Организация кадрового аудита делопроизводства (на примере ПУБР заводское)

Заключение

В завершении вышерассмотренной темы нужно определить следующие моменты, которые показывают высокую степень важности данной проблемы.
Кадровый аудит организации – это результативное средство для решения множества задач, в неизбежном плане образующихся в процессе экономической деятельности.
Важнейшие цели кадрового аудита:
1. Выявление тактических и стратегических целей кадровой политики.
2. Определение фактического состояния кадровых документов и точности ведения кадрового делопроизводства (внутренний кадровый аудит).
3. Выявление оптимальности отдельных направлений в области управления персоналом компании.
4. Оценка степени личного участия в управлении кадрами и результативности работы каждого управленца.
5. Выявление возможностей и точности реализации практических мер по ...

Введение 4
1 Теоретические основы организации кадрового аудита делопроизводства 6
1.1 Понятие, сущность и принципы построения системы управления персоналом 6
1.2 Особенности организации делопроизводства кадровых служб. Методика аудита кадрового делопроизводства 8
2 Организация кадрового аудита делопроизводства (на примере Полевое учреждение Банка России заводское) 11
2.1 Финансово – экономическая характеристика предприятия 11
2.2 Анализ функционирования действующей системы управления персоналом и кадровой политики ПУБР заводское 13
Заключение 25
Список использованных источников 27
Приложение А 28

Современный этап развития экономического сектора Российской Федерации охарактеризован изменением требований к персоналу предприятий, как главнейшему фактору экономического успеха на уровне определенного предприятия и общественного развития в общем.
В реальных условиях рынка нерешаемость множества проблем организации эффективной системы управления персоналом является важнейшим препятствием развития рыночных отношений, формирует определенные деформации и изменения социально-трудовой деятельности общества. В современный период, когда технологические преобразования являются важнейшим источником повышения производительности, образование и профессиональные умения имеют большой вес, и данный аспект встает со всей важностью, так как стихийное формирование системы управления персоналом определяет большие перекосы в подготовке специалистов.
Целью управления кадровым составом предприятия является форми-рование производственного поведения работников предприятия, которое обеспечивает достигаемости установленных задач. Весомое производственное поведение определено 2 важнейшими факторами - желанием (мотивацией) и способностью работника предприятия осуществлять необходимые функции.
Управление кадровым составом предприятия будет иметь эффективность настолько насколько в успешном плане работники предприятия применяют свой потенциал для осуществления имеющихся перед ней целей и задач; т.е. насколько данные задачи являются решаемыми.
Утверждение данного правила в результате незыблемого постулата (1 из основных ценностей предприятия, если угодно) является главнейшим условием формирования эффективной системы управления персоналом. Эффективное развитие предприятия связывается с большим повышением эффективного использования производственных ресурсов и повышением производительности труда.
Всеобщее контролирование за политикой в области управления персоналом и ответственность за ее итоги осуществляют руководители предприятий. Область руководства касаемо персонала (обучаемость и развитие кадрового состава, мотивация сотрудников, обеспечиваемость оптимального морального микроклимата на предприятии др.) оказывает большое воздействие на методические приемы и эффективность поиска и отбора кадров.
Кадровая работа крупных предприятий осуществляется по 2 направлениям: управление персоналом и работа с кадрами. На больших предприятиях данные направления четко определены и идентифицированы.
Кадровый аудит является большим процессом, в котором аудит кадрового делопроизводства является 1 из этапов. Аудит кадрового делопроизводства заключается: в формировании перечня необходимых к наличию законодательных актов; в контроле наличия этих актов на предприятии: что имеется и что должно быть; в проверке кадровой документации на актуальность, правильность, точность, имение ошибок; в составлении отчета по проведенному аудиту и определении выявленных недочетов и мероприятий по их устранению.
Цель данной курсовой работы – рассмотреть организацию кадрового аудита делопроизводства на примере Полевого учреждения Банка России Заводское (далее по тексту ПУБР заводское).
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:
- ознакомиться с теоретическими основами организации кадрового аудита делопроизводства;
- рассмотреть организацию кадрового аудита делопроизводства (на примере ПУБР заводское).
