Разработка базы данных отдела сбыта готовой продукции предприятия

Целью курсовой работы было разработать базу данных отдела сбыта готовой продукции предприятия. Цель, которая была поставленна перед началом разработки, достигнута.
Разработанная база выполняет следующие задачи:
- содержит детальные сведения о продукции выпускаемой предприятием и о заказчиках продукции предприятия.
- позволяет получать доступ к информации оперативных документов предприятия: договоры, заключенные с заказчиком, товарно-транспортные накладные; а также легко изменять ее (добавлять, редактировать, удалять: при работе с ней сотрудников отдела сбыта готовой продукции предприятия);
- производит расчет отклонения фактической отгрузки заказчикам от плана отгрузки по договорам от начала года до конца заданного квартала;
- база данных автоматизирует работу сотрудников отдела сбыта г ...

ВВЕДЕНИЕ 4
1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ 6
1.1. Описание предметной области и функции решаемых задач 6
1.2. Перечень входных (первичных документов) 7
1.3. Ограничения предметной области 11
2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ 12
2.1. Организационно-экономическая сущность решаемых задач 12
2.2. Описание выходной информации 12
2.3. Описание входной информации 13
3. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 15
3.1. Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов 15
3.2. Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели 16
3.3. Определение логической структуры базы данных 17
3.4. Разработка физической структуры базы данных 18
3.5. Контрольный пример 20
4. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ 24
4.1. Структура таблиц 24
4.2. Схема данных в Аccess 25
4.3. Создание пользовательских форм 26
4.4. Ввод данных 28
5. СОЗДАНИЕ АЛГОРИТМА И ЗАПРОСОВ 33
6. СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ 40
6.1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов 40
6.2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов 40
6.3. Вывод отчёта на печать 41
7. СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ ДИСПЕТЧЕРА КНОПОЧНЫХ ФОРМ 42
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 44
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 46

Актуальность данной работы обусловлена сегодняшним состоянием нашего общества переходом от индустриального к постиндустриальному. В настоящее время происходит глобальная информатизация, стремительное развитие информационных технологий. С помощью информационных технологий достигается и поддерживается высокая степень информированности общества, для повышения качества жизни в нем. Владение информацией, в наше время, необходимо для преуспевания в бизнесе. Уровень успеха, который может добиться компания, определяется степенью успешности использования и управления информацией. Верное управленческое решение возможно принять только на основе обработки информации. Обработка данных - это процесс преобразования информации из начального вида к определенному результату. Зачастую информационный проце сс не имеет конечной целью сбор, накопление и хранение информации. Часто начальные данные используются для решения какой-либо задачи, затем они преобразуются шаг за шагом, согласно алгоритму решения задачи, до получения выходных данных. Необходимая информация получается после анализа пользователем этих данных.
Тема курсовой работы «Анализ выполнения плана отгрузки по договорам до конца ЗАДАННОГО квартала в стоимостном выражении». Целью курсовой работы является разработка базы данных «Отдел сбыта готовой продукции предприятия».
Разработка и создание базы данных являются задачами разработки курсовой работы. Созданная база будет выполнять следующие задачи:
- содержать детальные сведения о продукции выпускаемой предприятием и о заказчиках продукции предприятия.
- позволять получать доступ к информации оперативных документов предприятия: договоры, заключенные с заказчиком, товарно-транспортные накладные; а также легко изменять ее (добавлять, редактировать, удалять: при работе с ней сотрудников отдела сбыта готовой продукции предприятия);
- производить расчет отклонения фактической отгрузки заказчикам от плана отгрузки по договорам от начала года до конца заданного квартала;
- база данных должна автоматизировать работу сотрудников отдела сбыта готовой продукции предприятия.
Для разработки информационной модели базы данных нужно привести подробное словесное описание объектов предметной области и реальных связей, существующих между описываемыми объектами. От нас требуется разработать информационную базу данных, которая будет содержать:
- сведения о продукции предприятия, о заказчиках продукции предприятия;
- сведения об оперативных документах предприятия;
- расчет отклонения фактической отгрузки заказчикам от плана отгрузки по договорам от начала года до конца заданного квартала.
Разработку структуры базы данных нужно начать с выбора типа базы данных.
Мы будем использовать реляционные базы данных, которые являются наиболее распространенными базами данных. Реляционная модель будет создана на основе инфологической модели «сущность – связь»
Базу данных будем создавать в СУБД MS Access.
