Виды управленческих документов применяемые в деятельности суда

Заключение

Следовательно, подведем следующие итоги по работе в целом.
С судебных постановлений, которые вынесены по делу, снимаются копии, которые должны быть засвидетельствованы подписью судьи, который председательствовал по делу, и скреплены гербовой печатью. Если копия изложена на нескольких листах, эти листы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. На выдаваемой копии судебного постановления делают отметку о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило. Данный процесс также отличает судебное делопроизводство.
Копия приговора вручается оправданному, осужденному, его обвинителю и защитнику не позднее пяти суток после провозглашения приговора. В тот же срок копии приговора могут быть вручены гражданскому истцу, потерпевшему, граж ...

Содержание

Введение 3
1. Теоретические основы документоведения и документооборота 5
1.1 Формы организации документооборота 5
1.2 Виды управленческих документов в деятельности суда 12
2 Особенности организации управленческого документооборота в Оренбургском областном суде 17
Заключение 28
Список использованных источников 29

Введение

Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информационных сведений фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Следовательно, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.
В особенности значительная роль информационных сведений в управленческом процессе - на всех его уровнях и во всех областях, таких как: по литическая, экономическая, научная, культурная и т.д. Без информационных сведений не может существовать и самоуправление, которое зародилось около 7 тысячелетий назад. Документирование информационных сведений, ее обработка, поиск, передача и хранение требуют значительных материальных, финансовых, трудовых ресурсов, а также времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, усовершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе социума в целом, так и на уровне отдельных организаций, предприятий, учреждений является самым важным направлением управленческой деятельности. Поэтому данная тема является актуальной.
Цель данной работы заключается в изучении видов управленческих документов, применяемых в деятельности суда.
В соответствии с поставленной целью необходимо решить ряд задач, таких как:
рассмотреть формы организации документооборота;
охарактеризовать виды управленческих документов в деятельности суда;
проанализировать особенности организации управленческого документооборота на примере Оренбургского областного суда;
сделать выводы по работе в целом.
Объектом исследования в курсовой работе являются управленческие документы различных видов, предметом – особенности их использования в деятельности Оренбургского областного суда.

