Организация регистрации документов. характеристика современных регистрационных форм.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенное исследование на тему автоматизированные системы регистрации документов в ООО «Металлоштамп», позволяют сделать ряд выводов и предложений:
История развития документооборота и делопроизводства в целом берет свое начало с Древнерусского государства. В историческом аспекте история документооборота разбита на определенные этапы развития: приказное, коллежское, министерское, делопроизводство советского времени и современного.
В каждом представленном периоде развития делопроизводства регистрация документов имеет очень важное значение. Так если в приказном делопроизводстве на приказах лишь только делались отметки, то уже в коллежском делопроизводстве документы, как входящие, так и исходящие заносились в книги. Регистрация документов при министерском делопроизводстве вошла в ...

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ 5
1.1. Сущность и история развития регистрации документов 5
1.2. Автоматизированные системы регистрации документов 10
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ООО «МЕТАЛЛОШТАМП» 16
2.1. Общая характеристика ООО «Металлоштамп» 16
2.2. Система регистрации документов в ООО «Металлоштамп» 19
2.3. Основные пути по совершенствованию системы регистрации документов в ООО «Металлоштамп» 26
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 31
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 33
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 36
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 37

ВВЕДЕНИЕ
В рамках документационного обеспечения управления любой организации, особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на успех управления в целом.
Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в оформлении документов, придания им юридической силы, в расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств, быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.
В настоящее время среди выше перечисленных операций наиболее важной становится регистрация документов. Так как регистрация документов является подтверждением факта создания или получения документа в организацию, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. От того как налажена работа регистрации документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
В эпоху передовых технологий ручная регистрация документов отходит на второй план. Вместо этого делопроизводственные службы или просто секретари-референты используют автоматизированные системы регистрации, которые изначально заложены в автоматизированных системах документационного оперативного управления «АСДОУ». На основании всего вышесказанного тема данной курсовой работы на сегодняшний день является очень важной и актуальной.
Объектом исследования является ООО «Металлоштамп».
Предметом исследования является выявление особенностей в системе регистрации документов в ООО «Металлоштамп».
Целью курсовой работы является анализ автоматизированной системы регистрации документов в ООО «Металлоштамп» и разработка предложении по ее совершенствованию.
Для достижения поставленной цели необходимо разрешить следующие задачи:
1. Изучить теоретические аспекты регистрации документов: сущность и историю возникновения;
2. Рассмотреть автоматизированные системы регистрации документов, применяемых в современном делопроизводстве;
3. Дать краткую характеристику компании ООО «Металлоштамп»;
4. Проанализировать постановку регистрации документов в ООО «Металлоштамп»;
5. Предложить основные направления по совершенствованию системы регистрации документов в ООО «Металлоштамп».
Для решения поставленных задач в работе были использованы следующие методы: анализ теоретических и периодических источников, анализ отчетной документации организации.
При подготовке курсовой работы для реализации поставленных задач было использовано федеральное законодательство по организации делопроизводства, нормативные правовые акты, организационные документы, регламентирующие организацию документационного обеспечения управления предприятия.
Помимо опубликованных источников при написании курсовой работы были использованы неопубликованные источники: Устав, организационно-распорядительные документы ООО «Металлоштамп».
Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

Рис. 2.1. Организационная структура службы документационного обеспечения в ООО «Металлоштамп»16
Как видно из представлено схематично организационной структуры на рис. 2.1. в состав службы документационного обеспечения входят: секретариат, отдел технического обеспечения, канцелярия, архив.
В соответствии с основными задачами, в Департаменте каждый отдел выполняет определенные функции. Так, например, к компетенции канцелярии относиться:
прием, первичная обработка, регистрация, порядок рассмотрения и исполнения входящей корреспонденции;
учет и регистрация исходящих документов;
учет и регистрация организационно-распорядительных документов
прием, учет, регистрация и хранение договоров;
контроль исполнения документов;
порядок отправки документов;
хранение фирменной печати и право заверять ею;
составление номенклатур и формирование дел в текущем делопроизводстве;
подготовка и передача дел в Архив.
Служба документационного обеспечения обязана обеспечивать ведение единой документации в компании ООО «Металлоштамп», разрабатывать порядок работы с документами, обязательный для всех структурных подразделений компании, который должен затрагивать все элементы документооборота, начиная от создания (или получения) документа и заканчивая его передачей в архивное подразделение.
