Структура документооборота и ее совершенствование в ООО «Эврика».

Целью управления делопроизводством является автоматизация процедур обращения с документами внутри организации путем замены системы, основанной на использовании бумаги, электронной системой.
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Современные электронные документы могут содержать мультимедийную информацию, включая графики, аудио и видео клипы, и они называются сложными документами. С помощью систем управления документами, физические документы возможно отсканировать, индексировать и сохранять в компьютерах для обеспечения быстрого к таким документам доступа.
ООО «Эвр ...

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ ООО «ЭВРИКА» 6
2. АНАЛИЗ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ БАЗЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ 9
3. АНАЛИЗ ПРОБЛЕМЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ООО «ЭВРИКА» 11
4. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ООО «ЭВРИКА» 14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 29
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 30

Глобальная информатизация общества и бизнеса способствует быстрому увеличению массивов информации. Управленческая деятельность связана с информационным обменом между субъектами и объектами управления. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие своевременных решений, определения стратегии развития организации. Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование информационных технологий. На современном уровне их развития работа с информацией осуществляется быстрее, эффективнее. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в системе управления, автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения, повышается профессионализм специалистов, з анятых в управленческой деятельности. Если раньше все документы на предприятии велись в бумажном виде, то в настоящее время все чаще используется электронный документооборот.
Сегодня эффективно использовать информацию могут только те предприятия, которые оперативно реагируют на изменения и внедряют новейшиеинформационные ресурсы в своей деятельности. Традиционные процессы документационного обеспечения управления на них достаточносложные, масштабные, длительные и громоздкие. Поэтому возникает необходимость в разработке и построении новой документально-коммуникационной системы с использованием современных информационных технологий. Основным инструментом для построения комплекса новой документационной формации является внедрение систем электронного документооборота, которые могут совершенно изменитьего схему в компании и значительно повысить эффективность деятельности ее работников. В связи с этим вопрос внедрениясистем электронного документооборота в деятельности современных предприятий является актуальным и требует анализа.
Анализ последних исследований и публикаций. Количество научных работ, изучающих вопросы работы с системами электронного документооборота и их внедрения в управленческую деятельность, в настоящее время значительно увеличилось. Сегодня существует целый ряд работ по основам организации электронного документооборота, которые изложили основные подходы к внедрения систем электронного документооборота, предоставили принципы их построения и сформулировали требования к возможностей систем.Современными, актуальными и практически полезными являются работы А. Николашина, Ж. Кудрицкой, Г. Охрименко и др. Сегодня много исследователей уделяют значительное внимание вопросам внедренияи использования систем электронного документооборота ворганах государственной власти, учебных заведениях, то есть субъектах, объединенных в единый аппарат и которые имеют общее государственное финансирования. Однако в работе предприятий с частнойформой собственности используются совсем другие механизмы,каналы коммуникационной связи и источники финансирования.Поэтому применение систем электронного документооборота вих деятельности для коммуникации как с внешней, так и с внутренне средой требует исследований.Таким образом, можно сделать вывод, что актуальность темы, которой мы решили посвятить данную выпускную квалификационную работу, подсказана нам и обусловлена самой жизнью, теми экономическими и социальными условиями, которые сложились в настоящее время в сфере бизнеса.
Целью написания курсового проекта является анализ и совершенствование системы управления электронным документооборотом в организации ООО «Эврика».
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
- провести анализ существующей системы управления документооборотом в ООО «Эврика».
- осуществить разработку предложений по совершенствованию системы управления электронным документооборотом в ООО «Эврика».
Предмет исследования: система управления документооборотом и пути повышения ее эффективности за счет электронных технологий.
Объект исследования: ООО «Эврика»
Методы исследования: системный, комплексный и динамический подходы, традиционный анализ документов.
Теоретической основой послужили труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов, посвященные проблеме внедрения электронного документооборота и разработке различных видов информационных систем, М.Кирпичникова, Т.В.Кузнецовой, В.И.Андреевой, М.В.Кирсановой, М.В. Стенюкова, М.В.Ватолиной, А.В.Пшенко, В.Ф.Янковской, Н.М.Березиной, Т.В.Сигановой и других.
Курсовой проектпредставлена в виде введения, четырех глав, заключения и списка использованных источников.
Во введении приводиться актуальность работы, анализ последних исследований и публикаций по ее теме, указаны цель и задачи работы, объект и предмет ее исследования, также описаны методы исследования и итеоретическая основа работы. Указана ее структура.