 

Список заказчиковКод заказчикаНаименование заказчикаАдресФинансовые органыДо начала планируемого года3.Список договоров, заключённых с заказчикамиНомер договораКод заказчикаМесяц отгрузкиКод изделияКоличествоФинансовые органы До начала планируемого года4Список товарно-транспортных накладныхНомер ТТНДата отгрузкиНомер договораКод изделияКоличество по ТТНБанкПо мере перечисления3. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ3.1. Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектовСледующие сущности были созданы в соответствии с перечнем входных документов перечисленным выше:Изделие – хранится информация о выпускаемых изделиях.Заказчик – хранится информация о заказчике продукции предприятияДоговор – хранятся договоры, заключаемые с заказчикомСДОГ – хранится табличная часть документа ДоговорТТН – представлена информация из общей части документа Товарно-транспортная накладнаяСТТН - хранится табличная часть документа ТТН.Каждому объекту соответствуют следующие атрибуты:– Изделие: Код изделия, Наименование изделия, Единицы измерения, Цена, Склад;– Заказчик: Код заказчика, Наименование заказчика, Адрес;– Договор: Номер договора, Код заказчика;– СДОГ: Номер договора, Месяц отгрузки, Код изделия, Количество– ТТН: Номер ТТН, Дата отгрузки, Номер договора– СТТН: Номер ТТН, Код изделия, Количество по ТТНВыберем для каждой сущности ключевые атрибуты, которые однозначно определяют сущность. Для сущности «Изделие» назначим уникальный код изделия. Сущность «Заказчик» будет определяться уникальным кодом заказчика. Для сущности Договор определим уникальный ключ – номер договора, а для СДОГ составной ключ номер договора, месяц отгрузки и код изделия. Сущность ТТН определяется уникальным ключом - Номер ТТН и Код изделия.3.2. Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической моделиКогда проводится связь между сущностями, первичный ключ главной сущности вставляется в дочернюю сущность, то есть в сущность «Договор» будет помещен первичный ключ таблицы «Заказчик» - Код заказчика. И в сущность ТТН будет помещен первичный ключ таблицы «Договор» - Номер договора.Выявлены следующие отношения между таблицами в базе данных:Таблица 5 – Классификация связей№Родительская таблицаДочерняя таблицаКлючиВид связи1ЗаказчикДоговорКод заказчикаКод заказчика1:М2ДоговорСДОГНомер договораНомер договора1:М3ИзделиеСДОГКод изделияКод изделия1:М4ИзделиеСТТНКод изделияКод изделия1:М5ТТНСТТННомер ТТННомер ТТН1:М6ДоговорТТННомер договораНомер договора1:MНазначение таких связей между таблицами «Заказчик» и «Договор» обусловлено тем что, с одним заказчиком может быть заключено несколько договоров. Для таблиц «Договор» и «СДОГ», «Изделие» и «СДОГ» – по одному договору может быть запланировано к отгрузке несколько изделий. Для таблиц «ТТН» и «СТТН», «Изделие» и «СТТН» – по одной товарно-транспортной накладной может быть отгружено несколько изделий. Для таблиц «Договор» и «ТТН» – по одному договору может быть несколько товарно-транспортных накладных. Существует несколько способов для отображения инфологической модели, однако, использование диаграмм «сущность-связь» (ER – Entity Relationship) [3] на сегодняшний день является одним из подходов распространенных наиболее широко, который используется при инфологическом моделировании. На рисунке 3 изображена инфoлoгическaя модель базы данных, на которой отображены все сущности БД, отношение между ними и их атрибуты.1ТТН∞СТТН1ИзделиеНомер ТТННомер ТТНКод изделияДата отгрузки∞Код изделияНаименование изделия1∞Номер договораКоличество по ТТНКод единицы измеренияЦенаНомер склада1Заказчик11Договор∞СДОГКод заказчикаНомер договораНомер договораНаименование заказчика∞Код заказчика∞Месяц отгрузкиАдрес∞Код изделияКоличествоРисунок 5 – Инфологическая модель базы данных3.3. Определение логической структуры базы данныхДля создания даталогической модели используется инфологическая модель предметной области. Ключевой целью даталогического моделирования является описание свойств объектов предметной области, их взаимосвязь и ограничения, накладываемые на данные. Начальным прототипом создаваемой базы данных является даталогическая модель. Все объекты, выделенные при исследовании предметной области и взаимосвязи между ними в будущем будут отображены в конкретные структуры какой-либо конкретной базы данных [8].