Планирование личного труда руководителя социального учреждения

Руководитель часто оказывает серьезное влияние на поведение системы социального учреждения. При этом для эффективной работы необходимо:
- задать приемлемые стандарты поведения сотрудников документов,
- задать приемлемые стандарты документов,
-установить двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты планирования,
- избегать излишней детализации планов,
- вознаграждать руководителя и сотрудников за достижение заданных стандартов и результатов.
Руководитель социального учреждения призван обеспечить выполнение организацией ее миссии. Грамотные эффективные руководители стали крайне необходимы для развития социальных учреждений. Как показал проведенный анализ, на данном этапе работы руководителя, основной проблемой является обеспечение текущей работы по руководству деяте ...

Введение 3
1. Планирование рабочего времени 4
1.1. Сущность процесса планирования 4
1.2. Понятие рабочего времени 6
1.3. Особенности организации труда руководителей 10
2. Планирование личного труда руководителя социального учреждения 13
2.1.Организация работы руководителя социального учреждения 13
2.2. Особенности работы руководителя социального учреждения 19
2.3. Планирование работы руководителя 22
3. Рекомендации по совершенствованию организации рабочего времени руководителя социального учреждения 27
3.1. Индивидуальное планирование рабочего времени 27
руководителей 27
3.2.Рекомендации по эффективному управлению рабочим днем на основе тайм-менеджмента 31
3.3. Техника личной работы руководителя 35
Заключение 40
Список использованной литературы 42
Приложения 44

Введение

В социальном учреждении человеческие ресурсы являются важнейшим активом. Решение задач развития социального учреждения может быть достигнуто только путем наиболее полного использования профессионального и творческого потенциала работников, качественного совершенствования систем и методов руководства и управления персоналом.
Задачи любого социального учреждения в условиях ограниченности ресурсов предполагают особый акцент на рациональное использование рабочего времени, поскольку это один из важнейших факторов, способствующих повышению производительности труда. Следует также отметить, что часто к неэффективному труду, снижению его результативности приводит неумение специалистов грамотно организовать рабочий процесс в компании.
Все эти аспекты обусловили актуальность выбранно й темы курсовой работы.
Цель данной курсовой работы – это рассмотрение теоретических вопросов планирования рабочего дня и рабочего времени в целом.
Предметом исследования, проведенного в работе, служит система планирования рабочего дня, которое каждый руководитель, каждый сотрудник, каждое предприятие выстраивает по-своему.
В процессе написания курсовой работы использовались нормативные источники и разнообразные литературные источники, на основании которых строится анализ, и делаются выводы.
Курсовая работа построена традиционным образом и состоит из введения, основной части, состоящей из глав и параграфов, заключения и списка литературы.

Для успешной работы предприятия необходимо осуществлять как перспективное планирование, так и разрабатывать текущие и оперативно-календарные планы. Наличие плана позволяет объективно оценивать результаты хозяйственной деятельности, предотвращать ошибочные решения, своевременно принимать защитные меры против разного рода рисков, помогает адаптироваться в изменяющихся внешних условиях.Планирование в общем виде подразумевает следующие этапы:-постановка целей и задач;-составление программы действий;-выявление необходимых ресурсов и их источников;-доведение планов до их непосредственных исполнителей и контроль за их исполнением.Своеобразным обобщающим результатом процесса планирования является изложение всех планов организации с целью предоставления всем заинтересованным сторонам информациио будущей результативности и экономичности. Управление персоналомВ современных условиях эффективное управление трудовыми ресурсами является приоритетным для организации и обеспечивает, во многом, ее стабильность и эффективность. Управление является средством коммуникации, доносящим до заинтересованных сторон сегодняшнее видение целей и путей их достижения. Однако, любой коллектив - сложный механизм, и очень сложно добиться, чтобы он работал без каких-либо сбоев и проблем. Принятие решений и управление в рамках стратегииВ рамках корпоративной стратегии и управления стратегическим менеджером должен быть получен ответ на вопрос «как руководство компании намеревается реализовывать стратегические цели собственников компании при помощи имеющихся ресурсов».Управление учреждение - это творческое, волевое действие по управлению на основе анализа системы информации, выборе цели, методов и способов деятельности коллектива. Управление является средством коммуникации, доносящим до заинтересованных сторон сегодняшнее видение целей и путей их достижения. Судить о качестве управления можно и следует лишь на основе оценки качества работы объекта управления, которое, в свою очередь, определяется качеством продукта его деятельности.