Организационная структура и бизнес процессы компании.

Заключение

Организационная структура управления представляет собой упорядоченную совокупность элементов, которые имеют устойчивые связи между собой, что позволяет ей функционировать как единое целое и развиваться в заданном руководством направлении.
Основными элементами организационной структуры управления являются элементы управления, связи между ними, а также уровни управления, которые определяют полномочия и ответственность ее структурных элементов.
Прежде чем проводить оптимизацию организационной структуры управления руководству компании необходимо определить причины, обуславливающие данные организационные изменения.
Можно выделить следующие причины, обуславливающие необходимость изменений в организационной структуре предприятия:
- рост расходов компании;
- необходимость сокращения д ...

Содержание


Введение 3
1. Сущность и значение построения организационных структур 5
2. Связи в организационной структуре управления и изменения в них 10
3. Оптимизация организационной структуры с помощью процессного подхода 13
Заключение 20
Список литературы 22

Введение

Во многом эффективность деятельности предприятия во внешней среде определяется эффективностью организации его внутренней деятельности. К одному из таких факторов относится организационная структура. Роль организационной структуры в деятельности предприятия определяется тем, что она определяет характер взаимосвязи не только между структурными звеньями предприятия, но и позволяет каждому работнику определять сферу своих полномочий и ответственности при выполнении своих обязанностей. А выполнение обязанностей каждым работником означает решение каждым работником определенных задач, выполнение которых необходимо организации для достижения ею своих целей. То есть в итоге рациональная организационная структура влияет на функционирование предприятия в целом, определяет его место во внешн ей среде, позволяет предприятию успешно конкурировать с другими предприятиями и удовлетворять требования потребителей.
В случае же если в организационной структуре нечетко прописаны обязанности отдельных исполнителей, отсутствует механизмы согласованного взаимодействия между ними, то и в достижении организацией поставленных целей наблюдаются различные сбои, которые могут привести к значительным потерям и в итоге к снижению эффективности управления организацией.
Описанные выше проблемы, могут возникнуть у любого предприятия независимо от его сферы деятельности или организационно-правовой формы. И для их решения нужен грамотный подход, понимание того, как правильно должно осуществляться взаимодействия между отдельными исполнителями и структурными подразделениями. Для этого и проводят исследования по выявлению возможностей совершенствования организационной структуры.
Таким образом, актуальность данной темы заключается в том, что наличие у предприятия рациональной структурной схемы организации является одной из предпосылок эффективного функционирования предприятия и его высокой конкурентоспособности.
Целью работы является рассмотрение роли бизнес-процессов в компании в формировании ее организационной структуры.
Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
-рассмотреть сущность и значение организационной структуры;
- охарактеризовать связи в организационной структуре и изменения в них;
- исследовать возможности оптимизации организационной структуры с помощью выделения бизнес-процессов.
Объектом исследования является организационная структура компании.
Предметом исследования является бизнес-процессы, на основании которых формируется организационная структура компании.
Цель и задачи определили структуру данной работы. Данная работа состоит из введения, двух глав, списка литературы и приложений.

