Проблема организации работы по защите персональных данных в Агентстве недвижимость ООО «НОВАЯ СТРОЙКА»

.
• Перечень обрабатываемых персональных данных
• В целях исполнения обязанностей и реализации прав сторон трудового договора (работника и работодателя) в Учреждении обрабатываются персональные данные работников, предусмотренные формой Т-2 (Личная карточка работника), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 1, также другая информация о работнике, в соответствии с «Перечнем персональных данных, обрабатываемых в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА».
• В целях заключения и исполнения гражданско-правового договора с физическими лицами могут обрабатываться следующие персональные данные граждан:
• фамилия, имя, отчество;
• должность;
• год, месяц, дата рождения;
• адрес регистрации и адрес проживания;
• серия и номер документа, удостоверяющего личность, дата выдачи и выдавший орган;
• ИНН ...

Содержание

Введение 3
Глава 1. Проблемы организации работы по защите персональных данных 5
1.1. Краткая история о развитии работы по защите персональных данных в РФ 5
1.2. Персональные данные: понятие, направление в работе 11
1.3. Законодательная и нормативно-правовая основа защиты персональных данных в РФ 18
1.4. Анализ пакета документов необходимого для защиты персональных данных в современной организации 31
Глава 2. Проблема организации работы по защите персональных данных в агентстве недвижимости «НОВАЯ СТРОЙКА» 33
2.1. Краткая характеристика ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» 33
2.2. Проблема организации работы в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА»: анализ документов 34
2.3. Рекомендации по совершенствованию персональных данных в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» 40
Заключение 45
Список использованной литературы……………………………….……………..46
Приложения 49

Введение

Развитие общественных отношений, технологический прогресс и рост технологий, научных достижений и всеобщая информатизация социума оказывают влияние на повышение интереса к организации работы по защите персональных данных.
Необходимость принятия мер по защите персональных данных также обуславливается возрастанием технических возможностей по копированию и распространению информации. В настоящее время уровень информационных технологий уже достиг того предела, когда самозащита персональных данных уже не является эффективным средством против посягательств на частную жизнь.
На сегодняшний день деятельность любой организации неразрывно связана с обработкой и хранением информации, содержащей персональные данные. Любое предприятие хранит и обрабатывает данные о сотрудниках, клиентах, парт нерах, поставщиках и других физических лицах. Результатом утечки, потери или несанкционированного изменения персональных данных может явиться невосполнимый ущерб и даже полная остановка деятельности компании.
Понимая важность и ценность персональных данных, а также заботясь о соблюдении прав своих граждан, государство требует от организаций и физических лиц обеспечения надежной их защиты. Все вышеперечисленное обуславливает актуальность темы нашей работы .
Целью работы является изучение проблемы организации работы по защите персональных данных в Агентстве недвижимости ООО «НОВАЯ СТРОЙКА». Для достижения поставленной цели необходимо выполнить ряд задач:
- Дать теоретическое обоснование проблемы организации работы по защите персональных данных;
- Проанализировать проблему организации работы по защите персональных данных в агентстве недвижимости «НОВАЯ СТРОЙКА»;
- Разработать рекомендации по совершенствованию персональных данных в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА».
Объект изучения работы – ООО «НОВАЯ СТРОЙКА».
Предмет изучения – проблема организации работы по защите персональных данных в Агентстве недвижимости ООО «НОВАЯ СТРОЙКА».
Теоретической основой работы послужили законодательство РФ, трудовое право РФ, а также другие подзаконные акты и публикации по проблеме защиты персональных данных и внутренняя документация ООО «НОВАЯ СТРОЙКА».
Практическая значимость работы заключается в возможности последующего внедрения разработанных нами рекомендаций по совершенствованию персональных данных в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА», что позволит повысить уровень работы предприятия в рамках законодательной системы РФ и окажет положительное влияние на систему защиты персональных данных работников.
Структурно работа состоит из введения, двух глав, заключения, приложений и списка литературы.

