Внедрение информационных технологий в аптечную сеть

Заключение

В настоящей работе проведены расчеты по созданию и внедрению ИС для предприятия аптека «36,6». Данная ИС предназначена для оптимизации работы блока по работе с филиалами в управлении бухгалтерского и налогового учета компании, т.е. для объединения баз бухгалтерского учета филиалов с головной компанией. В настоящий момент, при консолидации учетных данных головной компании и филиалов велика роль человеческого фактора, в результате чего страдает качество работы и возрастают затраты на оплату труда.
Выяснилось, что велика разница затрат в обслуживании рассматриваемого автоматизируемого отдела до и после внедрения информационной системы за счет сокращения расходов на оплату труда, амортизацию используемого отделом оборудования и сэкономленной электроэнергии. Кроме этого, увеличивае ...

Оглавление

Введение 3
Глава 1. Системы аптечной информации и базы данных в аптеке 4
1.1. Система аптечной информации 4
1.2. Принципы построения базы данных информации 9
Глава 2. Практическая часть 13
2.1. Характеристика организации 13
2.2. Процедура внедрения информационных технологий в аптечную сеть 14
Заключение 27
Литература 28

Введение

На сегодняшний день маркетинговое исследование аптечного рынка имеет значение в связи с высоким уровнем конкуренции в данной сфере. Определение сильных и слабых сторон в маркетинговой деятельности предприятия, определение мнения потребителя и составление базы данных маркетинговой информации является фактором повышения конкурентоспособности предприятия на рынке.
Данное исследование актуально потому, что позволяет решить ряд практических задач на основе полученных в исследовании данных.
В процессе исследования нами были изучены работы различных авторов.
Целью работы является построение системы маркетинговой информации и баз данных.
Задачи, требующие решения для достижения данной цели:
 исследование методологии внедрения информационного обеспечения;
 описание рассматриваемого пред приятия;
 разработка мероприятий по улучшению ситуации.
Объект работы – аптека 36.6. Предмет – информационное обеспечение аптечной сети аптеки 36.6.
Методы, применявшиеся при проведении данного исследования: системный метод, анализ синтеза, дедукции, индукции, социологический метод – опроса.
Данная тема имеет практическую значимость. Деятельность предприятия, ориентированная на рынок и запросы потребителей позволяет удовлетворить потребительский спрос, повысить качество обслуживания, увеличит товарооборот предприятия.

