Технология обеспечения сохранности архивных документов

Собрание хранимых в порядке документов и бумаг, порой совсем недавних, а иногда старинных, называется архивом. Любой архив считается драгоценным народным достоянием, который подлежит самой бережной охране, особенно со стороны всех тех, кому не безразлична память о старине, кто осознает необходимость знакомства с нею для создания лучшего будущего.

Бесспорно, архивы стали более востребованы как в рамках традиционных направлений, так и в рамках возросших потребностей общества, выполняя государственную, научно-справочную и социальную функции, что подчеркивает актуальность темы исследования. Их открытость и доступность – неотъемлемые условия деятельности государственных институтов, развития науки, культуры, образования и общества в целом. Помимо этого, понимание и решение проблем сохранности документов зависит от степени их востребованности и значимости, главным образом, в целях социально-правовой защиты граждан.

Архивные документы олицетворяют историю страны, подтверждают права граждан, организаций и государства, поддерживают принципы демократии, в том числе право граждан иметь необходимую информацию о деятельности органов власти всех уровней. Главная проблема заключается в обеспечении сохранности архивов.

Известно, что архивные документы следует оберегать от воздействия различных факторов: воды, огня, света и в редких случаях кражи. Если изначально они находились в хорошей сохранности, то со временем бумага, как правило, утрачивает свой первозданный вид под влиянием многообразных факторов среды. Обеспечение сохранности документов в архиве организации представляет собой совокупность мероприятий по организации и соблюдению требований к помещению архивохранилища; формированию оптимальных противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в помещении архива; использованию особых средств хранения документов; соблюдению мер по охране и защите документов при их транспортировке.

Исходя из этого, цель работы заключается в выявлении особенностей хранения архивных документов в настоящее время. В соответствии с поставленной целью были определены следующие задачи:

• охарактеризовать процесс организации архивного хранения документов;
• рассмотреть ключевые требования к хранению документов в архивохранилищах;
• проанализировать современные технология по обеспечению сохранности архивных документов;
• описать рекомендации по совершенствованию технологий хранения документов в архивохранилищах.

Объект исследования – процесс хранения архивных документов.

Предмет исследования – современные способы и технологии, направленные на обеспечение сохранности архивной документации.

Методологическую основу исследования составили метод анализа, обобщения и классификации, системный метод.

В первой главе работы описываются основы организации архивного хранения документов и требования, которые предъявляются к архивохранилищам. Кроме того, приведены нормативные правовые акты, регулирующие архивную деятельность в РФ, в которых также определены ключевые факторы для успешного хранения архивных документов в архивохранилищах, установлены сроки хранения.

Во второй главе рассматриваются технологии обеспечения сохранности архивных документов, применяемые в российских учреждениях согласно отечественным и зарубежным методикам, указаны рекомендации для совершенствования процесса хранения документов.

В работе были использованы различные нормативные правовые акты, сборники научных статей, статьи из периодических изданий, электронные ресурсы.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и библиографического списка.

1.1 Организация архивного хранения документов

Вне всякого сомнения, проблему обеспечения сохранности документов можно считать одной из самых важных и актуальных в деятельности архивных учреждений. От ее успешного решения, так или иначе, «зависит возможность всестороннего, эффективного использования результатов комплектования архивов» [13, с. 3]. Стоит указать, что в основе данной работы лежит комплексный подход, который включает в себя правовую защиту архивных документов, укрепление материально-технической базы архивов, обязательное организационное и научно-методическое обеспечение работ, формирование оптимальных условий и совершенствование организации хранения архивных фондов, а также обеспечение их физической сохранности.

...

1.2 Требования, предъявляемые к архивному хранению документов

Безусловно, при длительном хранении все материалы претерпевают ряд физико-химических изменений, называемых естественным старением. Остановить данный процесс нельзя, однако «его можно замедлить посредством правильного хранения, а также ограниченного и бережного использования» [14, с. 10].

Важно подчеркнуть, что обеспечение сохранности документов предполагает два ключевых направления: первое – превентивную защиту, охватывающую разнообразные охранительные меры, нацеленные на защиту документов от разрушения; второе – различные реставрационные процессы, благодаря которым ликвидируются физические и химические повреждения объекта.

...

2.1 Характеристика технологий, направленных на сохранение документов в архивохранилищах

Архивные документы, несмотря на их общепризнанную научную и культурную ценность, постоянно подвергаются различным внешним и внутренним угрозам, таким, как: «пожары, затопления, террористические акты, нарушение правил хранения, хищения сотрудниками и посторонними лицами» [7, с. 19]. Заметим, что в последние два десятилетия ситуация еще больше обострилась, поскольку степень риска физического повреждения документов достигла кризисного состояния, а объектами хищения стали не только отдельные документы, но также и целые единицы хранения. Безусловно, все это привлекло внимание общественности и Росархива, тем не менее, проблема сохранности документов до сих пор остается нерешенной.

...

2.2 Рекомендации по совершенствованию технологий хранения архивных документов

Безусловно, место архивов в современном мире определяется той ролью, которую играет в нем документ, выступающий в качестве оперативного регулятора различных сфер деятельности человека, общества и государства. Архивные документы «олицетворяют историю государства, подтверждают права граждан, организаций» [4] и страны в целом, они поддерживают принципы демократии, включая право граждан обладать всеми необходимыми сведениями о деятельности органов власти.

Доступ к архивным документам прошлого, нынешнего и будущих поколений российских граждан будет возможен лишь в том случае, если они будут храниться в надлежащих условиях. Следовательно, задача обеспечения сохранности архивных документов остается приоритетной.

...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Каждый документ на предприятии имеет цикл жизни, согласно которому ему нужно пройти путь от создания к сдаче в архив. Передача документов на архивное хранение, выполненное в соответствие с требованиями российского законодательства, обеспечивает соответствующие условия для дальнейшего использования документов.

Организация архивного хранения документов - сложный и трудоемкий процесс. В настоящее время архивное хранение документов можно представить как многофункциональный способ для сохранения наиболее важных и в то же время не востребованных документов предприятия.

...