Теоретической, методологической базой курсовой работы послужили научные положения, опубликованные в работах таких ученых, таких как: Мурашко Н.И., Одегов Ю.Г., Журавлев П.В.

13,14
900
12,57
950
13,26
Руководители
320
4,47
340
4,7
360
5,02
Всего численность
7152
100
7158
100
7164
100
Из таблицы 2.6 видно, что происходит увеличение по всем показателем, то есть увеличивается число работников, по всем категориям, которые проходят обучение и повышают квалификацию. В Таблице 2.7 представлены показатели по аттестации персонала ООО «Управление буровых работ» за 2012 - 2014 гг. На рисунке 2.2 показано изменение общего количества прошедших и не прошедших аттестацию сотрудников ООО «Управление буровых работ» за 2012-2014 гг.
Таблица 2.7 - Анализ показателей по аттестации персонала ООО «Управление буровых работ» (2012-2014 гг.)
Оценка аттестацион
ной комиссии
Решение аттестационной комиссии
Год
В % к общему кол-ву
2012
2013
2014
2012
2013
2014
АТТЕСТОВАН
6326
6950
7003
88,4
97,0
97,75
отлично
полностью соответствует
3255
3349
3420
45,51
46,78
47,73
отлично
полностью соответствует, повышен в категории
2026
2130
2190
28,32
29,7
30,56
хорошо
полностью соответствует, направлен на курсы повышения
325
1000
1190
4,54
13,9
16,61
Удовлетворительно
не полностью соответствует, назначена переаттестация
720
471
203
10,06
6,58
2,83
НЕ АТТЕСТОВАН
826
208
161
11,54
2,90
2,24
не удовлетворительно
назначена переаттестация
720
199
157
10,06
2,78
2,19
не удовлетворительно
переведен на другую должность
103
7
3
1,44
0,09
0,04
не удовлетворительно
уволен по ТК РФ
3
2
1
0,04
0,02
0,01
ВСЕГО
7152
7158
7164
100
100
100
Рисунок 2.2 - Изменение аттестованного и не аттестованного персонала ООО «Управление буровых работ» за 2012 – 2014 года
Анализ представленных в таблице 2.7 и рисунке 2.2 сравнительных данных показал, что в 2014 г. по сравнению с 2012 г. общее количество сотрудников ООО «Управление буровых работ», не прошедших аттестацию, сократилось в 5 раз. Количество аттестованных сотрудников увеличилось на 10,7 % в 2014 г. по сравнению с 2012 г. Система аттестации персонала позволяет вести целенаправленную работу по формированию квалифицированного персонала предприятия, что делает его конкурентоспособным на рынке.
SWOT-анализ персонала в ООО «Управление буровых работ» представим в таблице 2.8.
Таблица 2.8 - SWOT-анализ персонала в ООО «Управление буровых работ»
СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ
СЛАБЫЕ СТОРОНЫ
- хорошо оборудованные рабочие места
- социальная поддержка работников
- наличие опытных управленцев
- наличие опытных консультантов
- высокая квалификация работников
- отсутствие оценки результатов труда
- отсутствие системы аттестации персонала
- необходимость обучения персонала
- низкомотивированный персонал
ВОЗМОЖНОСТИ
УГРОЗЫ
- развитие межличностных отношений между работниками, администрацией и общественными организациями
- внедрение эффективной системы премирования и материальной помощи
- аттестация персонала
- повышение квалификации и обучение специалистов
- слабая заинтересованность персонала в результатах труда
- миграция трудового персонала в другие организации
Таким образом, процесс формирования стратегии управления персоналом ООО «Управление буровых работ» должна включать в себя осуществление следующих мероприятий. Нужно повышать квалификацию менеджеров, консультантов в результате направления их на курсы повышения квалификации. Для того, чтобы выстроить оптимальную систему формирования персонала в ООО «Управление буровых работ», необходимо понять ее роль в общей системе управления человечес­кими ресурсами организации. От того, в какой степени ООО «Управление буровых работ» рационально обеспеченно трудовыми ресурсами и насколько они результативно применяются, зависит объем и своевременность осуществления всех работ, оптимальность использования основных средств, машин, механизмов и как итог – увеличения доходности. План работы с персоналом ООО «Управление буровых работ» на 2016 год представлен в таблице 2.9.