В состав персональных данных работника в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» включены следующие сведения: анкета; автобиография; образование; сведения о трудовом и общем стаже; сведения о предыдущем месте работы; сведения о составе семьи; паспортные данные; сведения о воинском учете; сведения о заработной плате сотрудника; сведения о социальных льготах; специальность; занимаемая должность; размер заработной платы; наличие судимостей; адрес места жительства; домашний телефон; место работы или учебы членов семьи и родственников; содержание трудового договора; содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию; подлинники и копии приказов по личному составу; личные дела и трудовые книжки сотрудников; основания к приказам по личному составу; дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям; копии отчетов, направляемые в органы статистики; копии документов об образовании; результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей; фотографии и иные сведения, относящиеся к персональным данным работника.
Данный документ является конфиденциальными, хотя, учитывая его массовость и единое место обработки и хранения, соответствующий гриф ограничения на нем не ставится. С целью выявления возможных нарушений и проблем в работе по защите персональных данных в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» нами была проведена беседа с менеджером по персоналу. На основе полученных в ходе беседы данных, были сделаны следующие выводы:
1) В качестве руководства по определению объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника менеджер по персоналу ООО «НОВАЯ СТРОКА» руководствуется Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом РФ и иными федеральными законами. Все персональные данные работников получены от них самих.
2) Любой работник ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» может рассчитывать на получение доступа к информации об его персональных данных и их обработке по его требованию. При необходимости работник может получить копию любой из записей. Возможно внесение исправлений в записи после обращения с данной просьбой к менеджеру по персоналу.
3) Все сотрудники ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» при поступлении в штат самостоятельно заполняют Анкету с перечнем вопросов о персональных данных работника. Автобиографию работник не заполнят. Анкета работника хранится в личном деле работника вместе с остальными документами персонального учета. Личное дело работника подлежит оформлению после издания приказа о приеме на работу. Все документы, хранящиеся в личном деле, расположены строго в хронологическом порядке, листы документов пронумерованы. Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Все изменения могут быть внесены только при наличии подтверждающих документов.
4) В ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» введен запрет на сообщение персональных данных работника третьей стороне без получения его письменного согласия работника, за исключением такой необходимости при угрозе жизни и здоровья работника.
5) Внутренний доступ к персональным данным сотрудника имеют: генеральный директор; заместитель директора, бухгалтер, сам сотрудник и менеджер по персоналу.
6) Внешний доступ к персональным данным работника открыт для правоохранительных органов, органов статистики, страховых агентств, военкоматов, органов социального страхования, пенсионных фондов и подразделений муниципальных органов управления. Основанием для получения сведений другими организациями может выступать только письменный запрос на бланке организации, с приложением копии заявления работника.
7) Персональные компьютеры, на которых осуществляется хранение персональных данных, защищены паролями. Личные дела и документы, содержащие персональные данные работников, хранятся в шкафах, но не запирающихся на ключ24.
Таким образом, по итогам проведенной нами беседы с менеджером по персоналу ООО «НОВАЯ СТРОЙКА», грубых нарушений законодательства в агентстве недвижимости выявлено не было. Тем не менее, был выявлен ряд проблем:
1) Отсутствие Локальных нормативных актов, направленных на регламентирование работы с документами, в состав которых входят персональные данные работников ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» К ним относятся
протоколы общих собраний и собраний совета директоров; списки аффилированных лиц; сообщения о существенных фактах. Составление подобного перечня необходимо для установления адекватного режима доступа к документам, содержащим персональные данные.
2) Отсутствие условия обязательного заполнения Автобиографий работниками при их приеме в штат предприятия;
3) Выявлены случаи передачи персональных данных работников с его согласия без закрепления данного факта в письменной форме;
4) Хранение личных дел и документов, содержащих персональные данные работников в шкафах, не запирающихся на ключ не является способом их защиты от несанкционированного доступа.
