Выбор операционной стратегии улучшения процессов

Заключение


За счет уменьшение времени на согласование внутри фирмы и на уменьшения времени согласования заказа с заказчиком на этапе выставления счета, сократилось время оформления заказа, следовательно высвободились свободные человеческие ресурсы для обработки новых заказов, освободились телефонные линии для приема заявок от других заказчиков, как следствие этого предполагается возможность приема большего количества заказов.
При оптимизации процессов был предложен новый бланк заказ, для разделения продукции на типовую и индивидуальную, что само по себе является стандартизацией результата, с которым проще и быстрее работать.
В ходе изменения процесса подготовки заказа в производство уменьши-лось время на подготовку передачи заказа в производство, и как следствие этого увеличилось вр ...

Оглавление


Введение 3
1. Теоретические основы изучения операционной стратегии бизнес-процессов 5
1.1. Сущность и модели бизнес-процессов в организации 5
1.2. Анализ и диагностика операционных бизнес-процесс как современная модель организации 7
1.3. Понятие и формирование операционной стратегии улучшения процессов 9
2. Анализа внутриорганизационных бизнес-процессов в ОАО «Мясокомбинат Ялуторовский» и разработка операционной стратегии их улучшения и разви-тия 12
2.1. Общая характеристика ОАО «Мясокомбинат Ялуторовский» 12
2.2. Анализ и диагностика бизнес-процессов сбытовой сети ОАО «Мясокомбинат Ялуторовский» 16
2.3. Разработка операционной стратегии улучшения бизнес-процессов сбытовой сети ОАО «Мясокомбинат Ялуторовский» 19
Заключение 37
Список литературы 39
Приложение 1 41

Введение


В условиях мировой глобализации экономики, стирания экономических границ между государствами, российские компании выходят на новый уровень конкурентной борьбы и борьбы за клиента.
Мировой финансовый кризис показал не только не совершенство традиционных систем управления бизнесом, но и поставил перед топ менеджментом ряд вопросов о методах и инструментах для эффективного управления компаниями, механизмах выполнения стратегии и достижения поставленных результатов.
Актуальность темы заключается в том, что в настоящее время в условиях нестабильности и неопределенности внешней среды очень сложно сделать бо-лее или менее достоверные выводы о дальнейшем развитии предприятия путем применения методов математики и статистики. Перспективы дальнейшего раз-вития большинства фирм не поддают ся корреляционному и регрессионному анализу.
Рассмотренная в настоящей работе методика оптимизации бизнес процес-сов, охватывает более широкий подход к традиционной оптимизации процес-сов, по сути, такой подход позволяет обнаружить и обозначить бизнес процессы, которые поддерживают выполнение стратегических планов компании, а на основании такой оптимизации проводить изменение операционных процессов, с учетом изменения взглядов, приоритетов и подходов.
В российской литературе данная проблема рассматривалась в работах О.С. Виханского, И.Н. Герчиковой, В.В. Глухова, В.В. Глущенко, С.Д. Ильенковой, Э.М. Короткова, О.Т.Лебедева, А.И. Наумова, З.П. Румянцевой и многих других.
Целью данной работы является анализ и совершенствование сбытовых бизнес-процессов в тюменской торговой сети ОАО «Мясокомбинат Ялуторов-ский».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие зада-чи:
 изучить сущность и модели бизнес-процессов в организации;
 рассмотреть бизнес-процесс как современная модель организации;
 провести анализ и совершенствование бизнес-процессов в ОАО «Мясо-комбинат Ялуторовский»;
 дать характеристику ОАО «Мясокомбинат Ялуторовский»;
 провести анализ и реинжиниринг бизнес-процессов сбытовой сети ОАО «Мясокомбинат Ялуторовский»;
 провести реинжиниринг бизнес-процессов сбытовой сети ОАО «Мясо-комбинат Ялуторовский»;
 дать подробное описание бизнес-процессов сбытовой сети ОАО «Мясокомбинат Ялуторовский», изменившихся в результате реинжиниринга.
Объект и предмет исследования. Объектом исследования является предприятие ОАО «Мясокомбинат Ялуторовский», а предметом исследования – изучения операционной стратегии сбытовых процессов торговой сети ОАО «Мясокомбинат Ялуторовский» в Тюмени.