Таблица 2.9 - План работы с персоналом ООО «Управление буровых работ» на 2016 год
№ п/п
Мероприятия
Срок исполнения
1
Проведение семинаров тренингов
Январь 2016 г.
2
Проведение вводного, периодического, внеочередного инструктажей по технике безопасности, пожарной безопасности
I – IV квартал 2016
3
Пересмотреть должностные инструкции
IІІ квартал 2016
4
Связаться с учреждениями повышения квалификации ООО «Управление буровых работ»
В течение года
Таким образом, анализируя систему управления персоналом ООО «Управление буровых работ» за 2012 – 2014 год нужно отметить достоинства работы по существующей системе управления персоналом: точность распорядительства (даже при осуществлении не характерной или незапланированной работы); точно определенная ответственность; четкость в реализации решений; простота управления.
Благоприятный социально-психологический климат является условием повышения производительности труда, удовлетворенности работников трудом и коллективом. Анализ частоты возникновения конфликтов в ООО «Управление буровых работ» отражен в таблице 2.10.
Таблица 2.10 - Количество конфликтов в ООО «Управление буровых работ» в 2012-2014 гг.
Наименование
Количество конфликтов
Темп прироста, %
2012
2013
2014
2013 / 2012
2014 / 2013
1
2
3
4
5
6
В т.ч. - между администрацией и работниками
14
16
17
14,29
6,25
- между отделами
37
40
49
8,11
22,5
Продолжение таблицы 2.10
1
2
3
4
5
6
- между администрацией и работниками
14
16
17
14,29
6,25
- между отделами
37
40
49
8,11
22,5
- между работниками
7
9
8
28,57
-11,11
Таким образом, из таблицы 2.10 видно, что за последние два года число конфликтов в ООО «Управление буровых работ» возрастает на 12-13% ежегодно. Главным образом, на это влияют конфликты между отделами - возросли на 8% в 2013 г. и на 22% в 2014 г. Темп роста числа конфликтов работников с администрацией имеет тенденцию к сокращению - 14% в 2013 г. и 6% в 2014 г. Число конфликтов среди работников незначительное - около 8 в год, и в 2014 г. сократилось на 11%. Таким образом, снизив число конфликтов между начальниками отделов можно повлиять на уменьшение общего числа конфликтных ситуаций в ООО «Управление буровых работ».
 Создание благоприятного микроклимата является 1 из главнейших задач менеджеров тех предприятий, которые имеют целью добиваться успеха в реальных условиях жесткой конкурентной борьбы. Делопроизводство в отделе кадров ООО «Управление буровых работ» производится на основании законов РФ, нормативов и инструкций (см. Таблицу 2.11).
Таблица 2.11– Нормативное обеспечение организации делопроизводства в отделе кадров ООО «Управление буровых работ»
Весь кадровый документооборот складывается из двух потоков:
- документооборот по личному составу (личные карточки, приказы о приеме и увольнении, приказы о поощрении и взыскании, об отпусках и другие приказы);
- документооборот по управлению персоналом (правила внутреннего распорядка, положения о подразделениях, документация по численности, составу работников).
Также этого в отделе кадров хранятся все заявления работников, объяснительные и докладные, которые являются основанием к разным приказам. Обязательными являются ведомости и некоторые формы документации, которые связанны с финансовыми и зарплатными аспектами, к примеру расчетный листок в утвержденной руководством предприятия форме.
Результаты кадрового аудита делопроизводства ООО «Управление буровых работ» представлены в таблице 2.12.
Таблица 2.12- Итоговая таблица кадрового аудита делопроизводства ООО «Управление буровых работ»
Заключение
В завершении вышерассмотренной темы нужно определить следующие моменты, которые показывают высокую степень важности данной проблемы.
Кадровый аудит организации – это результативное средство для решения множества задач, в неизбежном плане образующихся в процессе экономической деятельности.
Важнейшие цели кадрового аудита:
6. Выявление тактических и стратегических целей кадровой политики.