Производителем Quick Sales Expert 2 выступает Expert Systems (Группа Про-Инвест). Данный продукт является коробочным, т.е. исходный код продукта закрыт для пользователя. Характеристика продукта:настраиваемость под задачи бизнеса;расширенный функционал;аналитические возможности.Для внедрение Sales Expert 2 не требуется специальных знаний в области программирования. Sales Expert 2 решает все задачи, характерные для данного класса систем.Глава 2. Практическая часть2.1. Характеристика организацииАптечная сеть 36,6 -- национальный лидер в области розничной торговли товарами для красоты и здоровья. Эта компания предлагает своим покупателям разнообразие высококачественных товаров по доступным ценам, в удобных и красивых магазинах, где всегда можно получить заботливый и профессиональный совет консультанта.Они стремятся помогать людям вести здоровый образ жизни, способствовать их долголетию и благополучию. Само название «36,6» говорит об их призвании. «36,6» -- показатель здоровой температуры тела у детей и взрослых. Для акционеров и для сотрудников Аптечная сеть 36,6 - здоровая и динамичная компания, источник прибыли и благосостояния.ЗАО «Аптеки 36,6» является соучредителем и членом некоммерческой профессиональной организации Российская Ассоциация Аптечных Сетей (РААС).Аптечная сеть 36.6 первой в России предложила своим покупателям открытый формат торговли с красивым интерьером и приветливым персоналом. Покупатель не только имеет прямой доступ к товарам, информации о продукции, ее назначении и качестве, но и в любой момент может обратиться за профессиональным советом провизора. Кроме того, строгий контроль качества поставляемой продукции позволяет уберечь покупателя от подделок в аптеках 36,6. Для них важна уверенность покупателя в 36.6Предлагая широкий ассортимент в более чем 30 категориях товаров для здоровья и красоты, они заботятся о том, чтобы на полках было много новинок и эксклюзивного товара, а покупатель имел возможность сделать для себя стоящую покупку. С ростом продаж растут и их возможности улучшения условий закупки. В свою очередь, это позволяет предлагать товары посетителям по конкурентным ценам. Разнообразие и выбор - это забота о покупателе.Основные услуги: реализация готовых лекарственных препаратов по рецептам и без рецептов врача, без права изготовления лекарственных средств; продажа предметов личной гигиены; лечебного, детского и диетического питания (в частности, пищевых добавок лечебного и профилактического назначения и других), косметической и парфюмерной продукции и прочих средств парафармацевтики. 2.2. Процедура внедрения информационных технологий в аптечную сеть- Разрабатываемый комплекс «ДС-филиалы» должен состоять из базы данных и совокупности, связанных с ней программных модулей, каждый из которых отвечает за работу того или иного отдела. Любой модуль данного комплекса должен быть связан с главным управляющим модулем и со всеми другими модулями системы. Средства связи могут быть реализованы как на базе локальных сетей, построенных на основе кабелей, так и на базе беспроводных сетей. Они должны обеспечивать оперативность, надёжность, защищённость и достоверность передаваемой информации.- вся информационная система компании построена на базе Microsoft Windows 2008 Server, в связи с чем программный комплекс «ДС-филиалы» должен быть совместим с операционными системами семейства Microsoft Windows и с пакетами прикладных программ для него, а также с основной системой управления деятельностью «36,6» и с системами ее филиалов, комплекс должен быть интегрирован в систему «36,6».- Система «ДС-филиалы» - это комплекс программных модулей, который требует в процессе своего функционирования контроля и периодического диагностирования неполадок, их незамедлительного устранения и предполагает, при необходимости, периодическое обновление и модификацию всех составляющих его модулей. - Система должна свободно работать с любым количеством пользователей в течение рабочего дня (максимум - 50 человек). Из-за экономической направленности специалистов автоматизируемого отдела и среднего уровня их компьютерной подготовки, система должна быть легка и проста в понимании и эксплуатации, для чего она должна быть обеспечена приятным, функциональным, простым и понятным интерфейсом.- Требования к надёжности: программный комплекс «ДС-филиалы» должен стабильно функционировать при бесперебойной и безотказной работе ЭВМ, на которых он используется. Должно быть предусмотрено автоматическое сохранение информации каждые 3-5 минут работы, а при сбое программа должна нормально функционировать только после перезагрузки. Должна быть предусмотрена возможность восстановления данных на отремонтированной ЭВМ в случае ее поломки (путём резервного копирования и дублирования всей жизненно необходимой информации на лазерные диски). Сам комплекс «ДС-филиалы» должен иметься в наличии для установки как на новые, так и отремонтированные машины. Бесперебойное функционирование программного комплекса может быть обеспечено: надёжной работой аппаратного и программного обеспечения; а также, за счёт использования прогрессивных технологий защиты программных и аппаратных средств от различного рода вирусов и т.