Организационное проектирование реинжиниринга бизнес-процессов.

Заключение

На современном этапе развития отечественной экономики очень остро стоит вопрос обеспечения высокой эффективности деятельности предприятий и организаций. К сожалению, для многих предприятий характерно использование метода «проб и ошибок» в планировании развития бизнес-процессов. Соответственно, результаты ошибок превращаются в издержки и включаются в цену продукции. Для поддержания минимального уровня конкурентоспособности такие предприятия вынуждены использовать более дешевые сырье, комплектующие и технологии. При этом резко снижается качество продукции, она становится неконкурентоспособной на мировом рынке, часто ухудшается экологическая обстановка в регионе расположения предприятия, снижаются привлекательность, уровень оплаты труда и квалификация персонала.
Любое современное ...

Содержание

Введение 3
Сущность и виды бизнес-процессов 6
Содержание процесса оптимизации бизнес процессов 21
Принципы перепроектирования бизнес-процессов 26
Заключение 31
Список используемой литературы 33

Введение
В последние годы, подавляющее большинство компаний по всему миру ставят цель повышение своей конкурентоспособности, по причине появления все большего и большего количества компаний-конкурентов.
Современное состояние теории и практики управления предприятиями отрасли обуславливает необходимость поиска новых подходов, инструментов и методов менеджмента, позволяющих формированию целенаправленного поведения организации на принципах процессного подхода и передовой мировой практики. В настоящее время в России резко возрос интерес к общепринятым на Западе стандартам менеджмента, однако, в реальной практике управления существует один очень показательный момент. Многих руководителей до сих пор можно поставить в тупик прямым вопросом об организационной структуре компании или о схеме сущест вующих бизнес-процессов.
Основой успешной бизнес-компании является набор четких процессов, описывающий в мелочах всю её деятельность.
Вопросы управления бизнес-процессами остро встают в компании, когда на определенном этапе ее развития сбои во взаимодействии подразделений, менеджеров, сотрудников начинают носить регулярный характер, при этом оказывая существенное влияние на эффективность деятельности самой организации. Сбои сопровождаются не только потерей информации, дублированием функций, лишними затратами и другими негативными последствиями, но и потерей качества продуктов компании, а значит и потерей лояльности потребителей. Диагностировать причины этих проблем без детального изучения деятельности компании невозможно. Несомненно, каждая компания основной целью ставит получение прибыли в обмен на какой-либо производимый продукт либо оказываемую услугу. Именно данная цель, в подавляющем большинстве случаев, определяет что именно будет произведено и каким образом будет осуществляться производственный процесс, иными словами – определяет содержание и форму. Помимо этого, исходя из цели, а именно получения прибыли, определяется отношение входных затрат и выходного продукта. Безусловно, достижение цели зависит от множества субъектов и технических средств, которые, в свою очередь, должны тесно взаимодействовать между собой.
Именно бизнес-процессы позволяют оптимизировать взаимодействии подразделений, менеджеров, повышения эффективность труда, а равно способствуя повышению конкурентоспособности компании. С помощью бизнес-процессов можно группировать различные виды деятельности компании по результату, который важен для конечного клиента или партнера компании. Также бизнес-процессы визуализируют последовательность и взаимосвязь работ, необходимые ресурсы (количество сырья, предполагаемых финансовых расходов, единиц персонала, оборудования, элементов информационных систем) и условия выполнения. Безусловным достоинством оптимизации бизнес-процессов, помимо уже упомянутой финансовой стороны, является крайне экономное потребления человеческих ресурсов, что в свою очередь, позволяет направить высвободившиеся ресурсы на другие, более требовательные к человеческому присутствию, задачи. Кроме этого, оптимизация бизнес-процессов отличается сравнительной простотой, по сравнению, скажем, с технологической модернизацией производства (за исключением тех случаев, когда оно идет непрерывно), в основном за счет своей синхронизации и взаимосогласованности. Выделение бизнес-процессов, их анализ и последующее совершенствование представляет собой колоссальный резерв возможностей для повышения эффективности работы и конкурентоспособности.