7. Определение фактического состояния кадровых документов и точности ведения кадрового делопроизводства (внутренний кадровый аудит).
8. Выявление оптимальности отдельных направлений в области управления персоналом компании.
9. Оценка степени личного участия в управлении кадрами и результативности работы каждого управленца.
10. Выявление возможностей и точности реализации практических мер по комплексному развитию и последующему совершенствованию системы управления персоналом (аудит кадрового потенциала).
Кадровый аудит персонала компании направляется на определение потенциальных рисков, выявления существующих нарушений трудового законодательства и формирование конкретных предложений по приведению кадровых документов в установленное соответствие с нормами федеральных законодательных актов и положениями локальных нормативных документов.
Все специалисты по персоналу знают: в кадровых документах должен царить четкий порядок.
Кадровый аудит дает возможность в значительном плане минимизировать отрицательные последствия нарушений трудового законодательства, которые осложняют положение предприятия или руководящих лиц из количества руководителей и менеджеров.
ООО «Управление буровых работ» было образовано в 2003 году.
Основной вид деятельности ООО «Управление буровых работ»: предоставление услуг по бурению, которое связано с добычей нефти, газа и газового конденсата. За анализируемый период (2012 – 2014 гг.) происходит увеличение расходов на оплату труда в 2014 году по сравнению с 2012 годом на 10,16 %, Расходы на оценку и аттестацию персонала увеличиваются на 30 % в 2014 году по сравнению с 2012 годом. Показатель удельного веса расходов на кадровую службу в общей сумме расходов предприятия остается практически неизменным.
На предприятии имеется небольшая текучесть кадров. Наиболее стабильным в этом отношении был 2014 год. За этот год было принято всего 9 рабочих, а уволилось 8,7 из которых ушли на пенсию. Среднесписочная численность растет с каждым годом, и в 2014 году по сравнению с 2012 годом численность работников увеличилась на 12 человек. По остальным же показателям движения кадров наблюдается уменьшение. Таким образом, коллектив на ООО «Управление буровых работ» в основном стабильный, длительное время работающий на предприятии. А постоянные кадры совершенствуют свою квалификацию, быстро ориентируются в любой нетипичной обстановке и активно влияют на уровень производительности труда.
В ООО «Управление буровых работ» применяются две основные современные модели подготовки рабочих кадров: обучение без отрыва от работы.
Для того, чтобы выстроить оптимальную систему формирования персонала в ООО «Управление буровых работ», необходимо понять ее роль в общей системе управления человечес­кими ресурсами организации. От того, в какой степени ООО «Управление буровых работ» рационально обеспеченно трудовыми ресурсами и насколько они результативно применяются, зависит объем и своевременность осуществления всех работ, оптимальность использования основных средств, машин, механизмов и как итог – увеличения дохода предприятия.
Список использованных источников
1. Атаманчук Г.В. Конституционные основы кадровой политики. – М.: Инфра – М, 2014. – 196 с.
2. Базаров Т.Ю., Еремин Б.Л. Управление персоналом – Москва: Юнити, 2013. – 201 с.
3. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала: пособие по кадровой работе. – М.: Юристъ, 2013. – 435 с.
4. Виханский О.С., Наумов А.И. Диагностика кадрового потенциала предприятия. - М.: Высшая школа, 2012. – 378 с.
5. Десслер Г. Стратегический менеджмент. Перевод с английского.– М.: Прогресс, 2012. – 301 с.
6. Иванцевич Дж.М., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления, М.: Гардарики, 2013. – 244 с.
7. Ильин А.И. Управление предприятием. – М.: Наука, 2012. – 301 с.
8. Кричевский Р. А. Если Вы – руководитель. – М.: Проспект, 2013. – 145 с. Мурашко Н.И. Управление персоналом организации. – М.: Инфра – М, 2012. – 122 с.
9. Мурашко Н.И. Управление персоналом организации. – М.: Инфра – М, 2012. – 122 с.
10. Одегов Ю.Г., Журавлев П.В. Управление персоналом.- М.: Инфра – М, 2012. – 148 с.
Приложение А
Таблица - Основные экономические показатели ООО «Управление буровых работ» за 2012-2014 годы