Методологическую и теоретическую основу данной работы составляет системный подход к исследованию, а также методологический аппарат менеджмента. Для обоснования полученных результатов в работе использованы методы организационной диагностики, а также методы экспертных оценок.
Информационно-эмпирической базой исследования явились научные и практические разработки отечественных и зарубежных специалистов в области менеджмента и логистики.
Структура работы: работа состоит из введения, трех глав, разбитых на параграфы, заключения и списка использованной литературы.

из-за невнимательности или лени при проверке доставленного товара может иметь место ситуация, когда водитель, занимающейся развозкой товара от склада в магазины, продаст на сторону часть товара и привезет в магазин не полный заказ. В этом случае в последствии в магазине будут недостачи;
из-за невнимательности или лени при проверке доставленного товара может иметь место ситуация, когда будет привезен бракованный товар, который оформят как нормальный
7.
Выкладка
- если по причине лени и недобросовестности работников магазина выкладка и хранение осуществляются неправильно, то имеет место порча товара: товар лежит в магазине очень долго, не реализуется и, следовательно, портится. В таком случае работники виновные в порче пытаются вернуть просроченный товар заводу-изготовителю, а из-за тогочто нет системы контроля возвратов, это приводит к потерям;
8.
Процесс продажи
продавцы могут обвешивать покупателей;
продавцы могут обсчитывать покупателей;
продавцы могут отдать покупателю испорченный товар;
продавцы могут продать товар менее низкой категории качества по цене товара с более высокой категорией;
9.
Способ учета (ценовой)
- нет возможности точной отчетности физического наличия/отсутствия, избытка/дефицита
10.
Формирование матрицы
формируется исходя из общей и не очень полной и точной статистики по всем торговым точкам;
субъективизм статистики;
После анализа наиболее проблемных мест системы сбыта был составлен список улучшений, которые могли бы улучшить производительность данного отдела. Сюда можно отнести автоматизацию ряда важных бизнес-процессов фирменной сети магазинов Великолукского мясокомбината. Предлагаемые изменения, а так же задачи, на решение которых они направлены представлены в таблице ниже.
Таблица 2.3
Список улучшений, возможных при реинжиниринге бизнес-процессов сбытовой сети ОАО «Мясокомбинат Ялуторовский»
№ п/п
Нововведение
Решаемая задача
1.
Электронные заявки торговых точек на поставку товара
экономия времени и денег (затраты на телефонные переговоры - звонки сейчас осуществляются по мобильной связи) на формирование, передачу и прием заявки;
меньшая вероятность ошибок за счет использования масок ввода
2.
Автоматическая обработка заявок, подборка на складе, контроль отгрузки
экономия времени на обработку заявок;
исключение человеческого фактора в процессах - меньшая вероятность ошибок при сборке и доставке;
контроль отгрузки, обеспечивающий физическое наличие отгруженного товара документальному, что снижает вероятность недостачи по вине грузчиков;
сокращение штата сотрудников, занимающихся сбором заказов для магазинов, а так же заказом продукции с завода на склад, что экономит деньги на выплату заработной платы;
3.
Электронные накладные доставки товара в мгазин, возврата и отказа
экономия времени на составление и оформление накладных;
сокращение бумажного документооборота;
сокращение вероятности ошибок при заполнении накладных документов за счет использования масок ввода;
более высокая степень сохранности документов, снижение вероятности утери за счет использования электронного документооборота с ЭЦП;
более высокая скорость поиска архивных данных в электронных документах по сравнению с бумажными;
снижение потерь от возвратов продукции, которая испортилась по причине недобросовестности работников магазина;
4.
Автоматический дозаказ нужного количества приоритетных позиций в магазин (установление перечня обязательных позиций и обязательного остатка по каждой из них)
исключение человеческого фактора (невнимательности, субъективности суждения), что обеспечивает повышенную гарантию наличия в магазине товара, пользующегося постоянным спросом, что обеспечит бесперебойную торговлю им, а равно и удовлетворение спроса покупателей;
экономия времени на составление заявки на поставку товара в магазин;
5.
Контроль заказа/дефицита приоритетных позиций
возможность контроля заказов заведующих или главных продавцов в магазины руководителями, что позволяет оценить качество их работы;
6.