п. Наряду с этим обязательно должен производиться контроль качества вводимой информации и предупреждение о потере несохранённых данных при выходе.Эти требования касаются аппаратуры, на которой создаётся и используется программный комплекс – она должна быть качественной и работы по ее наладке под данный комплекс должны производиться квалифицированным специалистом. Кроме того, разработка и внедрение системы также должны производиться квалифицированными специалистами. Разрабатываемая система должна: - обеспечивать эффективный ввод бухгалтерской отчетности в базу данных; - консолидировать и выводить обработанные данные; - предусматривать возможность редактирования и изменения записей в базе данных; - производить сравнения вводимых данных с уже существующими в базе данными и не допускать их дублирования; - обрабатывать ошибки при введении данных и проверять корректность заполнения полей документов; - предусматривать возможность заполнения типовых полей значениями по умолчанию и выбором из списка; - вести журнал ввода, обработки и составления отчетных документов; - предоставлять возможность доступа ко всем документам для специалистов отдела с возможностью разграничения полноты и типа доступа; - обеспечивать возможность составления пользовательских запросов к базе данных для составления форма отчётов и вывода их на печать или сохранения в файл; - предусматривать возможность распечатки готовых документов (оборотных ведомостей, баланса и пр.) и различного рода сведений из базы данных; - иметь возможность загрузки и выгрузки данных в другие приложения и пакеты прикладных программ в текстовом формате(1С, ТурбоБухгалтер, итд). Все действия система должна выполнять быстро и оперативно, при этом она должна быть простой, понятной и надёжной в эксплуатации. А также оснащена справочными средствами по работе с системой, встроенными пособиями для обучения персонала, а также предусматривать возможность интерактивного тренинга работы с системой.На этом этапе проводятся работы по организационной подготовке объекта автоматизации к вводу АС в действие: - вносятся изменения в соответствующие документы компании – положение об управлении бухгалтерского учета и отчетности, а также в должностные инструкции сотрудников данного управления; - покупка и настройка ЭВМ; - обеспечение работы действующих систем в первоначальный период эксплуатации, созданных до введения ИС «М-филиалы»; - импорт данных из существующих систем, из 1С в «М-филиалы»; - обучение персонала.Необходимо помнить, что новые методики и рекомендации по работе с оборудованием должны быть разработаны с учетом особенностей технических средств, программного обеспечения и их эксплуатации, а также уровня квалификации эксплуатирующих их сотрудников.Источниками разработки ИС послужили: ТЭО, составленное сотрудниками управления бухгалтерского учета и отчетности организации, программный продукт «1С: Управление производственным предприятием 8».Для определения нормативных трудоёмкостей воспользуемся отраслевым стандартом ОСТ 4.071.030. Сначала согласно стандарту определим степень новизны и группу сложности программ и задач, решаемых создаваемой системой. Приведём данные характеристики в табл.1.Таблица 1. Характеристики разрабатываемой системы.КлассОписаниеСтепень новизны - 1Осуществляется разработка по заказу, индивидуальноГруппа сложности задач – 1Алгоритмы, позволяющие решать задачи: оптимального планирования; многофакторного анализа; расчета нормативов; прогнозированиеГруппа сложности программы-4Программы расчетного характера, реализующие несложные алгоритмы вычислительного характера, не требующие модификации разработанных алгоритмов; программы веденияДля определения трудоемкости времени, необходимого для создания и внедрения автоматизированной системы, воспользуемся следующей приложения 2. Предполагаемый срок разработки 3 месяца, исходя из среднего рабочих дней в месяце - 22 дня, продолжительности рабочего дня – 8 часов, срок работы в часах составит:3*22*8=528 часов.Рассчитаем количество человек, работающих над созданием ИС:N=T/S, гдеN- плановая численность,T – трудоемкость с учетом поправочного коэффициента,S – плановый срок работы в часах.N=2012,10/528=3,81Отсюда можем определить исполнителей и составить расписание (табл.2):Таблица 2. Состав исполнителей проектаНомерДолжностьОклад1Руководитель отдела50 0002Аналитик40 0003-4Менеджер30 000*2=60 000Итого:150 000ФОТ с налогами равен: 150 000+150 000*0,34=201 000 руб.Себестоимость программного продукта состоит из текущих и капитальных затрат. Определим эти затраты. Капитальные затраты определяются следующим образом: (Цена ЭВМ*Часы работы)/Годовой фонд времени ЭВМ. Всех сотрудников необходимо обеспечить рабочими местами, в связи с чем приобретается: Четыре компьютера следующей конфигурации, Процессор Intel Core 2 Duo 2.66 GHz по цене 4530руб., Материнская плата GIGABYTE P35DS3 по цене 2730 руб., модуль памяти 2Gb DDR3 PC10600 2 шт. по цене 1450 руб., жесткий диск SEAGATE 500Gb 7200rpm по цене 3200 руб., накопитель DVD-RW SONY 7260S по цене 1250 руб., корпус INWIN ATX 450W по цене 1300 руб., монитор 20” Samsung S20A300B по цене 4850 руб., сетевой кабель по цене 235 руб., клавиатура Genius по цене 450 руб., мышь Genius по цене 250 руб. общая стоимость компьютера равна 20245 руб.