В связи с этим, исследование и понимание сущности бизнес-процессов, вопросы возможности их перестройки в настоящее время приобретают особую актуальность.
 

Очевидно, что модель бизнес-процесса, предназначенная для оптимизации, имеет сложную структуру внутренних взаимодействий и этапов. Более того, она должна учитывать большое количество аспектов, для которых требуются многочисленные методы описания. Эти разнообразные задачи определяют как вид объектов моделирования, так и необходимую степень структурирования, или уровень детализации.  В целом же это помогает более быстро реагировать на изменяющийся рынок, а также делает стратегию более клиентоориентированной, что можно заметить из вышеназванных примеров.  Различают постепенное и кардинальное усовершенствование. Постепенное – это те трансформации в процессе, которые влекут небольшие вложения или вообще их не влекут. Кардинальное – существенные трансформации процесса; часто не влекут переходна другую технологию, базовыми переменами в структуре и свежим взглядом на процесс. Указанный тип называется «реорганизация».Для реализации совершенствования бизнес-процессов в реальной среде была разработана «Методология управления процессами» (аббр. МУП), которая включает в себя шесть основных шагов:Определение владельца(ев) процессаОписание границ и интерфейсов процессаОписание самого процесса с помощью программного инструментарияУстановка точек контроля за процессомИзмерение показателей процесса в точках контроляАнализ показателей процесса в точках контроля.С точки зрения анализа и оптимизации бизнес-процессов, МУП и соответствующие инструментальные средства позволяют выявлять:дублирование функцийузкие местазатратные центрыкачество выполнения отдельных операцийизбыточные операции, отсутствие или неполноту информациивозможности автоматизациивозможности внедрения систем управления качеством, а также сертификации по стандартам ISO 900x.Цель бизнес-процесса состоит в создании выхода для получения вознаграждения в виде другого выхода. В нашем случае выходом производителя является выполнение заказа клиента, а вознаграждением – получение денежных средств, хотя в процессе производства создается также промежуточный выход, возникающий в результате выполнения функций.Основными задачами, решаемыми при внедрении процессного подхода к управлению компанией, полагаем, являются:- внедрение и поддержка системы менеджмента качества;- учет затрат по процессам;- разработка требований к информационным системам;- внедрение системы сбалансированных показателей (Balanced Scorecard).Принятие экономически взвешенных управленческих решений относительно любого бизнес-процесса, протекающего в компании, - это всегда выбор между вариантами действий с разными прогнозами результатов. Использование только итоговых показателей финансовых отчетов, отражающих состояние компании в целом, для решения этой задачи не подходит. Важны, как правило, цифры, показывающие отдельные аспекты деятельности предприятия. Поэтому, исходя из практического опыта работы многих зарубежных и отечественных корпораций, очевидно, что эффективная работа современной компании немыслима без хорошо отлаженной системы управленческого учета и отчетности для менеджеров всех уровней управления, позволяющей оперативно принимать обдуманные решения.Относительно понятия «бизнес-процесс» в литературе исследователи приводят следующие его определения. С.В. Беляева рассматривает бизнес-процесс как совокупность взаимосвязанных операций, которая интегрирует сквозные материальные, финансовые и информационные потоки через организационную структуру компании. К.А. Есипова дает следующее определение исследуемому понятию: «бизнес-процесс - это систематизированная последовательность потока взаимосвязанных операций, которая имеет непрерывную связь с другими процессами предприятия и использует ресурсы предприятия для получения на выходе конечного результата в виде продукта (услуги) для удовлетворения конечного потребителя».О.М. Калашян и Г.Н. Калянов считают, что бизнес-процесс - это совокупность функций, в ходе выполнения которых потребляются определенные ресурсы и создается продукт (вещественный или нематериальный результат человеческого труда: предмет, услуга, научное открытие, идея), который представляет ценность для потребителя.Согласно одному из мнений, бизнес-процесс - это совокупность взаимосвязанных операций и функций субъектов их выполнения, имеет вход (разного рода ресурсы) и выход (конечный продукт) для удовлетворения потребностей конечного потребителя.