Ведение электронной статистики продаж
электронная статистика поможет более оперативно корректировать перечень обязательных позиций и обязательного остатка по каждой из них, который будет адаптирован не к усредненным данным по всем торговым точкам, а к конкретному магазину;
оперативное предоставление данных маркетинговому отделу для анализа спроса;
большая гарантированность сохранности архива данных;
более легкий поиск запрашиваемой архивной информации по сравнению с бумажной версией статистики;
7.
Электронная инвентаризация магазина.
экономия времени на проведение инвентаризации;
удобство поиска необходимых документов;
оперативность передачи данных о проведенной инвентаризации;
возможность контроля процесса со стороны руководителей;
функция отчета по выявлению недостач в ходе инвентаризации, с возможностью присвоения рейтинга каждому конкретному магазину, который является основанием для принятия решения о необходимости смены персонала (если частые недостачи - персонал не справляется со своими обязанностями)
Предполагается, что внедрение данных изменений позволит получить следующие преимущества для сбытовой сети в целом:
сократить персонал, обслуживающий заявки магазинов, а соответственно и расходы на заработную плату и организацию рабочих мест;
исключить человеческий фактор в процессах (ошибки оператора, потери при доставке, утерю документов);
сократить внутренний документооборот на бумажных носителях;
сократить время поиска архивной информации за счет возможностей электронного поиска;
контролировать обязательное наличие приоритетных позиций на торговых точках в установленном количестве;
возможность оценки работы персонала магазинов за счет автоматического анализа статистических данных и присвоения рейтинга магазинам;
возможность формирования своей матрицы для каждого конкретного магазина, что позволит более точно учитывать спрос покупателей;
обеспечение более точной информацией маркетингового отдела практически без временных затрат;
Ввод электронного документооборота в магазинах фирменной торговой сети целесообразен и за рамками сбытовой сети. Часто из-за невнимательности и недобросовестной работы заведующих относительно ведения документации, возникают нарушения, по причине которых на торговую сеть накладывают штрафы. Например, штраф может быть наложен если среди сотрудников есть иностранные граждане, у которых истек срок разрешения на работу или же если у работников истекли сроки медицинских анализов, необходимых для осуществления их трудовой деятельности. В таких ситуациях помимо штрафов образуется нехватка кадрового обеспечения, потому что имеющийся работник не может приступать к выполнению своих трудовых обязанностей, а замена ему не готова, так как факт просрочки обнаружился «неожиданно».
Для решения этой проблемы предлагается также как и с реорганизацией системы сбыта ввести электронный документооборот, который будет представлять из себя базу данных всех работников магазина с возможностью заблаговременного централизованного предупреждения о скором истечении сроков тех или иных необходимых документов. В таком случае заведующей не нужно будет полагаться на свою память, которая может подвести, а достаточно будет вносить изменения в базу данных при поступлении новых документов и приеме новых сотрудников на работу, а оператор базы данных в центральном офисе будет обзванивать заведующих для уведомления при появлении предупреждения от базы данных о скором истечении сроков необходимых документов. Данное решение призвано уберечь фирменную торговую сеть от наложения штрафов по причине невнимательности заведующих и заблаговременно предупреждать о необходимости предприятия определенных мер.
В рамках анализа проблемных бизнес-процессов имеющихся в сбытовой системе фирменной розничной сети ОАО «Мясокомбинат Ялуторовский», а также по итогам беседы с начальником сбытового отдела были выбраны 2 приоритетные задачи реинжиниринга:
обеспечение максимально возможной готовности к процессу продажи - снижение вероятности необеспеченности торговой точки необходимым количеством товара определенного ассортимента и соответствующего требованиям качества;
ускорение реализации процесса сбыта.
Исходя из этого, из приведенного полного списка возможных нововведений были выбраны следующие:
1) электронные заявки торговых точек на поставку товара;
2) автоматическая обработка заявок, подборка на складе, контроль отгрузки;
3) электронные накладные доставки товара в магазин, возврата и отказа.
Как следствие, статистика будет вестись в электронном виде.