- необходимость сокращения деятельности в условиях кризиса;
- проведение мероприятий по замене и ротации персонала.
В результате изменений в организационной структуре должно произойти снижение затрат на персонал:
- за счет снижения заработной платы работников;
- за счет снижения численности работников;
- снижение за счет аутсорсинга;
- снижение премии в случае наличия оснований;
- снижение корпоративных расходов.
Рано или поздно каждой компании приходится решать, что нужно делать: или сокращать деятельность или сокращать персонал.
В практике для оптимизации организационной структуры (снижении численности персонала) компании используются следующие подходы:
функциональный подход: перераспределение функций в рамках одного или нескольких структурных единиц (подразделений) Компании (путем объединения нескольких функций в рамках одной должностной позиции, которые ранее дублировались, выполнялись двумя и более сотрудниками, но в условиях сокращения деятельности, функция выполняется меньшими трудозатратами);
организационный подход: реструктуризация организационной структуры как в рамках подразделения (снижение уровней подчиненности, управления), так и Компании в целом (укрупнение нескольких подразделений в одно);
процессный подход: построение системы управления компанией, основанной на бизнес-процессах;
проектный подход: создание системы управления компанией, основанной на проектной структуре управления;
бенчмаркинг: оптимизация системы управления компанией на основе анализа опыта аналогичных компаний, которые работают на тех же рынках.10
Таким образом, оптимизация организационной структуры с помощью исследования бизнес-процессов может происходить в процессном подходе, который является более продолжительным и затратным по сравнению с функциональным и организационным подходом.11
Проведение оптимизации может осуществляться как силами самой компании (руководством назначается группа ответственных лиц, имеющих подобный опыт), либо с привлечение квалифицированных независимых (что немаловажно для данной работы) консультантов.
Оптимизация организационной структуры включает следующие этапы:
Анализ существующей структуры и системы управления компанией, определение степени их соответствия стратегии компании;
Разграничение функциональных задач, сфер ответственности и полномочий между структурными подразделениями;
Разработка альтернативных вариантов организационной структуры;
Выбор оптимального варианта организационной структуры.
Преимущества оптимизации организационной структуры:
Повышение конкурентоспособности компании;
Повышение прозрачности и управляемости;
Повышение качества и скорости производства продуктов;
Снижение издержек;
Повышение качества работы с клиентами.
Поэтому на сегодняшний день эффективного управления ресурсами и операционной деятельностью предприятия недостаточно для его стабильного развития и конкурентного преимущества. Необходим переход на новый уровень - уровень развития и постоянного совершенствования. Четкая стратегия, регламентация и адаптивность бизнес-процессов, продуманная организационная структура и эффективная взаимосвязанная система управления предприятием в целом - главные факторы, которые позволят организации быть эффективной в своей области деятельности.
Если более внимательно посмотреть на управленческую деятельность практически любой организации, то станет очевидно, что все ее элементы тесно взаимосвязаны. Например, при описании и оптимизации бизнес-процессов приходится работать с организационной структурой и документооборотом предприятия. Для успешной реализации стратегии необходимо декомпозировать ее элементы (например, цели и показатели) до уровня сотрудников, спроецировать их на бизнес-процессы и проекты предприятия.12 Таким образом, можно говорить о единой системе управления предприятием (бизнес - архитектуре) и о технологии ее разработки (формализации управления).
Выделим четыре уровня формализации систем управления (см. табл. 2), для которых система управления:
1. отсутствует;
2. слабо формализована/устарела;
3. формализована и актуальна;
4. формализована и соответствует современным технологиям и стандартам.
Таблица 2
Уровни формализации и развития систем управления в организации
Отсутствует
Слабо формализована/ устарела
Формализована и актуальна
Соответствует современным технологиям и стандартам
1 уровень
2 уровень
3 уровень
4 уровень
Элементы управления (стратегия, процессы, полномочия и др.) закреплены «на словах»;
Постоянные задержки и ошибки при решении управленческих задач и повседневной деятельности организации
Большая часть информации на бумажном носителе;
Часть информации неактуальна;
Формализованы лишь некоторые основные элементы управления
Формализовано и актуально большинство систем управления;
Вся необходимая информация и регламенты доведены до сотрудников и используются в работе;
Проводятся работы по анализу и оптимизации систем управления
Используется профессиональный программный продукт бизнес-моделирования;
Используются современные технологии бизнес–инжиниринга;
Реализованы требования одного или нескольких стандартов менеджмента
Данные уровни расположены в таблице по возрастанию степени формализации и развития системы управления (от наименьшей к наибольшей). По каждому уровню указаны его характерные признаки. По оценкам различных экспертов, в России не более 10% от общего количества предприятий имеют полностью формализованную и эффективную систему управления (уровень 4), соответствующую современным технологиям бизнеса и стандартам менеджмента (прежде всего это менеджмент качества по ISO 9000).