Бизнес-процесс - это совокупность связанных действий (работ, операций, функций), преобразующих «вход» (материальные или нематериальные ресурсы) в имеющий ценность для потребителя «выход». Потребители результата и поставщики входа бизнес-процесса могут быть как внешними (клиенты, контрагенты), так и внутренними (скажем, другие департаменты).Бизнес-процесс – это последовательный, взаимосвязанный перечень мероприятий, который реализует ресурсы, воссоздаёт ценность и опосредует результат. В стандарте ISO 9000:2000 принято понятие «процесс», сейчас указанные понятия необходимо считать синонимами. Моделирование бизнес-процессов – это средство поиска оптимизации деятельности организации, позволяющее определить, каким образом компания действует в целом и как проходит деятельность на конкретном рабочем месте. Под методологией появления модели бизнес-процесса определяют единство способов, посредством которых объекты и связи между ними осуществляются в виде модели. Любому объекту и связи характерен ряд параметров, отражающих конкретные характеристики объекта (номер, название, длительность выполнения, стоимость и др.). Рис. 2 Цель, назначение бизнес-процессовСуществует несколько способов классификации указанных процессов. Многие компании, реализуя процессную ориентацию, осуществили анализ своей деятельности и определили перечень ключевых бизнес-процессов. Ученые из Плимутского университета определили иерархию бизнес-процессов, имеющую пять уровней. В указанной иерархии процессы разделяются на три основные группы: «производство», «управление» и «поддержка».Простой и прикладной подход определен в результате осуществления норвежского проекта ТОРР по бенчмаркингу. Указанная программа по выработке приемов увеличения продуктивности осуществлялась под управлением предприятия NTNU/SINTEF, имеющегося в Трондхейме. Для осуществления предпосылок к выработке приемов самооценки и бенчмаркинга была определена структурная схема указанных бизнес-процессов. Эти процессы были разграничены на первичные и вспомогательные на основании теории о цепочках ценности. Отдельные из поддерживающих были выделены в специальный класс — процессов развития.Указанные группы определяются таким образом:• Первичными называются главные и опосредующие ценности процессы организации. Указанные процессы охватывают всю компанию, от потребителя до поставщиков.• Поддерживающие процессы не определяют добавленную ценность. Эти процессы необходимы для обеспечения главных процессов.Указанными вспомогательными процессами считаются, например, администрирование финансами и персоналом.• Развивающиеся — это процессы, которые дают возможность опосредовать цепочку ценности в главном и вспомогательном процессах на качественно новом уровне. Например: выработка продукции и совершенствование поставщика.Рис. 3 - Бизнес-процессы компанииВыводы, полученные при осуществлении проекта ТОРР по бенчмаркингу имеют развитие при осуществлении программы ENAPS. Указанная программа финансируется за счет Европейской Комиссии. Программа определена для появления базы сведений для европейской системы бенчмаркинга. В результате работ по указанной программе были приняты остальные названия бизнес-процессов, но не те, которые в ТОРР программе. Рис. 4 - Модель бизнес-процесса Первичные процессы были названы бизнес-процессами. Они разбиты на четыре группы главных процессов. Две остальные группы получили названия вторичные процессы, которые разделяются на группы поддержки и развития.Рис. 5 - Пример временной оптимизации бизнес-процесса компанииВопросы управления бизнес-процессами остро встают в компании, когда на определенном этапе ее развития сбои во взаимодействии подразделений, менеджеров, сотрудников начинают носить регулярный характер, при этом оказывая существенное влияние на эффективность деятельности самой организации. Сбои сопровождаются не только потерей информации, дублированием функций, лишними затратами и другими негативными последствиями, но и потерей качества продуктов компании, а значит и потерей лояльности потребителей. Диагностировать причины этих проблем без детального изучения деятельности компании невозможно.Рис. 6 - Уровни детализации бизнес-процессовТоп-мененджеры заинтересованы в увеличении управляемости, обеспечении управленческих воздействий, и т.