Деятельность службы документационного обеспечения регламентируется соответствующими внутренними инструкциями и положениями, к которым можно отнести «Положение о службе документационного обеспечения ООО «Металлоштамп», должностные инструкции, разработанные для каждого из сотрудников данного отдела.
Подводя итоги этого раздела, можно с уверенностью сказать, что для ООО «Металлоштамп» характерна смешанная форма организации делопроизводства, которая предполагает выполнение одних делопроизводственных операций в службе делопроизводства, и в других Департаментах. Как правило, служба делопроизводства берет на себя получение и отправку документов, их регистрацию, организацию документооборота, контроль исполнения документов, в то время как создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение осуществляются в структурных подразделениях.
2.2. Система регистрации документов в ООО «Металлоштамп»
Вся поступающая в ООО «Металлоштамп» корреспонденция принимается службой документационного обеспечения управления.
В ООО «Металлоштамп» централизованная система регистрации, то есть осуществление всех регистрационных операций в одном месте делопроизводителем и документы регистрируются один раз. Регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам; в бухгалтерии, в департамент управления персоналом, в службе ДОУ.
Массовое внедрение компьютерных технологий позволило существенно повысить эффективность смешенных форм организации ДОУ, т.к. внедрение автоматизированных систем ДОУ позволяет децентрализовано получать и регистрировать документы, организовать работу с ними, в тоже время иметь централизованную базу данных обо всех документах организации.
Принятые в ООО «Металлоштамп» документы, за исключением тех, которые внесены в Перечень документов, не подлежащих регистрации (Приложение 2), регистрируются в службе документационного обеспечения управления в день их поступления.
Документы в ООО «Металлоштамп» регистрируются в системе электронного документооборота (СЭД) «Ефрат-документооборот» в регистрационно-контрольных карточках (РКК) (см. рис. 2.2.).
Рис. 2.2. Регистрационно-контрольная карточка входящего документа
В регистрационную карточку включены следующие разделы:
Дата регистрации документа. В этой графе ставится либо дата поступления документа, либо это дата вскрытия письма.
Номер регистрируемого документа. Проставляется в порядковой последовательности в пределах года. Такая система регистрации позволяет воспользоваться возможностями автоматических счетчиков, которые сами проставляют порядковый номер. Для работы ООО «Металлоштамп» такая система регистрации является наиболее удобной, поскольку не позволяет наиболее важным документам затеряться в большом массиве входящей документации.
Корреспондент. В данной графе проставляются либо личные сведения об отправителе, если это частное лицо, либо данные об организации - отправителе.
Дата и номер документа, если это официальный документ, полученный от других организаций17.
Группа документов. В данном поле заполняется вид документа: входящий либо исходящий
Краткое содержание.
Адресаты.
Способ доставки. Данное поле предназначено для входящей корреспонденции.
Исполнитель.
Номер дела, в которое подшит документ.
Наименование структурного подразделения, в котором исполняется документ.
Количество листов документа и его приложений.
Автоматизированная система регистрации позволяет ускорить сам процесс заполнения регистрационной карточки, так как содержит не только поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), но и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. В такие списки вводятся несколько групп сведений: вид документа, структурное подразделение, исполнители и связанные документы.
Регистрационная форма для исходящих документов практически аналогична форме для входящих.
В графе связь с РКК в случае с ответными документами ставится номер входящего документа с указанием даты подписания ответного документа. Также указывается адресат и исполнитель.
Основным принципом регистрации документа является его однократность, т.е. каждый документ регистрируется только один раз.
Исключением являются оригиналы документов, ранее зарегистрированные как копии (в целях оперативной организации работы), поступившие на центральный электронный адрес, центральный факс организации и телетайп на имя генерального директора, заместителей генерального директора, главного бухгалтера. Такие документы после регистрации передаются с карточкой ранее поступившей копии документа (РКК документа, зарегистрированного в СЭД «Ефрат-документооборот») с соответствующими отметками непосредственно в подразделение исполнителя через именные ячейки для объединения их с ранее зарегистрированными копиями документов.
Регистрация обращений граждан осуществляется в порядке, установленном для входящей корреспонденции.
При регистрации проверяется правильность адресования и оформления документов, сверяются их номера с учетными номерами, указанными на конвертах. Ошибочно адресованная корреспонденция подлежит возврату. Документы, поступившие с отметкой «Срочно», регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.