Реализация перечисленных мероприятий позволит:
1) сократить персонал, обслуживающий заявки из магазинов до 1-2 человек;
2) экономить время и деньги на формирование, передачу, прием и обработку заявки;
2) исключить человеческий фактор в процессах (ошибки оператора, потери при доставке и сборке);
3) сократить внутренний документооборот на бумажных носителях путем использования электронных подписей и идентификаторов;
4) контролировать процессы со стороны руководителя в режиме on-line;
5) контролировать обязательно наличие приоритетных позиций на торговых точках в установленном количестве;
6) экономить время на составление и оформление накладных;
7) использовать преимущества электронного документооборота (высокая степень сохранности документов, снижение вероятности утери, высокая скорость поиска архивных данных);
8) снизить вероятность недостач по вине грузчиков благодаря контролю отгрузки;
9) использовать преимущества электронной статистики (оперативное предоставление данных маркетинговому отделу для анализа спроса, гарантированность сохранности архива данных, легкий поиск запрашиваемой архивной информации, возможность оперативной корректировки перечня обязательных позиций и обязательного остатка по каждой из них, который будет адаптирован не к усредненным данным по всем торговым точкам, а к конкретному магазину);
10) сократить персонал, занимающийся сбором заказов для магазинов.
Модель to-be сбытовой сети ОАО «Мясокомбинат Ялуторовский», созданная в IBM Business Modeler Advanced 7.0
В результате внедрения описанных выше изменений в процесс сбыта, он принял новый вид, модель которого представлена на рисунке, созданном с помощью программного средства IBM Business Modeler Advanced 7.0:
Рис. 2.2. Модель процесса to-be сбытовой сети ОАО «Мясокомбинат Ялуторовский»
Подробнее смоделированный бизнес-процесс представлен в приложении (рисунок 2.2) и в виде таблицы 2.4, содержащей выдержки из отчета о модели to-be, приведенной ниже:
Таблицам 2.4
Выдержки из отчета о модели to-be.
Локальные задачи процесса as-is:
Наименование
Длительность (мин.)
Входные данные
Выходные данные
Исполнитель (роль)
Авторизация документа приемки
1
товар и документы
товар, документы
заведующая
Анализ остатков
30
-
список для заяви
заведующая
Документирование на складе
10
документы
текст
работник склада
Запись документов для склада на брелок
1
документы
брелок
заведующая
Комплектация заказов, распределение на основе листов сборки
15
список для заявки (готовый)
список для заявки (готовый)
работник склада
Контроль отгрузки, запись списка документов на брелок
10
документы, товар
товар и брелок
работник склада
Проверка фактически доставленного товара в магазин
35
товар и брелок
товар и брелок
заведующая
Создание и авторизация накладной возврата
2
товар и брелок
документы
заведующая
Считывание данных с брелка водителя
2
товар и брелок
документы
работник склада
Считывание с брелка водителя кода накладных, получение списка позиций по накладным
2
товар и брелок
товар и документы
заведующая
Утверждение и автоматическая передача заявки на сборку на склад
1
список для заявки (готовый)
список для заявки (готовый), информация в БД, текст
заведующая
Формирование заявки и отправка на сервер
5
список для заяви
список для заявки (готовый), текст
заведующая
Формирование накладных
2
информация в БД
документы
работник склада
Решения процесса as-is:
Наименование
Вероятность «+» (%)
Вероятность «-» (%)
Отсутствует испорченный товар?
98
2
Полностью доставлен?
99
1
Правильно проведен?
96
4
Правильно собраны?
98
2
Товар соответствует?
99
1
Как и в ситуации с выдержкой из отчета о модели as-is в данной таблице отражена информация только по тем моментам, подробное моделирование которых достаточно для решения задач, определенных курсовой работой в рамках моделирования бизнес-процессов сбытовой сети ОАО «Мясокомбинат Ялуторовский».