КонтрольДля эффективного управления предприятием в условиях рыночной экономики, ограниченности ресурсов предприятия необходима организация управленческого контроля. В процессе контроля есть три этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер. Справедливости ради отметим: вероятность наступления неблагоприятных последствий из-за низкого уровня контроля мала, что и объясняет пренебрежение к данной проблеме. Тем не менее, ненадлежащий контроль обычно является одной из причин таких катастрофических последствий, как банкротство организации. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.Руководитель Государственного учреждения "Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов", осуществляющий контроль в организации, должен откровенно обсудить со своими подчиненными, какие значения ожидаемых результатов будут применяться в качестве стандартов в каждой области контроля. Подобное общение должно увеличить вероятность того, что работники точно поймут истинную цель контроля и помогут установить скрытые упущения в системе контроля, неочевидные для ее создателей из высшего руководства организации. Итак, коротко рассмотрены основные функции, выполняемые менеджерами предприятий. Далее рассмотри особенности работы менеджера.2.2. Особенности работы руководителя социального учрежденияПо мере расширения и развития деятельности, укрупнения и специализации учреждений все чаще наемные руководители стали получать право принятия решений. Решения принимались ими как по текущим, так и по стратегическим вопросам. Таким образом, контроль практически в полной мере перешел в руки наемных менеджеров, т.е. директоров.Ведущими показателями социального учреждения сегодня являются его прозрачность и управляемость. Можно констатировать, что с развитием организации меняется позиция руководства по поводу планирования, анализа исходящей информации и контроля, учетной системы, текущей регистрации фактов хозяйственной жизни.Исторические предпосылки развития с функций руководителя привели к формированию особых стандартов управления. Постоянное развитие управления, как науки обусловливало неизбежное совершенствование его технологий. Перечислим качества кандидата на позицию руководителя по текущей деятельности. В данном вопросе мнения многих руководителей расходятся, однако, для руководителя необходимо:- логическое мышление;- умение работать команде и руководить коллективом;- умение задавать ориентиры и цели;- идеальное понимание сути бизнес-процессов и его технологий;- полное понимание текущей ситуации и целей управления персоналом.Поскольку руководитель - это стратегическая позиция, большую роль играет совпадение видения и понимания дальнейшего развития учреждения, за которое он будет отвечать, со стратегическим видением руководства. Стратегически может мыслить лишь руководитель определенного уровня, исполнителю и не надо придумывать инициативу и стратегию в бизнесе.Руководитель – это, прежде всего, работа с прогнозами и перспективами, отдельный вид деятельности, если хотите, самостоятельная профессия. Но ее можно освоить, если изучать и применять методы и техники управления. К управленческим решениям можно отнести реорганизацию системы управления, привлечение персонала, модернизацию управления, и т.д.К принципам работы руководителя относят следующие.Компетентность в сочетании с элементами искусства.Помимо квалификации в той области деятельности организации, по которой принимается решение, руководитель должен обладать знаниями во многих науках, быть способен постоянно импровизировать, искать индивидуальные подходы к проблеме, уметь найти выход из самой затруднительной ситуации, сосредоточиться на ключевых, слабых сторонах, выделить главные достоинства своей организации и использовать их.ЦеленаправленностьАнализ и формирование целей должны подчиняться принципу целенаправленности, т.е. быть всегда ориентированы на выполнение глобальной цели организации. В противоположность свободной импровизации и интуиции стратегическое управление призвано обеспечить осознанное направленное развитие организации и нацеленность управленческого процесса на решение конкретных проблем.ГибкостьДанный принцип подразумевает возможность внесения корректив в ранее принятые решения или их пересмотра в любой момент времени в соответствии с изменяющимися обстоятельствами. Реализация данного принципа предполагает оценку соответствия текущей стратегии требованиям внешней среды и возможностям организации, уточнение принятой политики и планов в случае непредвиденного развития событий.Единство планов и программДля достижения успеха решения разных уровней управления и разных областей деятельности организации должны быть согласованы и тесно увязаны между собой. Единство стратегических планов организаций достигается посредством консолидации и взаимного согласования стратегий и оперативных планов структурных подразделений.Создание необходимых условий для реализации планов и программКаждое управленческое решение должно быть направлено на реализацию стратегии развития организации. Процесс управления подразумевает создание организационных условий для осуществления стратегических планов и программ - формирование сильной организационной структуры, разработка системы мотивации, совершенствование структуры управления.