рекламация представляется в письменном виде, с приложением каждого необходимого документа. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переносится в арбитраж. В ответе на рекламацию сообщают, что данные приняты к рассмотрению, они рассматриваются полностью, частично либо отклоняются, денежная оплата производится;письма-ответы - письмо, составляемое в ответ на письма-просьбы, предложения, запросы, приглашения. Сюда относят:письма-согласия - письма, являющиеся положительными ответами на просьбы, запросы или предложения;письмо-отказ - письма, где дают отрицательные ответы на письмо-просьбу или письма-запросы;этикетное письмо - это письмо, цель которых - выражение внимания, участия. Основные разновидности этикетных писем – это [11, c. 100]:письмо-поздравление – деловые письма, составляемые в торжественном случае;письма-благодарность (благодарственные письма) - письма, направляемые организации, должностным лицам или гражданам с выражением благодарности за совершенное действие, оказанные услуги;письмо-соболезнование - письма, составляемые в ситуации, требующей выражения участия (смерть, несчастные случаи, последствие стихийного бедствия и т. п.);письмо-извинение - письма, авторы которых приносят извинение корреспондентам за причиненное неудобство;письмо, содержащее обязательство, подтверждение, гарантии. Сюда относят:гарантийные письма - письма, содержащие обязательства или подтверждение оплаты работы, продукции, услуги, аренды, качества и срока по выполнению работы, возврата кредитов и др. Такие письма имеют повышенные правовые функции;письмо-подтверждение – письма, в котором адресаты сообщают о получении высланных в его адрес документа или другого материала, готовности принять участие в каком-либо мероприятии или реализовывать ранее достигнутую договоренность, намерения и др.;рекомендательное письмо - письма, автор которого даст характеристики другим лицам с целью устройства последних на работу, обучение и др.По функциональным признакам письма можно делить на нижеприведённый ряд групп [12, c. 101]:письмо, требующее письма-ответа, или инициативное письмо письмо-просьба; письма-запросы; письма-предложения и др. Это самая распространенная разновидность писем;письма, которые не требуют письма-ответа, или ответное письмо (письмо-подтверждение; письмо-напоминание; письмо-согласие, письма-приглашения и др. Такого рода письма по собственном содержанию находятся в зависимости от инициативных писем. Нередко ответное письмо содержит отказ, в этом случае они должны быть хорошо аргументированы.По структурным признакам деловое письмо бывает:регламентированное (стандартное). Регламентированное письмо решит типичный вопрос регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартной синтаксической конструкции. К таким стандартным конструкциям относят формулировку, указывающую либо на причину обращения («В связи с неполучением счёта-фактуры...», «Ввиду задержки получения грузов...»), либо на ссылку («Ссылаясь на Ваши запросы от...», «Согласно протоколам о взаимной поставке…»), либо на цель («В цели скорейшего решения вопроса...», «В ответ на Ваш запрос...»).нерегламентированное (нестандартное). Нерегламентированное деловое письмо отобразит какую-либо исключительную, необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особенном значении, которое придают письму составители, и потому представляют собой авторский текст, который реализуется в качестве формально-логического повествования или этикетного текста. В отличии от регламентированного делового письма эти письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используют стандартную фразу. Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированного письма вовсе не содержит элемента по стандартизации. Стандартное словосочетание (термин, номенклатурный знак, устойчивый оборот) используют и в нерегламентированном письме. Такие письма, обычно, включают элементы по повествованию (историю вопроса), этикетную рамку и обязательные элементы деловых писем - речевое действие: «благодарю», «выражаю надежду», «ставлю Вас в известность», «подтверждаю», «приказываю», «напоминаю» и т.д.По тематическому признаку проводят условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считают, что переписка, оформляемая экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятий, называют деловой корреспонденцией. Письмо, составляемое при заключении и выполнении коммерческой сделки, при решении вопроса по сбыту продукции и вопроса снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письмо - запросы, предложение (оферта), письма-претензии и ответ на эти виды писем).По признакам адресатов деловые письма бывают:обычное - письма, которые отправляют на один адрес;циркулярное – письмо, которое направляют из одного источника в несколько адресов, обычно, подчиненных инстанций (организаций)По композиционной особенности деловые письма делят на:одноаспектное- письмо, рассматривающее одну проблему, вопрос;многоаспектное - письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты: просьба, сообщение, предложение.По формам отправления письма бывают [12, c. 103]:обычное почтовое.

Список литературы

Источников - 15, все актуальные (начиная с 2013 года)
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
© Рефератбанк, 2002 - 2021