Суммарная потребляемая мощность компьютера –300Вт/ч., для печати документов принтер HP OfficeJet 8000 Pro A809a по цене 3200 руб., потребляемая мощность принтера 120Вт/ч., офисная мебель на сумму 56000 руб.В году 4*22=88 рабочих дня, продолжительность рабочего дня – 8часов, следовательно, годовой фонд времени работы ЭВМ равен – 88*8 = 704 часов. Тогда капитальные затраты будут равны:(4*20245+3200+56000)*528/704=105 135 руб. Текущие затраты включают в себя: -заработную плату рабочих, разрабатывающих и создающих программу с учетом налоговых отчислений; -амортизация оборудования; -затраты на электроэнергию; -расходные материалы. Заработная плата персонала, работающего над созданием программного продукта, за период его создания составит: 150 000*3 = 450 000 руб.Отчисления на заработную плату с отчислениями:450 000*0,34=153 000руб. Амортизация оборудования:Учётной политикой компании установлен линейный метод начисления амортизации. Норма амортизации определяется так: 1/ нормативный срок службы (для компьютеров – 5 лет). Итак, для разработки системы используется 4 компьютера стоимостью 20 245 рублей, итоговой стоимостью 80 980 руб. Амортизация ЭВМ в год составляет 80 980 / 5 = 16 196 рублей. Амортизация принтера стоимостью 3200 рублей, срок службы которых 6 лет, составит в год 3200 / 6 = 533,33, амортизация мебели – стоимость 56000 рублей, срок службы которой 10 лет, составит в год 56000 / 10 = 5600. Тогда амортизация по всем элементам за 3 месяцев: (16196+533,33+5600)/12*3 = 5 582,33 рублей.Затраты на электроэнергию составляют: В комнате включены светильники суммарной мощностью 1000 Вт/ч., 4 компьютеров мощностью 550 Вт/час дадут 4*550= 2200 Вт/час; принтер 120 Вт/час. Потребляемая мощность за время создания программного продукта, исходя из среднего количества рабочих дней (22) и 8-часового дня в течение 3 месяцев составит равна: (1000+2200+120)*8*22*3 = 1 752,96 кВтИтого затрат на электроэнергию при тарифе для предприятий 4,5 руб. за кВт за весь период создания ИС = 4,5 * 1752,96 = 7888,32 рублей. Затраты на материалы приведены в табл.7 и рис. 3.Таблица 3. Список материалов при разработке ИС№ п/пНаименование материалаЕдиницы измеренияКол-во, шт.Цена, руб.Общая стоимость, руб.1БумагаПачка61207202Бумага для печатиПачка625015003Картриджи для принтеровшт.675045004Ручки шариковыешт.410405Карандаши с ластикомшт.46246Диск DVD-RW шт.20255007Папки скоросшивателиШт.450200Итого материальных затрат =SUM(ABOVE) 7484Рисунок 3. Список материалов при разработке ИС, руб.Прочие затраты составляют 10000 рублей за месяц. Итого за 3 месяцев 30 000 рублей. Приведём все затраты на разработку:Общие текущие затраты составят (табл. 4, рис. 4):Таблица 4. Общие текущие затраты по проектуЭлемент затратСумма, руб.Заработная плата450000Налоговые отчисления 153000Амортизация5582,33Электроэнергия7888,32Материальные затраты7484Дополнительные затраты3000ИТОГО =SUM(ABOVE) 626954,65Совокупные затраты составят: 626 954,65 руб. + 105 135 руб.= 732 089,65 руб.Рисунок 4. Общие текущие затраты по проекту, руб.Расчет ориентированной цены программного продуктаБудем исходить из количества тиражируемых копий в 100 штук. Себестоимость 1 копии = 732 089,65/100 = 7 320,89 руб. Рентабельность продукции в информационном бизнесе составляет 6,2%. 7 320,89*0,062 = 453,90 руб.НДС 18%: (7320,89 + 453,90)*0,18 = 1399,46 руб.Отпускная цена изделия: 7320,89 + 453,90 + 1399,46 = 9174,25 руб.Выручка от продаж всех копий: 9174,25 * 100 = 917 425 руб.Валовая прибыль: 917 425 – 732 089,65 = 185 335,35 руб.Для расчета показателей экономической эффективности необходимо подсчитать затраты управления бухгалтерской и налоговой отчетности до и после внедрения программного комплекса.Рассчитаем годовую экономию внедрения ИС.До внедрения программного комплекса в управлении бухгалтерской и налоговой отчетности, а точнее, в отделе бухгалтерского учета работают 12 чел. (кроме начальника отдела- начальника управления, которого исключим из рассмотрения, так он курирует работу всего управления): зам. начальника отдела, 2 специалиста для работы внутри головной организации (старший и ведущий экономист), 2 специалиста для работы с филиалами (2 старших экономиста), 7 специалистов, фактически осуществляющих ведение бухгалтерского учета непосредственно в филиалах (3 старших и 4 ведущих экономиста). Составим смету затрат на оплату труда этих работников за месяц (табл. 5): Таблица 5. Смета ежемесячных затрат на оплату труда работников отдела бухгалтерского учета до внедрения ИС№ДолжностьОклад, руб.Количество, чел.ИтогоНалоговые отчисления, руб.1Зам. начальника отдела45 000145 00015 3002Ведущий экономист25 0005125 00042 5003Старший экономист15 000690 00030 600 ИТОГО 12260 00088 400Общая величина затрат на оплату труда составляют с налоговых отчислений 348 400 руб.Составим смету остальных затрат (табл. 6):Таблица 6. Смета ежемесячных затрат до внедрения ИСЭлемент затратСумма, руб.