Руководитель в зависимости учитывает ряд особенностей:1. Способность реагировать на изменение спроса и предложения оперативно и быстро удовлетворять спрос в товарах, продукции, работах, услугах.3. Ориентация на максимизацию выполнения заявок, достижение эффективности и качества работы.4. Необходимость планирования хозяйственной деятельности. Цель планирования. 5. Грамотное расходование финансовых средств.6. Необходимость исследования конъюнктуры с целью составления планов работы.7. Эффективное использование как краткосрочных, так и долгосрочных денежных ресурсов, которое может быть достигнуто путем финансового планирования.Таким образом, рассмотрены особенности профессиональной деятельности руководителя В настоящее время в условиях финансового кризиса большое значение имеют вопросы специфического менеджмента, формирования и рационального использования ресурсов, что оказывает влияние на эффективность функционирования учреждения, следовательно, и на эффективную работу.Далее рассмотрим процесс планирования работы руководителя.2.3. Планирование работы руководителяВ работе руководителя социального учреждения есть инструменты тайм - менеджмента, которые могут значительно облегчить работу руководителя, сделать ее более предсказуемой и управляемой. С их помощью можно успевать делать все намеченные дела и при этом вовремя уходить домой.Рассмотрим, как составляет список рабочих дел на рабочий день руководитель в социальном учреждении. Все инструменты планирования базируются на том, чтобы не пытаться помнить про требуемые дела, а сразу же записывать их. Составление простых списков задач - самый надежный и действенный способ руководителя ничего не забыть и выполнить все необходимое. В исследуемом учреждении берут лист бумаги и пишут все, что надо сегодня сделать. При этом все задачи руководителя расставляют по приоритету - от наиболее важной к наименее важной. Выполняют их строго по порядку. Тогда к концу рабочего дня руководитель гарантированно сделает все самое важное. Руководитель:Составляет список дел в грамотно формулирует задачи, что нужно сделать. При этом использует форму записи, ориентированную на результат. Планирует на перспективуС помощью "деловых" списков организует не только краткосрочное, но и среднесрочное и даже долгосрочное планирование. Для этого заведено три разных списка задач - на день, на неделю и на месяц (квартал, полугодие и т.д.). Заметьте, речь идет о задачах, не привязанных к определенному времени. Например, собрать отчеты о командировках вы можете в любой день следующей недели, это не обязательно делать строго в понедельник к 12.00.Главный фокус этой техники социального учреждения в том, чтобы просматривать списки и переносить задачи из одного в другой регулярно. При этом список задач на неделю необходимо просматривать ежедневно. А список долгосрочных задач вы просматриваете один раз в неделю, например в пятницу. Дела, которые нужно выполнить уже на следующей неделе, переносят в соответствующий список. Так возможно не забыть про те задачи, которые нужно исполнить не сразу, а попозже.Справедливо и обратное перемещение. Руководитель социального учреждения обычно старается вложить в ежедневный список больше дел. При этом он надеется на лучшее и не всегда отдает себе отчет, что не сможет их все выполнить физически, В итоге получается, что человек уходит с работы с недоделанными делами, формируя в себе комплекс неудачника. Необходимо наоборот: - планировать столько задач, сколько уверенно успеете выполнить за день, - с чувством выполненного долга уходить домой.Каждой задаче - свое времяЕсть множество задач, которые руководителю надо делать не в определенное время, а при определенных условиях. Таким образом, необходима контекстная техника планирования, когда наблюдается совокупность условий, благоприятных для выполнения той или иной задачи. Один наш контекст - это место, то есть задачи привязаны к некоему месту. Другой контекст - это люди. У всех нас периодически возникают дела, которые привязаны к каким-то персонам. Принцип жестко-гибкого подхода руководителя к планированию рабочего дня заключается в том, чтобы в сетку часов не вписывать те задачи, которые жестко не привязаны к определенному времени. Для этого страницу нашего ежедневника руководитель делит пополам по вертикали (рис.5).┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│ Страница ежедневника ││Жесткие и бюджетируемые задачи Гибкие задачи ││────────────────────────────── ─────────────────────────────── ││┌─────────────────────────────┐┐ Жесткая ┌──────────────────────────────┐│││9.00 Совещание в адми-ии │ > задача │1. Позвонить в комитет │││├─────────────────────────────┤┘ ├──────────────────────────────┤│││ │ │акт сверки │││├─────────────────────────────┤┐ ├──────────────────────────────┤│││10.00 │ > Резерв │ │││├─────────────────────────────┤│ времени ├──────────────────────────────┤│││ │┘ │2. Сделать зарплатные платежки│││├─────────────────────────────┤┐ ├──────────────────────────────┤│││11.00 Собеседование ││ │и отправить их до 12 ч в банк │││├─────────────────────────────┤ > Жесткая ├──────────────────────────────┤│││с соискателем ││ задача │ │││├─────────────────────────────┤│ ├──────────────────────────────┤│││ │┘ │3. Позвонить главбуху ООО │││├─────────────────────────────┤┐ ├──────────────────────────────┤│││12.00 ││ │"Лес", попросить прислать акт │││├─────────────────────────────┤│ ├──────────────────────────────┤│││ │ > Резерв │ │││├─────────────────────────────┤│ времени ├──────────────────────────────┤│││13.00 ││ │4. Позвонить в отдел закупок │││├─────────────────────────────┤│ ├──────────────────────────────┤│││ │┘ │по поводу счетов-фактур │││├─────────────────────────────┤┐ ├──────────────────────────────┤│││14.00 Подготовить документы │ > Бюджетируемая│ │││├─────────────────────────────┤│ задача ├──────────────────────────────┤│││для ИП Сидорова │┘ │5. Ответить на письма │││├─────────────────────────────┤┐ ├──────────────────────────────┤│││15.00 │ > Резерв │ │││├─────────────────────────────┤│ времени ├──────────────────────────────┤│││ │┘ │6. Потребовать от Иванова │││├─────────────────────────────┤┐ ├──────────────────────────────┤│││16.00 Поездка в банк │ > Бюджетируемая│отчет о командировке │││├─────────────────────────────┤┘ задача ├──────────────────────────────┤││├─────────────────────────────┤ ├──────────────────────────────┤│││17.00 │ │ │││├─────────────────────────────┤ ├──────────────────────────────┤││├─────────────────────────────┤ ├──────────────────────────────┤│││18.00 │ │ │││└─────────────────────────────┤ ├──────────────────────────────┘│└──────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────────────┘ В сетке часов мы записываем│ │ только жесткие задачи. Тут же│ │ размещаем и бюджетируемые│ │В правой части ежедневника задачи, выделив под них│ │пишем список всех гибких задач, необходимый бюджет времени│ │выстроив их по приоритету───────────────────────────────┘ └────────────────────────────────Рис.5. Жестко-гибкий подход к планированию рабочего дня Таким образом, перед глазами вся картина дня руководителя. Понятно, какие жесткие дела и во сколько нам предстоят. Нам понятно, какие времяемкие задачи необходимо сделать, и под них у нас зарезервировано время. При этом мы отчетливо видим свободное время и спокойно занимаемся решением гибких задач. Если возникают новые задачи, нам остается просто пересмотреть приоритеты и при необходимости изменить последовательность выполнения дел. А в целом план не меняется.Подводя итог по планированию рабочего дня руководителя социального учреждения, выделим его основные правила.1. В начале рабочего дня выделяем 5 - 10 минут на планирование задач. В идеале их следует планировать с вечера. Но это не всегда получается, кроме того, накануне мы можем не знать о каких-то срочных делах. Поэтому вечером можно прикинуть примерный план дня, а придя на работу, спокойно уточнить, не возникло ли каких-то срочных дел.2. Во временную сетку заносим только жесткие задачи.3. План дня, составленный так, что занята каждая строчка ежедневника, сам по себе уже утомляет и нервирует. Поэтому количество спланированного времени не должно ориентировочно 70% от всего рабочего времени. На непредвиденные обстоятельства закладывается 30%. Таким образом, актуальной является проблема эффективного планирования и использования рабочего времени на основе повышения мотивации и удовлетворенности своей деятельностью в организации.Перед руководством организации встает управленческая задача инициирования эффективного планирования рабочего времени сотрудников, способствующей формированию компетентности в области эффективного использования рабочего времени. В комплексе мер, обеспечивающих высокую эффективность труда управленческого персонала, важная роль отводится рационализации рабочих мест. Рабочее место - зона трудовой деятельности руководителя, специалиста или другого служащего, оснащенная всем необходимым для выполнения производственных заданий. Планировка рабочего места должна исходить из требований организации рационального трудового процесса и эргономики (Приложение 4).Рациональная организация рабочего места предполагает его правильную планировку и оснащение. Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является рабочий день. Планирование дня не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования, а включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени. Планирование на рабочий день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем дне. План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю использовать рабочее время наиболее эффективно. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего или в начале планируемого дня.В плане должны найти отражение не только собственные задачи, но и работы, которые для исполнения делегируются другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т.д.3. Рекомендации по совершенствованию организации рабочего времени руководителя социального учреждения3.1. Индивидуальное планирование рабочего временируководителей Руководитель с момента, когда они сформулировали цели и задачи и начали работать в организации, начинают выполнять функцию управления. Руководитель высшего уровня профессионально обязан осуществлять функции планирования своего рабочего времени и управления им.Характерным трендом в профессии менеджера является стремление к внутреннему партнерству, а основной задачей становится предоставление услуг, ориентированных на максимизацию ценности предприятия в будущем.