инновация-электронный документооборот

работа основа на работе оператора по электронному документообороту ...

Глава 1. Инновация: источники, понятие, виды, инновационные процессы
1.1. Инновация – происхождение понятия, определение
1.2. Классификация инноваций
1.3 Инновационная деятельность
Глава 2. Электронный документооборот как инновация в управлении организацией
2.1 Электронный документооборот: понятие, виды
2.2 Электронный документооборот: значение, основные задачи
2.3. Электронный документооборот в системе организаций ОАО «Связьтранснефть». Проблемы внедрения
Заключение

В настоящее время все сильнее ощущается потребность в наиболее глубоком понимании сущности, закономерностей и специфики инновационных процессов. Однако, И. Шумпетер еще в прошлом веке сформулировал закономерности технологической эволюции, роль инноваций на разных этапах цикла развития науки и технологий, детально проанализировал подходы к классификации нововведений.
Стремление Й.Шумпетера было направлено на то, чтобы термин «новшество» применялся в абсолютно определенном смысле: оно должно было обозначать решение предпринимателя о воплощении в жизнь новой идеи, которая касалась бы технологии или какого-либо другого вопроса, относящегося к управлению предприятием (заготовка материалов, сбыт и т. д.)...............

Что в свою очередь, будет являться побуждением к инновациям. Как показывает практика : ничто не может заставить руководителя сосредоточиться на инновационной идее, как осознание того, что производимый им продукт уже в ближайшем будущем окажется устаревшим[4].Выделяют семь источников инновационных идей. В свою очередь эти источники можно подразделить на внутренние и внешние. Итак, рассмотрим первую группу - внутренние источники – это те источники, которые возникают в рамках предприятия или отрасли. К ним можно отнести следующие:неожиданное событие (для предприятия или отрасли) - успех, неудача, внешнее событие;неконгруэнтность, то есть несоответствие между реальностью (какова она есть на самом деле) и нашими представлениями о ней;нововведения, которые основаны на потребности процесса;внезапные изменения в структуре отрасли или рынка.Следующие три источника нововведений относятся к внешним, так как они имеют свое происхождение за пределами предприятия или отрасли:демографические изменения;изменения в восприятиях, настроениях и ценностных установках;новые знания (как научные, так и ненаучные).Анализ выше указанных ситуаций при рассмотрении того или иного типа изменения позволяет определить характер инновационного решения. Наиболее важными источниками изменений являются третье (внутренний) и седьмое (внешний), в связи с тем, что они носят наиболее радикальный характер[6].Изменение, вызванное потребностью процесса, имеет наиболее важное значение по сравнению с первыми. В нашем случае изменение базируется на потребности практики, жизни. (Замена ручного набора в книгопечатании, сохранение свежести продуктов и др.) Совместно с этим, для реализация такого типа изменений необходимо понимать следующее:недостаточно почувствовать потребность, важно понять и разобраться в ее сути, в противном случае невозможно найти ее решение;не всегда существует возможность удовлетворения потребности, тогда остается только решение какой-то ее части.Наиболее значимые изменения происходят на базе "новых знаний". Нововведения, которые основаны на новых знаниях (открытиях) зачастую трудноуправляемы. Эта особенность определяется рядом факторов. Во-первых, существует значительный разрыв между появлением нового знания и его технологическим использованием.В этой связи нововведения, которые основаны на новых знаниях, требуют:тщательного анализа всех необходимых факторов;ясного понимания желаемой цели, то есть необходима четкая стратегическая ориентация;организации предпринимательского управления, в связи с тем, что здесь необходима финансовая и управленческая гибкость, а так же нацеленность на рынок.Для нововведения, основанного на новых знаниях, необходимо "созреть", оно должно быть воспринято обществом. Только в этом случае возможно достижение успеха.Целенаправленная систематическая инновационная деятельность нуждается в непрерывном анализе возможностей указанных выше источников инноваций.Инновация должна соответствовать нуждам, желаниям, привычкам людей, которые будут ею пользоваться. Инновация должна быть простой и иметь точную цель. Внедрять инновации эффективнее, имея небольшие деньги и небольшое количество людей, ограниченный риск. В противном случае почти всегда не хватает времени и средств для многочисленных доработок, в которых нуждается инновация.Эффективная инновация должна быть нацелена на лидерство на ограниченном рынке, в своей нише. Иначе она создаст ситуацию, когда конкуренты вас опередят[9].Глава 2. Электронный документооборот как инновация в управлении организацией2.1 Электронный документооборот: понятие, видыИнформация в документированном виде является базой управления. Эффективность управления в значимой степени основывается на производстве и потреблении информации[2, с. 47]. В настоящее время информация является полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации и своевременное ее получение определяет качество управления. В современных условиях для роста качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда основывается на информации, носителем которой является документ на разных основах.