2.3. Рекомендации по совершенствованию персональных данных в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА»
По итогам проведенного исследования, нами были разработаны следующие рекомендации по совершенствованию персональных данных в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА»:
1) Необходимым условием совершенствования персональных данных в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» является составление Инструкции, регламентирующей вопросы защиты персональных данных общества. Данная инструкция представлена в Приложении 5. Несмотря на то, что Законом не установлены конкретные требования к количеству и содержанию локальных актов, принимаемых в организации по вопросам обработки и защиты персональных данных, практика реализации данного нормативного акта сформировала необходимый минимум документов, которые должны быть разработаны в обществе: общий документ, определяющий политику общества в отношении обработки персональных данных, например, положение о персональных данных. В указанный локальный акт рекомендуется включить следующие пункты:
цели и задачи защиты персональных данных;
перечень документов и сведений, содержащих персональные данные;
сведения, относящиеся к персональным данным (паспортные данные, телефоны, размер оплаты труда и т. д.);
общие требования при обработке персональных данных и гарантии их защиты;
существующий режим организации доступа к персональным данным;
порядок ознакомления работников с имеющимися у работодателя персональными данными;
описание всех процессов обработки персональных данных;
порядок работы с персональными данными (сбор, обработка, хранение, уничтожение);
срок хранения персональных данных;
правила передачи и уничтожения персональных данных;
взаимные права и обязанности работников и работодателя в сфере передачи, хранения и обработки персональных данных;
ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных и правил работы с ними.
Список лиц, обрабатывающих персональные данные. Применительно к обществу в этот перечень, прежде всего, входит корпоративный секретарь либо лицо, исполняющее его функции. Приказ о назначении сотрудника, ответственного за организацию обработки персональных данных. Указанное лицо должно осуществлять внутренний контроль за соблюдением обществом и его работниками законодательства о персональных данных, в том числе требований к их защите, доводить до сведения работников положения законодательства о персональных данных, локальных актов по вопросам их обработки, требований к защите таких данных, организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных и (или) контролировать прием и обработку таких обращений и запросов. Положение о правовых, организационных и технических мерах защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных. В данном положении рекомендуется описывать конкретные меры по защите персональных данных (введение пропускного режима, применение программных средств защиты информации — паролей, антивирусных программ, хранение персональных данных обособленно от других сведений на отдельных материальных носителях и в специально оборудованных помещениях с ограниченным доступом и т. д.). Локальный акт, устанавливающий процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства в сфере защиты персональных данных, устранение последствий таких нарушений. Так, в обществе может быть разработан план мероприятий по внутреннему контролю безопасности персональных данных, инструкция о порядке проведения служебного расследования по фактам нарушений законодательства в сфере защиты персональных данных, вестись журнал антивирусных проверок и проверок работы с персональными данными, журнал обучения, инструктажа и аттестации по вопросам защиты персональных данных.
2) На наш взгляд, целесообразным также является внедрение журнала учета фактов ознакомления с персональными данными работников, информации о движении документов, включенных в личные дела, и самих личных дел. Журнал должен включать в себя возможность указания дат выдачи и возврата личных дел, сроках пользования, целей выдачи, наименовании выдаваемых документов (личных дел). Также необходимо внедрение проведения сверок наличия всех документов при их возврате в архив, которое должно осуществляться по соответствующей описи;
3) Ввести к обязательному подписанию всех лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, Соглашения о неразглашении персональных данных работника, что будет способствовать повышению уровня личной ответственности каждого из сотрудников, имеющих доступ к такого рода информации. При этом сам документ должен содержать указание на несение ответственности в случае его нарушения, согласно Трудовому кодексу РФ;
4) Необходимо провести работы по усилению системы защиты персональных данных. Данная цель может быть достигнута, на наш взгляд, за счет проведения регулярных проверок наличия документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников. Оптимальным временным интервалом проведения такого рода проверок принять срок в один месяц. Также необходимой мерой является проведение работы по уничтожению неактуальных персональных данных, с целью чего должен быть разработан и внедрен АКТ об уничтожении персональных данных - документа, который должен быть составлен по итогам уничтожения персональных данных;
5) Внесение изменений в порядок хранения личных дел и других документов, содержащих персональные данные сотрудников в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА». Все документы, содержащие персональные данные, должны отправлять на хранение только в металлические запирающиеся и опечатываемые шкафы, а трудовые книжки работников должны храниться в сейфе организации. Обязательно хранение документов (как в бумажном, так и в электронном виде), содержащих персональные данные, отдельно от остальных документов. Отдельно следует уточнить, что необходимо разделять документы, имеющие разные цели обработки. Ввести к обязательному подписанию Приказ «О назначении ответственных за использование и хранение ключей от помещений и шкафов», что окажет положительное влияние на личную ответственность каждого из сотрудников, имеющих доступ к данным ключам.