Также при регистрации документа делается отметка о приложениях к нему и, при необходимости, подбираются соответствующие информативные материалы. Например, когда письмо является дополнением к ранее полученному, или есть какие-либо иные письма, касающиеся общего вопроса. Вся информация собирается воедино для ускорения и упрощения работы с документами. Система электронного документооборота «Ефрат-документооборот» позволяет провести эту операцию без особого труда и быстро.
В автоматизированной системе регистрации документов дата и регистрационный номер присваиваются документу автоматически, после чего они переносятся на документ в виде регистрационного штампа. Регистрационный штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа, преимущественно в правом нижнем углу.
При регистрации документа в СЭД «Ефрат-документооборот» каждому документу присваивается уникальный порядковый номер (ИД - идентификационный номер документа), который в виде штрих-кода распечатывается на специальной наклейке и клеится на документ18. Данный реквизит позволяет идентифицировать документ в системе и моментально его найти.
Документы сканируются на персональных документных сканерах, и их электронные образы присоединяются к РКК.
Документы, отправляемые из организации, регистрируются в службе документационного обеспечения управления. При регистрации исходящего документа, сведения о нем заносятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, ему автоматически присваивается регистрационный номер и дата, после чего они переносятся на документ. Исходящие письма также сканируются, и их электронные образы присоединяются к РКК.
Письма за подписью генерального директора, зарегистрированные в службе ДОУ, получают номер 50-01-2014. При регистрации писем в службе ДОУ к номеру добавляется буквенный код, который указывает на лицо, подписавшее документ, например 50-01/ВК-…..
Исходящие письма организации регистрируются в едином общем журнале исходящих писем «Делопроизводство (Исходящие)» с единой для учреждения сквозной нумерацией в исходящем регистрационном номере (см.рис. 2.3.) в день отправления. Регистрировать исходящие письма иным порядком запрещено.
Рис. 2.3. Регистрационно-контрольная карточка исходящего письма
Приказы по основной деятельности и распоряжения генерального директора регистрируются в службе ДОУ (см. рис. 2.4.). Остальные внутренние документы – в структурных подразделениях по принадлежности в день подписания или утверждения.
Рис. 2.4. Регистрационная карточка приказа по основной деятельности
Делопроизводственные индексы должностных лиц, входящие в регистрационный номер документа, соответствуют делопроизводственным индексам руководимых ими структурных подразделений ООО «Металлоштамп», которые присваиваются службой документационного обеспечения управления.
При автоматизированной регистрации полностью соблюдается обязательный состав реквизитов: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа), дело №.19.
Таким образом, в ООО «Металлоштамп» достаточно эффективно применяется автоматизированная система регистрация документов. Однако есть 2 больших «но», на которые хотелось бы обратить внимание.
Первое - ведение журнальной регистрации внутренних документов и второе - ведение бумажных контрольных карточек.
Изучая преимущества электронных регистрационных баз данных, становится ясно, что одними из основных является то, что они позволяют избежать многократной регистрации документа и позволяют централизованно найти любой документ организации. Помимо того, они значительно упрощают процесс контроля за сроками исполнения.
Однако в ООО «Металлоштамп» эти преимущества не используются в полной мере.
В первую очередь документы, прошедшие регистрацию в службе ДОУ и переданные на исполнение заместителям регистрируются повторно в регистрационном журнале специалистов (секретаря) структурного подразделения.
Второе за счет того, что внутренняя документация регистрируется отдельно от входящей и исходящей, и, во вторую, за счет того, что контроль за сроками исполнения ведется посредством ведения бумажной картотеки внутри структурного подразделения.
В ООО «Металлоштамп» регистрацией внутренних документов занимаются специалисты в журнале регистрации. При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Форма регистрационного журнала показана в таблице 2.1.
Таблица 2.1.
Форма регистрационного журнала для внутренней документации
Дата
Регистрационный номер
Департамент
Вид документа
Краткое содержания
исполнитель
1
2
3
4
5
6
При анализе регистрации документов ООО «Металлоштамп» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Это является грубым нарушением требований ГСДОУ. Следует, как минимум разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Зарегистрированные документы распределяются на подлежащие передаче начальнику службы ДОУ, для последующего доклада генеральному директору, или заместителям генерального директора для подготовки проекта резолюции, и документы, не требующие доклада.
К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, остальные документы должны передаваться в отделы или непосредственно исполнителям-специалистам.
Документы, не требующие доклада и корреспонденция, адресованная заместителям генерального директора, руководителям структурных подразделений, направляется службой ДОУ.