Для нормальной работы работников с конфиденциаль­ными документами необходимо обеспечить следующие три условия:
деятельность с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально обо­рудованном для этого помещении. Доступ в эти помещения предоставляется ограниченному количеству работников;
выдача конфиденциальной документации во временное пользование (на срок более одного рабочего дня) производят под подпись работника;
передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего начальника1.
Документы конфиденциального характера подлежат учету в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов - в особенных помещениях или в запираемых металлических шкафах. Самые важные документы нужно хранить в опечатанных и запертых несгораемых сейфах или шкафах (в отдельных случаях — под охраной и с соответствующей сигнализацией).
После окончания рабочего дня документы закрытого характера проверяют и сдают на хранение. Об утрате такой документации немедленно сообщают ответственному начальству.
При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, жалобы и заявления также подлежат централизованной регистрации.
После регистрации документы передаются начальству для принятия решения. Решение, принимаемое по обращениям граждан, должно быть основано на требованиях законодательства, изучения обстоятельств, которые стали причиной написания заявления, жалобы. 
Ответственность за своевременное разрешение жалоб, заявлений, предложений возлагается на руководство организации, а процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.
Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов1.
1.12 Виды управленческих документов в деятельности суда
В своей профессиональной деятельности юристам, специалистам по правовым вопросам учреждений социального обслуживания предстоит работать с большим количеством документации: по организационным, правовым, кадровым и другим вопросам. Рассмотрим непосредственно управленческую документацию.
Специалист суда должен знать систему и типовую технологию документационного обеспечения управления (ДОУ); правила оформления и составления организационно-распорядительных документов (ОРД); понятие документа, его свойства, способы документирования; особенности конфиденциального делопроизводства и делопроизводства по обращениям граждан.
Юридический документ - материальный носитель, который оформлен и составлен в соответствии с требованиями действующего законодательства, создает у лиц обязанности и права.
В соответствии с положениями ГОСТ ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" документы позволяют организации осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, которые связаны с отсутствием или наличием документальных доказательств, которые содержат информацию о деятельности организации.
Функции управления в суде реализуются при помощи организационно-распорядительной документации, которая включает в себя следующие типы документов: нормативные правовые акты; организационные, распорядительные и информационно-справочные документы.
Распорядительные документы - вид документа, в котором фиксируются решения организационных и административных вопросов, вопросов взаимодействия, управления, регулирования и обеспечения деятельности подразделений, министерства, подведомственных учреждений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: распоряжение, приказ, указание.
Приказами и распоряжениями оформляют решения нормативного характера, а также решения по организационным, оперативным, кадровым и другим вопросам суда. Приказ, распоряжение принимают уполномоченные на то должностные лица, которые действуют на основе единоначалия. Текст приказа может состоять из двух частей: распорядительной и констатирующей (преамбулы).
В констатирующей части кратко излагают задачи и цели, события и факты, которые послужили основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в соответствии", "в целях", "во исполнение" и т. д.
Если приказ отменяет, изменяет или дополняет изданный ранее документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его номера, даты и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
Указание - распорядительный служебный документ, который содержит предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, которые связаны с организацией исполнения приказов, распоряжений, инструкций. Текст указания состоит, как правило, из распорядительной и констатирующей частей. Указания приводятся в соответствие с установленным порядком оформления и подготовки приказов.
Организационные документы - это документы, которые регламентируют функции и задачи, которые устанавливают штатную численность, структуру, порядок взаимодействия и функционирования подразделений, порядок действий сотрудников при исполнении ежедневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся: уставы, положения, инструкции, правила, должностные регламенты.
Информационно-справочные документы - документы, которые констатируют факты, которые являются основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: служебное письмо, протокол, докладная, акт, служебная и объяснительная записки, план, стенограмма, отчет и др.
Рассмотрим подробнее правила составления претензионных писем. Если одна из сторон (контрагентов) не выполняет договорные обязательства, составляют претензионные письма. Претензионные письма выполняют функцию урегулирования разногласий между сторонами на добровольных началах, поэтому составление претензий представляет собой обязательный этап перед направлением иска в арбитраж.
Претензионные письма составляют согласно единым требованиям, которые предъявляются к таким документам. Помимо общих реквизитов письма в претензии должны быть указаны: обстоятельства, которые являются основанием для составления претензии; требования заявителя; сумма претензии и ее расчет; банковские реквизиты заявителя; перечень предлагаемых к претензии документов.