д. (понимая индикаторы, по которым есть возможность определять, сколь успешна работа организации, и инструменты влияния на персонал). Менеджеры среднего звена желают, понимать границы работы и результаты, за которые несут ответственность. Исполнителям необходимо иметь, четкие правила деятельности. При реализации необходимо учесть интересы указанных групп сотрудников.Бизнес-система международной организации в полной мере относится к конкуренции в экономической области. Ей свойственна конкуренция носителей определенных функций, которая отличается от товарной, при последней конкурируют разные с мнения качественных свойств и характеристик, но одинаковая по потребительским параметрам продукция.В современной практике функционирования международной организации используется типология международных бизнес-систем:а)  бизнес-системы «классического» типа, в которых единый процесс построен на базе минимизации издержек, сопряженных с реализацией операций на рынке. Гарантией обеспечения позитивного хода производственного процесса считается использование внутренних резервов компании;б)  бизнес-системы «пустотелого» типа, где производственные функции делегируются на контрактной базе сторонним организациям. Экономический эффект, достигается из системы бизнеса. Законы рынка определяют прямое воздействие на возникновение внешней и внутренней сферы «пустотелой» организации. Необходимо подчеркнуть, что рамки между внешней и внутренней сферой здесь отсутствуют;в)  бизнес-системы организации открытого типа, главной особенностью последней считается наличие производства, в котором осуществляется ее идея. Главные особенности международной организации и являются базой ее преимуществ;г)  бизнес-системы виртуальной организации, главной особенностью последней является отсутствие фактических процессов предприятия, реализации продукции и инвестирования. Виртуальная организация может появится в любое время и везде как реальный отклик на имеющуюся потребность. Все признаки виртуальной организации подчинены потребителю виртуального товара. Он определяет потребительские, инвестиционные и производственные начала.Указанная типология бизнес-систем дает возможность говорить о равности профиля международной организации синергетическому эффекту связей элементов и процессов ее работы в организации, реализации продукции, а кроме того, осуществления инвестирования и конкуренции. Является тождественной прибыль и синергетическим эффект связей элементов и характеристик деятельности международной организации.Явно виден процесс интернационализации признаков и условий бизнес-систем при глобализации бизнес-процессов.Содержание процесса оптимизации бизнес процессов Оптимизация планируется, закрепляется нормативными документами и внедряется в производство. С ее помощью можно уменьшить количество несоответствий и ошибок в управлении, снизить затратную часть производства, повысить общую прибыль, уменьшить время, затрачиваемое на выпуск единицы продукции, разработать меры по выходу из финансового кризиса и пр. Оптимизации, в основном, подлежит основной бизнес-процесс или его ключевые точки, тогда эффект будет быстрым и очевидным.Оптимизированное моделирование бизнес-процесса должно проводиться поэтапно, четко и последовательно. Начинается оно с исправления и коррекции узких функциональных моментов, постепенно переходит и на крупные потоки. Риски при оптимизации весьма умеренные с возможностью вернуться к прежнему курсу. Время, затрачиваемое на проведение мероприятий по оптимизации процессов, как правило, минимальны.Оптимизированный бизнес-процесс предполагает изменение структур предприятия и их взаимосвязей и подчинения. Функции одного подразделения могут быть возложены на другое, что должно привести к улучшению взаимодействия между отделами. И все перечисленные меры способствуют повышению имиджа, конкурентоспособности предприятия, к увеличению продаж и прибыли.Первыми шагами на пути оптимизации бизнес-процессов для предприятия должны стать формирование рабочей группы, ответственной за проект, и составление четкого плана работ. Оптимизацию бизнес-процессов рекомендуется выполнять поэтапно по следующему плану: диагностика бизнес-процессов компании; описание бизнес-процессов; выделение опорных точек; совершенствование бизнес-процессов; управление изменениями.