2.3. Основные пути по совершенствованию системы регистрации документов в ООО «Металлоштамп»
В качестве основного направления по совершенствованию автоматизированной системы регистрации документооборота является внедрение более усовершенствованной автоматизированной системы управления документационного обеспечения в ООО «Металлоштамп». Ведь в основе рациональной и эффективной организации системы документооборота в настоящее время лежит использование средств и возможностей персональных компьютеров. Использование средств автоматизации документооборота кардинально меняет сущность работы в области делопроизводства и управления деятельностью страховой организации.
Для того чтобы автоматизировать ведение делопроизводства и управление документооборотом, в том числе управление нормативными документами, организовать архивное хранение документов, создать корпоративную систему электронного документооборота, необходимы соответствующие программные решения.
На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор АСДОУ, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями.
В качестве замены уже имеющейся в компании автоматизированной системы «Ефрат-документооборот», автором данной работы предлагается использовать более современную систему ДОУ на базе платформы OPEN TEXT.
В качестве основных подходов при разработке OPEN TEXT автор данной работы предложил использовать:
1. максимально базовые функциональные возможности самой платформы Open Text;
2. интеграционные возможности платформы Open Text;
3. приоритет доработок, обеспечивающих наиболее важную и востребованную функциональность на рынке;
4. возможность дальнейшего наращивания функциональных возможностей продукта.
OPEN TEXT — платформа для управления неструктурированной информацией, которая обеспечивает возможности управления метаданными и хранения документов, коллективной работы с документами, записями, создания и управления потоками работ, обмена сообщениями, работы в проектной команды, управления базой знаний, бизнес-процессами, отчетами и анализом контента20.
Разработанная недавно автоматизированная программа OPEN TEXT соответствует российскому законодательству и стандартам по ведению документационного обеспечения управления, а именно:
1. Федеральному закону Российской Федерации от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Федеральному закону Российской Федерации от 27.07.2006 №152 –ФЗ «О персональных данных»;
3. Требованиям к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен (Приказ  Министерства связи и массовых коммуникаций РФ № 221 от 2 сентября 2011 г);
4. DoD 5015.02, MoReq2.
Далее представим, основные функциональные возможности автоматизированной системы по ведению документооборота перед уже существующей системой в компании ООО «Металлоштамп»:
управление документами – система и среда управления документами;
управление записями – система - управления жизненным циклом официальных документов как бумажных, так и электронных согласно номенклатуры дел предприятия;
ОРД – подсистема управления организационно-распорядительной документацией;
сollaboration – совместная работа над проектами. Позволяет создать рабочую среду для совместной работы различных групп пользователей;
управление уведомлениями через почтовые службы – среда управления содержанием уведомлений почтовых сообщений, регистрации сообщений и т.д.;
сase Management - мощная среда для управления случаями: ведение и согласования договоров, обработка обращений госорганов, граждан;
workFlow – система управления потоками работ и согласований, создания заданий и отслеживания их выполнения;
массовый ввод – оперативный ввод оригиналов документов в систему различными путями и сценариями;
search Server – поисковая система, предоставляющая развитый язык запросов, позволяющий искать документы и их электронные оригиналы.
Таким образом, можно предположить, что в результате полнофункционального использования автоматизированной системы ДОУ на базе платформы OPEN TEXT в ООО «Металлоштамп», произойдут следующие качественные изменения в текущей работе с документами:
повысится качество ведения за входящими, исходящими и внутренними документами;
исключаются потери отдельных документов;
осуществится контроль исполнения документов на каждом уровне исполнения,
сократится время поиска документов и другой информации.
Выводы. На основании всего вышесказанного можно сделать выводы. ООО «Металлоштамп» очень крупная организация с большим массивом документов и соответственно большим объемом документооборота. Регистрация документов в ООО «Металлоштамп» ведется с помощью автоматизированной системы по делопроизводству «Ефрат-документооборот», но данная система не отвечает заявленным требованиям: при регистрации внутренних документов до сих используется журнальная форма и ведение бумажных внутренних карточек. Также, например, регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Это является грубым нарушением требований ГСДОУ. Следует, как минимум разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
На основании выявленных проблем автором разработана и предложена автоматизированная программа на базе платформы OPEN TEXT в качестве замены уже имеющейся в компании автоматизированной системы «Ефрат-документооборот».
ЗАКЛЮЧЕНИЕ