Претензии составляют в трех экземплярах. Первый экземпляр направляют организации дебитору (должнику), второй остается у заявителя, а третий приобщают к исковому заявлению, если дело передается в арбитраж.
Если претензия не может быть урегулирована сторонами на добровольных началах, то дело передается в арбитражный суд. Главным документом в таких ситуациях является исковое заявление. Оно содержит следующие реквизиты: наименование арбитража, его адрес; наименование истца, банковские реквизиты, почтовый адрес; наименование организации-ответчика, почтовый адрес, реквизиты; сумму иска; текст заявления; название документа; подписи, дату; перечень предложений.
Текст служебной, докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагают события или факты, которые послужили поводом к написанию докладной записки, во второй - предложения и выводы о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, нужно предпринять вышестоящему органу или руководителю в связи с изложенными фактами.
Записки, которые составляют работники с объяснением причин проступков, поведения, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены на стандартном листе бумаги рукописным способом.
Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на совещаниях, конференциях, заседаниях или собраниях коллегиальных органов, которую осуществляют способом звукозаписи или стенографии.
Стенограмма совещания, конференции, заседания или собрания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносят сложные и важные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляют на основании произведенных на совещании, конференции, заседании или собрании коллегиального органа звуковых или стенографических записей и представленных материалов (справок, докладов, проектов решений и т. п.).
Текст стенограммы должен состоять из разделов, которые соответствуют пунктам повестки дня, разделы нумеруют арабскими цифрами. Инициалы и фамилию докладчика печатают в именительном падеже. Дата, которая проставлена на стенограмме, должна соответствовать дню проведения собрания, совещания или заседания коллегиального органа.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической фамилии и должности. При этом не разрешается ставить надпись от руки "зам" или косую черту перед наименованием должности. Документы коллегиальных органов (совета, коллегии и др.) подписывает председательствующий на заседании коллегиального органа и секретарь. В документах, которые составлены комиссией, указывают не должности лиц, которые подписывают документ, а их обязанности в составе комиссии согласно распределению.
Успешная деятельность суда невозможна без высокой культуры работы персонала с документами, без четкой организации делопроизводства. Умение правильно, грамотно согласно действующим нормам оформить служебный документ вместе с глубокими специальными знаниями, владением основами делового общения является неотъемлемым элементом профессиональной подготовки руководителя любого уровня, его компетентности.
Далее охарактеризуем особенности организации управленческого документооборота на примере Оренбургского областного суда.
1.13 Особенности организации управленческого документооборота в Оренбургском областном суде
Организация работы с документами в Оренбургском областном суде включает в себя следующие стадии:
1. Обработка входящих документов.
2. Регистрация.
3. Отправка документов.
4. Индексация дел.
5. Контроль за исполнением.
Документационное обеспечение Оренбургского областного суда возложено на отдел информации, который представляет собой самостоятельное структурное подразделение.
В состав отдела входят начальник отдела, специалист, который осуществляет взаимодействие со СМИ, специалисты, которые обеспечивают работу архива, копировально-множительного бюро, экспедиции, которые являются федеральными государственными служащими, которые замещают в областном суде должности федеральной государственной службы. Штатная численность экспедиции на сегодняшний день составляет четыре сотрудника, архива областного суда – два сотрудника, копировально-множительного бюро – один сотрудник. Должностные обязанности сотрудников отдела утверждает председатель областного суда.
Документы Оренбургского областного суда, которые имеют научное, историческое, экономическое, и социальное политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Оренбургской области, представляют собой собственность области и подлежат постоянному хранению в государственном учреждении «Государственный архив Оренбургской области». До передачи на государственное хранение данные документы временно хранятся в суде.
В суде для хранения документов Архивного фонда Оренбургской области и законченных делопроизводством документов практического назначения, их учета, отбора, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан архив. Деятельность суда обеспечивает система взаимосвязанной управленческой документации. Состав документальной базы определяет компетенция суда, порядок разрешения вопросов, объем и характер взаимосвязей между ним и органами местного самоуправления, негосударственными и государственными предприятиями
Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в суде устанавливаются Инструкцией по организации работы с управленческой документацией, которая утверждена Приказом Председателя Оренбургского областного суда от 24 ноября 2005 г. № 75. В соответствии с ней ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил работы с документацией и ее сохранности закреплены за председателем суда.
В документационном обеспечении Оренбургского областного суда можно выделить следующие потоки документации:
1) поток входящей документации;
2) потоки внутренней документации, которые состоят из документов, которые были созданы в суде и не предназначены к выходу за его пределы;
3) поток исходящей документации, которая предназначается для отправки в другие организации.
При оценке объема отправленных и поступивших документов областного суда на основании справок о работе экспедиции и анкетирования работников были выявлены сведения, которые представлены в табл. 1 и 2.