Выбор наиболее оптимальной системы СЭД в условиях внедрения в ООО «Эврика».2. Адаптация выбранной оптимальной системы СЭД в условиях ООО «Эврика».3. Использование выбранной оптимальной системы СЭД в условиях ООО «Эврика».4. Анализ эффективности использования выбранной оптимальной системы СЭД в условиях ООО «Эврика».Проведем внедрение системы СЭД в условиях внедрения в практику ООО «Эврика» на основе предложенной процедуры.1. Выбор наиболее оптимальной системы СЭД в условиях внедрения в ООО «Эврика».Выбор системы электронного документооборота - шаг ответственный, во многом определяющий как дальнейшее развитие электронного документооборота, так и самой организации или предприятия. Очень часто выбор системы руководство компании возлагает на руководителей и специалистов службы ДОУ. Как им разобраться в обилии предложенных рынком СЭД, сильно отличающихся по функционалу и стоимости, и выбрать наиболее подходящее решение для своей компании?Выбор системы электронного документооборота зависит от уровня зрелости документооборота в компании и, соответственно, ее готовности к организации электронного документооборота. Выбор системы также зависит от того, что заказчик хочет от нее получить (цели внедрения системы мы распишем ниже), какими ресурсами (денежными, временными, человеческими и пр.) он располагает для достижения желаемого .Цели внедрения СЭД в ООО «Эврика» подразумевает такие характеристики программы СЭД:комплексный охват деятельности ООО «Эврика»;отслеживание изменения вакансий на рынке труда ООО «Эврика»;учет предложений на рынке труда ООО «Эврика»;организация различных видов деятельности ООО «Адривер;проведение маркетинговых исследований и финансового анализа по результатам деятельности ООО «Эврика» за любой период времени;ведение независимого учета по нескольким фирмам с возможностью объединения отчетов об их деятельности и автоматизации корпоративной структуры;ведение многовалютного учета ООО «Эврика»;представление данных ООО «Эврика» в российском или международном стандарте;10.возможность выборки необходимой информации по сложному критерию и представление ее в любом удобном виде: в виде печатной формы, таблицы, экспорта в файл, передачи по электронной почте;11.максимальная гибкость в настройке комплекса и в распределении прав доступа;работа в сетях с большими объемами данных; распределенный характер системы;максимальная открытость комплекса, в том числе возможность экспорта в популярные программные среды;возможность стыковки и интеграции с другими программными продуктами.Все системы электронного документооборота нужно оценить и сравнить. Критерии эффективности СЭД были нами ранжированы по уровню их значимости для потенциального пользователя в условиях ООО «Адривер Наиболее важным для ООО «Эврика» оказался ценовой критерий СЭД в максимальной комплектации. Ему был присвоен наивысший балл –1. Другие критерии получили значения в диапазоне от 0 до 1 пропорционально уровню своей значимости для пользователей – табл. 1.Таблица 1Коэффициентов значимости критериевНаличие веб-клиентаВедение договоровУправление работамиИнтеграция с 1С Ведение клиентской базыАрхив документовРаспрознавание документовОбращения гражданСтоимость минимальной комплектацииСтоимость максимальной комплектации0,80,980,670,730,90,730,50,80,41Итоговый балл каждой СЭД высчитывался в качестве суммы оценок, полученных по каждому критерию, умноженных на вес каждого критерия. Итоговая таблица результатов исследования приведена ниже.Итоговая таблица рейтинга систем электронного документооборота – рис. 7. Таблица 2 Итоговая таблица рейтинга систем электронного документооборота в условиях работы в ООО «Эврика»СистемаИтоговое количество балловМесто в рейтингеЕ1 ЕВФРАТ22,021DocsVision16,412Тезис15,923CompanyMedia15,2741С13,055Дело12,726SharePoint12,327Directum11,718Таким образом, победителем рейтинга в условиях работы стала система Е1 ЕВФРАТ компании Cognitive Technologies. Система имеет наиболее полный функционал при минимальной стоимости. Отсутствие дополнительно закупаемых модулей делают систему привлекательной для заказчиков разного статуса и ранга.Система «ЕФРАТ» является одной из самых известных программных продуктов, разработанных для автоматизации документооборота на предприятии, а так же подходит под требования для ООО «Эврика». В первую очередь стоит упомянуть, что система «ЕФРАТ - Документооборот» соответствует всем правилам ГОСТа по делопроизводству и, в то же время, демонстрирует удивительную гибкость функций и настроек.Также, важно учесть, что для использования системы не требуется установка дополнительного программного обеспечения, что сокращает затраты на внедрение. Система обладает возможностями расширенного поиска с применением морфологического анализа текста. Она проста и удобна при использовании благодаря интуитивно понятному интерфейсу. «ЕФРАТ - Документооборот» активно использует криптографические средства защиты и электронную цифровую подпись (ЭЦП). В систему встроен развернутый инструментарий, который повышает скорость адаптации сотрудников предприятия - менеджер журналов и отчетов, дизайнер форм и маршрутов.