Каждая система управления должна быть целенаправленной и иметь определенные цели и задачи. Суть системы управления, ее устройство, детальное содержание, особенности, применение описываются в виде бизнес - моделей и текстовых регламентов. При разработке основных содержательных элементов системы необходимо применять системный подход, то есть данные элементы должны быть взаимосвязанными, охватывать основные аспекты и области системы, учитывать различные факторы, варианты и взаимовлияние.
Основные проблемы в деятельности организации лежат на стыках между структурными подразделениями и сотрудниками. При этом одним из основных методов оптимизации деятельности является формализация распределения ответственности между подразделениями и сотрудниками, а также формализация результатов передаваемых от одного сотрудника или подразделения предприятия к другому.13
Для того, что бы повысить эффективность обработки большого количества информации, работы нужно правильно структурировать. Для этого бизнес - процессы, существующие в организации, делят на четыре группы, каждая из которых обладает своими отличительными особенностями:
1. Основные бизнес-процессы – генерируют доходы предприятия;
2. Обеспечивающие бизнес-процессы – поддерживают инфраструктуру предприятия,
3. Бизнес-процессы управления – управляют предприятием,
4. Бизнес-процессы развития – развивают предприятие.
Отличительной особенностью основных процессов является то, что они прямым образом участвуют в реализации бизнес - направлений предприятия. Основные бизнес - процессы определяют доходы предприятия. Именно они определяют профиль бизнеса, именно они имеют стратегическое значение. Именно эти процессы конкурентоспособное предприятие должно уметь выполнять лучше других в своей отрасли.
По мере функционирования организации основные бизнес-процессы развиваются или умирают в зависимости от востребованности рынка и стратегии предприятия.
Для экономии ресурсов, снижения времени и повышении успешности проекта по оптимизации управленческой деятельности необходимо иметь четкое представление об объеме и трудоемкости работ по описанию бизнес-процессов.14
Поэтому, необходимость оптимизации бизнес-процессов, используя информационные технологии крайне желательна, но при этом необходимо помнить, что любая система автоматизации является только инструментом эффективного управления.
Самая главная цель бизнес - планирования, которую необходимо придерживаться, - это правильно построенные организационная структура, функциональные связи и центры финансовых потоков, а также наличие команды управленцев, которая будет реализовывать бизнес-проект.
Возможности совершенствования организационной структуры зависят от конкурентных преимуществ компании и методов совершенствования самой структуры ее управления.
Методы совершенствования структуры управления определяются возможностями централизации и децентрализации аппарата управления, сокращение уровней управления за счет укрупнения функций управления, повышения адаптивности управления путем замены механистических структур на проектные и матричные, которые являются более адаптивными; создание проектных групп внутри самой структуры для повышения ее гибкости.
При этом для повышения эффективности управления вводятся центры финансовой ответственности.
Центр ответственности – это такое структурное подразделение, которое создано для осуществления контроля над показателями его деятельности.
Осуществление учета и анализа по центрам ответственности предполагает создание такой системы учета и анализа показателей деятельности предприятия, которая бы контролировала соответствие достигнутого результата с запланированному результату по каждому центру ответственности.
Центр ответственности является самостоятельным структурным подразделением и отвечает только за свои бюджетные показатели, которые определяются аппаратом управления предприятия на определенный период времени.
Благодаря тому, что установлены ответственность и полномочия каждого центра ответственности, существует возможность учета отклонений по каждому показателю в момент его возникновения, что позволяет своевременно принимать решения по корректировке деятельности, как отдельного структурного подразделения, так и организации в целом.
Данная концепция предполагает установление различных целевых функций к каждому структурному подразделению и в итоге становится возможным сравнение результатов их деятельности для выявления наилучших методов ее организации.
Таким образом, оптимизация организационной структуры позволяет оптимизировать действия и взаимосвязи, которые позволяют оптимизировать использование ресурсов предприятия. В результате организационная структура становится оптимальной, что выражается в снижении звеньев управления, оптимизации пути прохождения решения от руководителя к исполнителю.
Заключение
Организационная структура управления представляет собой упорядоченную совокупность элементов, которые имеют устойчивые связи между собой, что позволяет ей функционировать как единое целое и развиваться в заданном руководством направлении.
Основными элементами организационной структуры управления являются элементы управления, связи между ними, а также уровни управления, которые определяют полномочия и ответственность ее структурных элементов.
Прежде чем проводить оптимизацию организационной структуры управления руководству компании необходимо определить причины, обуславливающие данные организационные изменения.