Microsoft Outlook как средство автоматизации рабочего места. Основные компоненты Microsoft Outlook

Давно известно, что вычислительная техника и практические результаты ее применения стали мощным двигателем научно-технического прогресса. Современное состояние уровня применения вычислительной техники характеризуется расширением спектра используемой информации и, как следствие, оснащение специалистов аппаратными и программными средствами, способными справиться с огромными потоками данных.
Одним из средств автоматизации рабочего места является Microsoft Outlook, входящий в состав офисного пакета Microsoft Office. Данный инструмент, на наш взгляд, обладает достаточно широким кругом возможностей, среди которых стоит назвать ведение базы контактов, планирование задач, коммуникации через сеть Интернет и т.д. Работа с Microsoft Outlook проста и понятна, что делает данную программу доступной для ...

Введение 3
1. Основные компоненты Microsoft Outlook 4
1.1 Состав офисного пакета MS Office 4
1.2 Компоненты Microsoft Outlook 5
2. Microsoft Outlook как средство автоматизации рабочего места 8
2.1 Автоматизированное рабочее место. Основные понятия 8
2.2 Организация автоматизированного рабочего места средствами информационного менеджера Microsoft Outlook 11
Заключение 14
Список использованных источников и литературы 15

Современное состояние функционирования нашего государства характеризуется изменениями во всех сферах его деятельности. Проводятся реформы и в структуре правоохранительных органов. Одним из условий оптимизации юридической деятельности становится активное внедрение в работу специалистов передовых технологий, в том числе современных средств вычислительной техники. Реализация системы обеспечения компьютерными технологиями позволит качественно улучшить информационное обеспечение работы юристов, а так же освободить их от выполнения значительного объема технической работы, требующей больших временных затрат.
Одним из эффективных инструментов автоматизации рабочего места является Microsoft Outlook – информационный менеджер. Считаем изучение основ работы с продуктом актуальным, так как его примене ние позволит осуществить ИТ-поддержку профессиональной деятельности многих специалистов, в том числе юристов.
Цель исследования – выделить основные компоненты Microsoft Outlook, позволяющие автоматизировать рабочее место.
Задачи исследования:
провести обзор литературы и Интернет-источников по вопросам проектирования автоматизированных рабочих мест;
выделить особенности автоматизированного рабочего места;
определить место программы Microsoft Outlook в составе офисного пакета Microsoft Office;
изучить компонентный состав Microsoft Outlook
провести анализ компонентов Microsoft Outlook для автоматизации рабочего места.
Курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения.