На подготовительном этапе необходимо сформировать рабочую группу проекта по оптимизации, состав которой определяется исходя из целей проекта. Как правило, в нее входят представители структур ных подразделений компании. Также необходимо проинформировать персонал о задачах проекта и провести детальное планирование предстоящих работ. По окончании первого этапа выпускается приказ о начале реализации проекта оптимизации бизнес-процессов компании, к которому прилагается карточка проекта, где указаны основные стадии, сроки, конечный результат стадии проекта, ответственные лица и требуемые ресурсы. В компании в план проекта могут войти следующие работы: формирование рабочей группы и определение целей проекта; обучение рабочей группы методологии описания процессов; декомпозиция ключевых бизнес-процессов; выбор программного продукта для построения модели бизнес-процессов и разработка соглашения о моделировании; построение модели бизнес-процессов по принципу «как есть»; разработка предложений по изменению бизнес-процессов; построение и утверждение модели «как будет»; разработка регламента процессов; подготовка и утверждение программы мероприятий по внедрению изменений.Поскольку производственные процессы должны соответствовать требованиям технологии и безопасности, то, как показывает опыт, в первую очередь в оптимизации нуждаются бизнес-процессы управления и администрирования.Рис.7 – Мероприятия по оптимизации бизнес-процессовРазработка вариантов процессов. Сделать процесс более гибким можно, если он будет иметь несколько вариантов выполнения в зависимости от ситуации. Должно быть как минимум два варианта процесса – сложный и простой. Например, процесс «Управление денежными средствами» может быть простым (при расходовании небольших сумм – минимальное количество согласований) и сложным (при существенных расходах – многоступенчатое согласование).Горизонтальное и вертикальное сжатие. Совершенствование процессов предполагает заменить специалистов узкой квалификации людьми, способными выполнять широкий круг обязанностей. В качестве примера горизонтального сжатия процесса могут служить преобразования в крупном банке. Каждому клиенту приходилось общаться с несколькими сотрудниками банка, специализирующимися по разным направлениям деятельности. Качество обслуживания клиентов было невысоким. Было решено создать должность менеджера по работе с клиентами, в обязанности которого входило решение всех клиентских вопросов. Итог – сократилось количество персонала, возросла скорость обслуживания и снизилось число ошибок. Естественно, что в такой ситуации требования к компетенции персонала существенно повышаются. Необходимо проводить периодическое обучение (переподготовку) сотрудников компании.Если участнику процесса также предоставляется право самостоятельно принимать определенные решения и сокращается количество уровней согласования,то происходит вертикальное сжатие процесса.Сокращение количества операций контроля. На практике довольно часто выясняется, что стоимость проверок и управления процессами превосходит стоимость возможных потерь, которые имели бы место при их отсутствии. На одном из предприятий после проведенного описания процессов выяснилось, что до 95% времени выполнения процесса уходит на подготовку контрольно-отчетной документации и только 5% – на получение необходимого результата. После сокращения количества проверок длительность процессов сократилась вдвое.В результате проведенной оптимизации бизнес-процессов компания получит достижение всего двух, но самых актуальных целей:снижение затрат на операционную деятельностьувеличение объема продажПри оптимизации бизнес-процессов снижение затрат происходит за счет:повышения производительности труда (то же количество сотрудников выполняет большее количество операций);сокращения временных затрат на решение типовых проблем: все типовые управленческие решения будут зафиксированы в документах;сокращения затрат на обучение новых сотрудников;Увеличение объема продаж происходит за счет:ускорения процесса обслуживания клиентов (увеличивается число удовлетворенных клиентов, после чего продажи растут);достижения прозрачности бизнес-процессов для сотрудников: персонал понимает свою роль в бизнес-процессе, благодаря этому снижается уровень конфликтности в коллективе, улучшается психологический климат, как следствие - повышается лояльность, которая напрямую влияет на число удовлетворенных клиентов, после чего продажи растут.В дополнение ко всему, руководитель получает высвободившееся время для решения нестандартных проблем и развития бизнеса.