Безусловно, существует опция по ограничению прав доступа.Благодаря встроенному генератору отчетов можно формировать детальные аналитические данные по любому типу документации.Благодаря поддержке web-интерфейса, система позволяет работать с документацией в любой стране мира через браузер.Четыре основных довода в пользу автоматизации электронного документооборотаВнедрение системы ЕВФРАТ дает ощутимые преимущества как среднему и малому бизнесу, которому, в силу высокой стоимости, недоступна комплексная автоматизация бизнес-процессов на базе нескольких специализированных программных продуктов, так и крупным организациям, получающим возможность сократить затраты на приобретение и поддержку целого парка специализированных программ.Затраты на внедрение электронного документооборота окупаются менее чем за год работы. По оценкам отечественных экспертов, внедрение электронного документооборота в государственных структурах способно на 15-20% сократить расходы на бюрократический аппарат и на 25-30% - непосредственно аппарат.По результатам западных исследований (данные Gartner Group), при обычном "бумажном" документообороте цена одного документа варьируется от 16 до 120 долларов за счет затрат на выпуск документов. После внедрения систем автоматизации электронного документооборота уже в течение первого года эксплуатации суммарная цена передачи одного документа падает, даже с учетом стоимости внедрения, больше чем на 10 долларов. При массовом переходе на электронный документооборот цена одного документа становится еще меньше за счет сокращения расходов на выпуск документов, ускорения их обработки, освобождения рабочего времени и уменьшения объемов хранения. Согласно маркетинговым исследованиям, проведенным Cognitive Technologies весной 2009, более 70% предприятий среднего и малого бизнеса и 25—30% крупных организаций, несмотря на наличие широкого спектра предложений для различных направлений деятельности (CRM, HRM, управление проектами и др.), используют для автоматизации бизнес-процессов стандартные офисные программы и электронную почту. Такая ситуация вызвана тем, что существующие в настоящий момент решения для автоматизации деятельности организации в первую очередь ориентированы на выполнение учетных функций, слабо обеспечивая движение документов и возможности коллективной работы. При этом функционал подобных систем избыточен для большинства компаний среднего и малого бизнеса, и их использование усложняет, а не упрощает работу сотрудников.С учетом этих тенденций в системе ЕВФРАТ, кроме традиционных функций электронного документооборота, реализованы новые возможности по автоматизации бизнес-процессов организации, таких как: взаимодействие с заказчиками, управление договорами, прием обращений граждан и пр. В их основе лежат принципиально новые технологии, разработанные специалистами Cognitive Technologies. Таким образом, использование системы ЕВФРАТ позволяет заменить стандартные офисные программы и средства электронной почты в несвойственных для них областях автоматизации бизнес-процессов. При этом ЕВФРАТ интегрирована с популярными офисными программами, что делает переход на нее удобным и безболезненным.Кроме того, система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов ЕВФРАТ совмещает в себе отлаженность коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает что, с одной стороны, система ЕВФРАТ готова к быстрому вводу в эксплуатацию, обеспечивая быструю отдачу от инвестиций, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.Готовность внедрения системы ЕВФРАТ по клику особенно актуальна в современных экономических условиях, когда даже крупные организации не готовы к долгосрочным проектам с отложенным по времени результатом, дорогостоящим консалтингом и серьезными доработками.Преимущества системы ЕВФРАТ как коробочного решения:Полнота комплекта поставки(СУБД НИКА);Отлаженность и стабильность работы;Готовность к внедрению «по клику» (установка системы ЕВФРАТ занимает менее 10 минут);Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге;Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения;Низкая стоимость владения системой.Преимущества системы ЕВФРАТ как проектного решения:Встроенные инструменты настройки и адаптации системы без про граммирования («Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журна лов и отчётов» и др.);Широкие возможности интеграции системы в инфраструктуру предприятия;Возможность создания индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест под требования заказчика.Вывод: В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств быстрого обмена информации через вычислительную технику.