Его применение является необходимым условием поддержки коммуникаций через сеть Интернет. Microsoft Outlook, выполняя роль почтового клиента, содержит все необходимые инструменты – отправка и получение сообщений, фильтрация поступающих писем, управление списками почтовой рассылки и т.д.Организатор контактов.Организатор контактов представляет собой адресную книгу с расширенными возможностями, в которую заносятся сведения о контактах (люди и организации). Пользовательские данные из папки Контакты доступны для других средств программы, а так же для приложений Microsoft Office. Данный компонент содержит набор фильтров, предназначенных для сортировки данных. Причем сортировка возможна несколькими способами. Например, существует возможность поиска контакта только по имени человека. Дневник.С помощью дневника пользователь может вносить разнородные записи (в сравнении с календарем стоит отметить возможность внесения практические любых записей).Назовем еще одну возможность, предоставляемую рассматриваемым инструментом, - автоматическая регистрация всех этапов работы над документами Microsoft Office, связь с которыми установлена. Таким образом, с точки зрения пользователя, «программа Outlook выполняет функции личного секретаря и помощника, заменяя иногда целую канцелярию. Многие задачи она способна решать самостоятельно, некоторые требуют участия пользователя. В англоязычной литературе такие продукты относят к классу систем управления ходом работ (workflow management)».Далее будут рассмотрены возможности MS Outlook для организации автоматизированного рабочего места.2. Microsoft Outlook как средство автоматизации рабочего места2.1 Автоматизированное рабочее место. Основные понятияВ рамках данного исследования остановимся на рассмотрении программной и технической архитектур в контексте использования автоматизированного рабочего места (АРМ).Рабочее место содержит:необходимое оборудование и инвентарь, размещенное оптимально с точки зрения эргономики;специальные компьютерные средства, автоматизирующие функции специалиста.АРМ должно отвечать ряду требований:возможность оперативного поиска и обработки информации по запросу работника;минимальное временя обработки запросов пользователя, предоставления информации в удобном виде;простота освоения приемов работы пользователя с использованием АРМ, адаптации системы к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам;возможность использования при работе с системой возможностей составе вычислительной сети.Выделим три компонента АРМ:рабочее пространство.технический компонент.программный компонент.Для рабочего пространство приведем минимальный перечень необходимых элементов:рабочий стол;стул;шкаф для хранения бумаг.Обобщенная схема АРМ представлена на рисунке 1.Рисунок 1 – Схема АРМОпределим примерный состав АРМ.Функциональные составляющие системного блока служат для обработки и хранения информации. Конфигурация ПК может быть разной. Для минимальной конфигурации компьютера для АРМ необходимо наличие следующих устройств:Блок питания.Системная (материнская плата).Процессор.Оперативная память.Жесткий диск.Привод для CD/DVD.Платы расширения.Видеокарта.Приведем пример возможной конфигурации рабочего компьютера юриста (см. таблицу 1).Таблица 1 – Вариант конфигурации рабочего компьютераБлокПроизводитель, модельЦенаПроцессорAMD FX-8320E, 8 ядер, 3,2 (4,0) ГГц, 8 Мбайт L3.9000 р.Материнская платаAMD 970 MSI 970A-G435500 р.Оперативная память2x 4 Гбайт DDR3-16004000 р.ВидеокартаNVIDIA GeForce GTX 960, 1126 (1178) МГц, 4 Гбайт GDDR518500 р.НакопительHDD, 1 Тбайт, 7200 об/мин4100 р.Процессорный кулерZalman CNPS10X Performa — для AMD2700 р.КорпусZalman Z13000 р.Блок питанияZalman ZM500-LE 500 Вт3000 р.Общая стоимость:49800 р.Перед разработкой информационной системы проводят анализ информационных процессов на предприятии по возможности автоматизации, оптимизации, совершенствованию технологии, внедрению инноваций в деятельность специалистов. Основной задачей анализа является в изучение технологических процессов, информационных потоков, технологий выполнения различных процессов и операций. На основе проведенного анализа проектируется информационная система, которая, в дальнейшем реализуется в АРМ юриста таким образом, чтобы его работа стала максимально эффективной.Определим состав стандартных программ для АРМ (см. таблицу 2).Таблица 2 – Программное обеспечение АРМВид ПОНазваниеЦенаСистемное ПООперационная системаMicrosoft Windows Server Standard 2012R235000 р.Прикладное ПОПакет офисных программMS Office4000 р.Профессиональное программное обеспечение (например, для юриста это может быть справочно-правовая система)Гарант6000 р.Общая стоимость:45000 р.Таким образом, подобраны основные аппаратные и программные компоненты АРМ.Отметим, что в состав MS Office входит персональный информационный менеджер Microsoft Outlook, возможности которого по автоматизации рабочего места будут рассмотрены далее.2.2 Организация автоматизированного рабочего места средствами информационного менеджера Microsoft OutlookВозможности Microsoft Outlook для организации автоматизированного рабочего места рассмотрим на примере деятельности специалиста юридической консультации. Для этого определим основные бизнес процессы юриста при работе с клиентами и партнерами и выясним, каким образом рассматриваемый программный продукт может автоматизировать названные процессы.К основным бизнес-процессам можно отнести следующие:ведение базы данных контактов;регистрация взаимодействия с клиентами;управление проектами;маркетинговые коммуникации.Перейдем к рассмотрению возможностей Microsoft Outlook в контексте автоматизации перечисленных бизнес-процессов.Ведение базы контактов будет эффективным при использовании компонента Организатор контактов. Специалист будет иметь возможность внести информацию о существующих и потенциальных партнерах, поставщиках, судьях, юридических ассоциациях, журналистах, коллегах по цеху и т.д. Таким образом, Microsoft Outlook становится инструментом для создания базы контактов и позволяет всегда иметь под рукой актуальные сведения о количестве клиентов – как текущих, так и тех, чье обслуживание уже завершено. Для автоматизации данного процесса возможно и применение Организатора контактов, который предоставляет возможность сопоставления числа обращений в компанию и заключенных договоров, анализа данных обо всех клиентах в различных разрезах, осуществления проверки на предмет конфликта интересов и т.д. При взаимодействии с клиентами Microsoft Outlook может стать средством сохранения истории общения с клиентами, что является одним из принципов клиенториентированного подхода. Во-первых, данные о клиентах и их предпочтениях и проблемах можно внести в Дневник с последующим сохранением. Во-вторых, инструмент Контакты имеет довольно широкий спектр полей для внесения сведений. Помимо этого, Организатор задач фиксирует запланированные мероприятия, в том числе связанные с взаимодействиями с клиентами.