Таблица 1. Количество поступивших документов Оренбургского
областного суда за 2005–2007 гг.
Таблица 2. Количество отправленных документов Оренбургского
областного суда за 2005–2007
Входящая корреспонденция регистрируется и поступает в экспедицию, после этого она передается на рассмотрение председателю суда или его заместителям. Прием входящей корреспонденции и вся последующая обработка в Оренбургском областном суде осуществляется централизованно экспедицией отдела информации.
Работник экспедиции проверяет правильность адресов на пакетах (бандеролях, посылках и т. п.), сверяет номера на них с номерами, которые указаны в списке (расписке, реестре и т. д.), потом расписывается в приеме пакетов, указав прописью их число, время и дату получения, проверяет целостность и наличие документации, соответствие присланных дел, документов и других материалов описи. Об отсутствии документа составляется акт, один экземпляр которого отправляется отправителю, а второй приобщается к полученным документам.
После рассмотрения документации конверты от поступившей корреспонденции уничтожают. Конверты от поступивших по почте кассационных жалоб, исковых заявлений и кассационных представлений, частных представлений и жалоб, протестов, надзорных представлений и надзорных жалоб, исполнительных документов должны сохраняться и быть приложены к присланным документам. Поступившие документы сортируются на нерегистрируемые и регистрируемые.
Не подлежит регистрации и передается непосредственно по назначению с отметкой о времени получения следующая документация:
1) судебные повестки, которые возвращены суду из-за ненахождения адресата;
2) расписки в получении исковых заявлений, судебных повесток.
Вся подлежащая регистрации корреспонденция регистрируется в Государственной автоматизированной информационной системе «Правосудие». Регистрацию проводят отдельно на судебные дела (уголовные и гражданские) и корреспонденцию (заказные письма, письма, документы в президиум).
На всех поступающих документах проставляют регистрационный штамп, в котором указываются входящий номер, дата поступления документа (дела). Штамп ставится на поступающих регистрируемых документах на лицевой стороне первого листа документа или обложки дела в правом нижнем углу. Помимо этого, на судебных делах на лицевой стороне обложки проставляют регистрационный штамп для дел, в котором указывают номер дела, дату его поступления.
Отправляемые и поступающие документы, которые подлежат регистрации, регистрируются в отдельных журналах регистрации отправляемых и поступающих документов и в АИС «Правосудие». В отдельности регистрируют приказы председателя по личному составу и по основной деятельности, а также выдача копий, архивных справок, выписок из документации. Регистрацию поступающих документов производят в день их поступления, внутренних и отправляемых – в день их подписания. Зарегистрированная документация с резолюцией заместителя председателя или председателя предаются исполнителям.
В экспедиции используют АИС «Правосудие», которая прислана из г. Москвы по приказу Судебного департамента при Верховном суде. АИС «Правосудие» – территориально-распределенная автоматизированная информационная система, которая предназначена для формирования единого информационного пространства системы Судебного департамента и судов общей юрисдикции. Экспедиция регистрирует письма на имя председателя суда и его заместителей от разных учреждений и организаций не только города, но и других областей, городов, республик. В этой же программе регистрируют приказы председателя. Данная программа облегчает организацию документооборота суда и снижает риск допущения ошибок.
Особенность организации регистрации в областном суде заключается в том, что все гражданские, уголовные дела, исковые заявления, которые поступают в областной суд, регистрируют на учетно-статистических карточках. Статистические карточки в Оренбургском областном суде изначально сформированы в электронном виде с последующим обязательным выводом на бумажные носители. По уголовным делам алфавитные журналы ведут на каждого обвиняемого. По уголовному делу на нескольких привлеченных лиц статистическую форму заводят в соответствующем числе экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо. По гражданским делам алфавитные журналы ведут на каждого ответчика и истца. Поиск гражданских дел ведут по ответчику.
Дела об административных правонарушениях, которые поступили с жалобой (представлением) в областной суд, регистрирует специалист отдела обеспечения деятельности судопроизводства. На них заводят учетно-статистическую карточку, присваивают номер, который указывают на карточке.
Учетно-статистические карточки по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях хранят в отдельных картотеках так, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки.
Порядковый номер по учетно-статистической карточке, который является также номером соответствующего дела, указывается на первой странице обложки дела. За этим номером ведут всю переписку по этому делу. Номера судебных дел проставляют с соблюдением следующих правил:
а) номер гражданского и уголовного дела первой инстанции включает в себя индекс соответствующей канцелярии отдела обеспечения деятельности судопроизводства, порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела, к примеру: «2-3/2008 г.»; «3-12/2008 г.» и т. д.;
б) номер гражданского и уголовного дела кассационной инстанции включает индекс соответствующей канцелярии отдела обеспечения судопроизводства, который повторен дважды, порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела, к примеру: «22-5/2008 г.»; «33-10/2008 г.» и т. д.;
в) если постановление по делу об административном правонарушении или решение по делу об административном правонарушении, которое вынесено районным судом, обжалуют в вышестоящий суд, то номер дела об административном правонарушении включает в себя индекс «7», порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела, к примеру: «7-5/2008 г.».