Автоматизация процесса учета определила требования к организации документооборота[8, с. 6]. Появились программные средства, которые обеспечивают ввод, хранение, поиск и просмотр документов в электронном виде. Электронный документооборот упорядочивает формирование массива учетной информации, создает базу, исключающую потерю документов, повышает контроль за исполнением поручений, которые связаны с подготовкой и обработкой документов, их хранением. На любом этапе формирования документооборота возможен предварительный, текущий и последующий контроль.Главный смысл электронного документооборота заключается в том, что при его внедрении в организации уменьшается объем бумажных носителей, упрощается процедура регистрации документов, увеличивает объем хранимой информации. Современная система автоматизированного (электронного) документооборота состоит из следующих компонентов:— системы управления базами данных, которые обеспечивают доступ к структурированной информации. На российском рынке это системы Oracle, Informix, Sybase;— системы класса Document Management обеспечивают перевод бумажных документов в электронный вид и осуществляет доступ к неструктурированной информации.Для осуществления доступа к управлению документами, которые представлены большими массивами разработана и функционирует система Excalibur EFS, которая обеспечивает поиск информации по большому количеству параметров.Система PC ДОСв – создана для управления небольшими массивами информации, так же функционирует системы класса Workflow, которая обеспечивает транспортные потоки перемещения документов в электронном виде в автоматизированном процессе между исполнителями, структурными подразделениями и руководством[3, с. 18].Итак, рост качества управление документооборотом в большей мере достигается внедрением компьютерных технологий через программные средства, а также локальных сетей. Сети используются для передачи информации внутри одной организации. Использование данных средств является совершенно новым уровнем организации документооборота, который следовало бы более правильно назвать системой электронного документооборота или сокращенно СЭД.В созданном электронном архиве первичные документы размещены не в файлах и директориях, а как обычные документы, которые хранятся в папках и шкафах, а здесь они сохраняются в электронных папках, полках, шкафах и секциях. Для быстрого нахождения таких документов СЭД располагает специальной системой их поиска. Документы можно найти по следующим параметрам: дата создания документа, адресат, наименование организации, ключевые слова и т.д.Необходимость в автоматизации процесса управления документооборотом каждая организация видит по-своему: для одних - это повышение эффективности организационно-распорядительного документооборота, для других - повышение эффективности работы функциональных специалистов, которые создают документы и используют их в повседневной работе, и совсем мало кто немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение в вопросах документооборота связано с разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, так же это зависит от размера организации, способа управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Именно поэтому для одних документ может быть, например, основным инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.Основными принципами электронного документооборота являются [11]:Однократная регистрация документа, которая позволяет однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.Возможность одновременного выполнения операций, которая сокращает время движения документов, в связи, с чем растет оперативность их исполненияНепрерывность движения документа позволяет идентифицировать ответственного за исполнение поставленной задачи в каждый момент времени жизни документа (процесса).Единая база информации позволяет исключить возможность дублирования документов.Эффективно организованная система поиска документа, позволяет находить документ, обладая минимальной информацией о нём.Существует развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, которая позволяет контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.2.2 Электронный документооборот: значение, основные задачиВнедрение Системы документооборота обычно происходит для решения определенного круга задач, которые стоят перед организацией. Наиболее часто встречающимися среди них являются[12]: обеспечение наиболее эффективного управления с помощью автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях. поддержка системы контроля качества, которая соответствует международным нормам. поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности. протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности). оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля. исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.2.3. Электронный документооборот в системе организаций ОАО «Связьтранснефть». Проблемы внедренияОАО «Связьтранснефть» - компания, обеспечивающая