В результате реорганизации инфологической модели с учетом определенных правил получатся даталогическая модель, созданная с учетом выбранной модели данных.Итак, даталогическая модель отражает структуру БД с учетом особенностей модели данных. Т.к. в настоящее время наиболее часто используется реляционная модель данных, разберем преобразование инфологической модели в даталогическую реляционную модель.На рисунке 6 приведена схема базы данных «Отдел сбыта готовой продукции предприятия».Рисунок 6 – Схема базы данных «Отдел сбыта готовой продукции предприятия»3.4. Разработка физической структуры базы данныхРассмотрим правила преобразования ER-модели в реляционную модель [7].Каждой сущности ставится в соответствие отношение реляционной модели данных. При этом имена отношения и сущности могут отличаться, потому что для имен сущностей не имеется ни каких синтаксических ограничений, кроме уникального имени в рамках модели.Каждый атрибут сущности становится атрибутом соответствующего отношения. Для каждого атрибута назначается тип данных возможный в СУБД и является этот атрибут обязательным или не обязательным, то есть может или не может атрибут принимать значение NULL.Первичный ключ сущности становится PRIMARY KEY соответствующего отношения. Атрибуты, которые являются первичным ключом отношения, получают свойство обязательности автоматически.В каждое отношение, соответствующее подчиненной сущности, помещается набор атрибутов основной сущности, который есть первичный ключ основной сущности. В отношении, которое является подчиненной сущностью, этот набор атрибутов назначается внешним ключом или FOREIGN KEY.Для указания необязательного типа связи у атрибутов, которые соответствуют внешнему ключу, устанавливается признак NULL или свойство допустимости неопределенных значений. При обязательном типе связи атрибутам назначается признак NOT NULL или свойство отсутствия неопределенных значений.Исходя из изложенных выше правил, отобразим состав таблиц БД. Для каждого поля таблицы указываем тип хранимых данных и размер поля (количество символов). Для первичных ключей запрещаем ввод нулевых значений. Возможность запрета ввода нулевых значений для остальных полей устанавливается предметной областью.Таблица 6 – Состав таблиц базы данныхНазваниетаблицы и ИО РеквизитыКлючТип данныхФормат поляИзделиеКод изделияДаТекстовыйНаименование изделияТекстовыйКод единицы измеренияТекстовыйЦенаДенежныйНомер складаТекстовыйЗаказчикКод заказчикаДаТекстовыйНаименование заказчикаТекстовыйАдресТекстовыйДоговор Номер договораДаТекстовыйКод заказчикаТекстовыйСДОГ (спецификация договора)Номер договораДаТекстовыйМесяц отгрузкиДаТекстовыйКод изделияДаТекстовыйКоличествоЧисловойТТН (товарно-транспортная накладная)Номер ТТНДаТекстовыйДата отгрузкиДата/времяКраткий формат датыНомер договораТекстовыйСТТН (спецификация ТТН)Номер ТТНДаТекстовыйКод изделияДаТекстовыйКоличество по ТТНЧисловойцелое3.5. Контрольный примерПо приведенным исходным данным выполним вручную решение поставленной задачи (контрольный пример).Рассчитаем, на какую общую сумму в руб., запланирована отгрузка каждому заказчику по каждому договору от начала года до конца 3 квартала. Для этого отберем записи из таблиц Заказчик, Договор, СДОГ и Изделие. Сгруппируем данные по наименованию заказчика, по номеру договора и просуммируем по полям Количество и Цена. Запланирована отгрузка заказчику 105 по договору 1117: количество изделий – 790 по цене – 564,35р. на сумму – 790*564,35=445836,5р., а по договору 1120: количество – 550 по цене – 419,41р. на сумму – 5500*419,41=23065,5р. Заказчику 103 по договору 1111: количество изделий – 600 по цене – 615,83 на сумму – 600*615,83=369498р., по договору 1113: количество – 340 по цене 645,24 на сумму – 340*645,24=219381,6р., а по договору 1114: количество – 340 по цене 570,04 на сумму 340*570,04=193813,6р. Заказчику 102 по договору 1116: количество изделий – 820 по цене – 502,32 на сумму – 8200*502,32=411902,4р. Заказчику 101 по договору 1112: количество изделий – 500 по цене – 541,69 на сумму – 500*541,69=270845р., а по договору 1115: количество – 650 по цене – 559,69 на сумму – 650*559,69=363798,5р. Заказчику 107 по договору 1119: количество изделий – 390 по цене – 568,81 на сумму – 390*568,81=221835,9р. Заказчику 106 по договору 1118: количество изделий – 430 по цене 538,66 на сумму – 430*538,66=231623,8р.