Кроме этого, система ЕВФРАТ это:Соответствие нормативным требованиям российского делопроизвод ства, требованиям стандарта ISO 9000 и рекомендациям WfMC (Workflow Management Coalition);Дружественный и интуитивно-понятный интерфейс, облегчающий обучение и работу в системе;Конкурентные лицензии (нет ограничений на количество установлен ных рабочих мест системы);Наличие базовой конфигурации, позволяющей автоматизировать типовой комплекс документооборота в короткие сроки и с минимальными затратами;Поддержка технологии workflow (управление деловыми процессами, коллективная работа, поддержка версионности документов, разграничение прав доступа к информации, подсистема напоминаний и уведомлений);Наличие модуля «Монитор безопасности» (протоколирование, криптографическое шифрование);Встроенные средства взаимодействия удаленных серверов (возможность децентрализованного хранения документов);Полнофункциональный защищенный доступ к системе через Интернет;Интеграция с продуктами и технологиями Microsoft, OpenOffice, 1С.Преимущества системы ЕВФРАТ и ее позиции на российском рынке СЭД подтверждаются высокими оценками от ведущих экспертных организаций и СМИ.Награды СЭД ЕВФРАТ:ЕВФРАТ — самая функциональная система электронного документо оборота и автоматизации делопроизводства iXBT.com, 16 декабря 2010 г.Cognitive Technologies — крупнейший поставщик СЭД 2010РБК (CNews Analytics), ноябрь 2010 г.Cognitive Technologies is the largest Russian document and content man agement services provider in 2009 IDC, 2010 r.2. Адаптация выбранной оптимальной системы СЭД в условиях ООО «Эврика».Рассмотрим основные возможности адаптации системы «ЕФРАТ - Документооборот» в условиях работы в ООО «Эврика».Система «ЕФРАТ - Документооборот» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации ООО «Эврика».Ввод и регистрация документов. Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему ООО «Эврика». Технология «понимания» документов — поиск в электронном документе реквизитов и данных — и технология Drag&Recog — распознавание реквизитов с отсканированного документа — обеспечивают оптимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.Поиск документов. Возможен поиск для всех случаев деятельности ООО «Эврика» - по документам, по поручениям, расширенный поиск, поиск по форме. Полнотекстовый поиск с использованием морфологии русского языка. Настройка поисковых папок.Работа с электронными документами. Применяемая схема документооборота ООО «Эврика» обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов, автоимпорт и поддержка версионности документов, создание аналитических отчетов и многое другое.Контроль исполнения. Взаимодействие сотрудников ООО «Эврика» в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ ООО «Эврика» никогда не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится, в следствие чего время согласования документов сокращается в десятки раз.Оптимизация движения документов (технология Workflow). Реальные бизнес-процессы ООО «Эврика» поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности, где блок-элементы схемы и связи представлены в наглядной графической форме. Автоматическое выполнение многих стандартизированных операций позволяет максимально упростить и ускорить взаимодействие с системой «ЕФРАТ - Документооборот».Рассылка документов. Автоматическая рассылка документов ООО «Эврика» по адресам электронной почты избавит от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Хранение документов. Система «ЕФРАТ - Документооборот» позволяет создать единый электронный архив документов ООО «Эврика» практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска сотрудники ООО «Эврика» смогут найти нужный документ за считанные секунды, а система автоматического резервного копирования позволит сохранить целостность базы документов.Внутренняя и внешняя почта. Система «ЕФРАТ - Документооборот» позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков, а также дублировать сообщения на электронную почту. Таким образом, пользователи ООО «Эврика» могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.Настройка и кастомизация. Для удобства пользователей в системе «ЕФРАТ - Документооборот» включен инструмент для визуального редактирования форм документов ООО «Эврика» — графический дизайнер форм. Пользователь ООО «Эврика» получает возможность без привлечения программиста оперативно добавить необходимый реквизит на форму документа или создать форму с нуля. Е1 является документо-ориентированной системой, которая оперирует сущностью «документ», что позволяет менять, добавлять, удалять реквизиты формы документа в системе без изменения структуры базы данных. Стандартные формы документов ООО «Эврика» могут быть созданы сотрудниками организаций пользователей системы в течение получаса, при этом база данных автоматически формируется на основании созданных форм.Безопасность и отказоустойчивость.