В результате применения описанных приемов автоматизации по отношению к бизнес-процессам сбытовой сети, некоторые из них трансформировались. Ниже приведено более полное описание усовершенствованного способа их реализации, чем это можно увидеть на изображении модели to-be:
1. Формирование заявок:
ПО магазина: (ПО Touchbox)
- Формирование завки, авторизация RFID картой, отправка на сервер;
Серверное ПО:
- Прием заявки;
- Бронирование товара, имеющегося на складе;
ПО магазина: (ПО Touchbox)
- Окончательное утверждение заявки. Авторизация принятого решения RFID картой;
Серверное ПО:
- Прием окончательной заявки
2. Сборка заказов
Серверное ПО:
- Контроль поступления заявок магазинов к назначенному часу;
- автоматическая передача заявок на сборку на складе (формирование листов подборки);
ПО склада:
- комплектация заказов на складских весах, распределение на основе листов сборки;
- выдача реестра накладных в программу отдела логистики и на сервер;
ПО «Бэст»:
- формирование накладных и пакетная печать;
ПО склада: (ПО Touchbox)
- контроль погрузки в машину;
- запись списка накладных на RFID брелок водителя;
3. Прием машины на торговой точке
ПО магазина: (ПО Touchbox)
- считывание с бредка водителя кода накладной;
- передача на сервер времени доставки по накладной;
- получение с сервера списка позиций по накладной;
- ввод фактического количества принятого товара;
- авторизация документа приемки RFID картой;
- формирование отказа от приемки с указанием причины из списка;
- авторизация отказа RFID картой приемщика;
- создание накладной возврата;
- авторизация возврата RFID картой ответственного лица;
- запись отгружаемых на склад документов RFID брелка водителя;
ПО склада: (ПО Touchbox)
- считывание с брелка водителя списка возвратных документов;
- прием возвращенного товара;
- авторизация RFID картой ответственного лица;
В рамках задач управления с помощью ПО сервера появились возможности реализации следующих задач:
- формирование сводного списка дефицита;
- анализ дефицитных приоритетных позиций;
- наличие интерфейсов с отчетом на сматрфон (Ipad) руководителя;
- архивирование важной информации;
Анализ модели to-be
Статический анализ не выявил в модели процесса невыполнимых задач, невыполнимых путей и циклов. Это означает, что процесс смоделирован верно.
Как и в модели as-is, в качестве успешного завершения процесса выбрано состояние, когда магазин полностью готов к процессу продажи, для этого его сотрудникам необходимо в ходе своей трудовой деятельности добиться стопроцентной обеспеченности товаром, чтобы обеспечить возможность полностью удовлетворить покупательский спрос на продукцию Великолукского мясокомбината в магазинах его фирменной сети.
Для расчета доли процессов, которая завершается успешно необходимо учесть распределение вероятностей на точках принятия решений - достаточно просто перемножить вероятности, которые находятся на пути успешного завершения процесса. Расчет приведен ниже:
Q усп. to-be = 0,98 * 0,99 * 0,96 * 0,98 * 0,99 = 0,904
Получается, что в 90,4% случаев магазин полностью готов к процессу продажи. В 9,6% случаев покупательный спрос ме может быть полностью удовлетворен по причине недочетов и ошибок сотрудников.
В рамках проведения оценки финансовых затрат, которые потребуются для реализации описанной программы по изменению бизнес-процессов сбытовой сети ОАО «Мясокомбинат Ялуторовский», а также требуемых затрат времени, в ходе курсовой работы были выделены следующие этапы:
1) выбор поставщика услуг по автоматизации бизнес-процессов;
2) расчет стоимости реализации программы по автоматизации;
3) расчет сроков реализации программы.
Описание компании - поставщика услуг
Для внедрения изменений ОАО «Мясокомбинат Ялуторовский» прийдется обратиться за услугами сторонних организаций, которые специализируются на решении поставленных перед реструктуризациюом задач. Поскольку организация и последующее содержание отдела, способного воплотить в жизнь предложенные изменения повлечет за собой большие временные и финансовые затраты, нежели сотрудничество по данному вопросу с профильной компанией.
Среди множества компаний, оказывающих подобные услуги в рамках курсовой работы была выбрана компания ООО «Глолайм», расположенная в «Москве». Причинами данного выбора послужили:
1) Месторасположение - одинаковое с месторасположением сети магазинов;
2) Опытность - компания оказывает подобного рода услуги уже на протяжении 20 лет;
3) Приемлемое соотношение цены и функциональных возможностей аппаратно-программных комплексов автоматизации;
4) Полученная информация о готовности сотрудничать с ОАО «Мясокомбинат Ялуторовский»;
5) Доступ к некоторой расчетной информации, касательно сроков и стоимости внедрения аппаратно-программных комплексов автоматизации.
Компания Глолайм предоставляет определенные гарантии надежности:
защита системы от внешнего воздействия на аппаратном уровне;
высокая отказоустойчивость оборудования;
оперативная (в течение часа) замена оборудования (тачбоксов), блоков считывания и карт, в случае или при механическом повреждении;
обеспечение технической поддержки проекта в виде неснижаемого 5 процентного запаса под поставленное оборудование;
простота использования комплекса (примитивность и быстрота обучения);
возможность индивидуальной разработки оборудования под новые возможные требования (форма корпуса, размер экрана, типы выходов и пр.).
Стоимость реализации проекта