Рассчитаем, на какую сумму отгрузили товар каждому заказчику по каждому договору от начала года до конца 3 квартала. Для этого отберем записи из таблиц Заказчик, ТТН, СТТН и Изделие. Сгруппируем данные по наименованию заказчика, по номеру договора и просуммируем по полям Количество по ТТН и Цена. Фактически отгружено заказчику 105 по договору 1117: количество изделий – 755 по цене – 564,35р. на сумму – 755*564,35=426084,25р. Заказчику 103 по договору 1111: количество изделий – 575 по цене – 615,83 на сумму – 575*615,83=354102,25р., по договору 1113: количество – 185 по цене 645,24 на сумму – 185*645,24=119369,4р., а по договору 1114: количество – 320 по цене 570,04 на сумму 320*570,04=182412,8р. Заказчику 102 по договору 1116: количество изделий – 740 по цене – 502,32 на сумму – 740*502,32=371716,8р. Заказчику 101 по договору 1112: количество изделий – 500 по цене – 541,69 на сумму – 500*541,69=270845р., а по договору 1115: количество – 612 по цене – 559,69 на сумму – 612*559,69=342530,28р. Заказчикам: 105 по договору 1120, 106 по договору 1118 и 107 по договору 1119 изделия отгружены не были. Это может быть, например, в случае отсутствия транспорта в этом квартале. Для расчета отклонения из результата, полученного в первом пункте, вычтем результат, полученный во втором пункте. Для заказчика 105 по договору 1117: 445836,5-426084,25=19752,25р., а по договору 1120: 230675,5-0=230675,5р. Для заказчика 103 по договору 1111: 369498-354102,25=15395,75р., по договору 1113: 219381,6-119369,4=100012,2р., а по договору 1114: 193813,6-182412,8=11400,8р. Для заказчика 102 по договору 1116: 411902,4-371716,8=40185,6р. Для заказчика 101 по договору 1112: 270845-270845=0р., а по договору 1115: 363798,5-342530,28=21268,22р. Для заказчика 107 по договору 1119: 221835,9-0=211835,9р. Для заказчика 106 по договору 1118: 231623,8-0=231623,8р.И подсчитаем итог: 19752,25 + 230675,5 + 15395,75 + 100012,2 + 11400,8 + 40185,6 + 21268,22 + 221835,9 + 231623,8=892150,02р.В результате получим отчет со следующими данными:Таблица 7 – Анализ выполнения плана по договорам до конца 3 кварталаНаименование заказчикаНомер договораСумма по договоруСумма по ТТНОтклонениеМясницкий ряд, сеть фирменных магазинов1117445 836,50р.426 084,25р.19 752,25р.Мясницкий ряд, сеть фирменных магазинов1120230 675,50р.230 675,50р.МясновЪ, сеть мясных магазинов1111369 498,00р.354 102,25р.15 395,75р.МясновЪ, сеть мясных магазинов1113219 381,60р.119 369,40р.100 012,20р.МясновЪ, сеть мясных магазинов1114193 813,60р.182 412,80р.11 400,80р.Ремит, сеть магазинов колбасных изделий1116411 902,40р.371 716,80р.40 185,60р.Рублевские колбасы, сеть магазинов1112270 845,00р.270 845,00р.0,00р.Рублевские колбасы, сеть магазинов1115363 798,50р.342 530,28р.21 268,22р.Светоч, ООО, производственная компания1119221 835,90р.221 835,90р.Сгомонь, сеть магазинов1118231 623,80р.231 623,80р.Итого:2 959 210,80р.2 067 060,78р.892 150,02р.4. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ4.1. Структура таблицДля того чтобы создать таблицы базы данных воспользуемся Конструктором. На панели Создание выберем Конструктор таблиц:Описание структуры таблицы Изделие представлено на рис. 7.Рисунок 7 – Структура таблицы ИзделиеОписание структуры таблицы Заказчик представлено на рис. 8Рисунок 8 – Структура таблицы ЗаказчикОписание структуры таблицы Договор представлено на рис. 9Рисунок 9 – Структура таблицы ДоговорОписание структуры таблицы СДОГ представлено на рис. 10Рисунок 10 – Структура таблицы СДОГОписание структуры таблицы ТТН представлено на рис. 11Рисунок 11 – Структура таблицы ТТНОписание структуры таблицы СТТН представлено на рис. 12Рисунок 12 – Структура таблицы СТТН4.2. Схема данных в АccessИнформационно-логическая модель которая была разработана при проектировании базы данных служит основой для создания схемы данных в Access. В ней определяются и хранятся связи между таблицами. Эти связи лежат в основе создания отчетов, запросов, форм, а также будут сохранять целостность при изменении или добавлении данных в таблицы.