стабильную связь в различных модификациях для всех направлений нефтяной отрасли России. Компания имеет следующую структуру: главный офис и высшее руководство располагается в г. Москва. Функционирование по все России осуществляется с помощью филиальной сети. Всего насчитывается 18 филиалов, расположенных в разных городах Российской Федерации. Один из филиалов расположен в г. Ярославль. От стабильности и качества работы ОАО «Связьтранснефть» так же зависит работа по транспортировке и добычи нефти, так как организация связи и передача любой информации осуществляется только через эту компанию. Так же данная компания обеспечивает такими видами связи как телефония, интернет население, проживающее в непосредственной близости с нефтяными магистралями. То есть ОАО «Связьтранснефть» оказывает услуги связи. Следовательно, качество и быстрота работы, например, по устранению разрывов, зависит от быстроты обрабатывания поступаемой информации в различных ее формах: устной, письменной, электронной. В связи с этим, руководством фирмы было принято решение о внедрение электронного документооборота в полном объеме, что включает в себя переход на электронный документооборот все отделы и службы компании, особое внимание отводилось отделу делопроизводства, кадровой службе, бухгалтерии.При внедрении электронной системы документооборота наблюдались следующие проблемные моменты:Система электронного документооборота обладает важной особенностью: она должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, которые связаны с созданием, редактированием и хранением информации, или эффективность от ее использования будет минимальной[3, с. 16]. Из этого следует, что существует проблема внедрения, заключенная в следующем: в любой организации есть люди, которые хотели бы избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала зачастую обусловлен нежеланием обучаться или переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. Наиболее ярко это проблема проявляется в организациях, в которых кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров[13].В то же время, так как система автоматизации документооборота достаточно сложный механизм применение систем документооборота сопряжено с рядом трудностей организационного, экономического и технического характера. Первые связаны с человеческим фактором – недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их технических знаний, иногда ошибочным или неполным определением клиентом задач при внедрении решения. Экономические проблемы – это, в первую очередь, необходимость вложения значительных средств, при том, что экономический эффект для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. Среди технических проблем можно отметить необходимость создания качественной инфраструктуры, сложности интеграции с уже существующими системами». Попробуем разобраться с указанными трудностями более подробно.На первом месте при подготовке к внедрению электронного документооборота в компании находятся организационные вопросы. Одной из типичных ошибок, совершаемых при переходе к электронному документообороту, является их недостаточная проработка, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время. Для привлечения «административного ресурса» поддержки СЭД необходимо продемонстрировать все преимущества, которые предоставляет новая система, и обучать руководство практической работе с ней. Организационный аспект – разработка и утверждение концепции развития документационного обеспечения предприятия, плана внедрения СЭД, выбор руководителя проекта и формирование рабочей группы заслуживает самого пристального внимания. Избежать организационных трудностей поможет четкое определение конечных целей проекта. После того, как цели заданы, не менее серьезное внимание следует уделить формированию рабочей группы проекта. Успех во многом зависит от того, насколько тесно сотрудничают специалисты ИТ-службы и подразделения-заказчика. Необходимо четко распределить обязанности и сферы ответственности между сотрудниками всех отделов, привлеченных к внедрению. Другим распространенным препятствием является способ построения СЭД. По мнению экспертов, самостоятельная разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ-подразделения заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы. Такой путь оказывается и самым невыгодным с точки зрения финансовых затрат на внедрение. По словам специалистов, разработка СЭД своими силами может привести к тому, что текущая ситуация с документооборотом будет законсервирована. Специалисты утверждают, что опору необходимо делать на уже готовые решения от производителей. Еще несколько трудностей могут возникнуть в процессе внедрения СЭД. Среди них недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в организации и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения конечных пользователей. Подготовка нормативных правил по процессам электронного документооборота должна вестись параллельно с опытной эксплуатацией и предполагает разработку подробных инструкций по делопроизводству для сотрудников, соответствующих приказов и положений. Вопросам обучения сотрудников также должно уделяться самое пристальное внимание при развертывании СЭД.