6) Введение запрета с указанием характера ответственности за нарушение на оставление документов, содержащих персональные данные работников на рабочем столе менеджера по персоналу и других сотрудников, имеющих доступ к ним во внерабочее время. Также обязательно введение запрета на хранение вышеуказанных документов (личных дел, трудовых книжек и прочее) на рабочих столах ответственных лиц при проведении ими приема посетителей. В данном случае было бы полезным внесение четкого графика приема посетителей, с целью регламентирования работы с документами и посетителями ООО «НОВАЯ СТРОЙКА»25.
На наш взгляд, введение всех перечисленных нами рекомендательных мер позволит решить имеющиеся на сегодняшний день проблемы организации работы по защите персональных данных в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» и повысит уровень ответственности всех сотрудников, имеющих доступ к персональным данным работников, а также окажет положительное влияние на работу агентства недвижимости в рамках законодательной системы РФ. Одним из аспектов разработки рекомендаций, стало предоставление в компанию примерны образцов следующих документов: Соглашения о неразглашении персональных данных работника, Акта об уничтожении персональных данных, Приказа «О назначении ответственных за использование и хранение ключей от помещений и шкафов». Все вышеуказанные документы представлены в приложении.
Заключение
На наш взгляд, современное законодательство о вопросах защиты персональных данных в Российской Федерации не систематизировано и разбито на несколько федеральных законов, а также его элементы находят свое отражение в Трудовом, Уголовно-процессуальном кодексах РФ и Конституции РФ, но, не смотря на это, охрана персональных данных осуществляется на достаточно высоком уровне. Основным Законом в общей системе защиты персональных данных следует считать Федеральный Закон «О защите персональных данных».
Говоря о проблемах защиты персональных данных работников, следует отметить, что причиной большинства нарушений законодательства в данной области является неграмотность сотрудников кадровых служб и отсутствие четкого регламента по работе с таким видом информации. Законодательно регламентированная защита персональных данных работников со стороны государства обязывает руководство предприятий к выполнению всех законодательных норм.
По итогам проведенного нами исследования проблем организации работы по защите персональных данных в Агентстве недвижимости ООО «НОВАЯ СТРОЙКА», фактов грубых нарушений законодательства нами обнаружено не было, но был отмечен ряд недочетов и проблем в данной области. С целью их решения, нами был разработан ряд рекомендаций по совершенствованию работы предприятия по обеспечению защиты персональных данных, которые включили в себя введение в работу агентства Локальных нормативных актов.
На наш взгляд, внедрение наших рекомендаций позволит агентству недвижимости ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» повысить уровень защиты персональных данных работников и соблюдать все необходимые законодательные требования.
Список использованной литературы
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (действующая редакция от 01.12.2014) // Официальный сайт компании «КонсультантПлюс». - URL: http://www.consultant.ru/popular/tkrf/?utm_source=ya.direct&utm_medium=cpc&=utm_content=Labor%20Code&utm_term=dec (22.12.2014)
2. Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации (УПК РФ) от 18.12.2001 № 174-ФЗ (принят ГД ФС РФ 22.11.2001)
(действующая редакция от 24.11.2014) // Официальный сайт компании «КонсультантПлюс». - URL: http://www.consultant.ru/popular/upkrf/ (22.12.2014)
3. Конституция Российской Федерации (Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г.) // Официальный сайт компании «КонсультантПлюс». - URL: http://constitution.kremlin.ru/ (22.12.2014)
4. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188
«Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» С изменениями и дополнениями от 23 сентября 2005 г. // Информационно-правовой портал «Гарант». - URL: http://base.garant.ru/10200083/ (22.12.2014)
5. Закон РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-I «О государственной тайне» (с изменениями и дополнениями) // Информационно-правовой портал «Гарант». - URL: http://base.garant.ru/10102673/#ixzz3LkbOfNP7 (22.12.2014)
6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (с изменениями и дополнениями) // Информационно-правовой портал «Гарант». - URL: http://base.garant.ru/12148567/#ixzz3Lkcp6e00 (22.12.1014)
7. Федеральный закон № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // Российская газета RG. RU. - URL: http://www.rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.html (22.12.2014)
8. Федеральный закон от 12 августа 1995 г. № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» (с изменениями и дополнениями) // Информационно-правовой портал «Гарант». - URL: http://base.garant.ru/10104229/#ixzz3Lkbp0jIj (22.12.2014)
9. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями) // Информационно-правовой портал «Гарант». - URL: http://base.garant.ru/12137300/#ixzz3LkcenvaU (22.12.2014)
10. Приказ Федеральной  службы по техническому и экспортному  контролю (ФСТЭК России) № 58 от 2 февраля 2010 г. «Об  утверждении  положения  о методах  и способах  защиты  информации  в  информационных системах персональных данных» // Российская газета RG. RU. - URL: http://rg.ru/2010/03/05/dannye-dok.html (22.12.2014)
11. Анодина Н.Н. Документооборот в организациях. Учебное пособие. - 3-е изд., перераб. и доп. . – М.: Омега-Л., 2009.