Для создания схемы данных подать команду Работа с базами данных –Схема данных. В схеме данных нужно выделить поле в главной таблице, по которому устанавливается связь. И соединить это поле с соответствующим полем подчиненной таблицы.При определении связи между таблицами Изделие и СДОГ связь создается по полю Код изделия. Как только протянута очередная связь между таблицами, будет открыто окно Изменение связей. В нем должен быть назначен тип отношения один-ко-многим.Рисунок 13 - Вид окна Изменение связейПосле создания всех связей, схема данных должна выглядеть как показано на рис. 14:Рисунок 14 - Схема данных базы данных «Отдел сбыта готовой продукции предприятия»4.3. Создание пользовательских формПри помощи пользовательской формы данные на экране могут отображаться в виде входного (первичного) документа. При помощи форм можно вводить данные входных документов в таблицы, изменять или читать записи таблиц. После разработки схем и таблиц данных должны создаваться формы.Рассмотрим создание формы с помощью мастера форм и изменение ее с помощью конструктора.Разберем для примера создание однотабличной формы Изделие.Рисунок 15 - Вид формы ИзделиеАналогично необходимо создать однотабличную форму Заказчик.Сложную составную форму будем создавать на базе связанных между собой таблиц. Рассмотрим создание составной формы Договор, в которой отражаются объединенные данные из таблиц Договор и СДОГ.Рисунок 16 - Вид формы ДоговорАналогично создадим составную форму Товарно-транспортная накладная.Для изменения только что созданных форм будем применять Конструктор форм.Для того чтобы изменить открытую форму используется кнопка панели инструментов Режим, нажав которую выбираем из списка Конструктор. 4.4. Ввод данныхС помощью созданных форм заполним таблицы следующими данными:Таблица 8 – Вид таблицы Изделие с заполненными даннымиКод изделияНаименование изделияКод ед. измеренияЦенаНомер склада123456Колбаса "Докторская" в/с в б/окг251,72р.1123457Колбаса "Любительская" в/с в б/окг256,57р.1123458Колбаса "Телячья" в/с в синюгекг277,26р.2123459Сосиски "Баварские"кг225,19р.2123460Сосиски "Любительские" в/с в н/окг247,85р.3123461Сосиски "Молочные" 1 сорткг228,09р.3123462Сосиски "Сливочные" в/скг204,49р.1123463Сардельки "Обыкновенные" 1сорт в н/окг194,22р.1123464Шпикачки "Деликатесные" в/ккг251,37р.2123465Колбаса "Московская" в/к в/скг367,98р.2123466Колбаса "Сервелат" в/к в/скг313,47р.2123467Салями "Европейская" в/ккг317,44р.3123468Салями "Невская" в/ккг274,23р.3123469Салями "Элитная" в/ккг316,50р.1123470Сервелат "Мадера" в/к в/укг307,97р.2Таблица 9 – Вид таблицы Заказчик с заполненными даннымиКод заказчикаНаименование заказчикаАдрес101Рублевские колбасы, сеть магазиновСкобелевская, 24102Ремит, сеть магазинов колбасных изделийЗеленодольская, вл3103МясновЪ, сеть мясных магазиновТимирязевская, 16105Мясницкий ряд, сеть фирменных магазиновБеговая, 11106Сгомонь, сеть магазиновКлязьминская, 4107Светоч, ООО, производственная компанияКраснофлотская, 5108Снежана, сеть магазинов колбасных изделий60 лет Октября проспект, 10109Мясная лавка, ООО Дмитрогорский продуктЛенинградское шоссе 37 км, ст1Таблица 10 – Вид таблицы Договор с заполненными даннымиНомер договораКод заказчика1111103111210111131031114103111510111161021117105111810611191071120105Таблица 11 – Вид таблицы СДОГ с заполненными даннымиНомер договораМесяц отгрузкиКод изделияКоличество111151234601001111612346550011126123469200111271234593001113312346525011134123458901114512346611011146123457230111531234703001115412345635011164123461400111651234684201117512346038011176123469410111831234592601118412346617011193123467155111941234642351120512346330011206123459250Таблица 12 – вид таблицы ТТН с заполненными даннымиНомер ТТНДата отгрузкиНомер договора4954703.05.201511114954810.06.201511114954904.03.201511124955006.04.201511124955110.06.201511134955214.07.201511134955316.04.201511144955420.05.201511144955525.04.201511154955629.05.201511154955703.03.201511164955805.04.201511164955907.05.201511174956010.06.