Организация управления документацией за рубежом / На примере делопроизводства Великобритании

Актуальность данной темы объясняет мировой опыт, указывающий на важность государственного регулирования вопросов управления документацией. Во всех развитых странах государство осуществляет функции по управлению документацией, и такая практика себя оправдывает. Отказ от вмешательства на государственном уровне в регулирование процессов документационного обеспечения управления в итоге негативно отразится на качестве архивного фонда. Особенно актуально это положение в связи с мировой тенденцией перехода к электронному документообороту. Одной из наиболее развитых стран в сфере управления документацией является Великобритания, в которой совершенствование ДОУ является важной государственной задачей, поэтому данная тематика представляется нам актуальной для исследования.

Данную тематику разрабатывали на разных этапах многие ученые, такие как М.В. Ларин [12], Н.А. Храмцовская, И.И. Мазур и др.

Целью данной курсовой работы является изучить совершенствование управления документацией на примере делопроизводства Великобритании.

Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:

• изучить влияние международной стандартизации на управление документацией в Великобритании;
• исследовать основные этапы реализации правительственной программы по оптимизации управления документации в Великобритании;
• проанализировать национальные государственные стандарты Великобритании;
• охарактеризовать особенности архивного дела в Великобритании по сравнению с другими странами.

Для работы над данным исследованием были привлечены международные стандарты ИСО и государственные национальные стандарты Великобритании. Источниковой базой для написания работы послужили ГОСТ Р ИСО 15489-1 -2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» и Устав ИСО.

1.1 Международные стандарты ИСО по управлению документацией

Переход всех стран и в том числе России к рыночной экономике определяет новые условия для деятельности фирм и предприятий. Несмотря на право предприятий и организаций на самостоятельную деятельность не означает вседозволенность в тех или иных решениях, а все-таки заставляет применять в своей практике определенные правила «игры» во избежание всеобщего хаоса и для достижения качества. Соответственно это требует международного сотрудничества и гармонии по любым направлениям.

Для того чтобы все было «сделано верно» в мире появилось такое общепризнанное понятие, как сертификация. Вся сущность сертификации – это взаимная система оценки качества. Чтобы страны – участницы могли достичь какого-то соглашения между собой, необходима целая система. В области информации о технических регламентах, стандартах и процедурах соответствия каждой стране необходимо создать специальную «справочную» службу. Эта служба должна обеспечить связь между странами и обеспечивать стандартами, регламентами, правилами и другими аналогичными документами, для облегчения товарообменом и услугами между странами. Именно такая служба в 1946 году была организована и получила свое название – «Международная организация по стандартизации» ИСО.

...

1.2 Значение ИСО для совершенствования документации других стран

ИСО самостоятельно не принимает решение о разработке нового стандарта. ИСО разрабатывает новый стандарт по просьбе промышленности и других, заинтересованных в этом сторон. Как правило, заинтересованная сторона информирует о необходимости разработки нового стандарта свой национальный орган – член ИСО, а тот в свою очередь связывается с ИСО. Главной составляющей разработки нового стандарта является консенсус между ТК и заинтересованной стороной.

...

2.1 Основные аспекты Программы по совершенствованию управления документацией

C 1985 г. в Великобритании функционирует Правительственная программа по совершенствованию управления документацией.

В нормативном документе Великобритании «Модернизация государственного управления» перед всеми государственными организациями была поставлена следующая цель – перейти на управление документацией при помощи электронных технических средств к 2004 г., при одновременном сохранении бумажной документации.

В настоящий период в Великобритании функционируют разнообразные национальные стандарты по следующим вопросам управления документацией: сохранности, транспортировке и эксплуатации носителей, применяемых при обработке данных и хранении информации, управлению информационной безопасностью, управлению документацией, легальной допустимости и юридической силе информации, заключающейся в системах управления электронными документами, информационному менеджменту, практическому использованию закона 1998 г. о защите данных распространяется на документы на любых носителях .

...

2.2 Проблемы информатизации управления документацией в Великобритании

Другим составным элементом работы Национального архива является порядок организации т.н. электронного каталога (базы данных), который объединил всю цифровую архивную информацию. Немаловажное место при этом имеет разработка формата описания, содержащего в себя около 40 обязательных полей и словаря дескрипторов.

...

2.3 Законодательство об управлении документацией в Великобритании

Развитие управления документами как отдельной профессии в Великобритании началось в 1958 году после подписания «Закона о государственных документах» (Public Records Act). Согласно положениям раздела 3.1, каждое правительственное управление должно было проводить оценку подлежащих хранению документов по прошествии пяти лет с того момента, когда они вышли из документооборота; аналогичную оценку документов сотрудники PRO и работники управления были обязаны выполнять по истечении 25 лет .

...

2.4 Архивное дело в Великобритании

Современная структура архивного дела в Великобритании представлена следующими учреждениями:

- Национальный архив Великобритании – Бюро публичных записей является национальной архивной службой Соединенного Королевства с 1838 до 2003 года, когда он был объединен с Комиссией по историческим рукописям для формирования национальных архивов. Архив вмещает официальное собрание записей Англии, Уэльса и центрального правительства Великобритании, в том числе отчетов о судебных разбирательствах начиная со средневековья и оригинальной рукописи Книга страшного суда.

...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основе изучения нормативных источников и научной литературы можно прийти к следующим выводам.

Глобализация международных отношений на современном этапе привела к возрастанию значения международно-правового регулирования документооборота.

Создание специальных актов на внутригосударственном уровне не способствует развитию международных отношений, т.к. законодательство разных стран по-разному подходят к определению основных правовых институтов и принципов правового регулирования.

...