12. Балашкина И.В. Особенности конституционного регулирования права на неприкосновенность частной жизни в Российской Федерации // Право и политика. - 2007. - №7. - С. 92–105.
13. Белгородцева Н.Г. Об особенностях правового регулирования в области защиты информации персонального характера // Современное право. -2011. - №2. - С. 76-77.
14. Беловский Н. Персональные данные и их защита // Финансовая газета. Региональный выпуск. - 2009. - № 32. – с. 8-9.
15. Бойкова О. Разглашению не подлежит: методические рекомендации по обработке персональных сведений // Независимый библиотечный адвокат. - 2010. - № 6 (66). - С. 9-19.
16. Бриллиантова Н. А. Об охраняемой законом тайне в трудовых отношениях / Н. А. Бриллиантова ; В. В. Архипов // Законодательство и экономика. - 2010. - № 1. - C. 33-40.
17. Вялова Л. М. Составление и оформление документов о защите персональных данных работника // Справ. секретаря и офис–менеджера. – 2007. – № 5. – С. 24-32.
18. Исаев А.К. Трудовое право Российской Федерации. – М.: Омега-Л, 2007.
19. Капустина А. Г. Зарубежная практика регулирования конфиденциальной информации // Защита информации. Инсайд. - 2010. - № 5. - С. 24-26.
20. Корякина Ю. Разрабатываем Положение о защите персональных данных // Справ. по упр. персоналом. - 2007. - № 7. - С. 90-92
21. Куняев Н. Н. Правовое регулирование защиты информации, обеспечивающей личную безопасность // Адвокат. - 2010. - № 6. - C. 5-8.
22. Курникова И.А. Понятие «персональные данные» в российском и зарубежном законодательстве // Отечественные архивы. - 2004. - № 6.
23. Кучеренко А. В. Этапы и тенденции нормативно—правового регулирования оборота персональных данных в Российской Федерации // Информационное право. - 2009. - № 4. - С. 32-36.
24. Стасюлевич О. Закон о персональных данных / О. Стасюлевич, М. Куделя // Библиотека. - 2009. - № 1. - С. 9-15.
25. Челнокова Г. Б. Проблемы защиты персональных данных в рамках трудовых отношений // Право и государство: теория и практика. - 2007. - № 9. - C. 65-70.
Приложения
к приказу ___________________________
от «____»__________20__ г. №_________
Общие положения
Настоящее Положение об обработке персональных данных в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» (далее – Учреждения) разработано на основании и в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом РФ, Федеральным законом № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных», Федеральным законом № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информатизации и защите информации», Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687, Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 17.11.2007 № 781, и иными нормативно-правовыми актами в сфере защиты персональных данных.
Настоящее Положение устанавливает порядок обработки персональных данных в Учреждении, в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
Настоящее Положение является элементом системы мер, принимаемых Учреждением для защиты обрабатываемых персональных данных от несанкционированного доступа, уничтожения, искажения или разглашения.
Основные термины